📘 Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (DSGVO)
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) definiert zentrale Grundsätze für eine rechtmäßige, sichere und transparente Verarbeitung personenbezogener Daten. Diese Prinzipien gelten für alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten unabhängig von Größe, Branche oder Geschäftsmodell.
Die folgenden Grundsätze bilden das Fundament eines DSGVO-konformen Datenschutzmanagements und sind für Audits, Zertifizierungen und interne Datenschutzkonzepte gleichermaßen relevant.
⚖️ Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu & Glauben, Transparenz
Jede Verarbeitung personenbezogener Daten muss auf einer gesetzlichen Grundlage basieren (Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse etc.). Zudem müssen Organisationen offenlegen, welche Daten wofür, wie lange und von wem verarbeitet werden. Diese Informationspflicht wird über Datenschutzhinweise, Transparenzberichte oder Prozesse zur Betroffenenkommunikation erfüllt.
🎯 Zweckbindung
Personenbezogene Daten dürfen nur für klar definierte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden. Eine spätere Nutzung für andere Zwecke ist nur erlaubt, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht oder die betroffene Person ausdrücklich zustimmt. Dies verhindert Datenmissbrauch und stellt sicher, dass Organisationen ihre Datenerhebung begrenzen.
📉 Datenminimierung
Es dürfen nur so viele Daten verarbeitet werden, wie für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Unternehmen müssen regelmäßig prüfen, welche Daten wirklich gebraucht werden unnötige Erhebungen, redundante Daten oder „Vorratsdatenhaltung“ sind unzulässig.
✔️ Richtigkeit
Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten korrekt, vollständig und aktuell sind. Falsche oder veraltete Daten müssen unverzüglich korrigiert oder gelöscht werden. Verarbeitungsprozesse sollten Mechanismen enthalten, die eine regelmäßige Überprüfung ermöglichen.
⏳ Speicherbegrenzung
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck erforderlich sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Dieser Grundsatz ist besonders wichtig für HR-Abteilungen, ERP-Datenbanken, CRM-Systeme und Archivierungsprozesse.
🔐 Integrität & Vertraulichkeit (Datensicherheit)
Organisationen müssen personenbezogene Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen schützen: Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Backups, Pseudonymisierung, Rollenmodelle, sichere IT-Prozesse. Ziel ist es, Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Missbrauch zu schützen.
📑 Rechenschaftspflicht
Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, dass sie DSGVO-konform arbeiten. Das umfasst z. B.: Verarbeitungsverzeichnisse, Datenschutzrichtlinien, technische Dokumentation, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Schulungen und Verträge mit Auftragsverarbeitern.
🛠️ Datenschutz durch Technikgestaltung & datenschutzfreundliche Voreinstellungen
Systeme, Anwendungen und Prozesse müssen von Beginn an so gestaltet sein, dass Datenschutz integriert ist (Privacy by Design). Standardmäßig dürfen nur die nötigsten Daten verarbeitet werden (Privacy by Default). Beispiele: Verschlüsselung als Standard, deaktiviertes Tracking, minimierte Logfiles, Zugriff nur bei Bedarf.
📌 Fazit
Die DSGVO-Grundsätze bilden die Basis für verantwortungsvolle Datenverarbeitung. Sie schützen die Privatsphäre der Betroffenen, stärken das Vertrauen und minimieren rechtliche Risiken. Unternehmen, die diese Prinzipien konsequent umsetzen, schaffen ein robustes Datenschutzniveau und erfüllen gleichzeitig ihre Rechenschaftspflichten.
❓ FAQ – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Welche Grundsätze gelten nach DSGVO für die Datenverarbeitung?
Die DSGVO nennt u. a. folgende Grundsätze: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität & Vertraulichkeit sowie Rechenschaftspflicht. Sie gelten für jede Verarbeitung personenbezogener Daten – unabhängig davon, ob es sich um Mitarbeiter-, Kunden- oder Lieferantendaten handelt.
Was bedeutet „Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz“?
Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage (z. B. Vertrag, Einwilligung, berechtigtes Interesse) und muss für Betroffene verständlich und nachvollziehbar sein. Transparenz wird über Datenschutzhinweise, Informationspflichten und klar geregelte Ansprechstellen (z. B. DSB) hergestellt.
Was versteht man unter Zweckbindung und Datenminimierung?
Daten dürfen nur für klar definierte, rechtmäßige Zwecke erhoben und nicht „auf Vorrat“ gespeichert werden. Datenminimierung bedeutet: Es werden nur diejenigen Daten erhoben, die für diesen Zweck unbedingt notwendig sind – etwa keine Ausweiskopie für eine einfache Newsletter-Anmeldung oder unnötige Sensitivdaten im Bewerberformular.
Wie lange dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden?
Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung nur so lange, wie sie für den Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen greifen (z. B. HGB, AO). Danach sind Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Ein dokumentiertes Löschkonzept ist hier Best Practice und häufig auch Audit-Schwerpunkt.
Was bedeutet Rechenschaftspflicht für Unternehmen?
Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die DSGVO-Grundsätze einhalten z. B. durch Verarbeitungsverzeichnisse, TOM-Dokumentation, Auftragsverarbeitungsverträge, Schulungsnachweise, DSFA und Richtlinien. Es reicht nicht zu behaupten „wir machen das schon richtig“ – Nachweise sind Pflicht.
🛠️ How-To: DSGVO-Grundsätze pragmatisch im Unternehmen einführen
1️⃣ Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufbauen
Erfassen Sie strukturiert, welche personenbezogenen Daten in welchen Prozessen verarbeitet werden: Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherfristen, Systeme, Standorte.
Ergebnis: Ihr zentrales „Dateninventar“ ist die Grundlage für Transparenz, Rechenschaftspflicht und Risikoanalyse.
2️⃣ Rechtsgrundlagen & Zwecke je Prozess definieren
Weisen Sie jeder Verarbeitung eine klare Rechtsgrundlage (z. B. Vertrag, Einwilligung, rechtliche Pflicht) und einen eindeutigen Zweck zu.
So stellen Sie Rechtmäßigkeit, Zweckbindung und Datenminimierung praktisch sicher und können dies im Audit belegen.
3️⃣ Technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs) festlegen
Beschreiben Sie, wie Sie Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit gewährleisten: Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Backups, Protokollierung, Zutrittskontrolle, Schulungen.
Dokumentierte TOMs sind Pflichtnachweis bei Kundenanfragen, Zertifizierungen oder Prüfungen der Aufsichtsbehörde.
4️⃣ Prozesse für Betroffenenrechte etablieren
Legen Sie fest, wie Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit innerhalb der Fristen bearbeiten.
Dazu gehören: definierte Ansprechpartner, Checklisten, Textbausteine und ein einfach zugänglicher Kommunikationsweg für Betroffene.
5️⃣ Lösch- & Aufbewahrungsfristen definieren
Erarbeiten Sie ein Löschkonzept, das gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. 6 / 10 Jahre) mit Ihren Prozessen verknüpft und konkrete Lösch- oder Anonymisierungszeitpunkte festlegt.
So setzen Sie den Grundsatz der Speicherbegrenzung praktisch um statt „wir löschen nie“.
6️⃣ Mitarbeiterschulungen & Rollenklärung
Sensibilisieren Sie Mitarbeitende regelmäßig für Datenschutzrisiken und -prozesse. Definieren Sie Rollen (z. B. Datenschutzkoordination, IT, HR) und Verantwortlichkeiten klar.
Schulungsnachweise sind zugleich wichtiger Bestandteil Ihrer Rechenschaftspflicht.
7️⃣ Dokumentation & kontinuierliche Überprüfung
Halten Sie alle Datenschutzunterlagen an zentraler Stelle aktuell (z. B. Datenschutz-Handbuch oder ISMS-Dokumentation).
Überprüfen Sie Prozesse und Dokumente regelmäßig, etwa im Rahmen von internen Audits oder Managementbewertungen.
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