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Datenschutz und QM System

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Datenschutz und QM System gemäß DSGVO | SMCT-MANAGEMENT
Datenschutz und QM System DSGVO | SMCT-MANAGEMENT

Datenschutz und QM System

Die Gemeinsamkeiten von Datenschutz und QM System sind in puncto Sicherheit mit einander verknüpft. In den verschiedensten Kapitel der ISO 9001:2015 sind Überschneidungen mit den Datenschutz vorhanden. Die Datenerhebung- und Verarbeitungsprozesse haben auch Auswirkungen auf das Qualitätsmanagement System ISO 9001.

Wer muss informiert werden bei einem Datenschutzvorfall, wie und wann? Im Kapitel 7.4 der ISO 9001 fordert die Norm worüber sie kommunizieren, wann und mit wem. Wenn sie die Kommunikation über eine Matrix lenken, sollten sie den Datenschutzvorfall aufnehmen. Auch im Kap. 7.5.3 Lenkung dokumentierter Information der ISO 9001 gibt es Überschneidungen. Wie werden die Datenschutz Dokumente gelenkt, freigegeben und archiviert. Weitere Kapitel sind 8.7 Steuerung nichtkonformer Ergebnisse und 9.2 Interne Audits. Nehmen sie das Datenschutzaudit als Compliance Audit in ihr Auditprogramm mit auf. Auditieren sie den Datenschutz mit den anderen Managementnormen in einem Audit.

Verantwortliche im Qualitätsmanagement eignen sich auch für den Datenschutz. Die Qualitätsmanager haben ein Verständnis für die Prozesse und Verfahren im Unternehmen. Der Datenschutz ist mit allen Prozessen im Unternehmen verknüpft und unterliegen einen hohen Qualitätsanspruch. In ihrem Reaktionsplan sollte auch der Datenschutzvorfall Beachtung finden. Ein Datenschutzmanagement sollte immer auch bereits im Qualitätsmanagement System (QMS) ISO 9001 oder der IATF 16949 integriert werden. Das spart Ressourcen, die ohnehin knapp bemessen sind. Viele Unternehmen haben ein Integriertes Managementsystem aufgebaut. Der Datenschutz als DMS (Datenschutzmanagement System) sollte als weiterer Baustein im QMS integriert werden.

Verzahnung Datenschutz und Qualitätsmanagement

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, einerseits hohe Qualitätsstandards zu erfüllen und andererseits die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben – insbesondere der DSGVO – sicherzustellen. Die Integration eines QM-Systems (Qualitätsmanagement-Systems) kann hier wertvolle Synergieeffekte schaffen und den Datenschutz auf eine solide, unternehmensweite Basis stellen.

Datenschutz und QM System
Datenschutz und QM System

Sichere Daten

  • Effiziente Prozesse und sichere Daten. Das alles läßt sich in einem nachhaltigen Qualitäts- und Datenschutzmanagement realisieren. Wir beraten unsere Kunden bereits seit der Einführung der DSGVO, den Datenschutz in ihr QM System aufzunehmen.
  • Das setzt interne Ressourcen frei und schafft bei ihren Kunden vertrauen in ihre Prozesse. Als Dienstleister für Qualitätsmanagement Systeme ISO 9001 und IATF 16949 setzen wir auch den Fokus auf die Integration des Datenschutzes.
  • Die Risiken im Datenschutz sollten sich auch in ihrer Risiko Analyse wiederfinden. Auch im Reaktionsplan (notwendig für die IATF 16949) sollten sie beispielsweise den Datenschutzvorfall aufnehmen.

Datenschutz ist ein zentraler Baustein im QM-System

Ein funktionierendes QM-System ist auf die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen ausgerichtet. Beim Thema Datenschutz geht es primär darum, personenbezogene Daten rechtskonform zu erheben, zu verarbeiten und zu speichern. Wird Datenschutz in das bestehende Qualitätsmanagement integriert, profitiert das Unternehmen gleich mehrfach: Prozesse können klar definiert und dokumentiert werden, Verantwortlichkeiten werden transparenter und die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzstandards erfolgt systematisch. Gleichzeitig stärkt ein solches Vorgehen das Vertrauen von Kunden sowie Geschäftspartnern, da sie sehen, dass Qualität und Datenschutz Hand in Hand gehen.

Rechtliche Grundlagen und zertifizierte Standards

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bildet den EU-weiten Rechtsrahmen für den Schutz personenbezogener Daten. Darüber hinaus gibt es in Deutschland weitere nationale Regelungen, wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Bei QM-Systemen wiederum ist ISO 9001 der gängigste Standard, der Unternehmen hilft, ihre internen Prozesse kontinuierlich zu verbessern und zu dokumentieren. Indem man die Vorgaben der DSGVO und ISO 9001 miteinander verzahnt, lassen sich unnötige Doppelstrukturen vermeiden. Das erleichtert nicht nur das interne und externe Audit-Verfahren, sondern spart langfristig auch Kosten und Ressourcen.

Risikoanalyse als Schlüsselkomponente

Sowohl im Datenschutz als auch im QM-System ist eine systematische Risikoanalyse unverzichtbar. Während das Qualitätsmanagement Risiken bezüglich Produktionsprozessen, Lieferketten oder Dienstleistungen bewertet, fokussiert sich der Datenschutz auf Gefahren durch unbefugte Zugriffe, Datenlecks oder mangelnde Sicherheitsvorkehrungen. Eine gemeinsame Analyse ermöglicht eine umfassende Einschätzung der Unternehmensrisiken, sodass entsprechende Gegenmaßnahmen gezielter umgesetzt werden können. Dieser ganzheitliche Blick erhöht die Effizienz und senkt das Fehler– sowie Haftungsrisiko.

Compliance Audit: Mehr als nur ein formaler Check

Im Rahmen eines Compliance Audits wird überprüft, ob ein Unternehmen alle relevanten gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien einhält. Dies betrifft sowohl die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen als auch die Prozesse und Standards, die im QM-System hinterlegt sind. Das Ziel eines Compliance Audits ist nicht nur das Aufdecken von Schwachstellen, sondern auch die Optimierung von Abläufen und die Minimierung von Risiken. Ein gut vorbereitetes Audit hilft Unternehmen, ihre Prozesse zu verbessern und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zudem können identifizierte Mängel zeitnah behoben werden, was finanzielle Nachteile oder gar Bußgelder verhindert.

Wo ist der Datenschutz im QM-System definiert?

In einem QM-System – etwa nach ISO 9001 – werden Prozesse, Verantwortlichkeiten und Dokumentationen festgelegt. Hierbei sollte der Datenschutz bewusst als fester Bestandteil integriert werden. Das bedeutet konkret:

  • Prozessbeschreibung: An welcher Stelle im Prozess werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder gespeichert? Welche Rollen (z. B. Mitarbeiter, Abteilungen) sind verantwortlich?
  • Dokumentation: Entsprechende Nachweise über Einwilligungserklärungen, Verarbeitungsverzeichnisse und Sicherheitsmaßnahmen müssen geführt werden, um jederzeit belegen zu können, dass alle Vorgaben erfüllt werden.
  • Risikomanagement: In den Kapiteln zum Risikomanagement sollte explizit auf potenzielle Datenschutzrisiken eingegangen werden – von möglichen Datenlecks über Zugriffsrechte bis hin zu technischen Sicherheitsmaßnahmen.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Im Verbesserungsprozess sollten regelmäßige Kontrollen und Audits zum Datenschutz stattfinden, sodass der Schutz personenbezogener Daten stets auf dem aktuellen Stand bleibt.

Durch die Verankerung dieser Punkte im Qualitätsmanagement-Handbuch (oder einer vergleichbaren internen Richtliniensammlung) ist das Thema Datenschutz systematisch eingebunden und für alle Beteiligten transparent.

Kontinuierliche Verbesserung und Schulung Mitarbeiter

Ein ernstzunehmender Faktor für den Erfolg eines integrierten Ansatzes ist die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter. Werden Datenschutz und QM-Maßnahmen getrennt behandelt, kann es zu Reibungsverlusten oder Kommunikationslücken kommen. Eine gemeinsame Schulung verhilft allen Beschäftigten zu einem ganzheitlichen Verständnis der Unternehmensziele und der Bedeutung von Qualitäts- und Datenschutzstandards. Dieses erweiterte Bewusstsein fördert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern stärkt auch das Verantwortungsgefühl im Umgang mit sensiblen Daten.

Aufgaben Datenschutzbeauftragter

  • Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten;
  • Überwachung und Einhaltung der EU-DSGVO, anderer Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten sowie der Strategien des Verantwortlichen oder des Auftraggebers für den Schutz personenbezogener Daten einschliesslich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisieren und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeitern und der diesbezüglichen Überprüfungen;
  • Beratung – auf Anfrage – im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Artikel 35;
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde;
  • Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation gemäß Artikel 36, und gegebenenfalls Beratung zu allen sonstigen Fragen.

DSGVO

Die neue Datenschutzrichtlinie DSGVO betrifft vor allem kleine und mittlere Unternehmen sowie Großkonzerne aber auch öffentliche Stellen wie Ämter und Behörden. An die geltenden Richtlinien der DSGVO muss sich letztendlich jedes Unternehmen, jeder Verein und nahezu alle Behörden innerhalb der Europäischen Union halten. D.h., die DSGVO ist somit für alle Unternehmen verbindlich die ihren Sitz in der EU haben und in der EU Daten verarbeiten bzw. Waren in die EU verkaufen.

Dies gilt für alle personenbezogenen Daten, also für alle Informationen die sich auf eine Person beziehen. Das bedeutet für Unternehmen, dass sie für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Einwilligung der betreffenden Person benötigen. Wobei die Einwilligung jederzeit von der Person widerrufen werden kann.

Im Artikel 9 der DSGVO gibt es eine ganze Reihe personenbezogener Daten, die zu den besonderen Kategorien gehören und von der gewöhnlichen Verarbeitung ausgeschlossen sind. Beispielsweise Rasse und ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Religiöse und weltanschauliche Überzeugungen, Gesundheitsdaten usw. Die Verarbeitung dieser Daten ist untersagt.

Praxisbeispiel: Integrierter Datenschutz in einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen

  1. Ausgangssituation
    • Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen mit rund 80 Mitarbeitern bietet Kundenberatung und Projektmanagement an.
    • Das Unternehmen ist nach ISO 9001 zertifiziert, um die Qualität seiner Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern.
    • Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) steigen die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten, zum Beispiel bei der Kundenkommunikation oder der Datenspeicherung in Projektdatenbanken.
  2. Prozessanalyse und Verankerung im QM-System
    • Erfassung des Ist-Zustands: Gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten analysiert das QM-Team sämtliche Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden – vom Erstkontakt mit Kunden über das Projektmanagement-Tool bis hin zur Rechnungsstellung.
    • Prozessbeschreibung: Für jede Prozessphase wird dokumentiert, welche Daten erfasst werden, welche Abteilungen darauf zugreifen und wie die Daten gesichert sind. Diese Dokumentation wird in das bestehende QM-Handbuch integriert.
    • Risikobewertung: Das Team führt eine Risikoanalyse nach ISO 9001 durch, erweitert um datenschutzrelevante Aspekte. Zum Beispiel: „Was passiert, wenn bei einer Projektübergabe persönliche Daten fehlen oder falsch weitergegeben werden?“ Dieses Risiko wird bewertet und im Anschluss mit passenden Maßnahmen minimiert.
  3. Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes
    • Zugriffsrechte regeln: Rollen und Zugriffsrechte werden eindeutig festgelegt: Nur Mitarbeiter, die bestimmte Kundendaten für ihre Arbeit benötigen, erhalten Zugriff. Das wird im QM-System dokumentiert, damit intern transparent ist, wer welche Daten einsehen kann.
    • Technische Sicherheitsmaßnahmen: Gemeinsam mit der IT-Abteilung werden Schutzmaßnahmen wie regelmäßige Backups, Passwort-Richtlinien und Verschlüsselungstechniken festgelegt. Diese Maßnahmen fließen in die Verfahrensanweisungen des QM-Systems ein.
    • Einwilligung und Informationspflicht: In den Qualitätsrichtlinien ist verankert, dass bei jeder Datenerhebung die Kunden informiert werden, wofür die Daten genutzt werden und welche Rechte sie haben. So stellt das Unternehmen sicher, dass die DSGVO-Anforderungen erfüllt sind.
  4. Schulung und Bewusstsein
    • Regelmäßige Schulungen: Alle Mitarbeiter nehmen an einer jährlichen Schulung teil, in der sowohl QM-Grundlagen als auch aktuelle Datenschutzanforderungen behandelt werden. Das QM-System sieht vor, dass neue Mitarbeiter diese Schulung innerhalb der ersten drei Monate nach Arbeitsbeginn durchlaufen.
    • Meldewege: Im QM-Handbuch werden klare Meldewege für Datenpannen definiert. Tritt ein Vorfall auf, wissen die Mitarbeiter, dass sie sich sofort an den Datenschutzbeauftragten oder eine entsprechende Stelle wenden müssen.
  5. Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung
    • Interne Audits: Im Rahmen der internen Audits nach ISO 9001 wird überprüft, ob die datenschutzrelevanten Prozesse korrekt umgesetzt werden. Mängel oder Verbesserungspotenziale werden in einem Maßnahmenplan festgehalten.
    • Externe Audits: Regelmäßige Zertifizierungsaudits stellen sicher, dass sowohl Qualitäts- als auch Datenschutzstandards auf dem aktuellen Stand bleiben.
    • Kontinuierliche Verbesserung: Erkenntnisse aus den Audits fließen in die Prozessoptimierung ein. Dadurch bleibt der Datenschutz kein einmaliges Projekt, sondern wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie Datenschutz nahtlos in ein bestehendes Qualitätsmanagementsystem (QM-System) eingebunden werden kann. Durch eine klare Prozessbeschreibung, gezielte Risikoanalyse und regelmäßige Schulungen wird nicht nur die Qualität der Dienstleistungen gesichert, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern in den datenschutzkonformen Umgang mit ihren Informationen gestärkt.

Fazit

Die Verknüpfung von Datenschutz und QM-System schafft klare Strukturen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im betrieblichen Alltag. Durch ein einheitliches Vorgehen können Kosten gesenkt, das Risiko von Datenschutzverstößen minimiert und die Zufriedenheit der Kunden erhöht werden. Wer sich frühzeitig für ein integriertes System entscheidet, profitiert langfristig von höherer Effizienz, verbesserter Transparenz und einem gesteigerten Vertrauen bei Kunden und Partnern – und ist zugleich bestens für die Herausforderungen der modernen, datengesteuerten Geschäftswelt gerüstet.

Schlagwörter:
Stefan Stroessenreuther

Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB Integrations Modell Bayreuth | Mitglied DGQ - Deutsche Gesellschaft für Qualität | Lead Auditor ISO 14001 u. ISO 45001

Berechnung der durchschnittlichen Zertifizierungskosten ISO 9001

Qualitätsmanagement Beratung ISO 9001 - kompetent und flexibel

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