Wie erstellt man ein Management Handbuch beispielsweise für ein Qualitätsmanagementsystem ISO 9001:2015? Auch wenn explizit in der Norm kein Handbuch mehr gefordert ist, macht es Sinn organisatorische Themen in einem Handbuch zu beschreiben.
Was sind organisatorische Themen
- Firmenhistorie
- Portfolio
- Geltungsbereich
- Anwendungsbereich
- Beauftragungen
- Gesetzliche Regelungen
- Qualitätsverantwortung in den Schichten
- Mitarbeitermotivation
- Ressourcenverfügbarkeit
- Datenschutz
Organisatorische Themen geben den Mitarbeiter einen schnellen Überblick über Themen, die in einer vielzahl von Dokumenten beschrieben sind. Mit einem Verweis aus dem Management Handbuch auf die betreffenden Dokumente ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter sich gezielt durch das Managementsystem navigieren kann.
Erstellung Management Handbuch
Bei der Erstellung eines Management Handbuch gehören Norm Kapitel nicht in ein Handbuch. Dafür gibt es das Regelwerk ISO 9001 :2015. Die o.g. organisatorischen Themen geben einen kleinen Überblick, was in einem Handbuch beschrieben werden sollte. Ergänzen kann man das ganze noch mit den notwendigen Regelungen aus dem Umwelt- und Arbeitsschutz.
Ordnerstruktur
Jedes nicht gefundene Dokument erzeugt beim Anwendung Frust. Daher sollte man sich über eine sinnvolle Ordnerstruktur Gedanken machen. Ich bevorzuge folgende Ordnerstruktur bei der Dateiablage.
- QM Handbuch
- Qualitätspolitik
- Organigramm
- Prozesslandschaft
- Prozessbeschreibungen
- Verfahrensanweisungen
- Arbeitsanweisungen
- Kontext Organisation
- Wissen der Organisation
- Wechselwirkung Prozesse
- Kommunikation
- Schulungen
- Interne Audits
- Lieferantenbewertung
- Kundenzufriedenheitsbewertung
- Beauftragungen
- Verbesserungen
- Managementbewertung
- Rechtskataster
In jedem Unterordner sind in den Ordnern die relevanten Dokumente und Nachweise abgelegt. Ich lege in jedem Unternordner noch ein Archiv an für veraltete bzw. überarbeitete Dokumente. Da viele dieser Dokumente auch in Excel erstellt werden können, bietet sich ein interaktives Excel Handbuch gerade zu an. Das interaktive Excel Managementsystem hat ein Register Tabellenblatt, in dem alle Dokumente aufgelistet sind.
Werden Dokumente gelöscht oder neue hinzugefügt, kann über eine Schaltfläche das Register Tabellenblatt aktualisiert werden. Jedes Tabellenblatt (Reiter) hat ein Icon, um wieder auf das Register Tabellenblatt zu navigieren. Die einzelnen Dokumente sind wiederum mit anderen Dokumenten verlinkt. Gerade für kleiner Unternehmen hat sich diese Methode bewährt.
