Prozessorientierung
Prozessorientierung bedeutet in Prozessen zu Denken (Prozess Ansatz) nicht in Abteilungen. Viele Unternehmen stehen vor der Frage „Warum ISO 9001“ einzuführen und sich dem Druck der Kunden zu beugen. Vergessen Sie die Kundenforderung! Implementieren Sie ein Qualitätsmanagement System ISO 9001, dass auf ihr Unternehmen, ihre Organisation zugeschnitten ist.
Erfüllen sie die Normforderungen und schaffen Mehrwert indem sie nicht Oberflächlich, sondern mit einer gewissen Ernsthaftigkeit an die Umsetzung herangehen. Überzeugen Sie die Mitarbeiter und vor allem die Führungskräfte davon, dass ein „gelebtes„, „wirksames“ und „durchdachtes“ QM System die Effektivität und Effizienz des Unternehmens steigert. Starten sie mit einer Prozessanalyse und erfahren sie mehr über ihre Prozesse.
Prozessmanagement
Wichtig für den Erfolg des Prozessmanagements ist, dass die Verantwortung für den Erfolg eines Prozesses in die Hände eines Prozessbesitzers gelegt wird (Prozesseigner). Dieser Verantwortungsdelegation kommt auch im Rahmen eines effizienten Risikomanagement eine bedeutenden Rolle zu. Es ist Aufgabe des Prozesseigners, seinen Prozess festzulegen, zu messen und zu steuern. Das Prozessmanagement hat das Ziel, so die Wiederholbarkeit und die Standardisierbarkeit der Prozesse und eine kontinuierliche Prozessverbesserung zu erreichen.
Ein gutes Prozessmanagement erkennt man?
Prozess Ansatz
In der neuen ISO 9001:2015 ist der Prozess Ansatz Pflicht! Stichwörter sind beispielsweise Eingaben, Prozess, Leistung, Ergebnisse, Abfolge und Wechselwirkung, Leistungsindikatoren, Messung, Input, Output, Kompetenz, Ressourcen. Treiber für erfolgreiche Ergebnisse – Die Art und Weise wie das Management der Prozesse einer Organisation betrieben wird (Umsetzung des Prozess-Ansatzes), entscheidet beim Qualitätsmanagement System ISO 9001:2015 über Ergebnisse und Erfolg. Die Prozesslandschaft ist die oberste Darstellungsebene. Input und Output werden bestimmt durch Kundenerwartungen und der Kundenzufriedenheit.
Bedeutung Prozessorientierung
Die Prozessorientierung, insbesondere der Prozess Ansatz während der Produktentstehung, ist ein Denken in Prozessen von Vorteil da hier eine ganzheitliche Sichtweise notwendig ist. Was unter einer prozessorientierten Ausrichtung verstanden wird, ist Gegenstand des Folgenden. Oft bildet der Output eines Prozesses den direkten Input für einen nachgelagerten Prozess. Die Prozesslandschaft ist eine Zusammenfassung aller Prozesse inklusive der Abhängigkeiten zwischen den Prozessen. Einflüsse von innen bzw. von aussen müssen berücksichtigt werden. Z.B. Mitarbeiter, Sicherheit, Lieferanten, Umwelt, Gesetzgebung.
Prozessauditierung
Ein Qualitätsmanagement System sollte den Unternehmen nutzen bringen. Auditieren mit Checklisten gehört der Vergangenheit an. Durch die Prozessorientierung im Qualitätsmanagement auditieren Sie die Prozesse anhand Vorgaben (dokumentierte Prozessbeschreibungen) und anhand von Prozesszielen (messbar, erreichbar). Durch die Prozessmap (Turtle) erkennen Sie im Audit welche Inputs, Outputs notwendig bzw. erzielt werden müssen, um die Prozessergebnisse zu erzielen.
Prozess Ansatz ISO 9001
Prozess Ansatz: Darstellung des Prozessmanagements in der ISO 9001 (analog zu anderen ISO Regelwerken mit HLS).
Bedeutung Prozessmanagement
Mit Prozessen managen: Strukturierte, systematisch gemanagte Prozesse werden eingesetzt, um gewünschte Leistungen und Ergebnisse zu erreichen und die Strategie umzusetzen. Leistungsindikatoren und andere Messgrößen machen es möglich, Entscheidungen auf Basis zuverlässiger Informationen zu treffen.
Durch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfolgreich sein: Der Einsatz, die Fähigkeiten, Talente und Kreativität der Mitarbeiter werden wertgeschätzt und entwickelt; die Mitarbeiter werden durch eine Kultur der Ermächtigung, Entwicklung, Verantwortung in die Verbesserungsprozesse einbezogen.
Erhöhung der Transparenz im Unternehmen ist eines der Kernanliegen moderner QM-Systeme, indem Leistungstrends und die Effizienz von Prozessen anhand geeigneter Kennzahlen vom Management bewertet werden. Dazu gehören aber auch Informationen über die richtige Prozessdurchführung anhand aussagekräftiger Prozessdokumentationen.
Die von den Anfängen der QM-Systematik her eingeführte Forderung, möglichst viel und umfassend vorzuschreiben und zu dokumentieren, gehört zum Glück der Vergangenheit an. Durch ein Managementsystem sehen Sie die einzelnen Prozesse, Teilprozesse in Ihrem Unternehmen nicht nur isoliert, sondern auch den Einfluss der Wechselwirkung.
Im Gegensatz zu den bisher sechs dokumentierten Verfahren wird jetzt in der neuen ISO 9001:2015 explizit ein umfassend dokumentiertes Prozessmanagement gefordert. Ein Prozess ist eine Kette zusammenhängender und sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, die Eingaben in Ergebnisse umwandelt.
Dabei geht es um die Ermittlung von Risiken und Chancen, die zur Sicherstellung folgender Punkte berücksichtigt werden müssen: das Erreichen gewünschter Ergebnisse, das Vermeiden oder Verringern unerwünschter Auswirkungen und das Umsetzen einer fortlaufenden Verbesserung. Vor allem die Forderung nach „Leistungs Indikatoren“ (Kennzahlen) zur Prozesssteuerung kann als bedeutende neue Forderung von ISO 9001 bezeichnet werden.
Prozessanalyse
Zu Beginn der Prozessanalyse sollte eine ganzheitliche Abbildung der Prozesse gewährleistet sein. Erstens sollten die einzelnen Prozesse mit all ihren Prozessebenen, Teilprozesse und Aktivitäten sowie Schnittstellen zu anderen Prozessen abgebildet sein. Dabei sind neben den konkreten fachlichen Inhalten der einzelnen Prozesse die Prozessziele anzugeben Prozesssteckbrief Turtle. Die Klarheit über die ausführende Organisationseinheit (Funktion, Person, Abteilung…), also über die Prozessverantwortlichen und -beteiligten sind bekannt.
Die Prozessanalyse hilft dabei, die Ist- Prozesse und ihr Umfeld zu verstehen. Es soll Transparenz über den Ist-Zustand geschaffen werden. Dadurch entsteht die Basis zur Identifizierung von Schwachstellen und zur Lokalisierung von Verbesserungspotenzialen. Die Verbesserungspotenziale sind in konkrete Verbesserungsmaßnahmen überzuleiten, welche mit Zielen zu versehen sind, um deren Messbarkeit nach deren Umsetzung zu gewährleisten.
Wie schon zuvor bei der Messung der Prozessleistung ist nun auch bei der Analyse der Prozesse die Strategie des Unternehmens zu berücksichtigen. Die Analyse der Prozesse muss zum Ziel haben, die Prozesse so zu gestalten, dass die Umsetzung der Unternehmensstrategie bestmöglich mittels der Prozesse erfolgen kann.
Umfang der Prozessanalyse
Das Verständnis der vorhandenen Abläufe wird erhöht, denn oftmals wissen die Mitarbeiter gar nicht genau, wie die Prozesse durch das gesamte Unternehmen hinweg verlaufen. Diese Schaffung eines Überblicks über die bestehende Situation ist nicht nur für bestehende, sondern auch für neue und externe Mitarbeiter hinsichtlich der späteren Soll-Prozesse relevant.
Durch eine Prozessanalyse kann das Know-how, welches in bestehenden Prozessen steckt, gesammelt werden. Die Ist-Analyse deckt bestehende Probleme auf, die bei der Konzipierung der Soll-Prozesse berücksichtigt werden können. Somit kann verhindert werden, dass alte bekannte Probleme im Soll-Zustand sozusagen automatisch (da unbemerkt) wieder auftreten.
Durch Analyse des Ist-Zustandes der Prozesse wird die Umsetzungsstrategie von Ist- zu Soll- Prozessen, sowie ein späterer Vergleich mit den Soll-Prozessen ermöglicht und es lassen sich tatsächlich erreichte Verbesserungen und Einsparungspotenziale, aber auch mögliche Nachteile feststellen. Der Aufwand zur Erstellung der Soll-Prozesse fällt geringer aus, wenn die Ist- Prozesse als „Ausgangsmodell“ herangezogen werden können.
