Datenschutz DSGVO

Rechtswirksame Umsetzung der DSGVO

Wir unterstützen Sie bei der rechtswirksamen Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind oft unvorbereitet und haben die Beauftragung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten auf die lange Bank geschoben. Seit dem 25. Mai 2018 gilt jedoch: Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Wir sind bundesweit als Datenschutz-Dienstleister aktiv und unterstützen Sie beim Aufbau eines wirksamen Datenschutz-Managementsystems. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern schaffen Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern.

Aktuelle Änderungen im Datenschutz 2025

Auch 2025 bleibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das zentrale Regelwerk in Europa. Grundlegende Reformen sind bisher nicht in Kraft getreten. Dennoch ergeben sich durch neue Gesetze, EU-Richtlinien, Rechtsprechung und geplante Anpassungen wichtige Entwicklungen für Unternehmen. Die folgenden Punkte sollten Sie im Blick behalten:

DSGVO und ihre Bedeutung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die wichtigste EU-weite Regelung zum Schutz personenbezogener Daten. Sie legt verbindliche Vorgaben für die Verarbeitung und den Schutz dieser Daten fest und betrifft Unternehmen unabhängig von ihrer Größe – von Start-ups über Freiberufler bis hin zu Konzernen. Verstöße können zu empfindlichen Bußgeldern und langfristigem Reputationsverlust führen.

Grundsätze der DSGVO (Art. 5)

Die Grundsätze der DSGVO ähneln denen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), wurden jedoch verschärft und vereinheitlicht. Unternehmen müssen diese umgehend umsetzen, um rechtliche Risiken und Bußgelder zu vermeiden.

Wer muss die DSGVO beachten?

Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, Behörden und Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten – unabhängig von der Größe. Ausnahmen gelten nur für rein private Tätigkeiten (z. B. Adressverwaltung im Familienkreis). Beispiele:

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zu einem rechtskonformen Datenschutz

Mit diesen 10 Schritten setzen Sie die Anforderungen der DSGVO in Ihrem Unternehmen systematisch um. Jede Stufe baut aufeinander auf und schafft die Grundlage für einen sicheren und nachhaltigen Datenschutz.

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Betroffene haben das Recht, vom datenverarbeitenden Betrieb eine Bestätigung zu verlangen, ob über sie personenbezogene Daten gespeichert sind und verarbeitet werden. Ist das der Fall, hat der Betrieb Auskunft über diese Daten, deren Herkunft sowie weitere Informationen zu erteilen. In der Praxis werden solche Auskunftsanfragen in der Regel von Kunden an Betriebe gestellt.

Alt-Datenbestände

Auch alte Datenbestände, sogenannte Alt-Bestände, die vor dem 25. Mai 2018 erhoben wurden, fallen unter die Anforderungen der DSGVO. Wurden die Daten vor diesem Datum rechtmäßig erhoben und verarbeitet, ergeben sich keine großen Änderungen. Diese wurden vorher im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt, das vielfach mit der DSGVO übereinstimmt. Um diesen hohen Datenschutzstandard zu gewährleisten, hat die EU die Bußgelder bei Zuwiderhandlungen erheblich erhöht – diese können bis zu 4 % des Jahresumsatzes betragen.

Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten

Ein zentraler Aspekt des Datenschutzes ist die korrekte Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Dabei gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Es dürfen nur Daten erhoben werden, die für den angegebenen Zweck tatsächlich notwendig sind. Betroffene müssen stets über den Zweck der Datenerhebung sowie ihre Rechte informiert werden. Dies betrifft unmittelbar Webseiten, Online-Shops, Newsletter-Anmeldungen und Kontaktformulare.

Privacy by Design

Um Datenschutz von Beginn an richtig umzusetzen, empfiehlt sich das Prinzip Privacy by Design. Datenschutzaspekte werden dabei bereits in der Planungsphase neuer Dienste, Produkte und Tools berücksichtigt und fest in deren Architektur verankert. Das minimiert nachträgliche, oft teure Anpassungen und senkt das Risiko von Datenschutzverstößen erheblich.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Backups, sichere Passwörter und ein sauberes Rechte- und Rollenkonzept. Unternehmen sollten ein Datenschutz- und Sicherheitskonzept erstellen, das Prozesse dokumentiert und Zuständigkeiten klar regelt. Oft ist es vorgeschrieben oder sinnvoll, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, der die Einhaltung aller Vorgaben überwacht.

Betroffenenrechte und Reaktion der Unternehmen

Verbraucher haben nach DSGVO umfassende Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit sowie das Widerspruchsrecht bei bestimmten Verarbeitungen. Unternehmen sollten klare Prozesse schaffen, um schnell und datenschutzkonform auf Anfragen zu reagieren. Transparente Kommunikation und geschulte Mitarbeiter erhöhen die Kundenzufriedenheit und senken das Risiko von Verstößen.

Reputationsfaktor Datenschutz

Datenschutz ist eng mit der Außenwirkung eines Unternehmens verknüpft. Wer den Schutz personenbezogener Daten vernachlässigt, riskiert nicht nur hohe Strafen, sondern auch Reputationsschäden. Umgekehrt kann ein vorbildlicher Umgang mit Daten zum Vertrauensfaktor im Wettbewerb werden. Kunden und Partner erwarten heute ein hohes Maß an Sicherheit und Transparenz – wer dies gewährleistet, profitiert langfristig von einer positiven Wahrnehmung am Markt.

Datenschutzbeauftragter

In Ihrem Unternehmen sind mehr als 20 Mitarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt? Wenn Sie diese Frage mit „JA“ beantworten, ist die Benennung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten (DSB) verpflichtend. Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines Datenschutz-Management-Systems.

Die Anforderungen an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten ergeben sich aus den Artikeln 37 bis 39 DSGVO sowie § 38 BDSG.

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

Die primäre Aufgabe eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 39 DSGVO ist die Unterrichtung und Beratung der Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter sowie der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach DSGVO und BDSG.

Darüber hinaus überwacht der Datenschutzbeauftragte die Einhaltung der DSGVO, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen?

Die Benennung eines DSB ist nicht freiwillig, sondern wird im § 38 BDSG geregelt. Ein Datenschutzbeauftragter ist zwingend erforderlich, wenn:

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das BDSG regelt den Datenschutz sowohl für den öffentlichen Bereich (Bundes- und Landesbehörden) als auch für den privaten Bereich (Unternehmen, Vereine). Es gilt immer dann, wenn keine spezielleren Datenschutzregelungen in anderen Bundesgesetzen Anwendung finden.

Geltungsbereich

Das BDSG gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen des Bundes, der Länder sowie durch nicht-öffentliche Stellen (z. B. Unternehmen, Vereine). Ausgenommen sind Datenverarbeitungen zu rein persönlichen oder familiären Zwecken (§ 1 Abs. 2 BDSG).

Zweckbindung

Personenbezogene Daten dürfen nur zu dem Zweck verarbeitet und genutzt werden, zu dem sie ursprünglich erhoben wurden (§ 28 Abs. 1 Satz 2 BDSG). Der Zweck muss bereits vor der Erhebung festgelegt sein und darf nur durch Gesetz oder mit Einwilligung geändert werden. Die Verarbeitung ist dabei nach Art, Umfang und Dauer strikt auf den Erhebungszweck begrenzt.

Auskunftsrechte der Betroffenen

Betroffene müssen jederzeit nachvollziehen können, wer welche Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt. Das BDSG sichert dies durch umfassende Auskunftsansprüche, u. a. in §§ 4, 6b, 33 und 34 BDSG. Unternehmen sind damit verpflichtet, Transparenz über Datenverarbeitungen zu gewährleisten.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Die Anlage zu § 9 BDSG enthält einen Katalog technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs), die insbesondere bei der Auftragsdatenverarbeitung umzusetzen sind. Dazu gehören:

• Zutrittskontrolle
• Zugangskontrolle
• Zugriffskontrolle
• Weitergabekontrolle
• Verfügbarkeitskontrolle

Besondere Bedeutung kommt der Verschlüsselung zu. Diese sollte stets dem aktuellen Stand der Technik entsprechen, um Datensicherheit zu gewährleisten.

Datenschutzgrundverordnung

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ist nicht das Bundesdatenschutzgesetz BDSG. Waren früher schon ab 10 Mitarbeiter Unternehmen verpflichtet einen DSB zu benennen, so wurde die Schwelle im Juni 2019 von 10 auf 20 Mitarbeiter erhöht.

Insofern, dass diese sich auch ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigten. Die Spielregeln bleiben die gleichen. Auch wenn kein DSB mehr unter 20 Mitarbeiter gefordert ist, muss das Unternehmen die DSGVO einhalten.

Wie kann man die teilweise hohen Strafzahlungen bei Verstößen umgehen? Eigentlich nur wenn im Unternehmen ein DSB die Einhaltung der DSGVO überwacht und die Geschäftsleitung und Mitarbeiter auf Verstöße aufmerksam macht und diese umgehend beseitigt.

Fazit

Datenschutz sollte als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der sich den dynamischen Anforderungen der digitalen Welt anpasst. Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter, permanente Sicherheits- und Risikoanalysen sowie die stetige Aktualisierung bestehender Konzepte bilden das Fundament für einen verlässlichen, zukunftssicheren und gesetzeskonformen Unternehmensauftritt.

Wer diese Maßnahmen gewissenhaft umsetzt, profitiert von einem besseren Risikomanagement, umgeht potenzielle Bußgelder und stärkt das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern – mit positivem Einfluss auf den langfristigen Geschäftserfolg.

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FAQs zum Datenschutz

Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).