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Managementbewertung

Managementbewertung unterstützt Aktivitäten der obersten Leitung
Managementbewertung unterstützt Aktivitäten der obersten Leitung

Managementbewertung (-review)

Die Eingaben der Managementbewertung der ISO 9001 werden im Kapitel 9.3 formuliert. Diese Bewertung sollte mindestens einmal jährlich durchgeführt werden. Grössere Intervalle sind nicht anzustreben. Von Auditoren wird das einfach gefordert, dass diese jährlich durchgeführt wird. Deshalb muss im QM Handbuch oder an einer anderer Stelle beschrieben sein, in welchen Intervall die Managementbewertung durchgeführt werden soll.

In vielen Unternehmen ist die Managementbewertung jedes Mal eine lästige Pflicht. Um die Externen Auditoren beim Zertifizierungsaudit zu befriedigen, wird zum Teil eine umfangreiche Berichterstattung erstellt. Aber der Nutzen bleibt aus. Die Umsetzung der Maßnahmen aus der Managementbewertung erfolgt gar nicht oder nur sehr schleppend. Deshalb sollte der Management Review nicht nur einmal durchgeführt werden, sondern wenn möglich halbjährlich. In diesen Turnus lassen sich Maßnahmen und Trends verfolgen und wenn notwendig kann zeitnah entgegen gesteuert werden.

Was ist die Managementbewertung

Bei einer Managementbewertung, auch Management Review genannt, handelt es sich um eine Methode zur Bewertung der Zielereichung. Die Managementbewertung ist damit ein wesentlicher Treiber für den Veränderungsprozess im Unternehmen. Der Nutzen des Reviews liegt insbesondere darin, dass sie:

  • die Geschäftsleitung zwingt, sich mit den Belangen des Managementsystems aktiv auseinanderzusetzen
  • eine objektive Bewertung des Managementsystems ermöglicht
  • eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Entscheidungen und Maßnahmen schafft
  • bei der Identifikation von Leistungsverbesserungen bei Prozessen und Dienstleistungen hilft
  • Anhaltspunkte für eine rechtzeitige Markteinführung von neuen Dienstleistungen liefert
  • dabei hilft, Fehler zu vermeiden bzw. frühzeitig zu erkennen
  • die Analyse und Handhabung von Risken und Chancen unterstützt und dass sie
    die Einhaltung von relevanten gesetzlichen und behördlichen Forderungen sicherstellt

Bewertung Ergebnisse

Ansonsten droht ihnen beim Zertifizierungsaudit ein Abbruch des Audits, falls keine Bewertung vorliegt. Bei den Eingaben der Managementbewertung ISO 9001 gibt es zum einen Forderungen aus dem Kapitel 9.3 zum anderen können sie natürlich, um den Mehrwert der Bewertung zu erhöhen, weitere Themen bewerten.

Die Ergebnisse müssen eine Möglichkeit zur Verbesserung, den Änderungsbedarf am Qualitätsmanagement System aufdecken und letztendlich den Bedarf an Ressourcen (QM) darlegen. Die Bewertung des QM Systems kann über Reifegrade erfolgen. Siehe hierzu den Beitrag Managementdokumentation Reifegrade.

Schwerpunkte ISO 9001 Dokumentierte Information - Was muss dokumentiert werden?
Schwerpunkte ISO 9001 Dokumentierte Information – Was muss dokumentiert werden?

Dokumentation

Die Managementbewertung muss als dokumentierte Information vorliegen und aufbewahrt werden. Ergeben sich unterjährig neue Erkenntnisse, so sind diese in den Review zu dokumentieren (Update des Reviews). Der Review (Managementbewertung) sollte in geplanten Abständen durchgeführt werden und als dokumentierte Information vorliegen. Normalerweise führt man den Review im 1. Quartal eines neuen Jahres durch. Zu diesen Zeitpunkt liegen alle Kennzahlen vor. Bewertet wird das zurückliegende Geschäftsjahr. Das kann von Unternehmen zu Unternehmen abweichen.

Bevor sie die Managementbewertung durchführen, sollten gemäß dem Auditprogramm alle Audits abgeschlossen sein. Unter Punkt 6) sind sie aufgefordert über die Auditergebnisse zu berichten. Wie wollen sie eine Bewertung durchführen, wenn zum Zeitpunkt des Reviews die Audits noch offen sind. Die für die Eingabe der Managementbewertung ISO 9001 zu bewertenden Aspekte sollten konkret vorliegen.

D.h., Zahlen Daten Fakten (ZDF). Zum Beispiel haben sie eine Kennzahl über die Anzahl von Kundenreklamationen ausgewertet und haben im zurückliegenden Jahr 40 Reklamationen bearbeitet. Im Review stehen aber nur 20 Reklamationen. Dieser Widerspruch führt zu unangenehmen Fragen der Auditoren.

Status vorheriger Bewertungen

Sie müssen im Review auf die Bewertung der vorherigen Managementbewertungen eingehen. Gefordert ist hier, dass sie eine Aussage (Bewertung) über den Status der Maßnahmen aus dem letzten Review abgeben. Sofern noch offene Maßnahmen aus dem letzten Review vorhanden sind, müssen diese übernehmen und neu bewerten. Haben sich Änderungen bzgl. der internen und externen Themen (Kontext) ergeben, so sind diese aufzuführen und ebenfalls zu bewerten.

Ich werde oft gefragt, wie man die Kundenzufriedenheit und Rückmeldungen von den interessierten Parteien bewerten soll. Die Kundenzufriedenheit lässt sich überwiegend nur mit Kennzahlen belegen. Anhand welcher Kennzahlen sie die Kundenzufriedenheit festmachen, kann das Unternehmen selbst bestimmen. Auch müssen sie Bezug nehmen auf die interessierten Kreisen (Stakeholder). Das kann beispielsweise sein, dass Anwohner sich über die Lautstärke in der Nachtschicht beschwert haben.

Die Managementbewertung sollte nicht als lästig empfunden werden. Sie ist ein gutes Instrument um das zurückliegende Geschäftsjahr objektiv zu bewerten. Der Status von rechtlichen Forderungen sollte Bestandteil der Managementbewertung sein. Genauso sollten sich die Fehlerkosten im Review wiederfinden. Es ist gerade für die Oberste Leitung wichtig zu erkennen, welche Verschwendung im Unternehmen über das Jahr gesehen, den Umsatz verringert. Nur wenn sie die Dinge offen ansprechen, erreichen sie eine Verbesserung.

Eingaben der Managementbewertung

Viele Unternehmen tun offensichtlich schwer damit, eine inhaltlich sinnvolle und aussagefähige Bewertung durchzuführen. Wenn ich den Begriff „Review“ benutze, so ist das nur das englische Synonym für die Managementbewertung. Die Eingaben der Managementbewertung sind im Kapitel 9.3 geregelt.

Darüberhinaus können sie weitere Themen im Review bewerten. Je mehr desto aussagefähiger ist ihre Bewertung am Ende. Ich biete hierzu auch Schulungen an. Fordern sie ein unverbindliches Angebot an. Die Schulungen finden Vorort bei ihnen im Unternehmen statt mit max. 12 Teilnehmer.

Handlungsbedarf Verbesserungen

Der Management Review ist ein Instrument um Handlungsbedarfe und letztendlich Verbesserungspotentiale aufzuzeigen und voranzutreiben. Durch den Management Review muss “das Managementsystem der Organisation“ in geplanten Abständen bewertet werden, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen.”

Die Bewertung ist für die Unternehmensleitung ein wichtiges Instrument um die Angemessenheit und das Funktionieren des Qualitätsmanagementsystems anhand Zahlen, Daten, Fakten beurteilen zu können und wenn nötig geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten. Der Management Review dient auch dazu die grundsätzliche Situation eines Unternehmens zu durchleuchten. Kundenanforderungen anzupassen, die wirtschaftliche Situation im Auge behalten und sich weiterentwickeln.

Bei der Durchführung der Managementbewertung für die ISO 9001 sollte auch darauf geachtet werden, zukünftige Entwicklungen und Trends zu berücksichtigen und vorausschauend als Ausblick in die nahe Zukunft in den Bericht aufzunehmen.

Die Inputs für Trends und Neuigkeiten können hierfür Veranstaltungen von der DGQ, VDA oder sonstige Informationsveranstaltungen sein, die Änderungen mit Auswirkungen auf das Qualitätsmanagement System haben. Aus der Managementbewertung ISO 9001 ergeben sich dadurch kurz-, mittel- und langfristige Ziele. Dies gilt nicht nur für die ISO 9001 sondern generell für alle Managementsysteme, Regelwerke und Normen.

PDCA Plan-Do-Check-Act | SMCT-MANAGEMENT
PDCA Plan-Do-Check-Act | SMCT-MANAGEMENT

PDCA Zyklus

Die Managementbewertung ISO 9001:2015 fordert eine Bewertung des QM-Systems in geplanten Abständen zu bewerten. Die Zertifizierungs- Gesellschaften fordern eine jährliche Durchführung. Diese Forderung lässt sich durch den Normen Text nicht nachvollziehen. Auch eine Durchführung alle 24 Monate kann durchaus als geplanter Zeitrahmen verstanden werden. Dieser Zeitrahmen wäre fatal! Die Managementbewertung – richtig geplant und durchgeführt – ist ein wirksames Instrument für die Oberste Leitung die Unternehmenspolitik und die daraus abgeleiteten Kennzahlen und Zielsetzungen zu bewerten.

Zugrunde liegt auch hier wieder der PDCA Zyklus von Deming. Eine jährliche Durchführung einer Managementbewertung ist sinnvoll und zweckmässig. Darüber hinaus sollte ein halbjährliches Update durchgeführt werden um die Maßnahmen zu verfolgen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Zielerreichung erneut festzulegen.

Eingaben Review ISO 9001

  • Status von Maßnahmen aus vorausgegangenen Review’s
  • Veränderungen bei internen/externen Themen, die das QM-System betreffen (Kap. 4.1)
  • Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen (Kap. 10.29
  • Ergebnisse von Überwachungen und Messungen (Kap. 9.1.1)
  • Umfang, in dem Qualitätsziele erfüllt wurden (Kap. 6.2)
  • Auditergebnisse (Kap. 9.2)
  • Kundenzufriedenheit (Kap. 9.1.2 und 4.2)
  • Themen bzgl. externe Anbieter und relevante interessierte Parteien (Kap. 4.2)
  • Eignung der Ressourcen für die Aufrechterhaltung des QM-Systems (Kap. 7.1)
  • und 8.6) der Leistung von externen Anbietern (Kap. 8.4)
  • Möglichkeit zur Verbesserung (Kap. 9.1.3)
  • Wirksamkeitsbewertung der Maßnahmen zur Risiken und Chancen (Kap. 6.1)
  • Prozessleistung und Konformität von Produkten und Dienstleistungen (Kap. 4.4

Inhalte Review IATF 16949

Neben den Forderungen aus der DIN EN ISO 9001:2015 fordert die technische Spezifikation IATF 16949 der Automobilindustrie weitere Themen, die in der Managementbewertung behandelt werden müssen:

  • Kosten infolge Nichterfüllung von Qualitätsanforderungen (interne/externe Fehlerkosten)
  • Ergebnisse aus der Bewertung von Leistungsindikatoren zur Wirksamkeit der Prozesse
  • Ergebnisse aus der Bewertung von Leistungsindikatoren zur Effizienz der Prozesse
  • Produktkonformität
  • Ergebnisse der Herstellbarkeitsbewertungen für Änderungen an vorhandenen Betriebsabläufen, für neue Anlagen und Einrichtungen sowie für neue Produkte
  • Kundenzufriedenheit
  • Bewertung der instandhaltungsbezogenen Leistungsindikatoren
  • Leistungsindikatoren zu Kulanz und Gewährleistung
  • Durch Risikoanalysen ermittelte potenzielle Feldausfälle
  • tatsächliche Feldausfälle und deren Auswirkungen auf die Sicherheit oder Umwelt

Ergebnisse der Mangementbewertung

Im Abschnitt 9.3.3 soll sichergestellt werden, dass die Ergebnisse der Managementbewertung und die Leistungen über das Qualitätsmanagementsystem sowie alle erforderlichen Entscheidungen und Maßnahmen vorliegen. Die Ergebnisse der Managementbewertung sollen Entscheidungen und Maßnahmen im Zusammenhang mit:

  • Chancen zur Verbesserung (Kap. 10.1)
  • Änderungen am Qualitätsmanagementsystem (Kap. 6.3)
  • Bedarf an Ressourcen (Kap. 7.1)
  • Der Status von während einer Managementbewertung identifizierten Maßnahmen sollten als Eingabe für den nächsten Review dienen. Mit einer Überwachung kann sichergestellt werden, dass Maßnahmen zeitnah umgesetzt werden

Abweichungen Maßnahmen

Der Management Review fordert ein Abweichungsmanagement. D.h., bei Abweichungen zum Soll Zustand müssen Maßnahmen definiert und verfolgt werden. Das Abweichungsmanagement sollte regelmäßig stattfinden um die definierten Maßnahmen auf Umsetzung und deren Wirksamkeit zu überprüfen. Auch bei der Nichterfüllung von Kennzahlen muss eine Maßnahme im Sinne des Abweichmanagement definiert werden.

Maßnahmen aus den vorausgegangenen Review’s müssen abgeschlossen sein bzw. bei längerfristigen Maßnahmen muss die Umsetzung fortlaufend (Regelmäßig) überwacht und bewertet werden. Auch die Wirksamkeitsbewertung von Risiken und Chancen ist in der Regel fortlaufend durchzuführen.

Beteiligte Personen

Die Managementbewertung kann durch die Geschäftsleitung allein durchgeführt werden. Es können jedoch auch weitere Führungskräfte, z. B. Bereichs- oder Abteilungsleiter hinzugezogen werden, um auf der Leitungsebene eine höhere Akzeptanz zu erreichen. Nicht zuletzt wird auch der QMB und unter Umständen ein externer Berater an der Managementbewertung teilnehmen.

Aufgaben verteilen

Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Managementbewertung, also die inhaltliche Bewertung und die Ableitung von Maßnahmen, ausschließlich von der Geschäftsleitung vorgenommen wird. Der QMB oder ein externer Berater kann damit beauftragt werden, die Managementbewertung vorzubereiten, wozu auch die Sammlung, Aufbereitung und Verdichtung der Daten gehört.

Dabei ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Controlling wichtig. Gegebenenfalls lässt sich vereinbaren, dass die Managementbewertung vom QMB oder einem externen Berater moderiert wird. Die Dokumentation der Ergebnisse und redaktionelle Bearbeitung kann ebenfalls durch den QMB vorgenommen werden.

Managementbewertung organisieren

Darüber hinaus sollte die Organisation einer Managementbewertung nicht unterschätzt werden. Zunächst ist möglichst frühzeitig ein konkreter Termin zu benennen, auf den sich die Beteiligten einstellen können. Falls erforderlich können Regeln für die Moderation, zur Entscheidungsfindung sowie zum Umgang mit Konflikten aufgestellt werden. Es sollte bereits vor einer Managementbewertung vereinbart werden, dass Störungen weitest möglich zu vermeiden sind.

Strukturierungsaufgaben

  • Zunächst sind jene Datenquellen zu bestimmen, aus denen die Daten gewonnen werden, die zu der Managementbewertung herangezogen werden.
  • Darüber hinaus sind jene Daten und deren Umfang festzulegen, die aus der jeweiligen Datenquelle erhoben werden sollen. Sie sollten eindeutige Auskünfte über den Grad der Zielerreichung geben, tatsächlich relevant sein und geeignet sein, strategische Entscheidungen abzuleiten
  • Es ist festzulegen, auf welche Weise die Daten gegebenenfalls aufzubereiten sind, in welcher Form sie also vor- zuliegen haben, damit sie für die Managementbewertung genutzt werden können. Dabei spielt die Visualisierung, also die gezielte Nutzung von Textelementen, Grafiken, Diagrammen und Tabellen, eine bedeutende Rolle.
  • Des Weiteren ist zu bestimmen, wer für die Erhebung und Aufbereitung der festgelegten Daten zuständig ist.
    Schließlich ist festzulegen, wer zu welchem Zeitpunkt und in welchem Turnus an die Geschäftsführung berichtet.
Schulung Managementbewertung und Bewertung
Schulung Managementbewertung

Weiterbildung Schulung

Der Management Review legt seit der Einführung der neuen Revision der DIN ISO 9001 einen stärkeren Fokus auf den Inhalt der Bewertung. Diese Bewertung kann auch monatlich oder quartalsweise stattfinden. Integrieren Sie einfach die Themen aus der Managementbewertung in ihr bisheriges Berichtswesen. Wie und welche Inhalte dabei zu berücksichtigen sind können Sie in einer von mir angebotenen Weiterbildung bzw. Schulung erhalten.

Der Management Review ist ein Gradmesser für die Angemessenheit und Wirksamkeit ihres Qualitätsmanagement Systems bzw. Management Systems. Die Weiterbildung richtet sich an Führungskräfte sowie Geschäftsführer und erklärt anhand von Beispielen wie sie eine Bewertung im Sinne der DIN ISO 9001 durchführen.

Zusammenfassung

Nichtsdestotrotz sollte der Management Review ISO 9001 nicht als Pflicht sondern als eine Kür für die Organisation angesehen werden. Die Managementbewertung ISO 9001 bildet die Grundlage für die Bewertung der Angemessenheit und Wirksamkeit eines Qualitätsmanagement System oder eines anderen Management System zum Beispiel der ISO 14001 oder der ISO 45001.

Im Grunde erkennt man an einer Managementbewertung schon ob sich die Führung der obersten Leitung bzw. die Führungskräfte mit dem Qualitätsmanagement System identifizieren. Dazu gehören eine gut strukturierte und implementierte Kennzahlenbasis sowie Zielsetzungen und die Definition von Maßnahmen die in regelmäßigen Meetings ständig hinterfragt werden.

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth | Mitglied DGQ - Deutsche Gesellschaft für Qualität