Compliance Management System

Ein Compliance Management System als Ergänzung in ein bestehendes QM System integrieren. Kein Aufbau von zwei getrennten Managementsystemen, sondern die Integration in ein bestehendes System. Als Basis für die Einführung des CMS muss ein Compliance Beauftragter installiert werden. Die Ergänzung eines CMS ist denkbar einfach. Alles was Sie dafür benötigen ist zu allererst eine Verpflichtung der obersten Leitung und der Führungskräfte zur Einhaltung von gesetzlichen & behördlichen Forderungen und die eigenen Standards.

  • Aufstellung von Zielen für das Compliance Management System
  • Definition eines Beauftragten für das CMS mit dokumentierter Beauftragung
  • Erstellung der erforderlichen CMS Prozesse
  • Erstellung einer Ethik- und Antikorruptionspolitik – kennen wir aus der IATF 16949
  • Erstellung verbindliches Rechtskataster mit Handlungsumsetzung
  • Durchführung von Compliance Audits
  • Geführte Nachweise als Entlastung bei Verstößen der Organisation
  • Erstellung einer Risikoanalyse
  • Compliance Schulungen der Mitarbeiter
  • Verbesserungsmaßnahmen
Compliance Management System
Compliance Management System – Einhaltung von Compliance Regeln

Aufgaben Compliance Beauftragten

Was sind die Aufgaben eines Compliance Beauftragten für das Managementsystem? Der CMS Beauftragte überwacht die Einhaltung der gesetzlichen & behördlichen Vorgaben und die eigenen Standards. Für diese Aufgabe ist es ratsam ein Rechtskataster anzulegen und dieses in einem Compliance Audit regelmäßig zu überprüfen. Handlungsvorgaben aus dem Rechtskataster sind in den relevanten Prozessbeschreibungen zu integrieren. Wo notwendig werden zusätzliche Prozessbeschreibungen definiert.

Weiterhin ist es ratsam über eine Risikobewertung kritische Handlungen aus dem Rechtskataster zu bewerten und gegebenenfalls Verbesserungen einzuführen. Die Präventations- und Verbesserungsmaßnahmen müssen überwacht und regelmäßig überprüft werden. Der CMS Beauftragte bildet eine Schnittstelle zu anderen Abteilungen und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter das notwendige Wissen bekommen um die Compliance Standards auch umsetzen zu können. Ferner sollte der Beauftragte auch die Compliance Audits durchführen.

Vorgehensweise Aufbau Compliance Management System

  • Schulung CMS Beauftragten
  • Erstellung eines Rechtskatasters mit allen verbindlichen gesetzlichen & behördlichen Forderungen
  • Einbindung von Kundenforderungen in das Rechtskataster soweit gesetzliche Forderungen davon betroffen sind (Gewährleistung, Produkthaftung etc.)
  • Schulung Mitarbeiter und Führungskräfte hinsichtlich den Handlungsbedarfen (ergeben sich aus dem Rechtskataster)
  • Dokumentation von zusätzlich benötigen Prozessbeschreibungen, sofern diese nicht in die bereits bestehenden QM Prozesse integriert werden können
  • Erstellung einer Ethik- und Antikorruptionspolitik
  • Durchführung und Planung der Risikoanalyse mit Bewertung
  • Festlegung von Präventions- und Verbesserungsmaßnahmen
  • Regeltermine festlegen
  • Durchführung eines Compliance Audit mit abschliessenden Auditbericht für die oberste Leitung
  • Jährlicher Bericht vom Beauftragten an die oberste Leitung und eine abschliessende Bewertung in der jährlichen Managementbewertung durchführen
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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth