Was bedeutet Prozessorientierung

Ein Prozess besteht aus Eingaben, Tätigkeiten und Ergebnissen. Entscheidend ist, wie diese Tätigkeiten zusammenwirken und wie sie die Ziele des Unternehmens unterstützen. Die Prozessorientierung löst die klassische Sicht in Abteilungen ab und richtet den Blick auf den gesamten Ablauf von der Kundenanforderung bis zum Ergebnis.

Ein Qualitätsmanagement System entfaltet seinen Nutzen erst dann, wenn es die tatsächliche Arbeitsweise abbildet und im Alltag eingesetzt wird. Mitarbeitende und Führungskräfte sollen erkennen, dass klar geregelte Prozesse Sicherheit, Stabilität und Verlässlichkeit schaffen.

Prozessmanagement und Verantwortung des Prozesseigners

Für ein wirksames Prozessmanagement braucht es klare Verantwortlichkeiten. Jeder wichtige Prozess erhält einen Prozesseigner. Diese Person trägt die Verantwortung dafür, dass der Prozess beschrieben, gemessen, gesteuert und verbessert wird.

• Beschreibung des Prozesses und seiner Schnittstellen für alle Beteiligten
• Festlegung von Kennzahlen und Messgrößen zur Steuerung
• Bewertung von Risiken und Chancen im Prozessablauf
• Sicherstellung der erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen
• Einleitung und Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen

Im Rahmen des Risikomanagements ist diese Verantwortungszuordnung besonders wichtig. Risiken können nur dann wirksam behandelt werden, wenn jemand den gesamten Prozess überblickt und Entscheidungen treffen darf.

Woran man gutes Prozessmanagement erkennt

Reife und gut gesteuerte Prozesse zeigen bestimmte Merkmale. Sie sind seit vielen Jahren ein verlässlicher Hinweis auf ein wirksames Qualitätsmanagement.

• Liefertermine werden eingehalten und die Kundenzufriedenheit ist hoch
• Engpässe im Ablauf sind bekannt und werden gezielt reduziert
• Prozesse sind dokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar
• Beschlossene Maßnahmen werden zeitnah umgesetzt und überprüft
• Mitarbeitende sind eingebunden, die Fluktuationsrate bleibt gering

Der Prozessansatz in der ISO 9001

Die Norm fordert ausdrücklich einen Prozessansatz. Es geht darum, die Abläufe der Organisation geplant zu steuern und ihre Wechselwirkungen zu verstehen. Zentrale Elemente sind:

• Eingaben und Erwartungen der Kunden
• geplante Aktivitäten im Ablauf des Prozesses
• Ergebnisse und ihre Bewertung durch Kennzahlen
• Abfolge und Wechselwirkung der Prozesse im System
• Ressourcen und Kompetenzen der Beteiligten

Die Prozesslandschaft zeigt auf oberster Ebene, wie alle wichtigen Prozesse ineinandergreifen. Der Output eines Prozesses wird häufig direkt zum Input des nächsten. So entsteht eine Kette zusammenhängender Tätigkeiten, die gemeinsam das Qualitätsniveau prägen.

Bedeutung der Prozessorientierung für das Unternehmen

In der Produktentstehung und in allen unterstützenden Bereichen ist ein Denken in Prozessen von Vorteil. Es entsteht eine ganzheitliche Sicht auf den Wertstrom, nicht nur auf einzelne Abteilungsgrenzen.

Dabei werden innere und äußere Einflüsse berücksichtigt, zum Beispiel:

• Mitarbeitende, Qualifikation und Verfügbarkeit
• Lieferanten und Dienstleister im Prozessablauf
• gesetzliche und behördliche Anforderungen
• technische Rahmenbedingungen und Anlagen
• Umweltaspekte und Veränderungen im Marktumfeld

Eine klare Prozesslandschaft hilft, diese Einflüsse zu bewerten und stabile Abläufe zu entwickeln, die auch bei Veränderungen belastbar bleiben.

Prozessauditierung statt starrer Checklisten

Ein Qualitätsmanagement System soll dem Unternehmen nutzen. Klassische Audits mit rein formalen Checklisten prüfen oft nur, ob Forderungen zitiert werden. Eine Prozessauditierung geht weiter und betrachtet die tatsächliche Wirksamkeit der Abläufe.

• dokumentierte Prozessbeschreibungen und verständliche Abläufe
• klar formulierte Prozessziele und Kennzahlen
• Inputs, Outputs und definierte Schnittstellen
• Ressourcen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Ablauf
• Risiken, Chancen und umgesetzte Maßnahmen zur Verbesserung

Eine Turtle Darstellung macht sichtbar, welche Eingaben, Mittel, Kompetenzen und Steuerungsgrößen erforderlich sind und welche Ergebnisse erreicht werden sollen. So werden im Audit Stärken und Schwachstellen des Prozesses erkennbar.

Prozessanalyse als Ausgangspunkt für Verbesserungen

Am Beginn einer wirksamen Prozessanalyse steht eine vollständige Abbildung der Abläufe. Dazu gehört die Erfassung aller relevanten Prozesse, Teilprozesse, Aktivitäten und Schnittstellen im Unternehmen.

• Darstellung der Ist Abläufe mit ihren Prozessstufen
• Zuordnung von Zielen und Kennzahlen zu jedem Prozess
• Benennung von Verantwortlichen und Beteiligten
• Bewertung von Schwachstellen und Störungen im Ablauf
• Ableitung von konkreten Verbesserungsmaßnahmen mit messbaren Zielen

Die Analyse schafft Transparenz über den Ist Zustand. Auf dieser Grundlage lassen sich Soll Abläufe realistisch gestalten und Schritt für Schritt einführen.

Umfang und Nutzen der Prozessanalyse

Eine sorgfältige Ist Analyse bringt mehrere Nutzen für die Organisation. Sie klärt Abläufe, sichert Wissen und macht Verbesserungen messbar.

• Mitarbeitende verstehen die Abläufe über Bereichsgrenzen hinaus
• betriebsinternes Know how wird dokumentiert und bleibt erhalten
• bekannte Probleme werden nicht in neue Soll Abläufe übernommen
• Verbesserungen und Einsparungen werden im Vergleich von Ist und Soll sichtbar
• der Aufwand für die Ausarbeitung der Soll Prozesse sinkt deutlich

Wenn die Ist Prozesse als Ausgangsmodell dienen, lässt sich gut nachvollziehen, welche Verbesserungen tatsächlich erreicht wurden und wo weiterer Bedarf besteht.

Fazit zur Prozessorientierung im Qualitätsmanagement

Prozessorientierung ist seit vielen Jahren ein zentrales Prinzip im Qualitätsmanagement. Unternehmen, die diesen Ansatz konsequent umsetzen, arbeiten stabiler, effizienter und kundenorientierter.

Die Norm ISO 9001 gibt einen klaren Rahmen vor, ersetzt aber nicht die eigene Verantwortung, Prozesse bewusst zu gestalten, zu messen und zu verbessern. Ein Qualitätsmanagement System, das auf durchdachten Prozessen basiert, ist mehr als ein Zertifikat. Es wird zu einem Führungsinstrument, das den Erfolg des Unternehmens langfristig unterstützt.