Die Steuerung von extern bereitgestellten Produkten, Prozessen und Dienstleistungen müssen den Anforderungen entsprechen. Was heißt das? Sie beziehen Produkte von einem Lieferanten oder haben Prozesse ausgelagert oder beziehen eine Dienstleistung. Bevor diese Arten der Bereitstellung im Unternehmen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen, müssen nach bestimmten Kriterien die Anforderungen überprüft werden.
Das kann beispielsweise eine Wareneingangsprüfung sein. Im Wareneingang überprüfen sie gemäß einem Prüfplan, ob die bereitgestellten Produkte innerhalb einer geforderten Spezifikation sind. Das gleiche gilt für Dienstleistungen, beispielsweise eine Oberflächenbeschichtung (Schichtdicke) oder bei einem ausgelagerten Prozess, beispielsweise bei einer Handmontage. Alle diese Vorgehensweisen sind bei Anlieferung durch die Organisation nach bestimmten Kriterien zu überprüfen. Welche Kriterien angemessen sind liegt im ermessen der Organisation. Z.B.:
Anforderungen an extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen
Die Organisation sollte immer darauf achten, die internen Prozesse, die mit extern bereitgestellten Prozessen interagieren, im Blick zu haben. Durch die Abhängigkeit wird auch die Betriebsleistung der Organisation beeinflusst. Die Organisation kann beispielsweise Anforderungen an:
Art und Umfang der Steuerung
Im Abschnitt 8.4.2 der ISO 9001 wird die Steuerung von externen Anbietern festgelegt, damit die Organisation die Sicherheit hat, dass die bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen den Anforderungen entsprechen. Die Organisation sollte deshalb notwendige Steuerungsmaßnahmen festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Prozesse, die von einem externen Anbieter bereitgestellt werden, der innerhalb des QMS operiert, die geltenden ISO 9001 Anforderungen erfüllt. Beispiele für Steuerungsmaßnahmen sind. Z.B.:
Leistungsüberwachung
Die ISO 9001 spricht von Leistungsüberwachung. Früher war das die Lieferantenbewertung. Mit der neuen Revision der ISO 9001 spricht diese von Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter (Kapitel 8.4). Die Kriterien für diese Leistungsüberwachung bestimmt die Organisation. Durch diese veränderte Forderung der ISO 9001 wird es den Unternehmen einfacher gemacht.
Die Organisation muss dazu Kriterien für die Bewertung, Auswahl, Überwachung der Leistung und Neubewertung externer Anbieter bestimmen und anwenden. Auch durch Kunden festgelegte externer Anbieter, muss eine Leistungsüberwachung durchgeführt werden.
Eigentum des Kunden
Steuerung von extern bereitgestellten Produkten kann unter Umständen auch Kundeneigentum sein. Beispielsweise Verpackungen, Werkzeuge und Vorrichtungen. Die ISO 9001 fordert im Kapitel 8.5.3, eine Verifizierung, Schutz, Kennzeichnung (besonders bei Werkzeugen, Vorrichtungen) und dass das Kundeneigentum sicher aufbewahrt wird. Also Schutz vor Wind und Wetter und vor Zerstörung. Bei Verlust oder Zerstörung muss den Kunden unmittelbar mitgeteilt werden was sich ereignet hat und dokumentierte Informationen darüber aufbewahrt werden.
Risikobasiertes Denken
Auch im Lieferantenmanagement sind die Forderungen aus Kapitel 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ relevant. Die Steuerung von extern bereitgestellten Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen können auch Risiken enthalten. Stellen sie Kriterien für die Risiken auf und beurteilen sie alle Lieferanten nach den gleichen Kriterien. Lieferanten, die extern bereitgestellte Produkte, Prozesse oder Dienstleistungen liefern, können so mit einer Risikomatrix bewertet werden.
