Prozessbeschreibung

Prozessmanagement Prozessanalyse
Prozessmanagement Prozessanalyse

Prozessmanagement​

Prozessmanagement in der ISO 9001 – Welche Prozesse gibt es in einem Unternehmen. Man unterscheidet folgende Prozesstypen oder Prozessgruppen: „Management Prozesse, Wertschöpfende Prozesse und Unterstützende Prozesse„. Management Prozesse haben den Fokus auf der Messung, Überwachung und Kontrolle von Geschäftsaktivitäten in einem Unternehmen. Ferner die Sicherstellung, dass die Gruppe mit den wertschöpfenden und unterstützenden Prozessen den Unternehmenszielen nachkommen.

Die wertschöpfenden Prozesse sind funktionsübergreifende End-To-End Prozesse, welche direkte Werte schaffen, bilden die Wertschöpfungskette, wo jeder Prozesschritt zur Schaffung von Produkten und Leistungen beitragen. Unterstützungsprozesse haben den Fokus darauf, dass sie durch Verwaltung von benötigten Resourrcen und Strukturen die wertschöpfenden Prozesse unterstützen.

Was bedeutet „Prozessmanagement“ im Unternehmen? In erster Linie steht die effiziente Ausrichtung der Prozesse und deren Einbindung in Kultur und strategischer Ausrichtung im Fokus. Die Hauptaspekte lassen sich zusammenfassen in der Erhebung, Gestaltung, Dokumentation, Prozessziele und die Umsetzung von Prozessen. Einfach formuliert bedeutet das: „Wer macht was, wann, wie und mit welchen Ziel!“

Was ist eine Prozessbeschreibung?​

Was ist eine Prozessbeschreibung? Eine Prozessbeschreibung enthält alle wichtigen Einzelschritte eines Prozesses. Die Darstellung kann man in einem Workflow sauber abbilden. Für jeden einzelnen Prozessschritt werden die In- und Outputs zugewiesen. Die Bindeschnittstellen zu anderen Prozessen werden im Workflow farbig hervorgehoben. Der Output eines Prozessschrittes ist gleichzeitig der Input des nächsten Schrittes.

Die Prozessbeschreibung enthält auch die Prüfungen, beispielsweise eine Erststückfreigabe oder eine Endprüfung. So können sie den ganzen Prozess in einem Workflow abbilden. Was ist eine Prozessbeschreibung nun? Eine Prozessbeschreibung ist eine Verkettung von einzelnen Prozessschritten – Die Summe der Einzel Schritte ist der gesamte Prozess. Beispielsweise der Produktonsprozess – beinhaltet die mechanische Fertigung, die Montage und die Endprüfung z.B. durch einen Prüfstand (EOL).

Eine Risikobetrachtung in der Prozessbeschreibung mit zu verankern ist empfehlenswert. Die ISO 9001:2015 fordert zwar nicht explizit eine dokumentierte Risikobetrachtung als Teil der Prozessbeschreibung, sie ist aber M.M. hier am richtigen Platz. Die Prozessrisiken könnten beispielsweise sein:

  • Zertifikatsverlust, Unzulängliche Basisdaten;
  • Unzureichende Qualifikation der Auditoren
  • Richtigkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten und EDV Daten;
  • Keine oder unzureichende Kenntnisse in den kundenspezifischen Forderungen;
  • unzureichende Kenntnisse der Regelwerke;
  • Veraltete Vorgaben;
  • Anweisungen und Dokumente;
  • fehlerhafte Auditplanung

Prozessbeschreibung ISO 9001

Beispiel Prozessbeschreibung ISO 9001 bzw. IATF 16949. Die Vorlage Prozessbeschreibung können Sie im Shop erwerben.

Vorteile Prozessmanagement​

  • Ausrichtung der betrieblichen Prozesse auf die Kundenbedürfnisse – Höhere Kundenzufriedenheit
  • Erhöhung der Qualität und Produktivität – Genauere Prognosen
  • Sinkende Prozesskosten – Weniger interne und externe Supportanfragen
  • Zielorientierte Steuerung des Unternehmens – Reduzierte Schulungszeiten und -kosten
  • Ständige Verbesserung der betrieblichen Prozesse – Reduzierte Duschlaufzeiten

Die Übertragung von Verantwortung an die Mitarbeiter führt zu höherer Motivation, da Erfolge aufgrund der Prozesskennzahlen sichtbar werden. Eine technische Infrastruktur setzt eventuell eine Einführung von neuen Informationssystemen voraus – Prozessunterstützung und Einführung neuer Arbeitsablauf Systeme.

Die Organisation des Unternehmens verlagert durch das Prozessmanagement Befugnisse in niedrige Hierarchiebenen. Dadurch werden Entscheidungsfreiräume geschaffen und Verantwortung der Mitarbeiter übertragen, Zusammenfassung funktionell getrennter Aufgaben.

5 Schritte zur Prozessbeschreibung​

Die Grundlagen des Prozessmanagements erklärt anhand der unterschiedlichen Prozesstypen: Management Prozesse | Wertschöpfende Prozesse | Unterstützende Prozesse. Die Managementprozesse haben die Aufgabe der Messung, Überwachung und Kontrolle von Geschäftsaktivitäten. Sie stellen sicher, dass die Wertschöpfenden und unterstützenden Prozesse der Aufgabe nachkommen die Unternehmensziele zu unterstützen.

Sie sind die Führungsprozesse und stellen sicher, dass das Unternehmen effektiv und effizient arbeitet. Wertschöpfende Prozesse hingegen sind Funktionsübergreifende Prozesse, welche direkte Werte (Wertschöpfung, Umsatz, Gewinn) schaffen. Sie bilden die Wertschöpfungskette und jeder Schritt trägt dazu bei zur Schaffung von Produkten, Dienstleistungen und Leistungen.

Phasen Prozessmanagements​

  • Prozessarbeit vorbereiten
  • Prozess beschreiben
  • Prozess strukturieren
  • Prozesse lenken und verbessern
  • Prozesse stabilisieren
Prozessmanagement mit Normreferenz ISO 9001
Prozessmanagement

Prozessanalyse​

Wie analysiere ich einen Prozess beim Audit? Beim Audit überprüfen sie die geltenden Prozessbeschreibungen im auditierenden Prozess. Damit habe ich die Basis Dokumente um den Prozess zu auditieren. Alleine die Anforderungen an den Input geben reichlich Stoff für den Auditor.

Unter den Aspekt „kundenspezifische Forderungen“ verbirgt sich zum Beispiel die Vorgabe von Kunden in welcher Art und Weise die internen Auditoren qualifiziert sein müssen um ein Prozessaudit durchzuführen. Volkswagen fordert hier eine Ausbildung zum zertifizierten Prozessauditor VDA 6.3 beim VDA-QMC (oder einem lizenzierten Schulungsträger).

Prozess Werkzeuge​

Die neue Revision der ISO 9001 fordert einen prozessorientierten Ansatz sowie die Ermittlung von Risiken und Chancen in der gesamten Prozesskette. Der PDCA Zyklus (Planen, Tun, Prüfen und Umsetzen) findet bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen Anwendung. Vier Schritte zur Prozessbeschreibung – Prozessanalyse & Design, Einsatz & Ausführung, Regelung & Überwachung und Optimierung & Verbesserung.

Prozesse QM System​

Prozessmanagement und Prozessorientierung sind heutzutage fester Bestandteil des Qualitätsmanagement Systems. Denken in Prozessen anstatt in Funktionen. Durch die Wechselwirkung lassen sich die wechselseitigen Auswirkungen der Prozesse in der gesamten Organisation leicht erkennen.

Die Effektivität und Effizienz der Prozesse wird durch messbare Prozessziele transparent. Mitarbeiter müssen in die Prozessgestaltung einbezogen werden. Durch ein prozessorientiertes Qualitätsmanagement System erreichen Sie transparente Prozesse, eine zielgerichtete Organisationstruktur und eine optimale Qualifikation aller Mitarbeiter.

Prozessarbeit vorbereiten​

Die Prozessarbeit vorbereiten umfasst in der Regel folgende Aufgaben: Prozessteam einberufen, Schlüsselprozesse festlegen, Prozesseigner ernennen und Prozessteams bilden. Folgende Fragen sind zu beantworten:

  • Existiert eine Prozesslandschaft und beinhaltet diese alle relevanten Prozesse der Organisation + ausgegliederte Prozesse?
  • Sind Schlüsselprozesse festlegt?
  • Sind für alle Schlüsselprozesse Prozesseigner festgelegt?
  • Hat der Prozesseigner ein Prozessteam einberufen?
  • Finden regelmäßige Treffen des Prozessteams statt?

Prozess beschreiben​

Bevor sie den Prozess beschreiben müssen einige Punkte beachtet werden:

  • Wurden die internen und externen Kunden des Prozesses identifiziert?
  • Wurden die Prozessergebnisse (Leistungen) bestimmt und durch den Prozesskunden verifiziert
  • Welche Mitgeltenden Unterlagen bzw. relevante Dokumente sind in die Prozessbeschreibung aufzunehmen?
  • Sind die Lieferanten des Prozesses identifiziert?
  • Wurden die Eingaben des Prozesses festgelegt?
  • Wurden die Eingaben mit dem Lieferanten abgestimmt?

Prozess strukturieren​

  • Wurde überprüft, ob alle notwendigen Ergebnisse erbracht werden bzw. ob die erbrachten Ergebnisse notwendig sind?
  • Wurden alle Tätigkeiten im Prozess auf ihre Wertschöpfung überprüft
  • Gibt es Schnittstellenvereinbarungen an den Stellen, an dem der Prozess die Abteilungen wechselt?
  • Sind die Lieferanten des Prozesses bestimmt
  • Wurden die Eingaben des Prozesses festgelegt?
  • Wurden die Eingaben mit dem Lieferanten abgestimmt?

Prozess lenken und verbessern​

  • Wurden Prozessziele und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung festgelegt?
  • Wurde festgelegt, wer für die Messung der Ziele verantwortlich ist?
  • Wird die Trendentwicklung der Kennzahlen verfolgt und analysiert?
  • Wurden Verbesserungspotentiale analysiert?
  • Wurden Ursachen für im Prozess auftauchende Probleme analysiert und Korrekturmaßnahmen festgelegt?

Prozess stabilisieren​

  • Liegen Produktionslenkungspläne* (Kontrollplan) vor für alle Prozesse?
  • Beinhalten die Produktionslenkungspläne Reaktionsmaßnahmen?
  • Werden die Prozesse regelmäßig auditiert?
  • Wurden Abweichungen beseitigt (zeitnah)?
  • Wurden die Prozesse ausreichend gegen Abweichungen und Fehler abgesichert?

Inhalte Prozessbeschreibung​ ISO 9001

Beim Audit können Sie mit den nachfolgenden Normforderungen der 9001 feststellen, ob alle relevanten Forderungen an einem Prozess vorhanden sind. Benutzen Sie diese Matrix beim internen Audit und tragen Sie bei einer Interview Befragung die Fakten in die Matrix ein. Sind alle Forderungen gemäß der Norm vorhanden und umgesetzt, ist der Prozess eindeutig beschrieben.

  • Prozess 4.4
  • Prozesslieferant
  • Eingaben 4.4.1a, 8.2.3
  • Prozesskunde
  • Dokumente, Methoden 4.4.1c
  • Bewertung 4.4.1g, 9.1.3, 9.3
  • Wissen 7.5, 7.1.6
  • Prozesseigner
  • Materialle Ressourcen 7.1.1, 7.1.3, 7.1.4, 8.1c
  • Verarbeitung 4.4.1b
  • Stärken, Schwächen 4.1
  • Risiken 6.1
  • Änderungen 4.4.1g, 6.3
  • Review 9.3.2c.3
  • Wechselwirkung 4.4.1b
  • Personelle Ressourcen 7.1.2, 4.4.1d, 8.1c
  • Ergebnisse 4.4.1a, 8.1b
  • Ziele, Kennzahlen 4.4.1c
  • Chancen 4.4.1f
  • Verbesserungen 4.4.1h

Prozessmanagement Kennzahlen

  • Fertigungsprozess: Anzahl Guteile, Durchlaufzeit, Nutzungsgrad, Prozessfähigkeitsindex, Maschinenverfügbarkeit
  • Disposition: Zeit für Auftragsbearbeitung, Anzahl termingerechter Aufträge, Lieferzeit, Sonderfahrtkosten, Kundenzufriedenheitsindex

Was ist der prozessorientierter Ansatz?​

  • Projekt managen (Benennen Sie für das Projekt verantwortliche Person)
  • Prozesslandkarte erstellen (Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Prozesse im Unternehmen)
  • Prozesse beschreiben – Input – Blackbox – Output (Schnittstellen, Prozessziele)
  • Prozesse bewerten (Die Bewertung ermöglicht Anforderungen zuzuordnen)
    Prozesse optimieren (Unter Berücksichtigung der Prozesskunden (intern/extern)
  • System steuern, überprüfen und dokumentieren der Prozessbeschreibung (Formulieren Sie qualifizierte Zielvorgaben)
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Funktionsfähigkeit des Systems

Interpretation Prozessansatz​

Die Interpretation IATF 16949 zum Thema „Prozess muss dokumentiert“ werden. Was bedeutet dass für die Organisation? Obwohl das Unternehmen frei entscheiden kann in welcher Form die Prozesse dokumentiert werden (z.B. Textlich, Ablaufdiagramm ff.) müssen trotzdem einige Spielregeln eingehalten werden. Die IATF 16949 verweist hier auf den automobilen Prozessansatz (Turtle). Ein Turtle beinhaltet mindestens:

  • In- und Output
  • Abfolge und Wechselwirkung
  • Methoden und Verfahren
  • Ressourcen und Verantwortlichkeiten
  • Risiken und Chancen
  • Kompetenzen und Befugnisse
  • Dokumente und Methoden
  • Verarbeitung Prozess
  • Ergebnisse Prozess

Um diese Forderung umzusetzen können Sie in einer Verfahrensanweisung (Textlich) auch das Turtle integrieren und weiter im Text diesen in Prosa beschreiben. Damit haben sie die Forderungen nach einem dokumentierten Prozess vollumfänglich umgesetzt. Meiner Meinung führt diese Forderung dazu, dass wieder in einem mehrseitigen Dokument der Prozess beschrieben wird.

Das hat zur Folge, dass die Mitarbeiter (wie zu ISO 9001:2000 Zeiten) sich nicht die Mühe machen werden, den Text im ganzen zu lesen, geschweige denn diesen auch zu verstehen. Die Interpretation wie ein Prozess beschrieben werden muss, ist von Auditor zu Auditor unterschiedlich. Mit der Turtle plus Workflow Methode liegen sie immer auf der richtigen Seite.

Das o.g. abgebildete Turtle kann natürlich noch um weitere Forderungen ergänzt werden. Beispielsweise um die Kompetenzen (Prozesseigner), Interne und externe Themen, Stärken und Schwächen usw.. Für mich ist dieser Ansatz, einen Prozess in einer Verfahrensanweisung zu dokumentieren, nicht mehr zeitgemäß. Wie oben bereits erwähnt, erinnert mich diese Dokumentation an einem 3-Leitz-Ordner gefüllten dokumentierten QM System.

Meine bevorzugte Variante ist, die Prozesse mit einem Turtle sowie den dazugehörigen Ablaufdiagramm (Workflow) zu beschreiben. Zum einen erkennen die Mitarbeiter sofort die einzelnen Prozessschritte und können sich „bildlich“ in den Prozess hineinversetzen. Weitere Vorteile sind, dass sie die Schnittstellen zu anderen Prozessen farblich im Workflow hervorheben können. Diese sind für den Betrachter sofort erkennbar.

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth