Integriertes Managementsystem IMS

Durch ein integriertes Managementsystem können Anforderungen verschiedener Regelwerke bzw. Systeme gleichzeitig und effizient erfüllt werden. Heutzutage sind Unternehmen mit einer Vielzahl von Standards konfrontiert. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich im ständig wechselnden Umfeld zu bewähren, müssen die Unternehmen den in verschiedenen Standards festgelegten Anforderungen begegnen. Als Ergebnis entstanden diverse eigenständige Managementsysteme, wie z. B. das QM-System, das Umweltmanagementsystem (UM-System), das Arbeitsschutzmanagementsystem (ASM-System) und das Energiemanagementsystem (EM-System).

Ein integriertes Managementsystem fasst Ressourcen zusammen und nutzt Synergieeffekte um schlanke Unternehmensstrukturen zu erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Ermöglicht wird diese Integration durch die Einführung der High Level Structure (HLS) für Management-systemnormen durch die ISO (International Organization for Standardisation). Diese Vorgabe sorgt für eine einheitliche Struktur mit gleichartigen Kerninhalten bei den unterschiedlichen ISO-Normen mit dem Ziel die Angleichung der ISO-Normen zu verbessern. Zusätzlich ist die HLS ein Leitfaden für die Entwicklung künftiger Normen, so dass langfristig alle Managementsystemnormen den gleichen übergeordneten Aufbau und die gleichen Kernanforderungen beinhalten

Durch ein IMS werden nicht nur Synergien und Ressourcen gebündelt, sondern ich sehe hier auch Vorteile bzgl. dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und das schnelle Auffinden von Optimierungspotentialen. Der administrative Aufwand für die Aufrechterhaltung der einzelnen Managementsysteme wird deutlich reduziert. Es besteht die Möglichkeit über eine Kombi-Zertifizierung mehrere Systeme in einem Zertifizierungsverfahren zu zertifizieren. Das spart Kosten und Ressourcen.

Geschichte Integriertes Managementsystem

Die Geschichte des Integrierten Managementsystems (IMS) geht zurück bis in die 1990er Jahre. Zu dieser Zeit wurden verschiedene Managementsysteme in Unternehmen eingeführt, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern. Diese Managementsysteme waren jedoch oft isoliert und unabhängig voneinander.

Um diese Systeme zu integrieren und eine kohärente und effektive Verwaltung zu gewährleisten, wurde die Idee eines IMS geboren. Die Internationalen Organisation für Normung (ISO) entwickelte im Jahr 1990 die ISO 9000 Norm für Qualitätsmanagementsysteme, die als Grundlage für die Entwicklung von IMS diente.

In den folgenden Jahren wurden weitere Managementsysteme eingeführt, wie z.B. ISO 14001 für Umweltmanagement, OHSAS 18001 für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und ISO 50001 für Energiemanagement. Diese Standards legten die Grundlage für die Entwicklung von IMS und machten die Integration der verschiedenen Managementsysteme möglich.

Die Idee hinter einem IMS ist, dass verschiedene Managementsysteme innerhalb einer Organisation oft auf dieselben Prozesse, Daten und Ressourcen zugreifen und sich aufeinander auswirken. Ein IMS bietet daher eine Möglichkeit, diese Systeme zu integrieren und zu rationalisieren, um eine verbesserte Effizienz, Effektivität und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu erreichen.

Die Implementierung eines IMS kann einer Organisation viele Vorteile bringen, wie z.B. eine verbesserte Effizienz, eine konsistente Erfüllung von Anforderungen und eine verbesserte Überwachung und Kontrolle von Risiken. Ein IMS kann auch dazu beitragen, die Integration von Prozessen und Managementsystemen in die Organisation zu fördern, was dazu beitragen kann, die Organisationsstruktur und -kultur zu verbessern.

Insgesamt hat die Entwicklung von IMS dazu beigetragen, dass Unternehmen ihre Managementsysteme integrieren und harmonisieren können, um eine effektive und effiziente Verwaltung zu gewährleisten und die Leistung der Organisation kontinuierlich zu verbessern.

Was ist ein Integriertes Managementsystem

IMS steht für integriertes Managementsystem. Ein IMS ist ein System, das verschiedene Managementsysteme innerhalb einer Organisation integriert, um eine kohärente und effiziente Verwaltung zu gewährleisten. Es kann verschiedene Managementsysteme, wie z.B. ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 50001 (Energiemanagement), ISO 45001 (Arbeitsschutz- und Gesundheitsschutzmanagement) miteinander verbinden.

Die Idee hinter einem IMS ist, dass die verschiedenen Managementsysteme innerhalb einer Organisation oft auf dieselben Prozesse, Daten und Ressourcen zugreifen und sich aufeinander auswirken. Ein IMS bietet daher eine Möglichkeit, diese Systeme zu integrieren und zu rationalisieren, um eine verbesserte Effizienz, Effektivität und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu erreichen.

Ein IMS besteht aus einem Satz von Prozessen, Verfahren und Werkzeugen, die es ermöglichen, die verschiedenen Managementsysteme zu integrieren und zu harmonisieren. Das IMS sollte auch die Schaffung einer gemeinsamen Sprache und eines gemeinsamen Verständnisses für die verschiedenen Managementsysteme fördern, um eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Die Implementierung eines IMS kann einer Organisation Vorteile bringen, wie z.B. eine verbesserte Effizienz, eine konsistente Erfüllung von Anforderungen und eine verbesserte Überwachung und Kontrolle von Risiken. Ein IMS kann auch dazu beitragen, die Integration von Prozessen und Managementsystemen in die Organisation zu fördern, was dazu beitragen kann, die Organisationsstruktur und -kultur zu verbessern.

Vorteile eines integrierten Managementsystems

Ein Integriertes Managementsystem (IMS) bietet zahlreiche Vorteile für Organisationen, die es implementieren. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

1. Effizienz: Ein IMS ermöglicht es, Ressourcen und Prozesse effektiver zu nutzen, indem redundante Prozesse eliminiert werden und eine kohärente Herangehensweise an das Management eines Unternehmens gefördert wird. Durch die Integration der verschiedenen Managementsysteme können auch Synergien zwischen den Systemen genutzt werden.
2. Kosteneinsparungen: Ein IMS kann dazu beitragen, Kosten zu senken, indem es Doppelarbeit und unnötige Ausgaben reduziert. Die Organisation kann durch die Nutzung eines IMS auch von Skaleneffekten profitieren, da es eine effektivere Nutzung von Ressourcen ermöglicht.
3. Verbesserte Compliance: Ein IMS stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen und Standards in Bezug auf Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und Energiemanagement eingehalten werden. Dadurch wird das Risiko von Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen minimiert.
4. Verbesserung der Produkt- und Dienstleistungsqualität: Durch die Integration der verschiedenen Managementsysteme kann ein IMS dazu beitragen, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern. Dies kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und das Image der Organisation zu verbessern.
5. Risikomanagement: Ein IMS kann dazu beitragen, Risiken zu identifizieren und zu bewerten, indem es eine umfassende Bewertung von Risiken ermöglicht und die Einhaltung von Risikomanagementverfahren fördert. Dies kann dazu beitragen, das Risiko von Unfällen, Schäden an der Umwelt und anderen unerwünschten Ereignissen zu minimieren.
6. Verbesserte Zusammenarbeit: Ein IMS kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb der Organisation zu verbessern. Durch die Schaffung eines gemeinsamen Rahmens für die Zusammenarbeit können Missverständnisse und Konflikte vermieden werden, was dazu beitragen kann, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen.
7. Kontinuierliche Verbesserung: Ein IMS kann dazu beitragen, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der Organisation zu fördern, indem es die Identifikation von Schwachstellen und Problemen erleichtert und eine effektive Überwachung von Verbesserungsmaßnahmen ermöglicht.

Anforderungen an integrierten Management

Ein IMS sollte bestimmte Anforderungen erfüllen, um effektiv zu sein. Zu den wichtigsten Anforderungen an ein IMS gehören:

1. Einheitlicher Ansatz: Ein IMS sollte eine einheitliche und integrierte Herangehensweise an die verschiedenen Managementsysteme fördern, um Doppelarbeit und inkonsistente Anforderungen zu vermeiden.
2. Kontinuierliche Verbesserung: Ein IMS sollte eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern, um sicherzustellen, dass die Prozesse und Verfahren im Unternehmen kontinuierlich verbessert werden.
3. Einbeziehung von Führungskräften: Führungskräfte sollten sich aktiv an der Implementierung des IMS beteiligen und sicherstellen, dass die Ziele und Strategien des IMS mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen.
4. Ausreichende Ressourcen: Ein IMS sollte ausreichende Ressourcen, einschließlich Finanzen, Personal und Zeit, bereitstellen, um sicherzustellen, dass das IMS erfolgreich implementiert und aufrechterhalten wird.
5. Kompatibilität mit anderen Systemen: Ein IMS sollte mit anderen Systemen und Prozessen im Unternehmen kompatibel sein, um sicherzustellen, dass das IMS effektiv integriert wird.
6. Messbare Ziele und Indikatoren: Ein IMS sollte messbare Ziele und Indikatoren enthalten, die es ermöglichen, die Wirksamkeit des IMS zu überwachen und zu bewerten.
7. Schulung und Sensibilisierung: Schulung und Sensibilisierung sind wichtig, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das IMS verstehen und unterstützen. Es sollte daher eine umfassende Schulung und Sensibilisierung für alle Mitarbeiter geben, die das IMS beeinflussen.
8. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Ein IMS sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es effektiv und aktuell bleibt.

Zusammenfassend sollten einheitlicher Ansatz, kontinuierliche Verbesserung, Einbeziehung von Führungskräften, ausreichende Ressourcen, Kompatibilität mit anderen Systemen, messbare Ziele und Indikatoren, Schulung und Sensibilisierung sowie regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung wichtige Anforderungen an ein IMS sein.

Ziele integriertes Managementsystem

Die Ziele eines IMS sind vielfältig und können je nach Organisation und Kontext variieren. Im Allgemeinen können die folgenden Ziele eines IMS genannt werden:

1. Verbesserte Effizienz und Effektivität: Durch die Integration der verschiedenen Managementsysteme soll Doppelarbeit vermieden, Prozesse vereinfacht und die Effizienz und Effektivität der Organisation gesteigert werden.
2. Verbesserte Compliance: Ein IMS soll sicherstellen, dass die Organisation die gesetzlichen Vorschriften und Anforderungen der relevanten Managementsysteme erfüllt.
3. Risikomanagement: Ein IMS soll dazu beitragen, Risiken besser zu managen und das Risikomanagement effektiver zu gestalten, indem es die unterschiedlichen Risiken aus den verschiedenen Managementsystemen integriert.
4. Verbesserte Zusammenarbeit: Ein IMS soll dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb der Organisation zu verbessern.
5. Kosteneinsparungen: Durch die Integration der Managementsysteme sollen Doppelarbeit und unnötige Kosten vermieden werden.
6. Verbesserung des Images: Ein IMS kann dazu beitragen, das Image der Organisation zu verbessern, indem es zeigt, dass die Organisation eine nachhaltige und verantwortungsvolle Geschäftsführung anstrebt.
7. Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Ein IMS soll sicherstellen, dass die Anforderungen der Kunden in Bezug auf Qualität, Umwelt und Gesundheit und Sicherheit erfüllt werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen kann. Kontinuierliche Verbesserung: Ein IMS soll dazu beitragen, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der Organisation zu fördern

Stolpersteine bei der Einführung eines IMS

Die Einführung eines IMS (integriertes Managementsystem) kann eine Herausforderung sein und es gibt verschiedene Stolpersteine, die während des Implementierungsprozesses auftreten können. Einige der häufigsten Stolpersteine bei der Einführung eines IMS sind:

1. Mangelndes Engagement der Führungskräfte: Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines IMS ist das mangelnde Engagement der Führungskräfte. Wenn die Führungskräfte das IMS nicht aktiv unterstützen, kann es schwierig sein, die erforderlichen Ressourcen zu erhalten und das IMS effektiv zu implementieren.
2. Mangelnde Einbeziehung der Mitarbeiter: Es ist wichtig, die Mitarbeiter in den Implementierungsprozess des IMS einzubeziehen und sicherzustellen, dass sie das IMS verstehen und unterstützen. Wenn die Mitarbeiter nicht ausreichend informiert oder geschult werden, kann dies zu einer geringen Akzeptanz und Widerstand gegenüber dem IMS führen.
3. Komplexität: Ein IMS kann sehr komplex sein, insbesondere wenn es verschiedene Managementsysteme integrieren soll. Eine zu komplexe Implementierung kann dazu führen, dass das IMS schwer zu verstehen und zu verwalten ist, was die Akzeptanz und Effektivität des Systems beeinträchtigen kann.
4. Mangelnde Integration von Prozessen: Wenn die verschiedenen Managementsysteme nicht nahtlos integriert werden, kann dies zu Doppelarbeit und ineffektiven Prozessen führen.
5. Mangelnde Kontrolle über die Dokumentation: Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung eines IMS ist die Verwaltung und Kontrolle der Dokumentation. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Dokumente und Aufzeichnungen des IMS angemessen verwaltet und aufbewahrt werden, um die Effektivität und Compliance des Systems sicherzustellen.
6. Unklare Verantwortlichkeiten: Es ist wichtig, klare Verantwortlichkeiten für die Verwaltung des IMS zu definieren, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des Systems angemessen erfüllt werden. Mangelnde Überwachung und Bewertung: Es ist wichtig, das IMS regelmäßig zu überwachen und zu bewerten, um sicherzustellen, dass es effektiv und effizient ist und um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.

Kombi-Zertifizierung​

Die Ergänzung der ISO 9001 um weitere Standards im Unternehmen hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Die Automobilindustrie setzt auf die IATF 16949 mit Basis Norm ISO 9001 als Automobil Standard und verlangt immer mehr auch die Anforderungen der ISO 14001 in der Zulieferindustrie zu etablieren.

Alle Managementsysteme lassen sich jetzt mit einer Kombi-Zertifizierung zertifizieren. Dadurch lassen sich vor allem die Kosten für die Zertifizierung erheblich reduzieren. Bei der Kombi-Zertifizierung werden alle gemeinsamen Regelwerke in einem Zertifizierungsaudit begutachtet. Die Zertifikate bekommen identische Laufzeiten und die Überwachungsfristen wird durch die Zertifizierungsstelle synchronisiert.

Standards mit HLS​

Folgende ISO Regelwerke haben bereits die neue High Level Structure (HLS) bekommen und können dadurch sehr einfach in einem integrierten Managementsystem zu einem gemeinsamen Management System integriert werden. Z.B.:

Integration IMS

In einem bestehenden IMS lassen sich ohne grossen Aufwand weitere Management Systeme integrieren. Die jährliche Überprüfung mit einem Systemaudit kann durch mehrere Auditoren (Fachspezifisch) erfolgen. Sofern keiner der Auditoren für alle integrierten Managementsysteme die erforderliche Kompetenz besitzt.

Eine Managementbewertung für das gesamte IMS durchführen. Die Unternehmenspolitik enthält alle Forderungen der einzelnen Regelwerke. Die Kennzahlen werden über eine gemeinsame Kennzahlen-Matrix erhoben und fortlaufend auf Zielerreichung überprüft.

Prozessmanagement im IMS​

Das IMS ist natürlich prozessorientiert aufgebaut. Die Prozessbeschreibungen werden genauso kombiniert erstellt. Alle wichtigen Informationen werden pro Prozess jeweils in einem Prozesssteckbrief beschrieben (Input – Output – Verarbeitung – Kompetenzen – Befugnisse – Risiken und Chancen – Prozessergebnisse (Kennzahlen) usw. Wird ein Workflow benötigt, so ist er Teil der Prozessbeschreibung. Die Prozesslandkarte enthält alle relevanten Prozesse des integrierten Managementsystems.

Das Ergebnis ist ein schlankes System, dass alle relevanten dokumentierten Informationen in einem System zusammenfasst. Das macht es Transparent für den Mitarbeiter, ist effizient, reduziert den Pflegeaufwand und vermeidet widersprüchliche dokumentierten Informationen.

Unterstützung

Wir unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung eines integrierten Managementsystem IMS bis zur Zertifizierungsreife durch eine Kombi-Zertifizierung. Wir haben die Lösungen, für eine zeitnahe und ressourcenschonende Umsetzung ihres Vorhabens. Sprechen Sie uns an und erhalten Sie ein unverbindliches Angebot bzw. ein kostenloses Erstgespräch vor Ort.

• ISO Standards
• Auswirkungen der Corona Pandemie für Zertifizierung und das Managementsystem
• Kosten Dauer 9001 Zertifizierung
• ISO 45001
• Unterstützung Kapitel 7