Einführung Qualitätsmanagement System ISO 9001

Qualitätsmanagement System
Qualitätsmanagement System

Viele Unternehmen müssen sich früher oder später mit der Einführung eines Qualitätsmanagement System ISO 9001 befassen. Zum einen wird der Druck der Kunden immer höher nach der Forderung eines zertifizierten Qualitätsmanagement System ISO 9001, zum anderen steigt auch der interne Druck in den Unternehmen, die vorhandenen Prozesse zu optimieren und eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung zu erzielen. Diese zwei Faktoren sollten miteinander verknüpft werden. Auf der einen Seite die Kundenforderung, auf der anderen Seite der interne Anspruch an die Qualitätsverbesserung. Mit dieser Zielvorgabe gehen sie den ersten Schritt in Richtung zertifiziertes Qualitätsmanagement System ISO 9001.

Einführung ISO 9001​

Um das Projekt der „Einführung Qualitätsmanagement System ISO 9001“ einen Rahmen zu geben, sollten neben einer Projektdefinition, auch Projektziele (Meilensteine), Projektteilnehmer (Kernteam) und ein Projektleiter mit der Durchführung beauftragt werden. Die Meilensteine sollten so gewählt werden, dass genügend Zeit besteht die Aufgaben neben dem laufenden Geschäft zu bewältigen.

Ist ein Meilenstein durchschritten, so sollte man auch etwas zum Feiern haben. Jeder abgearbeitete Meilenstein sollte auf der Projektkarte abgehakt werden und das Team sollte darauf anstoßen dem großen Ziel der „Einführung Qualitätsmanagement ISO 9001“ wieder einen Schritt näher zu kommen.

Erfolgreiche Einführung Qualitätsmanagement System
Erfolgreiche Einführung Qualitätsmanagement System

Unternehmensstrategie

Die Unternehmensstrategie ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement System ISO 9001. Forderungen aus dem Regelwerk sind zweitrangig und treten in den Hintergrund. Ob das QM System nur den Normforderungen gerecht wird entscheiden Sie als Unternehmensleitung. Ein QM System und deren Einführung kann nachhaltig nur dann erfolgreich sein, wenn das Qualitätsmanagement auf der Unternehmensstrategie aufbaut.

Unternehmensstrategie Basis zur Einführung QM System ISO 9001
Unternehmensstrategie Basis zur Einführung QM System ISO 9001

Schritt 1: Formulierung Unternehmensstrategie​

Die Unternehmensstrategie ist die Basis bei der Einführung eines Qualitätsmanagement Systems ISO 9001. Nach erfolgreicher Definition der Unternehmensstrategie formulieren Sie im nächsten Schritt die Vision und Mission und leiten daraus die Unternehmensziele ab. Diese liefern mit der Strategie den Input für die Formulierung der Qualitätspolitik.

Mögliche Unternehmensziele​

  • Kundenzufriedenheit
  • Wachstum
  • Gewinn
  • Führungskompetenz
  • Erhaltung Marktanteile
  • Fortlaufende Verbesserung
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Nullfehler-Philosophie
Grobstruktur Einführung Qualitätsmanagement System ISO 9001
Grobstruktur Einführung Qualitätsmanagement System ISO 9001

Prozesslandschaft​

Welche Anforderungen ergeben sich für die Prozessnachbarn? Welche Forderungen bestehen zwischen Vertrieb und der Produktentstehung? Welche Forderungen bestehen zwischen Produktion und der Produktionssteuerung? Ein Prozess auf sich alleine gestellt kann nicht nachhaltig und erfolgreich arbeiten. Beide Prozesseigner, der Vorgänger- und Nachfolgeprozess müssen die jeweiligen Anforderungen formulieren und die Ziele (Zielvereinbarung) regelmäßig bewerten. Auch benötigen die Prozesseigner das notwendige Wissen, um die Anforderungen umsetzen zu können.

Schritt 2: Welches Wissen wird benötigt?​

Die Anforderungen der Prozessnachbarn sind in Zielvereinbarungen definiert und werden regelmäßig verfolgt. Welches Wissen benötigt der Prozesseigner, um seinen und den Prozessnachbarn zu verstehen? Das geforderte Wissen muss innerhalb der Prozesse durch Qualifikation der Mitarbeiter erarbeitet und dokumentiert werden. Beispielsweise in der Prozessbeschreibung oder in einer Wissensdatenbank. Die Zielvereinbarungen erfolgreich zu gestalten gelingt nur dann, wenn die Anforderungen bekannt sind. 

Schritt 3: Kontext Organisation​

Welche Stakeholder (interessierte Parteien) sind für die Umsetzung der Unternehmensstrategie von Bedeutung? Welche internen und externen Themen ergeben sich daraus? Die Formulierung des Kontextes der Organisation ist eng mit der Strategie verknüpft. Um die Strategie nachhaltig umzusetzen benötige ich Mitarbeiter, Kunden, Geldgeber, Vertrieb, Kapital, Gesellschafter usw. Welche Erwartungen haben die Stakeholder an der Strategie des Unternehmens? Welche internen und externen Themen ergeben sich für die Organisation daraus?

Schritt 4: Risiken und Chancen​

Bei der Einführung eines Qualitätsmanagement Systems ISO 9001 fordert das Regelwerk die Definition von Risiken und Chancen. Jeder Unternehmen sollte seine Risiken kennen. Diese müssen nur noch dokumentiert werden. Entscheidend ist aber welche Risiken und Chancen entstehen hinsichtlich der Umsetzung der Unternehmensstrategie? Welche Risiken und Chancen habe ich bei der Umsetzung meiner Vision und Mission zu beachten?

Schritt 5: Mitarbeiter​

Mitarbeiter sind das grösste Gut eines Unternehmens. Nur mit ausreichend Qualifikation und Einbindung in eine gute Kommunikation kann ich diese Mitarbeiter motivieren. Deshalb sollten Unternehmensziele, Strategien auch bis auf die unterste Ebene kommuniziert werden. Nur dann können sich Mitarbeiter auch entfalten und ihren Input liefern für die Erreichung der gesteckten Ziele.

Zusammenfassung​

Man kann das jetzt weiter fortführen. Letztendlich möchte ich mit diesen 5 Schritten aufzeigen, dass die Einführung eines Qualitätsmanagement System ISO 9001 nicht von den Normforderungen abhängig ist, sondern inwieweit es dazu dient, die Unternehmensstrategie umzusetzen. Je weiter Sie im Einführungsprozess vorankommen, merken Sie, dass die Normforderungen der ISO 9001 ganz von alleine umgesetzt werden – wie von Zauberhand.

Externer Berater​

Bevor sie mit dem Projekt starten, sollte die Frage geklärt werden ob sie mit einem externen Berater die Einführung der ISO 9001 bewerkstelligen oder das alleine mit dem vorhandenen Know-How und Ressourcen schaffen. Ein externer Berater hat aufgrund seiner Erfahrung bereits etliche solcher Projekt abgearbeitet.

Er bringt das Know-How mit, dass sie sich eventuell erst aneignen müssen durch Schulungen. Auch bietet der Berater Lösungen und Vorlagen für die einzelnen Aufgaben. Der Berater fungiert als Moderator zwischen den einzelnen Projektmitglieder und weisst ihnen den richtigen Weg. Wenn der Berater auch noch „Hands-on“ die Aufgaben mit übernimmt wird sich ein schneller Erfolg einstellen.

Einbindung der Mitarbeiter​

Die Einbindung der Mitarbeiter sollte selbstverständlich sein. Hierzu bietet sich ein Kick-Off Meeting an um das Projekt vorzustellen. Dadurch haben alle Mitarbeiter den gleichen Wissenstand. Für das Kick-Off Meeting sollte eine kurze Präsentation erstellt werden um die wesentlichen Punkte der ISO 9001 vorzustellen sowie die daraus resultierenden Aufgaben. Bei der Dokumentation sind die Mitarbeiter dabei, wenn bei der Einführung des Qualitätsmanagement System ISO 9001 deren Mitarbeit benötigt wird. Etwa bei der Erstellung von Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz.

Haben Sie weitere Fragen zur Einführung eines Qualitätsmanagement Systems nach ISO 9001? Oder zur Zertifizierung? Benötigen sie Unterstützung bei der Einführung können sie mich gerne kontaktieren.

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth