Datenschutz und QM System
Einführung in Datenschutz und QM System
Datenschutz und Qualitätsmanagement stehen enger miteinander in Verbindung, als viele Unternehmen vermuten. Prozesse der Datenerhebung und Verarbeitung wirken sich unmittelbar auf ein QMS nach ISO 9001 aus.
- Gleiche Zielrichtung Beide Bereiche sichern den verantwortungsvollen Umgang mit Informationen.
- Überschneidungen in der ISO 9001 In Kapitel 7.4, 7.5.3, 8.7 und 9.2 gibt es direkte Schnittmengen.
- Integration statt Insellösung Datenschutz sollte ein Bestandteil des bestehenden QM Systems sein.
Kommunikation und Datenschutzvorfälle
Bei Datenschutzvorfällen ist klar geregelt, wer informiert werden muss und in welcher Form. Auch die ISO 9001 stellt Anforderungen an die interne und externe Kommunikation.
- Kapitel 7.4 Kommunikation Was wird kommuniziert, wann, an wen und wie.
- Einbindung in Kommunikationsmatrix Datenschutzvorfälle müssen dort zwingend enthalten sein.
- Transparenz schaffen Klare Meldewege reduzieren Reaktionszeiten.
Lenkung dokumentierter Information
Datenschutzrelevante Dokumente müssen genauso gelenkt werden wie QM Unterlagen. Die ISO 9001 fordert dazu klare Regeln in Kapitel 7.5.3.
- Versionierung Datenschutzrichtlinien und Verarbeitungsverzeichnisse müssen kontrolliert gepflegt werden.
- Freigaben Verantwortlichkeiten für Freigaben eindeutig zuweisen.
- Archivierung Sichere und nachvollziehbare Ablage aller relevanten Nachweise.
Nichtkonforme Ergebnisse und Datenschutz
Datenschutzverstöße gelten im QM System als nichtkonforme Ergebnisse und fallen damit in den Bereich 8.7 der ISO 9001.
- Erfassung des Vorfalls Eine strukturierte Dokumentation ist essenziell.
- Korrekturmaßnahmen Sofortmaßnahmen und Ursachenanalyse festlegen.
- Rückkopplung Ergebnisse in Verbesserungsprozesse integrieren.
Internes Audit und Datenschutz
Ein Datenschutzaudit sollte fester Bestandteil des Auditprogramms eines integrierten Managementsystems sein.
- Kapitel 9.2 Interne Audits Datenschutz als eigenes Auditkriterium einplanen.
- Compliance Audit Datenschutzrichtlinien regelmäßig auf Einhaltung prüfen.
- Integrierte Audits Datenschutz gemeinsam mit Qualität, Sicherheit und Umwelt auditieren.
Rolle der Verantwortlichen
Qualitätsmanager sind oft prädestiniert, auch Aufgaben im Datenschutz zu übernehmen.
- Prozessverständnis QM Verantwortliche kennen Abläufe und Schnittstellen.
- Ganzheitlicher Ansatz Datenschutz ist in alle Prozesse eingebettet.
- Ressourceneffizienz Integration spart Zeit und verhindert Doppelarbeit.
Rechtliche Grundlagen und Standards
DSGVO, BDSG und ISO 9001 bieten einen klaren Rahmen für ein integriertes Datenschutzmanagement.
- DSGVO EU weiter Rechtsrahmen für personenbezogene Daten.
- BDSG Nationale Ergänzungen zur DSGVO.
- ISO 9001 Strukturierte Prozess und Dokumentationsanforderungen.
Risikoanalyse im Datenschutz und QM System
Risikoanalysen sind zentraler Bestandteil beider Systeme und ermöglichen eine einheitliche Beurteilung von Geschäftsrisiken.
- Ganzheitliche Betrachtung Risiken aus Prozessen und Datenverarbeitung zusammenführen.
- Maßnahmen priorisieren Risiken systematisch bewerten.
- Reduzierung des Haftungsrisikos Risiken frühzeitig erkennen.
Schulung und Bewusstsein der Mitarbeitenden
Datenschutz und Qualitätsmanagement müssen gemeinsam geschult werden, damit keine Lücken entstehen.
- Ganzheitliches Verständnis Mitarbeitende verstehen Zusammenhänge besser.
- Klar definierte Meldewege Besonders wichtig bei Datenschutzvorfällen.
- Regelmäßige Trainings Schulungen fördern Verantwortungsbewusstsein.
Datenschutz im QM System verankern
Datenschutz sollte fest im Qualitätsmanagementsystem dokumentiert und gesteuert werden.
- Prozessbeschreibung Datenerhebung, Verarbeitung, Speicherung klar dokumentieren.
- Dokumentation und Nachweise Verzeichnisse, Einwilligungen, Sicherheitsmaßnahmen lückenlos führen.
- Kontinuierliche Verbesserung Datenschutz in Audit, Review und Maßnahmenplan integrieren.
How To Datenschutz in das QM System integrieren
Schritt für Schritt zum integrierten Datenschutz
Datenschutz lässt sich am effizientesten umsetzen, wenn er als fester Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems verankert wird. Die folgenden Schritte zeigen ein pragmatisches Vorgehen, das sich an ISO 9001 und an den Anforderungen der DSGVO orientiert.
- Schritt 1 Zuständigkeiten klären Verantwortliche für Qualität und Datenschutz festlegen, Rollen beschreiben und festhalten, wie beide Bereiche zusammenarbeiten. Schnittstellen zwischen Qualitätsmanagement und Datenschutz dokumentieren.
- Schritt 2 Prozesse mit personenbezogenen Daten identifizieren Alle Prozesse erfassen, in denen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden. Ergebnis ist eine Übersicht mit Prozessen, Datenarten, Systemen und beteiligten Abteilungen.
- Schritt 3 Datenschutz in Prozessbeschreibungen aufnehmen In den bestehenden QM Prozessbeschreibungen ergänzen, wo Daten entstehen, wer zugreifen darf, wie lange Daten gespeichert werden und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten.
- Schritt 4 Dokumentierte Information strukturieren Verarbeitungsverzeichnis, Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Nachweise zur Einwilligung in das bestehende System für dokumentierte Information integrieren. Regeln für Freigabe, Versionierung und Archivierung festlegen.
- Schritt 5 Risikoanalyse gemeinsam durchführen Risiken aus Sicht des Qualitätsmanagements und des Datenschutzes zusammen betrachten. Zum Beispiel Produktionsrisiken und Risiken durch Datenverlust oder unberechtigte Zugriffe in einer gemeinsamen Bewertung erfassen.
- Schritt 6 Interne Audits um Datenschutz ergänzen Datenschutz als festen Punkt in das Auditprogramm aufnehmen. Fragen zu Prozessen, Rollen, Nachweisen und technischen Maßnahmen in die Auditchecklisten einbauen und Ergebnisse im Maßnahmenplan dokumentieren.
- Schritt 7 Schulungen kombinieren Schulungsinhalte zu Qualität und Datenschutz verbinden. Mitarbeitende lernen, wie Prozessanforderungen, Datenqualität und rechtssicherer Umgang mit personenbezogenen Daten zusammengehören.
- Schritt 8 Meldewege für Datenschutzvorfälle definieren Klare Meldewege im QM Handbuch festhalten. Festlegen, wer bei einem Vorfall informiert wird, welche Fristen gelten und wie der Vorfall als nichtkonformes Ergebnis im QM System behandelt wird.
- Schritt 9 Ergebnisse in der Managementbewertung nutzen Datenschutzthemen als festen Bestandteil der Managementbewertung etablieren. Kennzahlen, Vorfälle, Auditergebnisse und Risiken gemeinsam mit anderen QM Kennzahlen betrachten und Entscheidungen der Leitung dokumentieren.
- Schritt 10 Kontinuierliche Verbesserung sicherstellen Aus Vorfällen, Audits und Rückmeldungen Verbesserungsmaßnahmen ableiten. Datenschutz nicht als einmaliges Projekt behandeln, sondern als Teil des laufenden Verbesserungsprozesses im Qualitätsmanagement verankern.
Sichere Daten
FAQ zu Datenschutz und QM System
1 Wie hängen Datenschutz und Qualitätsmanagement zusammen ›
Datenschutz und Qualitätsmanagement verfolgen beide das Ziel, sichere und verlässliche Prozesse zu gestalten. Datenschutz ist in viele Geschäftsabläufe eingebettet und beeinflusst direkt die Wirksamkeit eines QM Systems nach ISO 9001.
2 Welche Kapitel der ISO 9001 betreffen den Datenschutz besonders ›
Wichtige Überschneidungen bestehen in den Kapiteln 7.4 Kommunikation, 7.5.3 Lenkung dokumentierter Information, 8.7 Steuerung nichtkonformer Ergebnisse und 9.2 Interne Audits. In diesen Bereichen lassen sich Datenschutzanforderungen gut in das QM System integrieren.
3 Muss ein Datenschutzvorfall im QM System erfasst werden ›
Ja. Datenschutzvorfälle gelten als nichtkonforme Ergebnisse und sollten im QM System dokumentiert, analysiert und mit geeigneten Maßnahmen versehen werden. So wird der Vorfall sowohl im Datenschutz als auch im Qualitätsmanagement abgedeckt.
4 Gehört ein Datenschutzaudit in das interne Auditprogramm ›
Ein Datenschutzaudit sollte als Compliance Audit Bestandteil des Auditprogramms sein. Sinnvoll ist es, Datenschutz gemeinsam mit anderen Managementsystemen wie ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 27001 in integrierten Audits zu prüfen.
5 Können Qualitätsmanager Aufgaben im Datenschutz übernehmen ›
Qualitätsmanager eignen sich gut für Aufgaben im Datenschutz, da sie Prozesse, Verantwortlichkeiten und dokumentierte Verfahren bereits kennen. Dieses Verständnis ist für ein wirksames Datenschutzmanagement von Vorteil.
6 Warum sollte Datenschutz in das QM System integriert werden ›
Durch die Integration werden Doppelstrukturen vermieden, Audits effizienter gestaltet und Verantwortlichkeiten klarer. Unternehmen reduzieren das Risiko von Datenschutzverstößen und stärken die Transparenz gegenüber Kunden und Aufsichtsbehörden.
7 Gilt die DSGVO für alle Unternehmen ›
Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, Vereine und Behörden innerhalb der Europäischen Union sowie für Organisationen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeiten oder Waren und Dienstleistungen in die EU anbieten.
