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Digitales Qualitätsmanagement oder Papier

Digitales Qualitätsmanagement

Digitales Qualitätsmanagement ist ein Veränderungsprozess, den viele Unternehmen bisher keine oder nur wenig Beachtung geschenkt haben. Die digitale Transformation soll die Arbeit vereinfachen, effizienter und sicherer gestalten. Vor allem kleinere Unternehmen scheuen Aufwand und Kosten für ein digitales Qualitätsmanagement. Trotzdem ist es an der Zeit sich darüber einmal Gedanken zu machen.

Natürlich macht es weniger Sinn in einem 10-Betrieb ein digitales Qualitätsmanagement einzusetzen als in einen grösseren Betrieb mit mehr als 100 Mitarbeiter. Es kommt auch darauf an, welche Prozesse besitzt das Unternehmen. Sind es komplexe Prozesse, in denen ich viele Dokumente beistellen muss oder eher Standard Prozesse, die wenig oder gar keine Aufzeichnungen der Daten benötigen.

Digital Qualitätsmanagement Drupal Wiki
Digital Qualitätsmanagement Drupal Wiki

Wo ist ein digitales Qualitätsmanagement sinnvoll?

Digitales Qualitätsmanagement bedeutet, das gesamte Qualitätsmanagement mit allen Prozessen zu digitalisieren. In der Praxis bedeutet das, dass ich dafür neben der Software auch das Equipment dafür bereitstellen muss. In einer Produktion kommen dafür nur Industrie PCs zum Einsatz. Alle Mitarbeiter müssen (sollen) einen Zugriff auf die digitale Software haben. Ich benötige zumindest einen Administrator oder mehrere für die Systempflege. Update’s müssen eingespielt werden oder bei Fehlermeldungen muss zeitnah Abhilfe geschaffen werden. Das bedeutet, dass ich für die digitale Software auch die Ressourcen zur Verfügung stellen muss.

Neben den Ressourcen muss ich auch die Kosten im Blick haben. Der Aufwand und Nutzen sollte in einen angemessenen Verhältnis stehen. Für eine digitale Software bewegen wir uns schnell in einem 5-stelligen Bereich. Es muss auch die dafür notwendige Infrastruktur vorhanden sein. Damit meine ich, das die Netzbetreiber auch auf dem Land die dafür notwendige Infrastruktur zeitnah zur Verfügung stellen müssen. Wenn Sie eine interne webbasierte Seite aufrufen und die Ladezeit ins unermeßliche geht, verlieren Sie den Spaß daran und greifen lieber wieder zu den altbekannten Boardmitteln.

Digitales Equipment

Wir sprechen hier nicht von „Industrie 4.0“ sondern der Digitalisierung des Qualitätsmanagements. Genauer gesagt, dass Prozesse, Verfahren, Checklisten und Formulare eines QM Systems in einer geeigneten digitalen Form jeder Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Im Gegensatz zu der Dateistruktur mit dem Betriebssystem Windows, stelle ich die Dokumente in einer einheitlichen, strukturierten und visuellen Form zur Verfügung. Das erfolgt überwiegend in einer webbasierten Umgebung. Dateien können bearbeitet und über einen Workflow die Änderungsstände freigegeben werden. Über ausführliche Benutzerrechte kann ich diesen und andere Workflows sauber steuern.

Bei einer sehr großen Anzahl an diversen QM Dokumenten, vielleicht über mehrere Standorte, bringt mir die digitale Vernetzung grosse Vorteile. Vor allem die „Suchfunktion“ ist schon eine andere als in einer Windows Dateistruktur.

Dokumentenmanagement

Wir sprechen hier von einem Dokumentenmanagement, dass die gesamte QM System Dokumentation transparent abbildet. Der Einstieg kann beispielsweise über die Prozesslandschaft und Unterverzweigungen auf der Startseite ermöglicht werden. Als Beispiel habe ich mir das Drupal Wiki von Kontextwork herausgesucht. Ich habe seit einigen Monaten das Wiki im Einsatz. Bei diesen DMS steht der Austausch von Wissen und Dokumenten im Vordergrund.

Drupal Wiki

Das Drupal Wiki© setzt auf das Content Management System CMS von Drupal©. Die in meinen Netzwerk installierte Version beinhaltet alle verfügbaren Komponenten des Qualitätsmanagement. Alle bekannten ISO Normen und die IATF 16949 ist im System hinterlegt. D.h., ich kann zu allen meinen Dokumenten die entsprechende Normforderung hinterlegen.

Prozesskopf Drupal Wiki
Prozesskopf Drupal Wiki

Im „Prozesskopf“ habe ich alle wichtigen Informationen zu meinen Prozess hinterlegt:

  • Titel
  • Geltungsbereich
  • Prozessgruppe
  • Prozessverantwortlicher
  • Freigabe
  • Letzte Änderung
  • Versionierung
  • Übergeordneter Prozess
  • Normenbezug (alle ISO Normen + IATF 16949)

Der prozessorientierte Ansatz der Automobilindustrie ist dadurch gegeben. Ich kann den übergeordneten Prozess (Link) aufrufen oder mich bei Fragen direkt an den Prozessverantwortlichen bzw. an Prozessbeteiligte (Link) wenden. Der Prozessworkflow kann individuell gestaltet werden. Siehe Screenshot. Ich kann die Dokumente einbetten als PDF, Excel, Word, Powerpoint und Visio oder den Prozess mit den eigenen Boardmitteln von Drupal Wiki erstellen.

Mitgeltende Unterlagen

Prozessworkflow Drupal Wiki
Prozessworkflow Drupal Wiki
Bereitstellung von Informationen Drupal Wiki
Bereitstellung von Informationen Drupal Wiki

Das Drupal Wiki der Fa. Kontextwork hat hier eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung gestellt, um ein digitales Qualitätsmanagement mit wenig Aufwand zu erstellen. Es gibt unzählige Möglichkeiten der Erweiterung. Beispielsweise um ein Wissensmanagement. In Sachen Preis / Leistung ist diese webbasierte Lösung eines DMS unschlagbar.

Vorteile digitales Qualitätsmanagement

Die Einführung eines digitalen Qualitätsmanagement in Form eines DMS bietet viele Vorteile auch für kleinere Unternehmen:

  • alle gängigen ISO Normen und IATF 16949 Elemente bereits integriert
  • der prozessorientierte Ansatz wird gefördert
  • schnelles Auffinden von Dokumenten durch „Tags“ und der Struktur
  • hohe Benutzerfreundlichkeit – kein grosser Schulungsbedarf notwendig
  • sehr gute Vergabe von Benutzerrechten
  • Individuell anpassbar an jede Organisation
  • Einbettung von Dokumenten als PDF, Excel, Word, Powerpoint, Visio oder eigene Drupal Wiki Prozess Darstellung ähnlich dem Visio
    Preis Leistung

Unterstützung Drupal Wiki

Viele unserer Kunden setzen zwischenzeitlich auf Drupal Wiki als DMS und Wissensbasis. Wir unterstützen Sie bei der Einführung oder bereits während der Implementierungsphase. Sprechen Sie uns an.

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth | Mitglied DGQ - Deutsche Gesellschaft für Qualität