Datenschutzbeauftragter DSB
Der Datenschutzbeauftragte muss nicht zwangsläufig ein externer Dienstleister sein. Bei internen DSB muss allerdings darauf geachtet werden, dass die Person eine fachliche Qualifikation besitzt. Die Wahrnehmung seiner Aufgaben in keinen Interessenskonflikt stehen, z.B. Mitglied der Geschäftsführung, der Leiter der IT-Abteilung oder Personalabteilung.
Diese Personen sind in der Regel für die Datenverarbeitung verantwortlich und würden sich selbst kontrollieren. Eine automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist dann gegeben, wenn z.B. mehr als 20 Mitarbeiter digitale Kundendateien benutzen oder die Kundendaten auf einem Laptop, PC oder Smartphone verwenden.
Der DSB sollte durch die Geschäftsleitung beauftragt werden. Dies sollte in schriftlicher Form erfolgen, schon wegen der Nachweispflicht. Die Kontaktdaten sind der Landesdatenschutzbehörde zu melden. Auch sollten sie die Kontaktdaten des internen DSB im Unternehmen weitergeben und auch auf der Webseite veröffentlichen. Somit ist sichergestellt, dass der DSB von allen Mitarbeitern und externen Stellen über E-Mail oder telefonisch jederzeit erreichbar ist.
PDFs zum Datenschutz DSGVO
Stellung des DSB im Unternehmen
Der DSB unterrichtet unmittelbar an die Geschäftsleitung. Er ist somit eine Stabsstelle, gleichzusetzen mit einem QMB oder der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Ferner ist der Datenschutzbeauftragte weisungsunabhängig und ist bei allen rechtlichen Datenschutzvorgängen frühzeitig einzubinden.
Der DSB genießt wie ein Betriebsrat einen besonderen Kündigungsschutz. Sein Arbeitsverhältnis darf während der Ausübung als DSB und für ein Jahr danach nicht gekündigt werden, es sei denn, die Kündigung erfolgt aus einem wichtigen Grund. Ebenfalls muss der DSB genügend Zeit haben, sich bei Fortbildungen weiterzubilden.
Aufgaben Datenschutzbeauftragter „Überblick“
Haben sie einen externen Dienstleister mit der Wahrnehmung der Aufgaben als DSB betraut, so regelt der Dienstleistungsvertrag welche Aufgaben durch den externen DSB wahrzunehmen sind. Im einzelnen sind das:
- Voraussetzungen und Bestellung
- Grundsätzlich ist in Deutschland ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn im Unternehmen mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder wenn besonders sensible Daten (wie Gesundheitsdaten) verarbeitet werden. Dabei kann es sich entweder um einen internen Mitarbeiter handeln, der die notwendige Fachkunde vorweisen kann, oder um einen externen Dienstleister, der diese Rolle übernimmt. Wichtig ist in jedem Fall, dass der Datenschutzbeauftragte unabhängig agiert und nicht in Interessenskonflikte gerät.
- Zentrale Aufgaben
- Der Datenschutzbeauftragte überwacht in erster Linie die Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Vorschriften innerhalb des Unternehmens. Konkret umfasst dies unter anderem:
- Beratung und Schulung: Mitarbeiter werden regelmäßig über die gesetzlichen Vorgaben informiert und erhalten praktische Hinweise, wie sie im Arbeitsalltag datenschutzkonform handeln können.
- Überprüfung von Prozessen und Richtlinien: Dazu gehört das Erstellen und Pflegen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Außerdem werden technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) geprüft, um sicherzustellen, dass Daten angemessen geschützt sind.
- Kooperation mit Aufsichtsbehörden: Der DSB fungiert als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und den zuständigen Aufsichtsbehörden. Er beantwortet Anfragen und koordiniert erforderliche Maßnahmen, beispielsweise im Falle einer Datenpanne.
- Risikobewertung: Indem er potenzielle Schwachstellen identifiziert und entsprechende Empfehlungen ausspricht, minimiert er das Risiko von Datenschutzverletzungen.
- Sicherstellung von Betroffenenrechten: Dazu zählt die Überwachung, ob Anfragen zur Auskunft, Löschung oder Berichtigung von Daten fristgerecht und korrekt bearbeitet werden.
- Der Datenschutzbeauftragte überwacht in erster Linie die Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Vorschriften innerhalb des Unternehmens. Konkret umfasst dies unter anderem:
- Verantwortung und Unabhängigkeit
- Der Datenschutzbeauftragte trägt eine hohe Verantwortung, muss aber zugleich die nötige Unabhängigkeit besitzen, um Missstände oder Risiken ohne Rücksicht auf firmeninterne Hierarchien aufzuzeigen. Daher ist es wichtig, dass das Management ihm ausreichende Ressourcen, Befugnisse und Handlungsspielräume zur Verfügung stellt. Dazu gehören unter anderem freie Zugänge zu relevanten Daten und Prozessen, regelmäßige Weiterbildungen sowie die Möglichkeit, eigenständig mit Behörden zu kommunizieren.
- Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter
- Ob ein externer oder interner DSB eingesetzt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Größe und Struktur des Unternehmens, Komplexität der Datenverarbeitungsprozesse und bestehende Kompetenzen bei den Mitarbeitern. Ein interner Datenschutzbeauftragter kennt die internen Abläufe besser und kann so gezielt Verbesserungen anstoßen. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt hingegen oft einen größeren Erfahrungsschatz aus unterschiedlichen Branchen mit und ist häufig weniger anfällig für Interessenskonflikte.
Strafen im Datenschutz
Der DSB berät die Geschäftsleitung in allen datenschutzrechtlichen Themen. Bei einer fahrlässigen Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten fallen erhebliche Bußgelder an. Bis zu 2% des Jahresumsatzes bis max. 10 Mio. EUR.
Zusammenfassung
Ein Datenschutzbeauftragter ist ein wesentlicher Garant für die rechtskonforme und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Er trägt dazu bei, das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu erhalten oder sogar zu stärken. Da die DSGVO bei Verstößen empfindliche Sanktionen vorsieht, lohnt es sich, den Datenschutzbeauftragten frühzeitig in Projekte und Entscheidungen einzubinden. Auf diese Weise können eventuelle Probleme rechtzeitig erkannt und kostspielige Konsequenzen vermieden werden. Langfristig stärkt ein proaktiver Umgang mit dem Thema Datenschutz nicht nur das Image des Unternehmens, sondern sichert auch Wettbewerbsvorteile in einer zunehmend datengesteuerten Wirtschaft.
Kleine- und mittelständische KMU
Im Juni 2020 hat der Bundestag beschlossen, dass für kleine Betriebe mit 20 Mitarbeitern, die sich mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten befassen, ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist. Vorher musste man schon ab 10 Mitarbeiter einen DSB benennen. Diese Erleichterung entlasstet kleine Unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO.
Trotzdem sollte man den Datenschutz nicht vernachlässigen. Auch Unternehmen unter 20 Mitarbeiter müssen, um Risiken und Strafzahlungen zu vermeiden, einen internen Datenschutzbeauftragten und/oder Datenschutzkoordinator benennen. Die Umsetzung der DSGVO obliegt den Geschäftsfühern. In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter nicht ausreichend geschult.
Der TÜV Süd hat hierzu eine Online Befragung in Auftrag gegeben und diese Umfrage hat herausgestellt, dass nur 44% der befragten Unternehmen eine ausreichende Schulung der Datenschutzgrundverordnung im Unternehmen geschult haben.
Gerade für sehr kleine Betriebe mit 20 Mitarbeitern ist es kostengünstiger einen externen DSB zu beauftragen. Er berät sie in allen rechtlichen Fragen und kann noch rechtzeitig gegensteuern, falls sich Strafzahlungen anbannen. Wir sind spezialisiert auf die Bundesländern Bayern, Baden-Württemberg, Hessen, Sachsen und Thüringen.
Fordern sie ein unverbindliches Angebot an. Unsere Kernkompetenzen sind die Beratung und Unterstützung von KMUs in der Einführung der ISO 9001 und IATF 16949 und die Implementierung einer DSGVO konformen Datenschutzmanagement. Alle diese Regelwerke, Normen haben eines gemeinsam, man kann sie in einem integrierten Managementsystem zusammen fassen.
DSB notwendig oder nicht
Sie wissen nicht ob sie einen Datenschutzbeauftragten brauchen? Sie überlegen ob sie einen internen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten ausbilden? Warum setzen sie bei dieser wichtigen Frage nicht auf Outsourcing?
Wir stellen ihnen einen DSB, der sich für ihre Belange und für die Einhaltung der DSGVO berät und die gesetzeskonforme Umsetzung in ihren Unternehmen überwacht, zur Verfügung. Ein externer DSB kostet sie ca. 180,00 EUR im Monat.
Lohnt sich hier die Schulung und Arbeitszeit in einen Mitarbeiter zu investieren? Diese Frage sollen sie sich beantworten. Wir sind bundesweit tätig, beispielsweise in Bayern, Baden-Württemberg und Thüringen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
Tipp:
Fazit
Eine Datenschutzbeauftragter hat vielfältige Aufgaben, die weit über die reine Beratung hinausgehen. Neben der „klassischen“ Bestandsaufnahme und Dokumentation lohnt es sich, für weiterführende und teils komplexe Bereiche zusätzliche Step-by-Step-Anleitungen zu entwickeln. Dies sorgt für Klarheit, Effizienz und vor allem für nachhaltige Compliance.
