Was ist eine sinnvolle QM Dokumentation? Welche Arten von Dokumenten sind besonders wichtig in der QM Dokumentation. Man kann diese in Kategorien einordnen. QM Handbuch, Prozessbeschreibungen, Verfahren, Arbeitsanweisungen und Formblätter sowie die Nachweise. In den ISO Regelwerken sprechen wir hier von der dokumentierten Information. Diese ist von Unternehmen zu Unternehmen verschiedenartig gelagert. Ein produzierendes Unternehmen hat eine andere Dokumentation als ein Dienstleister der seine Waren Online vertreibt.
QM Handbuch
Die ISO Standards (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) fordern kein Handbuch. Trotzdem ist es aus meiner Sicht Sinnvoll ein Handbuch mit den wichtigsten Vorgaben und Verweise auf die QM Dokumente zu beschreiben. Eine kurze Einleitung über das Unternehmen (Werdegang) sollte im Handbuch nicht fehlen. Der Anwendungsbereich, Ausschlüsse der Norm und weitere Vorgaben können hier beschrieben werden. Das Handbuch soll keine Abwandlung der Norm sein, sondern die wichtigsten Regularien des Unternehmens beinhalten. Kurz und bündig beschreiben.
Prozessbeschreibungen
Dazu gehört auch das Prozessmodell oder Prozesslandkarte. Diese enthält alle wichtigen bzw. notwendigen Prozesse für das QM System. Unterschieden wird in Führung-, wertschöpfende- und Unterstützungsprozesse. Die Prozessbeschreibungen sollten zu jeden Prozess ein übergeordnetes Turtle bzw. einen Prozesssteckbrief aufweisen. Dieser enthält unteranderem die Zuständigkeiten, Schnittstellen, Kompetenzen, Verantwortung, Methoden, Ein- und Ausgaben und das gewünschte Ergebnis, dass der Prozess leisten muss.
Verfahren- und Arbeitsanweisungen Dokumentation
Diese beschreiben in der QM Dokumentation die Verfahren bzw. arbeitsplatzbezogene Regelungen. Diese sind besonders für die Mitarbeiter von hoher Bedeutung. Vergessen Sie hier nicht, dass die Schulung der Mitarbeiter über arbeitsplatzbezogene Regelungen ein Nachweis darstellt, dass die Mitarbeiter die notwendige Kompetenz am Arbeitsplatz bei der Ausübung der Tätigkeiten besitzt.
Pyramide der QM Dokumentation Nachweise
Anhand der im Bild dargestellten Pyramide erkennt man die Zuständigkeiten für die einzelnen Kategorien an Dokumenten. Die operative Ebene hat meines Erachtens am meisten Einfluss auf die Wirksamkeit eines QM Systems. Obwohl sie ganz unten in der Pyramide angesiedelt ist, ist der Einfluss dieser Ebene besonders Wichtig im QM System. Hier werden die Nachweise erbracht die bei Kunden- oder Zertifizierungsaudits besondere Beachtung finden. Nachweise sind beispielsweise Unterweisungen über arbeitsplatzbezogene Tätigkeiten, statistische Prozesskontrolle, Nachweise über die Erstfreigabe, Qualitätsziele und viele mehr.
Zusammenfassung
Ohne Dokumentation wird ein QM System nicht funktionieren. Entscheidend ist, dass die Dokumentation nicht überhand nimmt und man sich auf das wesentliche konzentriert. Ein QM System für die ISO Regelwerke lassen sich in wenigen Dokumenten bewerkstelligen. Regulative Vorgaben sollten sich einem Dokument wiederfinden und nicht auf verschiedene Dokumente verteilt werden. Was nicht dokumentiert ist, kann auch nicht im Audit überprüft werden. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Nachweise beim Audit vorliegen. Ein sinnvolles Dokumentenmanagement (DMS) sollte folgende Grundsätze bewahren:
QM Dokumentation
| Normenkapitel | Anforderung | Umsetzung |
|---|---|---|
| 7.5 | Dokumentierte Information | Qualitätsmanagement Handbuch mit Regelungen und Vorgaben (keine Abwandlung der Norm beschreiben) |
| 5.2 | Qualitätspolitik | Erstellung der Qualitätspolitik (Verbesserung muss Bestandteil der Q-Politik sein); Ableiten von Q-Zielen |
| 4.4 | Prozesslandkarte | Erstellung der Prozesslandkarte mit allen relevanten, notwendigen Prozesse - Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse) |
| 4.4 | Prozessbeschreibungen | Prozessbeschreibungen mit Prozesssteckbrief (Prozesseigner, Verantwortung, Kompetenzen, Ein- und Ausgaben, Ergebnisse, Methoden, Risiken u. Chancen ... |
| 4.0 | Kontext der Organisation | Matrix der interessierten Parteien und Matrix der internen und externen Themen mit Bewertung |
| 6.1 | Risiken & Chancen | Matrix Risikobewertung (Risiken ergeben sich aus den Prozessen und der gesamten Organisation) ggf. Verfahrensanweisung der Risikobewertung |
| 6.2 | Qualitätsziele | Erstellung von aussagefähigen Qualitätszielen - Ausschuss, Produktivität, Reklamationen, Schulungen etc. |
| 7.4 | Kommunikation | Matrix interner und externer Kommunikation; ggf. Regelkreise (wiederkehrende stattfindende Meetings) |
| 7.1.6 | Wissen der Organisation | Verfahrensanweisung Wissen der Organisation beschreiben |
| 7.0 | Kompetenz | Schulungsplanung mit Wirksamkeitsprüfung; Qualifikationsmatrix |
| 8.0 | Dokumentenlenkung | Auflistung der relevanten Dokumente im QM System; Verfahrensanweisung für die Erstellung, Aktualisierung und Freigabe von Dokumenten |
| 9.1.2 | Kundenzufriedenheit | Bewertung der Kundenzufriedenheit mit Kriterien bzw. Qualitätszielen zur Kundenzufriedenheit |
| 9.2 | Interne Audits | Auditprogramm (Jährlich oder 3-Jahreszyklus); Tagesauditplanung; Auditbericht; Maßnahmenplanung |
| 9.3 | Bewertung der Leistung | Erstellung der Managementbewertung mindestens einmal jährlich |
| 8.4 | Lieferantenüberwachung | Erstellen der Lieferantenbewertung mit Kriterien; mindestens einmal jährlich mit Anschreiben der Lieferanten |
| 8.5.3 | Eigentum von Kunden | Sofern Sie Werkzeuge oder Verpackungen von Kunden erhalten - Verfahrensanweisung Eigentum von Kunden beschreiben |
| 7.1.5 | Ressourcen zur Überwachung und Messung | Prüfmittelmanagement - Kalibrierung von Prüfmittel (Werkkalibrierung) - DaKKS Kalibrierung nur dann wenn von Kunden gefordert (Kosten) |
| 8.1 | Betriebliche Planung und Steuerung | Sofern Sie ein ERP-System haben, werden darüber die Kundenbestellungen gelenkt (Wochen- bzw. Monatsvorschauen) |
| 8.3.4 | Steuerungsmaßnahmen für die Entwicklung | Projektmanagement mit Projektplanung, Herstellbarkeit, Kapazitätsplanung (Vertragsüberprüfung) |
| 8.5 | Produktion und Dienstleistungserbringung | Dazu gehören Einstellparameter, Freigaben, Erststückfreigaben, statistische Prozesskontrollen, Kennzahlen, Prüfplanung |
| 8.6 | Freigabe von Produkten und Dienstleistungen | Freigabeprozess Erstbemusterung VDA 2 oder PPAP - je nach Kundenforderung |
| 10.3 | Fortlaufende Verbesserung | Maßnahmenpläne aus internen Audits, Management Review oder Reklamationen; Verbesserungen hinsichtlich Organisation etc. |
| 10.2 | Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen | Reklamationsbearbeitung intern / extern; 8D-Report; Auswertung der Reklamationen |
| Weitere Informationen zu unseren interaktiven Excel Handbuch ISO 9001 | Interaktives Managementsystem mit Excel |
