Umgang mit Kundeneigentum – Anforderungen an Eigentum des Kunden

Umgang mit Kundeneigentum | SMCT-MANAGEMENT
Umgang mit Kundeneigentum | SMCT-MANAGEMENT

Umgang mit Kundeneigentum

Der Umgang mit Kundeneigentum ist in der ISO 9001 Kapitel 8.5.3 definiert. Sofern vom Kunden Materialien, Produkte, Werkzeuge, Produktions- und Prüfmittel beigestellt werden, sind im Rahmen der Vertragsgestaltung durch die Organisation Vereinbarungen mit den Kunden zu treffen. Folgende Festlegungen sollten mit den Kunden getroffen werden:

  • Definition der Anforderungen an die beigestellten Produkte, Produktions- und Prüfmittel etc.
  • Definition von durchzuführenden Prüfungen (mindestens: Identprüfung, Menge, äußere Beschaffenheit und Unversehrtheit) bzw. mitzuliefernde Aufzeichnungen zu Prüfungen
  • Kennzeichnung des Kundeneigentums, so dass die Eigentumsverhältnisse erkennbar sind oder ermittelt werden können
  • ggf. Rückverfolgbarkeit
  • Gewährleistungsregelung
  • Kennzeichnung, Handhabung, Verpackung, Lagerung und Schutz
  • Vorgehensweise bei fehlerhaften beigestellten Produkten
  • Eigentumsverhältnisse

Es sollte klar geregelt sein, dass die Verantwortung für die Qualität der beigestellten Produkte grundsätzlich beim Kunden verbleibt bzw. beim Auftraggeber. Die Verantwortung der Organisation bezieht sich auf die Prüfung (sofern festgelegt) und Erhaltung der Qualität der beigestellten Produkte.

Kundeneigentum im Wareneingang

Der Umgang mit Kundeneigentum birgt vor allem bei der Warenannahme ein Risiko. Prinzipiell sollte im Wareneingang die Anzahl (Menge), Identität des Kundeneigentums, Zustand etc. und die Lieferpapiere kontrolliert werden. Die Beurteilung von Kundeneigentum sollte sich nicht nur auf eine äußerliche Prüfung beschränken. Sollte bei der WE-Prüfung Mängel entdeckt werden, so müssen diese auf den Frachtpapieren vermerkt werden. Zeitnah sollte eine Reklamation beim Kunden oder externen Anbieter erfolgen.

Beistellung von Prüfmittel

Beigestellte Prüfmittel und Lehren sind in das QMS der Organisation aufzunehmen. D.h., die Prüfmittel sind zu kennzeichnen und unterliegen der Prüfmittelüberwachung. Es sollte daher im Vorfeld geklärt werden, wer für die Kalibrierung der Prüfmittel zuständig ist. Werden die Prüfmittel zur Kalibrierung an den Kunden zurück gesandt, muss die Organisation dafür Sorge tragen, dass für die Zeit der Kalibrierung und Rückversand, geeignete Maßnahmen getroffen werden um diese Zeit zu überbrücken. Zum Beispiel durch die Anfertigung eines zweiten Prüfmittels oder dass die Organisation in dieser Zeit aus den Lagerbestand den Kunden beliefert.

Wartung und Reparatur

Im Vorfeld muss geklärt werden, wer beispielsweise bei Behälter und Werkzeuge für die Wartung und Reparatur zuständig ist. Für die Durchführung der Wartung oder Reparatur ist immer der Kunde oder Auftraggeber verantwortlich. Um Risiken mit der Vertragserfüllung zu vermeiden sollten diese Punkte vorab geregelt werden:

  • Ausbringungsmenge von Werkzeugen festschreiben und überwachen
    • Rechtzeitige Information an den Kunden
  • Wer führt die Reparatur oder Wartung an Werkzeugen durch?
    • Sicherstellung der Lieferperformance während der Reparatur von Werkzeugen

Produkterhaltung

Die Produkterhaltung gilt vor allem für Materialien und Komponenten von externen und/oder internen Anbietern, von der Warenannahme über die Verarbeitung, inklusive Versand, bis zur Lieferung An-/Abnahme durch den Kunden. Die Produkterhaltung muss die Kennzeichnung, die Handhabung, den Schutz vor Verunreinigungen, die Verpackung, die Lagerung, den Versand und den Transport sowie den Schutz beinhalten.

Um Qualitätsbeeinträchtigungen inklusive Mindesthaltbarkeiten von Produkten und Materialien frühzeitig zu erkennen, muss die Organisation in geeigneten, geplanten Abständen den Zustand:

  • der eingelagerten Produkte,
  • den Ort/die Art der Lagerbehälter/Verpackung
  • und die Lagerbedingungen/-umgebung
    • bewerten

Alle Materialien und Produkte, die eine Mindesthaltbarkeit haben, müssen regelmäßig auf Konformität überprüft werden. Diese Materialien und Produkte sollten in einer Übersichtsliste geführt werden mit Datum der Mindesthaltbarkeit. Eine regelmäßige Überprüfung anhand der Übersichtsliste ist durchzuführen.

Die Überprüfung von Materialien und Produkten auf Qualitätsbeeinträchtigungen muss regelmäßig durchgeführt werden. In der Regel halte ich eine Überprüfung alle 12 Monate für ausreichend, sofern die Materialien und Produkte in einer ordentlichen Umgebung gelagert werden und vor Nässe, Verunreinigungen, Schutz vor Nagetieren etc. geschützt sind.

nv-author-image

Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth | Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Qualität