Eine Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) ist ein Prozess, bei dem die potenziellen Risiken und Auswirkungen der Verarbeitung personenbezogener Daten auf die Privatsphäre der betroffenen Personen bewertet werden. Die DSFA hilft Organisationen, mögliche Datenschutzrisiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken zu ergreifen, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten.
Die DSFA sollte insbesondere in den folgenden Situationen durchgeführt werden (Artikel 35 DSGVO):
- Bei einer systematischen und umfassenden Bewertung persönlicher Aspekte betroffener Personen, die sich auf automatisierte Verarbeitung stützt, einschließlich Profiling, wenn dies erhebliche rechtliche Auswirkungen oder ähnliche erhebliche Auswirkungen auf die betroffenen Personen hat.
- Bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 der DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen) oder personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 der DSGVO.
- Bei einer systematischen und regelmäßigen Überwachung eines öffentlich zugänglichen Bereichs in großem Umfang, z. B. durch Videoüberwachung.
Die DSFA sollte folgende Elemente enthalten:
- Eine systematische Beschreibung der geplanten Datenverarbeitungsvorgänge, einschließlich Zweck und Rechtsgrundlage.
- Eine Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung in Bezug auf den Zweck.
- Eine Bewertung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.
- Die geplanten Maßnahmen zur Bewältigung der identifizierten Risiken und zum Schutz der personenbezogenen Daten.
Es wird empfohlen, die DSFA in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten (DSB) durchzuführen, falls ein solcher vorhanden ist. Nach Abschluss der DSFA sollte die Organisation die Ergebnisse berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um die Datenschutzrisiken zu minimieren. In bestimmten Fällen, insbesondere wenn die DSFA zeigt, dass die Verarbeitung trotz der ergriffenen Maßnahmen ein hohes Risiko darstellt, sollte die zuständige Datenschutzbehörde konsultiert werden.
Datenschutzfolgeabschätzung Microsoft Office 365
Ob eine Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) für die Nutzung von Microsoft Office 365 in Deutschland erforderlich ist, hängt von den spezifischen Verarbeitungsaktivitäten und den damit verbundenen Risiken ab, die im Rahmen der Nutzung des Dienstes entstehen.
Microsoft Office 365 ist ein Cloud-basierter Dienst, der verschiedene Anwendungen und Dienste wie E-Mail, Dateispeicherung, Zusammenarbeitstools und Kommunikationslösungen umfasst. Bei der Nutzung von Office 365 können personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden, und es kann eine Datenübermittlung an Microsoft als Auftragsverarbeiter stattfinden. Um festzustellen, ob eine DSFA erforderlich ist, sollten Organisationen die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Art der verarbeiteten Daten:
Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen) oder personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten verarbeitet? - Umfang der Datenverarbeitung:
Wie viele Personen sind von der Verarbeitung betroffen und in welchem Umfang werden ihre Daten verarbeitet? - Systematische Überwachung:
Findet eine systematische und regelmäßige Überwachung der betroffenen Personen statt, z. B. durch den Einsatz von Überwachungs- oder Analysetools innerhalb von Office 365? - Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen:
Könnten die Verarbeitungsaktivitäten im Zusammenhang mit Office 365 erhebliche Auswirkungen auf die Privatsphäre der betroffenen Personen haben?
Wenn die Nutzung von Office 365 mit hohen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen verbunden ist, sollte eine Datenschutz-Folgeabschätzung durchgeführt werden. In jedem Fall ist es ratsam, die Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft Office 365 sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass die Nutzung des Dienstes im Einklang mit der DSGVO und dem BDSG steht. Dabei kann auch ein Datenschutzbeauftragter, falls vorhanden, unterstützen.
