Verfahrensanweisung VA
Die Verfahrensanweisung (VA) war zu Zeiten der ISO 9001:2008 ein beliebtes Dokument um die Abläufe und Prozesse des Managementsystems zu beschreiben. In der heutigen prozessorientierten Welt ist die Verfahrensanweisung nicht mehr die erste Wahl um einen Prozess sinnvoll beschreiben zu können. Nichtsdestotrotz hat auch die Verfahrensanweisung seinen Platz in der Management Dokumentation, aber nicht um die Prozesse der Organisation sinnvoll darzustellen.
Prozessorientierung
Mit der Einführung der neuen ISO Norm hat der prozessorientierte Ansatz an Bedeutung gewonnen. Qualitätsmanagement Systeme die noch nach alten Strickmuster aufgebaut sind – das komplette Handbuch besteht mehr oder weniger aus Verfahrensanweisungen – sind gefordert umzudenken.
Inhalt Verfahrensanweisung
Die „klassische VA“ ist für mich die VA Organisation. Das Ziel dieser VA ist die Regelung zur Verantwortung, Befugnis und die gegenseitige Beziehung von Personal mit leitender, ausführender und prüfender Tätigkeit. Bei bestimmten Funktionen ist organisatorische Unabhängigkeit gefordert. Die Bereitstellung der erforderlichen Mittel sollte Bestandteil dieser VA sein. Der Aufbau einer Verfahrensanweisung sollte folgende Abschnitte besitzen:
Unterschied Verfahrensanweisung und Prozessbeschreibung
Im Gegensatz zur Prozessbeschreibung (PB) dokumentiere ich in einer Verfahrensanweisung (VA) das Verfahren. Der Unterschied zwischen Verfahrensanweisung und Prozessbeschreibung möchte ich an einem Beispiel erläutern. Die PB Auditprogramm beschreibt den Prozess wie ein Auditprogramm erstellt werden muss:
- Input: Unternehmensleitung /-strategie
- Output: Internes Audit
- Unternehmensleitung /-strategie
- Erstellung Auditprogramm auf Basis einer Risikobewertung
- Freigabe Auditprogramm
- Veröffentlichung Auditprogramm
- Aktualisierung Auditprogramm
- Freigabe Auditprogramm nach der Aktualisierung
- PB Internes Audit
- Input Review
- PB Managementbewertung
Die Verfahrensanweisung beschreibt die Planung der Audits. Im o.g. Beispiel steht als erster Prozessschritt “Erstellung Auditprogramm auf Basis einer Risikobewertung”. In der VA beschreibe ich jetzt wie ich diese Risikobewertung durchführe – also das Verfahren!
Schnittstellen
Die Geschäftsleitung (Oberste Leitung) fördert die Teamarbeit um einen bereichsübergreifenden Ansatz zur Entscheidungsfindung zu gewährleisten. Sie stellt ausserdem durch die Bereitstellung der entsprechenden Mittel sicher, dass alle notwendigen Informationen in der Sprache des Kunden (CAD-Daten, Muttersprache des Kunden etc.), sofern der Kunde darauf nicht verzichtet, übermittelt oder empfangen werden.
Die Geschäftsleitung stellt ausserdem die Mittel zur Verfügung, die benötigt werden, um die Kundenforderungen im Hinblick auf die Vorserienproduktion, Produktion und Qualitätsplanung zu erfüllen. Im Projektmanagement wird eine Liste mit allen Kundenspezifikationen die zur Durchführung einer Qualitätsplanung und einer Planung zur Produktionslenkung benötigt werden, geführt.
Beispiel VA Organisation
Kommunikation
Zur Darstellung der Zielvorgaben und erreichten Ziele dienen die Informationstafeln in der Produktion sowie im Verwaltungsbereich. Weitere Maßnahmen zur Unterstützung der internen Kommunikation sind das hauseigene Intranet (Server), der monatliche interne Q-Report, die Betriebsversammlung und die Abteilungsbesprechungen. Es existiert eine Übersicht aller regelmäßigen Besprechungen in allen Ebenen (Besprechungsübersicht).
