Datenschutzbeauftragter (DSB)
Der Datenschutzbeauftragte muss nicht zwangsläufig ein externer Dienstleister sein. Bei internen DSB muss allerdings darauf geachtet werden, dass die Person eine fachliche Qualifikation besitzt. Zudem darf die Wahrnehmung seiner Aufgaben in keinem Interessenskonflikt stehen – z. B. Mitglied der Geschäftsführung, der Leiter der IT-Abteilung oder der Personalabteilung.
Diese Personen sind in der Regel für die Datenverarbeitung verantwortlich und würden sich selbst kontrollieren. Eine automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist dann gegeben, wenn z. B. mehr als 20 Mitarbeiter digitale Kundendateien benutzen oder Kundendaten auf einem Laptop, PC oder Smartphone verwenden.
Der DSB sollte durch die Geschäftsleitung beauftragt werden – dies möglichst in schriftlicher Form, schon wegen der Nachweispflicht. Die Kontaktdaten sind der zuständigen Landesdatenschutzbehörde zu melden. Auch innerhalb des Unternehmens sollten die Kontaktdaten des internen DSB bekannt gemacht und zusätzlich auf der Webseite veröffentlicht werden.
Somit ist sichergestellt, dass der Datenschutzbeauftragte für alle Mitarbeiter und externe Stellen jederzeit per E-Mail oder telefonisch erreichbar ist.
Stellung des DSB im Unternehmen
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) unterrichtet unmittelbar an die Geschäftsleitung. Er ist somit eine Stabsstelle, gleichzusetzen mit einem QMB oder der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Ferner ist der Datenschutzbeauftragte weisungsunabhängig und muss bei allen rechtlichen Datenschutzvorgängen frühzeitig eingebunden werden.
Der DSB genießt wie ein Betriebsrat einen besonderen Kündigungsschutz. Sein Arbeitsverhältnis darf während der Ausübung als DSB und für ein Jahr danach nicht gekündigt werden, es sei denn, die Kündigung erfolgt aus einem wichtigen Grund. Ebenfalls muss der DSB genügend Zeit haben, sich durch Fortbildungen weiterzubilden.
Aufgaben Datenschutzbeauftragter – Überblick
Haben Sie einen externen Dienstleister mit der Wahrnehmung der Aufgaben als DSB betraut, so regelt der Dienstleistungsvertrag, welche Aufgaben durch den externen DSB wahrzunehmen sind. Im Einzelnen sind das:
- Einhaltung der Dokumentationspflichten
- Beratung und Überwachung von Datenschutz-Folgeabschätzungen
- Zusammenarbeit mit der Landesdatenschutzbehörde
- Ansprechpartner für externe und interne Personen (Mitarbeiter, interessierte Kreise)
Weitere Leistungen Datenschutz
Neben den Kernaufgaben übernimmt der Datenschutzbeauftragte oder externe DSB häufig weitere Leistungen im Bereich Datenschutz und Compliance, abhängig von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens.
PDFs zum Datenschutz DSGVO
Voraussetzungen und Bestellung
Grundsätzlich ist in Deutschland ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn im Unternehmen mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder wenn besonders sensible Daten (wie Gesundheitsdaten) verarbeitet werden. Dabei kann es sich entweder um einen internen Mitarbeiter handeln, der die notwendige Fachkunde vorweisen kann, oder um einen externen Dienstleister, der diese Rolle übernimmt. Wichtig ist in jedem Fall, dass der Datenschutzbeauftragte unabhängig agiert und nicht in Interessenskonflikte gerät.
Zentrale Aufgaben
Verantwortung und Unabhängigkeit
Der Datenschutzbeauftragte trägt eine hohe Verantwortung, muss aber zugleich die nötige Unabhängigkeit besitzen, um Missstände oder Risiken ohne Rücksicht auf firmeninterne Hierarchien aufzuzeigen. Daher ist es wichtig, dass das Management ihm ausreichende Ressourcen, Befugnisse und Handlungsspielräume zur Verfügung stellt. Dazu gehören unter anderem freie Zugänge zu relevanten Daten und Prozessen, regelmäßige Weiterbildungen sowie die Möglichkeit, eigenständig mit Behörden zu kommunizieren.
Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter
Ob ein externer oder interner DSB eingesetzt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Größe und Struktur des Unternehmens, Komplexität der Datenverarbeitungsprozesse und bestehende Kompetenzen bei den Mitarbeitern. Ein interner Datenschutzbeauftragter kennt die internen Abläufe besser und kann so gezielt Verbesserungen anstoßen. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt hingegen oft einen größeren Erfahrungsschatz aus unterschiedlichen Branchen mit und ist häufig weniger anfällig für Interessenskonflikte.
Haben sie einen externen Dienstleister mit der Wahrnehmung der Aufgaben als DSB betraut, so regelt der Dienstleistungsvertrag welche Aufgaben durch den externen DSB wahrzunehmen sind. Im einzelnen sind das:
Strafen im Datenschutz
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) berät die Geschäftsleitung in allen datenschutzrechtlichen Themen. Bei einer fahrlässigen Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten fallen erhebliche Bußgelder an – bis zu 2 % des Jahresumsatzes bzw. maximal 10 Mio. EUR.
Zusammenfassung
Ein Datenschutzbeauftragter ist ein wesentlicher Garant für die rechtskonforme und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Er trägt dazu bei, das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu erhalten oder sogar zu stärken. Da die DSGVO bei Verstößen empfindliche Sanktionen vorsieht, lohnt es sich, den Datenschutzbeauftragten frühzeitig in Projekte und Entscheidungen einzubinden.
Auf diese Weise können eventuelle Probleme rechtzeitig erkannt und kostspielige Konsequenzen vermieden werden. Langfristig stärkt ein proaktiver Umgang mit dem Thema Datenschutz nicht nur das Image des Unternehmens, sondern sichert auch Wettbewerbsvorteile in einer zunehmend datengesteuerten Wirtschaft.
Kernaufgaben des DSB
Kleine- und mittelständische Unternehmen (KMU)
Im Juni 2020 hat der Bundestag beschlossen, dass für kleine Betriebe mit 20 Mitarbeitern, die sich mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten befassen, ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist. Vorher musste man schon ab 10 Mitarbeitern einen DSB benennen. Diese Anpassung entlastet kleine Unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO.
Trotzdem sollte man den Datenschutz nicht vernachlässigen. Auch Unternehmen unter 20 Mitarbeitern müssen, um Risiken und Strafzahlungen zu vermeiden, einen internen Datenschutzbeauftragten und/oder Datenschutzkoordinator benennen. Die Umsetzung der DSGVO obliegt den Geschäftsführern. In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter jedoch nicht ausreichend geschult.
Der TÜV Süd hat hierzu eine Online-Befragung durchgeführt. Ergebnis: nur 44 % der befragten Unternehmen haben ihre Mitarbeiter ausreichend zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschult.
Gerade für sehr kleine Betriebe mit rund 20 Mitarbeitern ist es oft kostengünstiger, einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen. Er berät Sie in allen rechtlichen Fragen und kann rechtzeitig gegensteuern, falls sich Strafzahlungen abzeichnen. Wir sind spezialisiert auf Unternehmen in Bayern, Baden-Württemberg, Hessen, Sachsen und Thüringen.
Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an. Unsere Kernkompetenzen sind die Beratung und Unterstützung von KMUs bei der Einführung der ISO 9001 und IATF 16949 sowie die Implementierung eines DSGVO-konformen Datenschutzmanagements. Alle diese Regelwerke und Normen haben eines gemeinsam: Sie können in einem integrierten Managementsystem zusammengefasst werden.
DSB notwendig oder nicht?
Sie wissen nicht, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten brauchen? Sie überlegen, ob Sie einen internen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten ausbilden? Warum setzen Sie bei dieser wichtigen Frage nicht auf Outsourcing?
Wir stellen Ihnen einen DSB, der Sie in allen Belangen berät, die Einhaltung der DSGVO überwacht und die gesetzeskonforme Umsetzung in Ihrem Unternehmen sicherstellt. Ein externer DSB kostet Sie ca. 180,00 EUR im Monat.
Lohnt es sich, die Schulung und Arbeitszeit in einen Mitarbeiter zu investieren? Diese Frage sollten Sie sich beantworten. Wir sind bundesweit tätig, z. B. in Bayern, Baden-Württemberg und Thüringen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
Tipp:
Fazit
Ein Datenschutzbeauftragter hat vielfältige Aufgaben, die weit über die reine Beratung hinausgehen. Neben der „klassischen“ Bestandsaufnahme und Dokumentation lohnt es sich, für weiterführende und teils komplexe Bereiche zusätzliche Step-by-Step-Anleitungen zu entwickeln. Dies sorgt für Klarheit, Effizienz und vor allem für nachhaltige Compliance.
