Systemaudit ISO 9001

Systemaudit ISO 9001 | IATF 16949
Systemaudit ISO 9001 | IATF 16949

Die ISO 9001 fordert im Kapitel 9.2 „Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen um die Wirksamkeit und Aufrechterhaltung gegenüber dem Regelwerk ISO 9001 zu überprüfen. Die Steuerung des internen Systemaudit IATF 16949 (Kapitel 9.2.2.2) erfolgt über das Auditprogramm. Dazu müssen für jedes einzelne Audit Auditkriterien sowie der Auditumfang festgelegt werden. Siehe auch den „Leitfaden für das auditieren von Managementsystemen ISO 19011“. Die Auditoren müssen gegenüber den auditierten Bereich Objektivität und Unparteilichkeit sicherstellen.

Was ist ein Systemaudit? Im Gegensatz zur ISO 9001 muss die Organisation gemäß den Anforderungen aus der IATF 16949 Abschnitt 9.2. über einen dokumentierten internen Auditdprozess verfügen. Das Systemaudit in der IATF 16949 muss die Entwicklung und Umsetzung für das gesamte QM System abdecken, Alle Prozesse müssen innerhalb von 3 Jahren bewertet werden. Der prozessorientierte Ansatz ist anzuwenden. Beim Systemaudit muss eine Auswahl von kundenspezifischen Forderungen in die Auditierung einbezogen werden.

Unterstützung​

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  • Feedback und Austausch wird im Audittagesplan ausreichend berücksichtigt
  • Innerbetriebliche Auditoren können das gelernte Wissen sofort anwenden
  • Praxis Tips durch erfahrenen Lead Auditor
  • Gemeinsame Erstellung des Auditberichts gemäß dem Leitfaden ISO 19011
  • Ableiten von Verbesserungspotenzialen
  • Erstellung Maßnahmenplan mit Handlungsempfehlungen
  • Audit wird durch Zertifizierungsstellen als internes Audit anerkannt

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor

System Audit ISO 9001​

Das interne Systemaudit ISO 9001 ist ein wirksames Werkzeug, um zu bestimmen, in welchen Maße das Qualitätsmanagement System bestimmte Anforderungen erfüllt und zeigt auf, welche Verbesserungen die Organisationsleistung erhöhen können. Es kann und darf auch mit einem Compiance Audit kombiniert werden. Die Auditplanung, nicht zu verwechseln mit dem Auditprogramm, wird für jedes einzeln durchgeführte Systemaudit erstellt. Die Planung umfasst neben den zeitlichen Ablauf, die Auditkriterien und die zu auditierenden Bereiche und Prozesse (siehe DiN EN ISO 19011). Sie können das interne Audit auch so planen, dass sie das Audit über mehrere Monate hinweg durchführen.

Im Monat Februar auditieren sie die Prozesse Entwicklung und Vertrieb. Im Monat März die Prozesse Beschaffung und Logistik – und so weiter. Das ist dann sinnvoll, wenn die erforderlichen Kennzahlen zum Beispiel nur vierteljährlich ausgewertet werden. Es gibt keine Forderung der ISO 9001 das interne Systemaudit ISO 9001 vollständig an einem oder zwei Werktagen durchzuführen. Das können sie auch mit der Managementbewertung ebenso bewerkstelligen. Kein ISO Regelwerk fordert, die Managementbewertung an einem bestimmten Tag und/oder komplett am Stück durchzuführen.

Systemaudit ISO 9001 IATF 16949 Auditzeitplan
Systemaudit ISO 9001 IATF 16949 Auditzeitplan

Prozessorientiertes Systemaudit​

Was ist ein prozessorientiertes Systemaudit? Einfach erklärt bedeutet das, dass sie sich anhand der Prozessbeschreibungen durch den Prozess führen lassen. Was sind die In- und Outputs, welche Leistungskennzahlen liegen vor, Nachweise, Prüfungen im Prozess, Schnittstellen zu anderen Prozessen bzw. Standorten oder ausgelagerten Prozessen; einfach alle dokumentierten Prozessschritte gemäß der Prozessbeschreibung hinterfragen und sich mit Nachweisen belegen lassen und das gegenüber den Normforderungen verifizieren.

Ursachenanalye​

Wichtig ist, dass das Systemaudit bzw. die Managementbewertung bei der Zertifizierung vorliegen. Es muss nur gewährleistet sein, dass die beiden Werkzeuge Managementbewertung und Systemaudit vom Tag der Zertifizierung gerechnet, nicht älter als 12 Monate zurückliegen. Die festgestellten Abweichungen im Audit müssen durch eine Ursachenanalyse bestimmt und behoben werden. Für die Durchführung von Ursachenanalysen ist das Ishikawa Werkzeug immer noch die beste Methode. Haben sie unterschiedliche Management Systeme implementiert, können sie das interne Systemaudit ISO 9001 als „Kombi-Audit“ laufen lassen.

Durchführung Audit​

Die Durchführung von internen Systemaudits sollte nicht mit einem Fragenkatalog VDA Prozessaudit 6.3 durchgeführt werden. Überhaupt benötigt man für das interne Systemaudit ISO 9001 keine Checkliste oder Fragenkatalog. Sie überprüfen die Anforderungen der Norm gegenüber den dokumentierten Informationen anhand Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und/oder Arbeitsanweisungen etc. Lassen sie sich die Umsetzung der Anforderungen gegenüber der Norm zeigen auf Papier oder im System implementierte Prozesse wie z.b. die Lieferantenbewertung.

Wichtig ist auch hier, dass die Wirksamkeit der Anforderungen aus der ISO 9001 aufgezeigt werden können, in welcher Form auch immer. Der Auditor muss natürlich die Informationen aus dem Audit dementsprechend bewerten können ob dadurch die Wirksamkeit des Qualitätsmanagement Systems auf der einen Seite und die Normforderung der ISO 9001 auf der anderen Seite erfüllt wurden. Dazu benötigt der Auditor gute Kenntnisse der Norm ISO 9001 und eventuell auch der ISO 19011.

ISO 19011​

Sowohl die IATF 16949 als auch die DIN EN ISO 9001 verweisen in der Norm auf die DIN EN ISO 19011 als Leitlinie für die Durchführung von internen Audits.

Sobald Sie den Leitfaden in der Organisation bei internen Audits und/oder Systemaudit IATF 16949 anwenden mit Verweis im internen Auditprogramm, dann wird diese Leitlinie zur Pflicht und der Leitfaden wird zu einer Anforderung. Diese gilt es dann auch umzusetzen. Im Systemaudit Bericht müssen dann auch die Regualieren der ISO 19011 angewendet werden.

Auditzeitplan

Dieser Auditzeitplan enthält neben den Auditkriterien auch die Auditziele, die zu auditierenden Prozesse mit Verantwortlichkeiten und den zeitlichen Ablauf der Auditierung. Auditieren sie entlang der Prozesskette anhand der vorliegenden Prozessbeschreibungen. Die Inputs- und Outputs sowie die Prozesskennzahl(en) liefern ihnen genügend „Stoff“ um die Effizienz und Wirksamkeit des QMS zu bewerten. Was benötigt der Prozess für Eingaben? Was sind die Prozessergebnisse? Wie werden die Prozessergebnisse bewertet – Prozesskennzahl(en)? Welche Hilfsmittel (Maschinen, Equipment, Ressourcen) werden benötigt und sind diese vorhanden? Welche Schnittstellen zu anderen Prozesse muss ich beachten? Wenn sie diese Fragen beim auditieren der Prozesse beherzigen benötigen Sie keine Auditcheckliste oder ähnliches.

Auditfrageliste​

Die Auditfrageliste hat in der prozessorientierten Organisation nichts verloren. In der ganzen Norm DIN EN ISO 9001 finden sie keinen Hinweis auf Fragelisten bzw. Checklisten für die Durchführung der internen Audits. Die Normforderungen auf Umsetzung und Wirksamkeit zu überprüfen kann auf andere, effektivere Weise erfolgen. Voraussetzung ist allerdings, dass sie das Regelwerk interpretieren und wissen welche Prozesse in den einzelnen Normkapiteln hinterfragt werden müssen. Um das interne Systemaudit zu starten benötigen sie einen freigegebenen Auditzeitplan für die Durchführung

Zusatzforderungen Automobilindustrie​

Alle Prozesse der Produktion müssen innerhalb von 3 Kalenderjahren auditiert werden. Hierbei sind die kundenspezifischen Anforderungen bezüglich der Prozessauditansätze zu berücksichtigen. D.h., Volkswagen fordert beispielsweise, dass die Prozessaudits nach VDA 6.3 durchgeführt werden müssen. Sofern hier keine Forderungen der Kunden vorliegen, kann die Organisation selbst entscheiden auf welcher Basis die Prozessaudits durchgeführt werden. Beachtet werden muss, dass prozessbezogenen Risikoanalysen, bspw. FMEA, Produktionslenkungspläne PLP und sonstige Dokumente in die Auditierung einbezogen werden müssen.

Trends Bewertung​

Beim Systemaudit IATF 16949 und/oder Prozessaudits sind die Leistungstrends von Qualitäts- und Aufzeichnungen der operativen Leistung beim Audit einzubeziehen und entsprechend zu priorisieren. Die Priorisierung kann aufgrund von Prozesskennzahlen (Leistungsindikatoren) durchgeführt werden.

Schwerpunkt sind also die Prozesse, wo die Prozessleistung nicht oder nur teilweise erreicht wurde. Diese Prozesse haben eine höhere Priorität bei der Auditierung. Leistungstrends sind ein wichtiger Indikator bei der Auditierung von Prozessen.

Qualifikation Personal​

Die Qualifikation von 1st/2nd Party Auditoren für das Systemaudit IATF 16949 sind gemäß den Anforderungen im Abschnitt 7.2.3 „Kompetenz von internen Auditoren“ beschrieben. Wichtige Voraussetzungen sind bspw. das Verständnis für den prozessorientierten Ansatz der Automobilindustrie einschließlich der risikobasierten Denkweisen. Verständnis zu den kundenspezifischen Forderungen als auch Kenntnisse über die Anforderungen der IATF 16949. Nichtsdestotrotz müssen weitreichende Kenntnisse in den Core Tools vorhanden sein. Dies betrifft vor allem die Standards MSA, APQP, FMEA, SPC sowie PPAP und das Produktions- und Freigabeverfahren PPF VDA Band 2.

Zertifizierung​

Die Zertifizierung des Qualitätsmanagement Systems durch eine unabhängige akkreditierte Gesellschaft (3rd party Audit) erfolgt in der Regel wie ein internes Systemaudit. Was bei beiden Auditarten sowohl beim internen Audit als auch beim 3rd party Audit Berücksichtigung finden muss, sind die kundenspezifischen Forderungen, soweit vorhanden. Anders als beim Prozessaudit VDA 6.3 wo auch andere VDA Bände Gültigkeit haben, ist beim Systemaudit ISO 9001 nur die ISO Norm und vorhandene Kundenforderungen sowie die behördlichen und gesetzlichen Anforderungen an die Organisation zu berücksichtigen. Eventuell kommen noch Anforderungen von den interessierten Parteien hinzu.

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor