In der ISO 9001 muss unter 9.3.3 der Bedarf an Ressourcen ermittelt werden. Entscheidungen und Maßnahmen, soweit notwendig, sind daraus abzuleiten. Was versteht die Norm unter Bedarf an Ressourcen? In der Einleitung zur Managementbewertung 9.3.1 spricht die Norm davon, dass das Qualitätsmanagement (QM-System) der Organisation in geplanten Abständen bewertet werden muss, um dessen fortlaufende Eignung in der Organisation sicherzustellen. Alle Eingaben des Management Reviews beziehen sich mehr oder weniger also auf die Eignung und Verbesserung des Qualitätsmanagementsystem.
Bringen wir den Bedarf an Ressourcen in Bezug zum Qualitätsmanagement. Um ein QM-System fortlaufend zu verbessern, die permanenten anfallenden Aufgaben zu erfüllen, benötige ich Ressourcen. Und das ist in erster Linie geeignetes, qualifiziertes Personal. Die Frage im Management Review einfach mit einen Dreizeiler zu beantworten, wäre zu einfach.
Als Auditor stellt sich mir dabei die Frage, wie kann die Geschäftsleitung, ohne einen einzigen Nachweis vorlegen zu können, diese Aussage treffen? Wieviel Mitarbeiter im Qualitätsmanagement benötigt ein Unternehmen mit 100 Mitarbeiter, um den Bedarf an Ressourcen im QM Bereich abzudecken? Im Audit stellt man fest, dass veraltete Dokumentationen im Umlauf sind; dass Kennzahlen (KPIs) nicht fortlaufend aktualisiert werden; das interne Audits vernachlässigt werden. Und soweiter. Das deckt sich nicht mit der o.g. Aussage.
Ressourcen anfordern
Wenn Sie zur Geschäftsleitung gehen und 3 Mitarbeiter für das Qualitätsmanagement fordern, verlangt die Geschäftsleitung auch einen Beleg für Ihre Forderung. Um die Sache abzukürzen. Erstellen Sie eine Matrix (Excel) und schreiben Sie alle Tätigkeiten auf, die im QM Bereich anfallen. In der nächsten Spalte schreiben Sie die Zeit, die Sie zur Bewältigung der Aufgabe im Monat benötigen. Am Ende des Tages werden Sie feststellen, dass Sie, um alle Aufgaben seriös zu erledigen, jeden Tag 20 Überstunden machen müssen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass der Bedarf an Ressourcen nicht gedeckt ist. Mit dieser einfachen Matrix haben Sie den Nachweis erbracht, dass Sie mehr Ressourcen im QM Bereich benötigen. Und das wiederum ist die Eingabe in der Managementbewertung.
Daraus können Sie dann die Maßnahmen ableiten, um die Bedarfe im QM Bereich zu erhöhen. Im übrigen wird diese Anforderung der ISO Norm auch von vielen Berater Kollegen und Auditoren falsch interpretiert.
