Zum Inhalt springen

Bundesweite Rabatt Aktion - Neukunden Rabatt 15% auf ausgewählte Dienstleistungen.

Startseite » ISO 9001 » Sinnvoller Aufbau der QM Dokumentation

Sinnvoller Aufbau der QM Dokumentation

Was ist eine sinnvolle QM Dokumentation? Welche Arten von Dokumenten sind besonders wichtig in der QM Dokumentation. Man kann diese in Kategorien einordnen. QM Handbuch, Prozessbeschreibungen, Verfahren, Arbeitsanweisungen und Formblätter sowie die Nachweise. In den ISO Regelwerken sprechen wir hier von der dokumentierten Information. Diese ist von Unternehmen zu Unternehmen verschiedenartig gelagert. Ein produzierendes Unternehmen hat eine andere Dokumentation als ein Dienstleister der seine Waren Online vertreibt.

QM Dokumentation
Sinnvoller Aufbau einer QM Dokumentation

QM Handbuch

Die ISO Standards (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) fordern kein Handbuch. Trotzdem ist es aus meiner Sicht Sinnvoll ein Handbuch mit den wichtigsten Vorgaben und Verweise auf die QM Dokumente zu beschreiben. Eine kurze Einleitung über das Unternehmen (Werdegang) sollte im Handbuch nicht fehlen. Der Anwendungsbereich, Ausschlüsse der Norm und weitere Vorgaben können hier beschrieben werden. Das Handbuch soll keine Abwandlung der Norm sein, sondern die wichtigsten Regularien des Unternehmens beinhalten. Kurz und bündig beschreiben.

Prozessbeschreibungen

Dazu gehört auch das Prozessmodell oder Prozesslandkarte. Diese enthält alle wichtigen bzw. notwendigen Prozesse für das QM System. Unterschieden wird in Führung-, wertschöpfende- und Unterstützungsprozesse. Die Prozessbeschreibungen sollten zu jeden Prozess ein übergeordnetes Turtle bzw. einen Prozesssteckbrief aufweisen. Dieser enthält unteranderem die Zuständigkeiten, Schnittstellen, Kompetenzen, Verantwortung, Methoden, Ein- und Ausgaben und das gewünschte Ergebnis, dass der Prozess leisten muss.

Verfahren- und Arbeitsanweisungen Dokumentation

Diese beschreiben in der QM Dokumentation die Verfahren bzw. arbeitsplatzbezogene Regelungen. Diese sind besonders für die Mitarbeiter von hoher Bedeutung. Vergessen Sie hier nicht, dass die Schulung der Mitarbeiter über arbeitsplatzbezogene Regelungen ein Nachweis darstellt, dass die Mitarbeiter die notwendige Kompetenz am Arbeitsplatz bei der Ausübung der Tätigkeiten besitzt.

Pyramide der QM Dokumentation Nachweise

Anhand der im Bild dargestellten Pyramide erkennt man die Zuständigkeiten für die einzelnen Kategorien an Dokumenten. Die operative Ebene hat meines Erachtens am meisten Einfluss auf die Wirksamkeit eines QM Systems. Obwohl sie ganz unten in der Pyramide angesiedelt ist, ist der Einfluss dieser Ebene besonders Wichtig im QM System. Hier werden die Nachweise erbracht die bei Kunden- oder Zertifizierungsaudits besondere Beachtung finden. Nachweise sind beispielsweise Unterweisungen über arbeitsplatzbezogene Tätigkeiten, statistische Prozesskontrolle, Nachweise über die Erstfreigabe, Qualitätsziele und viele mehr.

Zusammenfassung

Ohne Dokumentation wird ein QM System nicht funktionieren. Entscheidend ist, dass die Dokumentation nicht überhand nimmt und man sich auf das wesentliche konzentriert. Ein QM System für die ISO Regelwerke lassen sich in wenigen Dokumenten bewerkstelligen. Regulative Vorgaben sollten sich einem Dokument wiederfinden und nicht auf verschiedene Dokumente verteilt werden. Was nicht dokumentiert ist, kann auch nicht im Audit überprüft werden. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Nachweise beim Audit vorliegen. Ein sinnvolles Dokumentenmanagement (DMS) sollte folgende Grundsätze bewahren:

  • Soviel wie nötig, so wenig wie möglich (ZDF – Zahlen, Daten, Fakten)
  • Dort wo Ergebnisse erzielt werden, sind auch die erforderlichen Nachweise notwendig
  • Regelungen und Vorgaben sind “muss” Forderungen für die Mitarbeiter. Damit die Mitarbeiter diese auch anwenden können, sollten diese auch immer nur in einem Dokument beschrieben sein – gleiche Regelungen und Vorgaben nicht auf verschiedene Dokumente verteilen

QM Dokumentation

NormenkapitelAnforderungUmsetzung
7.5Dokumentierte InformationQualitätsmanagement Handbuch mit Regelungen und Vorgaben (keine Abwandlung der Norm beschreiben)
5.2QualitätspolitikErstellung der Qualitätspolitik (Verbesserung muss Bestandteil der Q-Politik sein); Ableiten von Q-Zielen
4.4ProzesslandkarteErstellung der Prozesslandkarte mit allen relevanten, notwendigen Prozesse - Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse)
4.4ProzessbeschreibungenProzessbeschreibungen mit Prozesssteckbrief (Prozesseigner, Verantwortung, Kompetenzen, Ein- und Ausgaben, Ergebnisse, Methoden, Risiken u. Chancen ...
4.0Kontext der OrganisationMatrix der interessierten Parteien und Matrix der internen und externen Themen mit Bewertung
6.1Risiken & ChancenMatrix Risikobewertung (Risiken ergeben sich aus den Prozessen und der gesamten Organisation) ggf. Verfahrensanweisung der Risikobewertung
6.2QualitätszieleErstellung von aussagefähigen Qualitätszielen - Ausschuss, Produktivität, Reklamationen, Schulungen etc.
7.4KommunikationMatrix interner und externer Kommunikation; ggf. Regelkreise (wiederkehrende stattfindende Meetings)
7.1.6Wissen der OrganisationVerfahrensanweisung Wissen der Organisation beschreiben
7.0KompetenzSchulungsplanung mit Wirksamkeitsprüfung; Qualifikationsmatrix
8.0DokumentenlenkungAuflistung der relevanten Dokumente im QM System; Verfahrensanweisung für die Erstellung, Aktualisierung und Freigabe von Dokumenten
9.1.2KundenzufriedenheitBewertung der Kundenzufriedenheit mit Kriterien bzw. Qualitätszielen zur Kundenzufriedenheit
9.2Interne AuditsAuditprogramm (Jährlich oder 3-Jahreszyklus); Tagesauditplanung; Auditbericht; Maßnahmenplanung
9.3Bewertung der LeistungErstellung der Managementbewertung mindestens einmal jährlich
8.4LieferantenüberwachungErstellen der Lieferantenbewertung mit Kriterien; mindestens einmal jährlich mit Anschreiben der Lieferanten
8.5.3Eigentum von KundenSofern Sie Werkzeuge oder Verpackungen von Kunden erhalten - Verfahrensanweisung Eigentum von Kunden beschreiben
7.1.5Ressourcen zur Überwachung und MessungPrüfmittelmanagement - Kalibrierung von Prüfmittel (Werkkalibrierung) - DaKKS Kalibrierung nur dann wenn von Kunden gefordert (Kosten)
8.1Betriebliche Planung und SteuerungSofern Sie ein ERP-System haben, werden darüber die Kundenbestellungen gelenkt (Wochen- bzw. Monatsvorschauen)
8.3.4Steuerungsmaßnahmen für die EntwicklungProjektmanagement mit Projektplanung, Herstellbarkeit, Kapazitätsplanung (Vertragsüberprüfung)
8.5Produktion und DienstleistungserbringungDazu gehören Einstellparameter, Freigaben, Erststückfreigaben, statistische Prozesskontrollen, Kennzahlen, Prüfplanung
8.6Freigabe von Produkten und DienstleistungenFreigabeprozess Erstbemusterung VDA 2 oder PPAP - je nach Kundenforderung
10.3Fortlaufende VerbesserungMaßnahmenpläne aus internen Audits, Management Review oder Reklamationen; Verbesserungen hinsichtlich Organisation etc.
10.2Nichtkonformität und KorrekturmaßnahmenReklamationsbearbeitung intern / extern; 8D-Report; Auswertung der Reklamationen
Weitere Informationen zu unseren interaktiven Excel Handbuch ISO 9001Interaktives Managementsystem mit Excel
Sinnvoller Aufbau der QM Dokumentation - notwendige Dokumentation
Schlagwörter:

nach oben

Berechnung der durchschnittlichen Zertifizierungskosten ISO 9001

Qualitätsmanagement Beratung ISO 9001 - kompetent und flexibel