Wofür ein QM Handbuch

Wofür ein QM Handbuch
Wofür ein QM Handbuch

Ich erinnere mich an die Einführung der ISO 9001:1994 – damals bestand das QM Handbuch ISO 9001 aus drei Leitz Ordnern. Kein vernünftiger Mensch würde in der heutigen Zeit auch nur ein 1/10 davon in einem Handbuch beschreiben. Mit den Revisionen der ISO 9001 wurde auch die Dokumentation auf das wesentliche beschränkt und in der ISO 9001:2015 wird sogar auf das „papierlose Handbuch“ ganz verzichtet.

Das QM Handbuch, dass seither die Strukturen und Abläufe für das gesamte Unternehmen abbildete, wird heutzutage webbasiert bzw. über die EDV Strukturen umgesetzt. Der Anwender bekommt die Prozesse, Dokumentationen zu sehen, die für seine Ausübung der Tätigkeiten relevant sind. Was ist das Qualitätshandbuch in der ISO 9001? Früher war das Qualitätshandbuch das dokumentierte Qualitätsmanagementsystem. Es enthielt alle erforderlichen Dokumente die zum Betrieb eines Qualitätsmanagementsystems notwendig waren.

Oft wurde das Handbuch mißbraucht um die Normforderungen Kapitel für Kapitel darin abzubilden. Das Handbuch füllte oft mehrere Leitz-Ordner mit Papier, dass niemand ausser einige Auditoren gelesen haben. Seit der neuen Revision 2015 ist ein Qualitätshandbuch nicht mehr notwendig bzw. es wird nicht mehr explizit gefordert. Nichtsdestotrotz müssen Sie einige Informationen über das Qualitätsmanagement System irgendwo niederschreiben.

Wofür ein QM Handbuch​​

Wofür ein QM Handbuch ISO 9001? Was ist der Inhalt eines QM Handbuches? Ein Handbuch sollte die wesentlichen Informationen über die Organisation beinhalten. Der Aufbau sollte Anwenderfreundlich sein.

Das heisst, nicht mit Fachbegriffen um sich werfen sondern die Wortwahl und Begrifflichkeit müssen auch von den Mitarbeitern verstanden werden. Verfolgen sie einen logischen Aufbau. Eine Einleitung sollte einen kurzen Überblick geben was das Unternehmen darstellt. Welche Produkte und Dienstleistungen angeboten werden. Flussdiagramme oder sogar Verfahrensanweisungen haben in einem Handbuch nichts verloren. Verlinken sie auf die relevanten QM Dokumente eventuell auch mit einer Matrix oder Tabelle.

Eine Inhaltsangabe sollte die Mitarbeiter unterstützen sich zurechtzufinden. Mehr wie 10 Punkte sollte das Handbuch nicht beinhalten. Die Prozesslandschaft und das Organigramm sollten sich im Handbuch wiederfinden. Die Mindestvorgaben wie der Anwendungsbereich und eventuelle Ausschlüsse der Norm sind zu beschreiben.

Struktur QM System - Aufbau QM Handbuch
Struktur QM System – Aufbau QM Handbuch

Was ist ein gutes QM Handbuch​

Was macht ein gutes QM Handbuch aus? Ein QM Handbuch bezieht sich auf die Kernaussagen des Qualitätsmanagement Systems. Es sollte mit maximal 10 Seiten alles relevante bzgl. Unternehmen und Regelwerk beschrieben sein.  Im wesentlichen geht es darum, den Geltungs- und Anwendungsbereich festzuschreiben und die nicht anwendbaren Normforderungen zu definieren.

Natürlich sollte auch eine Einleitung über das Unternehmen, das Portfolio beschrieben werden.  Wichtig ist auch die vorhandene Prozessstruktur abzubilden. Entweder über eine Abbildung der Prozesslandschaft oder eine Aufzählung der Prozesse und dazugehörigen Kennzahlen. Ein Organigramm sollte auch nicht fehlen bzw. kann das mit der richtigen Prozessstruktur ebenfalls abgebildet werden.

Was muss in einem QM Handbuch stehen

Obwohl ein QM Handbuch nicht mehr gefordert ist, steht es jedem Unternehmen offen ein Handbuch beizubehalten. Was sollte in einem QM Handbuch stehen? Das QM Handbuch sollte folgende relevanten Informationen über die Organisation (Mindestanforderungen) beinhalten:

  • Kurze Einleitung über das Unternehmen mit Darstellung des Portfolios bzw. Dienstleistungen, die im Unternehmen erbracht werden
  • Geltungsbereich des Qualitätsmanagement Systems (Scope) – z.B. Herstellung und Entwicklung von Kunststoffspritzguss Teilen für die Automobilindustrie)
  • Ausschlüsse der Norm (nicht anwendbar); in der Regel 8.3 Entwicklung
  • Matrix der relevanten Prozesse oder eine Verlinkung darauf oder die Einbindung der Prozesslandschaft
  • Organigramm mit Funktionen (keine Namen)

ISO 9001 Handbuch

Obwohl die ISO 9001 kein Handbuch mehr fordert, gibt es doch einige Gründe auch in der neuen Revision 2015 ein Qualitätshandbuch zu schreiben. Nur der Inhalt dieses Handbuches sollte dementsprechend angepasst werden.

Was gehört in ein Handbuch? Der Geltungs- und Anwendungsbereich, Ausschlüsse der Norm (nicht anwendbar), eine Matrix aller im Unternehmen relevanten Prozesse, kurze Erläuterungen zum Kontext der Organisation und den interessierten Parteien (Stakeholder). Mehr an Informationen benötigt das Qualitätshandbuch nicht mehr.

Ziel und Zweck​

Ziel und Zweck von einem QM Handbuch ist, dass es für die Mitarbeiter als zentraler Einstieg in das Qualitätsmanagement System dient. Das QM Handbuch kann in einer webbasierten Anwendung mit der erweiterten QM Dokumentation verlinkt werden.

Das sind die Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen die am Arbeitsplatz benötigt werden. Über die Verlinkung der Prozesslandkarte kann ich die einzelnen Prozesse und bei Bedarf weitere Informationen abrufen.

Typische Fehler​

Was viele Unternehmen falsch machen, dass im QM Handbuch die Normenkapitel abgebildet werden. Das ist Unsinn und schnell wird aus einem Handbuch ein Roman. Das Handbuch sollte als Leitfaden dienen, nicht als ein Dokument, dass permanent aktualisiert werden muss. Es beinhaltet die oberste Ebene des QM Systems mit Verweis auf mitgeltende Unterlagen.

Ein Handbuch unterteilt nicht Dokumente in aktuelle und veraltete; es dokumentiert auch keine Maßnahmen und deren Erfolg. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird nicht im Handbuch geregelt, sondern in einer Prozess- oder Verfahrensanweisung. Ein QM Handbuch einmal beschrieben wird im Zuge der Management Bewertung überprüft und eventuell den neuen Gegebenheiten angepasst.

Unsere Dienstleistung​

Wir verstehen uns als Partner kleiner und mittelständischer Unternehmen in ganz Deutschland. Wir sind nicht nur regional sondern auch überregional in Deutschland präsent. Nutzen sie unsere langjährige Erfahrung im Aufbau und Weiterentwicklung der ISO 9001 und IATF 16949. 

Wir unterstützen sie hierbei mit Werkzeugen und Tools beispielsweise mit einem webbasierten Projektmanagement Tool inklusive zahlreicher Vorlagen und Musterdokumentationen aus unserem QM Handbuch ISO 9001.


QM Handbuch Best Practice

QM Handbuch IATF 16949

€ 880,00 zzgl. 16% MwSt.

  • 85 MB Mustervorlagen – Best Practice Musterdokumentation für das Qualitätsmanagement IATF 16949
  • 40 Prozessbeschreibungen – 23 ergänzende Prozessbeschreibungen und relevante Unternehmensprozesse
  • 30 Verfahrensanweisungen – Verfahrensanweisungen zu Prozess FMEA, Core Tools, Produkthaftung, Produktionslenkungsplan

Weitere Informationen finden Sie in unseren Shop


ISO 9001:2015 Handbuch erstellen

Ein ISO 9001:2015 Handbuch zu erstellen ist empfehlenswert. Obwohl die Norm weder ein QM Handbuch noch die in der alten Version ISO 9001:2008 geforderten sechs dokumentierten Verfahren fordert.

Ein Handbuch der alten Revision 2008 umzuschreiben bzw. zu ergänzen mit neuen Forderungen ist aus meiner Sicht nicht empfehlenswert. Warum unnötigen Ballast mit sich führen. Die notwendige dokumentierte Information der ISO 9001:2015 kann ohne Handbuch dokumentiert werden.

Die neue Norm spricht von einer “Hinterlegung” der dokumentierten Information. Diese muss also nicht mehr in einem Handbuch zusammenfassend beschrieben werden. Wichtige Informationen zum Geltungsbereich, nicht anwendbare Ausschlüsse der Norm können Sie auch in einer Verfahrensanweisung, beispielsweise VA Organisation beschreiben. Damit haben Sie der Norm genüge getan.

Wir erstellen Ihnen das Handbuch

Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an. Wir bieten Ihnen die optimale Lösung für ihre Organisation. Neben der Erstellung können wir auch gerne die dazugehörigen Dokumente auf Plausibilität überprüfen.

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor