Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Aufbewahrung von Aufzeichnungen  | SMCT MANAGEMENT
Aufbewahrung von Aufzeichnungen | SMCT MANAGEMENT

Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen Abschnitt 7.5.3.2.1 IATF 16949 ist in der ISO 9001 nicht explizit geregelt. Die ISO 9001:2015 spricht nur noch von „Lenkung dokumentierter Information“. Die Organisation muss Grundsätze zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen festlegen, dokumentieren und umsetzen (siehe auch Lenkung dokumentierter Information [Abschnitt 7.5.3] ISO 9001). Im Abschnitt 7.5.3.2 d) fordert die ISO die Aufbewahrung und Verfügbarkeit über den weiter Verbleib. Ich empfehle die Aufzeichnungen solange aufzubewahren bis zum Auslauf der Serie. Es kann immer wieder vorkommen, dass aufgrund Reklamationen oder aus anderen Gründen der Nachweis gegenüber Kunden oder Behörden erbracht werden muss – z.B. zur Produkthaftung.

Aufzeichnungen müssen jederzeit verfügbar sein, wenn diese benötigt werden. Ferner sind Aufzeichnungen zu schützen vor unsachgemäßen Gebrauch, Verlust oder Vertraulichkeit. Um Tätigkeiten nachvollziehen (z. B. Beschaffung einer Maschine) und Ergebnisse nachweisen zu können (z. B. Prüfberichte, Messberichte), sind die entsprechenden Aufzeichnungen in leserlicher Form zu erstellen und immer mit Datum zu versehen. Zur eindeutigen Identifikation und Zuordnung von Vorgängen und Projekten, ist z. B. der Bezug auf das Projekt / die Maschine / die Anlage oder die Artikel-Nr. / die Bezeichnung anzugeben.

Die Ablage muss so gewählt werden, dass ein leichtes Wiederauffinden gewährleistet ist. Sie kann mittels Ordnersystem oder elektronischer Datenträger erfolgen. Die Gestaltung der Ablage sollte nach Datum, alphabetischer oder numerischer Reihenfolge durch den jeweils zuständigen Bereich vorgenommen werden. Unterlagen / Korrespondenzen des Lieferanten oder des Auftraggebers, sind gegebenenfalls den internen Aufzeichnungen / Korrespondenzen zuzuordnen.

Was ist der Unterschied zwischen Dokument und Aufzeichnung?

Aufzeichnungen sind Nachweise über ein erreichtes Ergebnis oder über eine ausgeführte Tätigkeit. Die Aufzeichnung ist nicht mehr veränderbar. Im Gegensatz zu einem Dokument, dass verschiedene Revisionsstände aufweisen kann. Aufzeichnungen beinhalten also immer einen Nachweis über ein Ergebnis oder einer ausgeführten Tätigkeit.

Dokumente sind

Unterlagen / Daten die als Vorgaben / Arbeitsgrundlagen dienen und bei Änderung aktualisiert werden müssen

Aufzeichnungen sind

Unterlagen / Daten, die zum Nachweis oder Rückverfolgung dienen und Aufbewahrt werden (z. B. Anfragen, Bestellungen, Prüfberichte, Lieferscheine)

Beispiele von Aufzeichnungen

Aufbewahrungsfristen

Die Forderungen der Norm bezüglich Aufbewahrungsfristen, Identifikation des Erstellers eines Dokuments bzw. demjenigen welcher das Dokument freigegeben hat werden heutzutage immer mehr mittels Software-lösungen, sogenannten Dokumentenmanagementsystemen, effektiv und effizient abgebildet. So werden in Zeiten der Digitalisierung Forderungen der Norm konform, zeitgemäß und elegant in den Arbeitsalltag integriert. Dadurch werden die Forderungen der Norm gelebt und nicht nur umgesetzt. Normen, Gesetze, Richtlinien und behördliche Vorschriften sind Dokumente, welche gelenkt werden müssen. Sofern im Unternehmen keine Regelungen für die Pflege und Verwaltung von Normen, Richtlinien, etc. bestehen, sollten mindestens folgende Punkte angewandt und gegebenenfalls in einer Anweisung oder Prozessbeschreibung festgelegt werden:

  • Schaffung eines zentralen Ablagesystems für die zutreffenden Normen, Richtlinien, etc.
  • Festlegung der Zuständigkeiten für Austausch und Prüfung
  • Vereinbarung eines regelmäßigen Updates mit den Herausgebern, um die Aktualität der Normen, Richtlinien, etc. sicherzustellen
  • Prüfung der Auswirkung von Änderungen auf das Unternehmen (Maschine, Gebäude, Anlagen, Personal, etc.) oder auf die laufenden Planungen (gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit den betroffen Bereichen); je nach Änderung sind entsprechende Maßnahmen festzulegen und einzuleiten sowie die betroffenen Mitarbeiter zu unterweisen bzw. zu schulen (Nachweisführung gleich mit Unterweisungsnachweis führen)
  • Kennzeichnung und Aufbewahrung (!!!) von ungültigen Normen, Richtlinien, etc.

Ergänzung IATF 16949

Die Lenkung von Aufzeichnungen muss die gesetzlichen und behördlichen, internen Anforderungen und Kundenforderungen sicherstellen. Die IATF fordert zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, dass diese über den gesamten Produktionszeitraum und aus Anforderungen an die Ersatzteilversorgung aufbewahrt werden müssen. Sofern es keine anderslautende Kundenforderungen dazu gibt. In der Regel sind das 15 Jahre – 7 Jahre Produktionszeitraum plus 7 Jahre Ersatzteilversorgung plus 1 Kalenderjahr (siehe Abschnitt 7.5.3.2.1).

nv-author-image

Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth | Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Qualität