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Ein On- und Off-Boarding-Prozess beschreibt die Verfahren und Schritte, die Organisationen nutzen, um neue Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren bzw. sie am Ende ihrer Beschäftigung aus dem Unternehmen zu verabschieden. Diese Prozesse sind entscheidend für eine positive Mitarbeitererfahrung und langfristigen Erfolg des Personalmanagements. In diesem Artikel werden beide Prozesse im Detail erläutert. Dieser Prozess sollte auch in das ISMS integriert werden.
On-Boarding-Prozess
Der On-Boarding-Prozess ist der systematische Ansatz, den ein Unternehmen verfolgt, um neue Mitarbeiter einzustellen und sie erfolgreich in die Organisation einzubinden. Das Hauptziel des On-Boarding-Prozesses ist es, den neuen Mitarbeitern den Übergang zu erleichtern, ihre Produktivität zu steigern und ihre Bindung an das Unternehmen zu fördern. Der On-Boarding-Prozess kann in verschiedene Phasen unterteilt werden:
- Vorbereitungsphase: Diese Phase beginnt, sobald ein Kandidat das Jobangebot annimmt. Die Personalabteilung oder der zuständige Manager sollten sicherstellen, dass der Arbeitsplatz, die technische Ausstattung und die erforderlichen Zugänge bereitstehen. Ebenso sollten relevante Dokumente, wie zum Beispiel Verträge, Handbücher und Richtlinien, vorbereitet werden.
- Orientierungsphase: In dieser Phase werden dem neuen Mitarbeiter die Unternehmenskultur, die Werte, die Vision, die Ziele und die Struktur des Unternehmens vermittelt. Häufig findet eine Orientierungsveranstaltung oder eine Einführungswoche statt, um den neuen Mitarbeitern einen Überblick über das Unternehmen und seine Abteilungen zu geben.
- Integration und Training: Während dieser Phase erhält der neue Mitarbeiter eine Einführung in seine konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter einen Mentor oder einen direkten Vorgesetzten hat, der für Fragen und Unterstützung zur Verfügung steht. Auch Schulungen und Weiterbildungen sollten angeboten werden, um die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse für die neue Position zu vermitteln.
- Leistung und Entwicklung: Nachdem der Mitarbeiter in seine Rolle eingearbeitet wurde, sollten regelmäßige Leistungsbewertungen und Feedback-Gespräche stattfinden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter kontinuierlich wächst und seine Ziele erreicht. Diese Phase kann auch dazu genutzt werden, um mögliche Karriereentwicklungsmöglichkeiten zu besprechen und den Mitarbeiter für zukünftige Aufgaben vorzubereiten.
Off-Boarding-Prozess
Der Off-Boarding-Prozess beschreibt die Vorgehensweise, um Mitarbeiter am Ende ihrer Beschäftigung aus dem Unternehmen zu verabschieden. Ziel des Off-Boarding-Prozesses ist es, die Trennung für beide Seiten so reibungslos wie möglich zu gestalten und wichtige Erkenntnisse für die Organisation zu gewinnen. Der Off-Boarding-Prozess kann in folgenden Schritten unterteilt werden:
- Ankündigung und Planung: Sobald ein Mitarbeiter kündigt oder das Unternehmen die Entscheidung trifft, den Vertrag nicht zu verlängern, sollte ein klarer Plan für die Übergabe der Aufgaben und Verantwortlichkeiten erstellt werden. Dies sollte in Zusammenarbeit mit dem betreffenden Mitarbeiter, seinem Vorgesetzten und möglicherweise anderen Teammitgliedern erfolgen.
- Übergabe: In dieser Phase sollten alle laufenden Projekte, Verantwortlichkeiten und wichtigen Informationen an andere Teammitglieder oder den Nachfolger des ausscheidenden Mitarbeiters übergeben werden. Dies kann durch schriftliche Dokumentation, persönliche Gespräche oder formelle Übergabemeetings erfolgen.
- Abschluss administrativer Aufgaben: Der ausscheidende Mitarbeiter sollte alle ausstehenden Verwaltungsaufgaben erledigen, wie zum Beispiel die Rückgabe von Firmeneigentum, das Ausfüllen von Formularen und das Schließen von Zugängen zu internen Systemen. Die Personalabteilung sollte sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente, wie zum Beispiel Arbeitszeugnisse und Sozialversicherungsunterlagen, erstellt und an den Mitarbeiter übergeben werden.
- Exit-Interview: Ein Exit-Interview ist ein wichtiges Instrument, um wertvolles Feedback von ausscheidenden Mitarbeitern zu erhalten. Hier können Gründe für das Ausscheiden, Verbesserungsvorschläge und allgemeine Erfahrungen während der Beschäftigung besprochen werden. Die gewonnenen Erkenntnisse sollten genutzt werden, um interne Prozesse und das Arbeitsumfeld kontinuierlich zu verbessern.
- Nachbereitung: Nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters sollte das Unternehmen seine Erfahrungen und das gesammelte Feedback analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um zukünftige Mitarbeiterbindungen zu stärken und den On-Boarding- und Off-Boarding-Prozess weiter zu optimieren.
Zusammenfassend sind sowohl der On-Boarding- als auch der Off-Boarding-Prozess entscheidend für eine erfolgreiche Personalführung. Der On-Boarding-Prozess ermöglicht eine erfolgreiche Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, während der Off-Boarding-Prozess dazu beiträgt, den Trennungsprozess reibungslos zu gestalten und wertvolle Erkenntnisse für die Organisation zu erhalten. Beide Prozesse sollten stets auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter abgestimmt sein und kontinuierlich verbessert werden, um eine positive Mitarbeitererfahrung und langfristigen Erfolg sicherzustellen.
