QM System

QM System Qualititätsmanagement System
QM System Qualititätsmanagement System

QM System für kleine Unternehmen

Ein QM System (Qualitätsmanagement System) für kleine Unternehmen maßgeschneidert auf die Organisation muss flexibel auf ein anspruchsvolles Maß heruntergebrochen werden. Nicht zuviel und nicht zu wenig. Dabei ist es egal ob ihr Unternehmen aus 2 Mitarbeiter oder mehr besteht. Eine Zertifizierung von kleinen Unternehmen ist nicht abhängig von der Mitarbeiteranzahl.

Die Industrie in Deutschland ist stark durch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geprägt. Die meisten Unternehmen haben bereits ein QM System bzw. Qualitätsmanagement System, ohne Zertifizierung. Über 48.000 zertifizierte QM Systeme in Deutschland. Das sind Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeiter und einen maximalen Jahresumsatz von 50 Millionen Euro.

Heutzutage sind die kleinen und mittleren Unternehmen damit konfrontiert, dass sie Aufgaben und Verantwortung ihrer Gross-Kunden übernehmen. Sie sind in vielen Fällen dazu weder personell noch ausreichend qualifiziert um die übertragenden Aufgaben zu meistern (z.B. Alleinige Projektverantwortung für Produkte). 

Die Vorteile der kleinen und mittelständischen Unternehmen liegen in den kurzen Informationswegen, der innovativen Anpassung an neue Technologien und auf Änderungen kurzfristig reagieren zu können, z.B. bei der Herstellung von Produkten und Dienstleistungen.

Ein bereits angeführter Vorteil liegt in der gesteigerten Qualität, sodass man sich langfristig gegen die Konkurrenz im gleichen Wettbewerbssegment absetzen könnte. Eine verbesserte Qualität kann auch mit einer Verringerung von Risiken einhergehen. Die oben aufgeführten Punkte müssen aber dann relativiert werden, wenn das QM System, beispielsweise die ISO 9001 nur oberflächlich eingeführt worden ist. Es bedarf weit mehr, um zu den genannten Wettbewerbsvorteilen in Abgrenzung zu anderen Unternehmen zu kommen.

Um dieser hohe Flexibilität, den Wettbewerbsdruck sowie den ständig verschärfenden Haftungsbedingungen für Produkte und Dienstleistungen gerecht zu werden, ist heutzutage die Implementation eines Qualitätsmanagement System (QMS) bzw. ein Integriertes Management System für kleine und mittlere Unternehmen unabdingbar geworden.

Vorteile für kleine Unternehmen

Der Nutzen eines effizienten Qualitätsmanagement System kann unterschiedliche Faktoren beinhalten. Mit der Implementierung und anschliessender Zertifizierung z.B. nach der DIN EN ISO 9001, ISO 14001 kann man die Grundlage schaffen für eine kontinuierliche Verbesserung der Produkte, der Prozesse sowie der gesamten Organisation und die Haftungsrisiken minimieren. Qualität- oder Management Systeme haben unteranderem folgenden Nutzen für eine Organisation:

  • Wettbewerbsvorteile am Markt – Kundenanforderungen erfüllen, Kundenzufriedenheit erhöhen, Image verbessern, Erschliessung neuer Märkte
  • Kostensenkungen – Steigerung der Produktivität, Senkung von Fehlerkosten, Optimierung der Prozesse
  • Riskiominimierung – Haftungsrisiken minimieren, Transparente Abläufe, Vertrauen der interessierten Parteien

Um Synergieeffekte zu nutzen, ist es sinnvoll das QM System mit dem Unweltmanagement System in einem Management System zu integrieren. Die beiden ISO Normen 9001 und 14001 fordern einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (PDCA) und vor allem eine prozessorientierte Denkweise.

Diese fordert Leistungsindikatoren (Prozesskennzahlen) für jeden Prozess, Verantwortung und Befugnisse (Prozesseigner) sind festgelegt und erwartete Ergebnisse der Prozesse, die die Zielerreichung beeinflussen können. Zusammenfassend sind das:

  • Steuerungs- Optimierungsfunktion – effiziente und effektive Prozesse
  • Regelung und Verantwortung – Rollen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse
  • Sicherungsfunktion – Einhaltung von relevanten Gesetzen und behördliche Auflagen

Sämtliche Abläufe und Ergebnisse werden systematisch erfasst und dokumentiert (Nachweis), welches eine deutliche Reduzierung des Verwaltungsaufwandes mit sich bringt und eine Steigerung der Qualität nach sich ziehen kann. Die Einbeziehung des Personals hat transparente Abläufe zur Folge. Schwachstellen werden rechtzeitig entdeckt und Korrekturmaßnahmen können zügiger durchgeführt werden.

Vor- und Nachteile einer ISO 9001 Zertifizierung
Vor- und Nachteile einer ISO 9001 Zertifizierung

Was ist ein QM System​

Was ist ein QM System? Ein QM System regelt und steuert die internen Standards sowie die von aussen herangetragenen Kunden- und gesetzlichen Forderungen in der Organisation. Das meist verbreitete Qualitätsmanagement System in Deutschland ist die ISO 9001.

Ein QM System ist ein dynamisches System, welches durch fortlaufende Überprüfung und Verbesserungen auf Veränderungen im Umfeld schnell reagiert kann. Es ist kein starres Regelwerk, sondern lässt den Unternehmen die Möglichkeit, ihre Individualität auszuspielen.

Was ist ein QM System nun? Das QMS beschäftigt sich mit der Optimierung von Abläufen und der Sicherstellung der gewünschten Ergebnisse. Sowie die Erfüllung der Kunden– und gesetzlichen Forderungen (Umweltmanagement System).

Ein QM System effektiv umsetzen. Durch die Struktur eines QM Systems können unter anderem die Transparenz betrieblicher Abläufe erhöht, die Fehlerquoten und somit Kosten reduziert, höhere Kundenzufriedenheit erzielt und der Marktzugang verbessert werden.

Die ISO 9001 ist für Kleine und mittelständische Unternehmen KMU unverzichtbar geworden. Ein effizientes Qualitätsmanagement System ist in fast allen Bereichen der Wirtschaft auf nationalen wie internationalen Märkten eine unabdingbare Voraussetzung, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu gewährleisten.

Der Aufbau eines zertifizierten QM System sollte eine strategische Entscheidung für eine Organisation sein. Ein stabiles Qualitätsmanagement System kann einer Organisation dabei unterstützen ihre Gesamtleistung zu verbessern.

Gestaltung und Umsetzung des Systems werden in der neuen ISO 9001:2015 durch den Kontext der Organisation beeinflusst. Nutzen Sie die Vorteile einer Beratung Qualitätsmanagement Vorort in Ihrer Nähe.

Unternehmensberatung QM System
Unternehmensberatung QM System

Unterstützung QM System​

Die Unterstützung beim Aufbau eines QM Systems durch eine Qualitätsmanagement Beratung stellt für Unternehmen einen großen Nutzen dar. Durch die Erfahrung und der strukturierten Vorgehensweise der Qualitätsmanagement Beratung sparen sie Zeit, Kosten und laufen nicht Gefahr einen falschen „Weg“ einzuschlagen.

Aufgrund der langjährigen Erfahrung in der Betreuung sowie der Pflege und Aufbau von Qualitätsmanagement Systemen in kleinen- und mittelständischen Unternehmen bietet ihnen eine externe Beratung einen großen Input an Erfahrung – Nutzen Sie die Vorteile eines regionalen Beraters Vorort.

Wie aufwendig ist ein QM System?​

Was ist ein QM System? Die ISO 9001 hat hier spezielle Forderungen aufgestellt, wie ein Qualitätsmanagementsystem geplant (PDCA-Zyklus) und die Abläufe definiert werden müssen, um gewünschte Ergebnisse zu erreichen.

Das QMS setzt diese Forderungen in dokumentierte Informationen um, beispielsweise die Dokumentation der relevanten Prozesse, Definition von Qualitätszielen, Vorgaben zur Planung und Steuerung der Produktion, Einsatz von kalibrierten Prüf- und Messmittel, Erstellung einer Qualitätspolitik mit Zielen, die Risiken und Chancen erkennen und minimieren und vieles mehr.

Vorteile QM Beratung​

  • Projektbegleitung bis zur Zertifizierung und darüber hinaus
  • Konzeption und Durchführung aller relevanter Schritte zur Einführung bzw. Weiterentwicklung der IATF 16949
  • Beachtung der kundenspezifischen Forderungen sowie der Rules und weitere Vorgaben durch die International Automotive Task Force
  • Planung und Durchführung der prozessbezogenen Dokumentation
  • Schulung aller relevanter Themen bzgl. Qualitätsmanagement und Forderungen der technischen Spezifikation 16949
  • Unterstützung bei der Durchführung interner System- und Prozessaudits
  • Weiterbildungsmaßnahmen bspw. Core Tools, VDA Standards
  • Beantragung von Fördermittel bei der BaFa
  • Integration weitere Managementsysteme bspw. DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 50001
  • Unterstützung bei der Auswahl einer geeigneter Zertifizierungsgesellschaft sowie der Auditoren
  • Auf Wunsch weitere Unterstützung nach der Zertifizierung

Akzeptanz der QM Dokumentation​

Erhöhung der Identifikation mit dem QM System in allen Bereichen durch das Einfließen der Fachkenntnisse in die Dokumente und Abläufe. Stärkung des Zusammengehörigkeitsgefühls durch die gemeinsame Erarbeitung oder Änderung der Schnittstellenregelungen in Arbeitsgruppen;

Hohe Transparenz von bereichsübergreifenden Problemen in den Arbeitsabläufen und deren Eliminierung; Wachsendes Verständnis für andere Bereiche, deren Arbeitsweise und Einbindung in die Organisation.m ist quasi die Kontrollstelle in der Organisation für die Umsetzung von Regelungen, Standards, Kunden- und gesetzlichen Forderungen.

Haftungsrisiken minimieren​

Das Produkthaftungsgesetz macht Produkthersteller haftbar für Folgeschäden, welche durch fehlerhafte Produkte entstehen. Bringen Sie sich selbst aus der Schusslinie durch Dokumentation sowie systematisierten Informationsfluss an die Mitarbeiter.

Erkennen der persönlichen Verantwortung eines jeden Mitarbeiters zur Herstellung eines sicheren Produktes. Schaffen Sie Klarheit in Organisation und ihren Abläufen.

Senkung Fehlerkosten

Ziel eines wirtschaftlich orientierten Qualitätsmanagement Systems ist es, die Qualitätskosten bei mindestens gleich bleibender Qualität zu senken. Hierzu gilt es vor allem die internen und externen Fehlerkosten auf ein Minium zu reduzieren.

Verringerung des Prüfaufwandes, Höheres Engagement bei der Fehlervermeidung, Konstruktive Änderungen am Produkt in der Konzeptphase, Bessere Vormaterial Qualität, und Verbesserung der Prozessqualität.

Interne und externe Anforderungen​

Die Geschäftsbedingungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verändern sich stetig. Globalisierung der Märkte, neue Technologien und Kundenbedürfnisse oder die steigende ordnungsrechtliche Regeldichte vor allem in den Bereichen Umwelt, Qualität und Arbeitsschutz verändern das Unternehmensumfeld tiefgreifend. Kleine Unternehmen sehen sich verstärkt damit konfrontiert Aufgaben und auch Verantwortung ihrer Grosskunden zu übernehmen.

Strategie Einführung

Eine gelebte Qualitätssicherung birgt viele Chancen um die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Qualität der Prozesse zu verbessern. Der Aufbau einer Qualitätssicherung bzw. ein Qualitätsmanagement System nach ISO 9001, einzuführen gliedert sich in die drei Phasen: System-Analyse, Gestaltung und Implementierung.

Die einzelnen Phasen wiederum bestehen aus verschiedenen Schritten. Jeder Schritt und jede Phase baut in der Regel auf zuvor gewonnenen Informationen oder erzielten Ergebnissen auf. Daher sollten die Schritte und Phasen nacheinander durchgeführt werden. Wichtig bei diesen Schritten ist, dass sie zusammen mit den Mitarbeitern durchgeführt werden.

Gestaltung und Implementierung​

Eine gelebte Qualitätssicherung birgt viele Chancen um die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Qualität der Prozesse zu verbessern. Der Aufbau einer Qualitätssicherung bzw. ein Qualitätsmanagement System nach ISO 9001, einzuführen gliedert sich in die drei Phasen: System-Analyse, Gestaltung und Implementierung.

Die einzelnen Phasen wiederum bestehen aus verschiedenen Schritten. Jeder Schritt und jede Phase baut in der Regel auf zuvor gewonnenen Informationen oder erzielten Ergebnissen auf. Daher sollten die Schritte und Phasen nacheinander durchgeführt werden. Wichtig bei diesen Schritten ist, dass sie zusammen mit den Mitarbeitern durchgeführt werden.

Wichtig ist, dass der Aufbau eines Qualitätsmanagement Systems sowohl top down als auch bottom up geschieht, damit die Voraussetzungen gegeben sind, dass das System Wirkungen erbringen kann. Von der Geschäftsleitung ist zu erwarten, dass die Grundzüge des QM-Systems in einem Konzept festgehalten sind und diese für alle Fachbereiche in gleichem Maße verbindlich sind.​

Stefan Stroessenreuther
Qualitätsmanagement mit System
Qualitätsmanagement mit System

QM System einführen​

  • Projektdefinition: Was ist das Ziel der Einführung und in welchen Zeitrahmen soll das QMS eingeführt werden.
  • Projektleitung und Projektteam einberufen – wichtig ist, dass alle Norm Kenntnisse zumindest in der Projektleitung vorhanden sind
  • Zeitplan mit Meilensteinen – (Grob in der Projektdefinition – Fein in der Projektplanung)
  • Der Zeitplan sollte so gewählt werden, dass die Aufgaben neben dem laufenden Geschäftsbetrieb stattfinden können (die Dauer der Einführung z.B. ISO 9001 kann von 3 Monaten bis zu einem 1 Jahr dauern – je nach Komplexität der Prozesse)
  • Der Projektplan sollte regelmäßig durch das Controlling auf den Fortschritt überprüft werden
  • Die oberste Leitung muss (soll) das Projektteam und die Führungskräfte motivieren um alle Mitarbeiter an der Einführung des QM Systems ins Boot zu nehmen
  • Zu allererst ist es wichtig die relevanten Prozesse zu bestimmen (Prozesslandschaft) und diese in Gruppenarbeit (Prozesseigner und Team) zu erstellen
  • Wichtig ist, dass das System wirtschaftlich sinnvoll und angemessen dokumentiert und eingeführt wird
  • Der Projektleiter stellt sicher, dass alle Normforderungen behandelt werden und gemäß den Vorgaben eingeführt werden
  • Ist das QM System aufgebaut, dann muss ein internes Audit das QMS gegenüber den Vorgaben überprüfen – Abweichungen und Verbesserungspotenziale aufzeigen
  • Die Managementbewertung (Review) bildet den Abschluss vor der Zertifizierung
  • Zertifizierungsstelle auswählen und Auditoren
  • Zertifizierung
  • Fortlaufende Verbesserung für das QMS starten

Meilensteine im QM System​

Wichtige Meilensteine im Projekt QM System Einführung sind:

  • Qualitätspolitik und Qualitätsziele defineren
  • Messbare Kenngrößen für die Messung von Prozessen installieren
  • Interessierte Parteien und interne und externe Themen (Kontext) definieren, Überwachungen und bewerten
  • Ermittlung der Risiken und Chancen
  • Ermittlung der Kundenzufriedenheit
  • Dokumentation aller relevanten Dokumente
  • Internes Audit
  • Managementbewertung

Steuerung QM System​

Zudem sollte die Geschäftsleitung in der konzeptuellen Phase überlegen, welche Informationen ihr aus dem QM-System künftig für die Steuerung der Organisation hilfreich sein können. Damit wird gewährleistet, dass das QM-System Wirkungen im Sinne eines Managementreporting erbringen kann.

Der strukturelle Entscheid, auf welchen Ebenen der Organisation mit Unterstützung welcher Steuerungseinheiten (Fachabteilungen, Arbeitsgruppen) das Qualitätsmanagement System aufgebaut und implementiert werden sollte, ist ein Geschäftsleitungsentscheid, der top down getroffen werden sollte.

Fortlaufende Verbesserung​

Der Hauptzweck eines Qualitätsmanagement Systems nach der neuen Revision 2015 ist, als vorbeugendes Werkzeug zu dienen. Dadurch wurde der Unterabschnitt „Vorbeugende Maßnahmen“ gänzlich aus der Norm entfernt, weil die DIN ISO 9001 insgesamt Maßnahmen zu Chancen und Risiken enthält, die im Wesentlichen die potentiellen Nichtkonformitäten ansprechen.

Neben der Verbesserung der Wirksamkeit des QMS, müssen Organisationen auch die Eignung und Angemessenheit kontinuierlich verbessern. Dies kann durch Minderleistung oder identifizierte Chancen ausgelöst werden. Die Revision 2015 fordert jetzt, die Verwendung von Werkzeugen und Methoden für die Untersuchung von Minderleistung und zur Unterstützung kontinuierlicher Verbesserung.

Systemanalyse​

Bevor sie die bestehende Dokumentation, soweit vorhanden, umschreiben oder verwerfen, sollten Sie eine Systemanalyse durchführen um Klarheit darüber zu schaffen welche Anforderungen aus den Regelwerken z.B. ISO 9001 oder IATF 16949 bereits eingeführt sind. Dieser Audit Prozess verschafft der Geschäftsleitung einen Output darüber an welchen Stellschrauben gedreht werden muss.

Bezüglich Ressourcen, Kapazitäten, Schulungen, Qualifizierungen und der notwendigen Dokumentation um den Anforderungen an Prozesse und Norm gerecht zu werden. Diese Informationen aus einem QM Systemaudit und/oder Delta Audit bilden das Konzept für die Einführung und Umsetzung. Daraus entsteht im nächsten Schritt ein Projektplan der alle wesentlichen Schritte, Termine und das Budget für die Umsetzung beinhaltet.

Fehler vermeiden

Bevor Sie die Ersten Schritte zur Einführung von einem QM System oder Managementsystems durchführen, sollten sie sich im klaren darüber sein, dass die Mitarbeiter mit in das „berühmte“ Boot zu nehmen sind.

Unwissende Mitarbeiter werden Sie bei der Umsetzung der Einführung eines Qualitätsmanagement Systems nur dann unterstützen, wenn sie auch wissen welche Anforderungen an sie gestellt werden. Die Mitarbeiter sind oftmals die leidtragenden.

Sie müssen mit unvollständig beschriebenen, dokumentierten Prozessen über lange Zeit arbeiten. Das Handbuch ist aufgebläht und enthält alles andere als die relevanten dokumentierten Verfahren, die im Handbuch als oberste dokumentierte Hierarchie Stufe implementiert sein sollten.

Die Qualitätspolitik enthält zwar im Ansatz die wichtigsten Grundsätze des Unternehmens aber stehen oftmals in keinen Zusammenhang mit der Strategie und den Qualitätszielen des Unternehmens.

Zertifizierung​

Ein Qualitätsmanagement System nach der ISO 9001 ist heute der weitverbreitete Standard in Deutschland. Alleine in den Jahren 2012 und 2013 wurden in Deutschland ca. 50.000 Zertifizierungen nach dem Regelwerk durchgeführt.

Deutschland belegt hinter China (1. Platz) und Italien (2. Platz) den dritten Rang weltweit. Die Einführung eines QM-System bis zur Zertifizierung ist für viele Unternehmen ein Prozess der unter Umständen einige Jahre benötigt.

Die Geschäftsleitung ist sich im Vorfeld nicht im klaren darüber welche Manpower bzw. Ressourcen für diesen Prozess benötigt werden. Gerade bei kleinen mittelständischen Unternehmen sind oftmals nicht ausreichend Kapazitäten vorhanden um ein Qualitätsmanagement System mit allen Anforderungen relativ kurzfristig umzusetzen. Ich biete Ihnen eine Qualitätsmanagement Beratung mit System – Nutzen Sie die Vorteile der QM Beratung Vorort.

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor