Erhöhung der Akzeptanz der internen Audits ISO 9001

In vielen Unternehmen werden die internen Audits immer nach den gleichen Schema durchgeführt. Die Akzeptanz der internen Audits lässt spürbar nach. Eine Erhöhung der Akzeptanz der internen Audits bekommen Sie nur dann, wenn Sie auch die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Mitarbeit bewegen können. Das gleiche gilt natürlich auch für die Bearbeitung eventueller Maßnahmen. Die ISO 9001 gewährt Ihnen, ausser der regelmäigen Auditierung, einen großen Handlungsspielraum.

Erhöhung der Akzeptanz im internen Audit
Erhöhung der Akzeptanz im internen Audit

Schwachstellen interner Audits

Das Problem bei den internen Audits ist oftmals, dass Mitarbeiter aus den eigenen Führungskreis die Audits durchführen. Man kennt die Vorlieben des internen Auditors und oftmals spielt auch die Sympathie eine grössere Rolle. Habe ich des öfteren Reibungspunkte mit dieser Person, wirkt sich das auch auf die Auditdurchführung aus. Abweichungen werden nicht akzeptiert oder werden einfach weg diskutiert. Viele Mitarbeiter sind für das interne Audit nicht sensibilisiert. Weitere Schwachstellen im Audit:

  • Mangelhafte Vorbereitung – Die relevanten Prozess- und Verfahrensanweisungen sind nicht bekannt.
  • Nachweise – Die Auditoren sind mit mündlichen Aussagen der Führungskraft zufrieden. Es werden keine konkrete Beispiele angesehen
  • Prozesse – Das Audit orientiert sich nicht an Prozessen und Schnittstellen im Unternehmen
  • Zeitmanagement – Die Tagesplanung ist fehlerhaft. Es bleibt nicht genügend Zeit für das Audit. Viele Themen werden nicht angesprochen oder behandelt
  • Auditbericht – Nachweise zu den Abweichungen fehlen oder sind unvollständig
  • Auditprogramm – Enthält keine Auditkriterien und Auditziele

Erhöhung der Akzeptanz

Die Erhöhung der Akzeptanz kann schon dadurch erhöht werden, wenn Sie externe Auditoren in die interne Auditdurchführung einbinden. Durch externe Auditoren bekommt das Audit einen anderen Stellenwert im Unternehmen. Externe Auditoren haben eine andere Sichtweise auf das Unternehmen. Es sind keine internen Reibungspunkte vorhanden und die Herangehensweise an das Audit ist anders. Die Effizienz der internen Audits wird somit erhöht. Wichtig ist eine gute Vorbereitung der internen Auditdurchführung. Ein weiterer Aspekt, dass bei der Auditdurchführung auch die Mitarbeiter von der Erfahrung des externen profitieren.

Das KnowHow im Unternehmen wird durch die andere Sichtweise und Herangehensweise von externen Auditoren erweitert. Die Erhöhung der Akzeptanz der internen Audits ISO 9001 auf einen anderen Level setzen. Auch werden alte Auditstrukturen dadurch schrittweise verändert. Eine Schulung der Führungskräfte im Vorfeld des Audits, erhöhen die Akzeptanz und das Verständnis. Das Audit wird nicht zu einer jährlichen „Diskussionsrunde“ herabgestuft, sondern bildet einen Mehrwert für das ganze Unternehmen. Ein weiterer Aspekt für die Erhöhung der Akzeptanz der internen Audits ist auch, dass nicht nur über das „Negative“ gesprochen wird, sondern dass auch das „Positive“ im Audit herausgestellt wird.

Stärken im Audit hervorheben

Während der Auditvorbereitung sollte eine konkrete Audit Tagesplanung erstellt werden. Diese muss genügend Zeit für die einzelnen Prozesse und das Feedback Gespräch beinhalten. Die auditierenden Mitarbeiter haben ein Recht darauf, unmittelbar nach dem Audit, ein Feedback zu erhalten. Das Feedback Gespräch sollte nicht nur die Abweichungen sondern auch das positiv erlebte im Audit herausstellen.

Diskutieren Sie mit der Führungskraft und Mitarbeiter auf Augenhöhe. Orientieren Sie sich an den SOLL Prozess anhand der vorhandenen Prozessdokumentation. Bei der prozessorientierten Auditdurchführung bilden nicht die einzelnen Normelemente, sondern die Unternehmensprozesse und deren Schnittstellen die Struktur des Audits.

Unterstützung in der Auditdurchführung

Als Dienstleister für die Beratung, Schulung und der Durchführung von System- und Prozessaudits VDA 6.3 unterstützen wir Sie bei der Durchführung und Planung der internen Audits. Zu unseren Portfolio gehören neben der Durchführung auch die Schulung von Auditoren und das Erstellen eines risikobasierten Auditprogramms. Informieren Sie sich über unsere Dienstleistungen.

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth