Die EU-Verordnung zu Konfliktmineralien und die EU-Richtlinie zur Nichtfinanziellen Berichterstattung. Am 1. Januar 2021 trat die EU-Verordnung zu Konfliktmineralien (EU 2017/821) in Kraft, mit dem Ziel die Beschaffung von Mineralien aus Konflikt- und Hochrisikogebieten (CAHRA) einzudämmen, in denen die Gewinne aus dem Bergbau bewaffnete Konflikte finanzieren könnten. Die Verordnung gilt für alle Parteien, die Mineralien und Metalle in die EU einführen, und erhebt die Forderungen an die Unternehmen, Unterlagen zur Einhaltung der Verordnung zu führen und die Ergebnisse obligatorischer Audits von unabhängiger Seite zu belegen.
Ähnlich wie beim US-amerikanischen Dodd-Frank– Gesetz konzentriert sich die EU-Verordnung zu Konfliktmineralien auf Zinn, Tantal, Wolfram und Gold. Sie unterscheidet sich von dem zuvor genannten Gesetz jedoch dadurch, dass sie den Anwendungsbereich über die DRK hinaus auf alle Konfliktgebiete in ihrer Gesamtheit ausweitet.
Die EU definiert CAHRA als Bereiche, die derzeit von Konflikten und anderen damit verbundenen illegalen Aktivitäten betroffen sind oder sein könnten Die offizielle Liste der CAHRA wird von einer Gruppe externer Experten erstellt und regelmäßig aktualisiert. Die Liste gilt als nicht vollständig, und Unternehmen, die in den Geltungsbereich der Verordnung fallen, müssen die Anforderungen auch dann erfüllen, wenn sie in Konfliktgebieten agieren, die nicht aufgeführt sind.
Gemäß der Verordnung müssen Importeure von Mineralien und Metallen auf der Grundlage der OECD-Leitlinien interne Systeme zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht einrichten. Folgende Angaben werden gefordert:
Die Durchsetzung der EU-Verordnung zu Konfliktmineralien liegt in der Verantwortung der einzelnen Mitgliedstaaten. Die Behörden werden Dokumente und Auditberichte prüfen und gegebenenfalls Vor-Ort-Kontrollen durchführen. Nichtkonforme Unternehmen werden von dem jeweiligen Mitgliedstaat angewiesen, innerhalb eines festgelegten Zeitraums Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, und dementsprechend Folgeinspektionen unterzogen.
Die EU-Verordnung zu Konfliktmineralien stellt unterschiedliche Anforderungen an in der Lieferkette vor- und nachgelagerte Unternehmen. Da vorgelagerte Unternehmen – daher Unternehmen, die an der Gewinnung, Verarbeitung oder Veredelung von Rohstoffen beteiligt sind – die größere Risikoquelle darstellen, müssen sie die in der Verordnung beschriebenen Sorgfaltspflichten erfüllen. Nachgelagerte Unternehmen werden weiter in zwei Gruppen unterteilt: diejenigen, die Erzeugnisse aus der Metallphase importieren und solche, die über die Metallphase hinausgehen.
Die erste Gruppe muss die gleichen Sorgfaltspflichten erfüllen wie die vorgelagerten Unternehmen, wohingegen die zweite Gruppe aus dem Geltungsbereich herausfällt. Auch von den Unternehmen, die mit Erzeugnissen außerhalb der Metallphase handeln, wird erwartet, dass sie Instrumente der Berichterstattung einsetzen, um ihre Erfüllung der Sorgfaltspflicht transparenter zu gestalten. Große Unternehmen dieser Art müssen diese Strategien öffentlich kundtun, wie in der EU-Richtlinie über die nichtfinanzielle Berichterstattung dargelegt.
Die EU-Richtlinie über die Nichtfinanzielle Berichterstattung
Im Juni 2017 hat die Europäische Kommission die Richtlinie über die nichtfinanzielle Berichterstattung um die Offenlegung von Umwelt- und Sozialinformationen erweitert. Dieser Ergänzung umfasste auch einen Abschnitt über Konfliktmineralien, der von Unternehmen im öffentlichen Interesse mit mehr als 500 Mitarbeitern verlangt, Informationen über ihre geschäftlichen Auswirkungen auf Gesellschaft und Umwelt öffentlich zu machen.
In Bezug auf Konfliktmineralien legt die Richtlinie fest, welche Anforderungen Unternehmen bei der Berichterstattung über ihre Aktivitäten im Rahmen der Sorgfaltspflicht erfüllen müssen, um den ethischen Abbau von Zinn, Tantal, Wolfram und Gold aus CAHRA sicherzustellen. Diese Offenlegungen sollten den OECD-Leitlinien entsprechen und folgende Informationen liefern:
Compliance-Tipps
- Zentralisierte Informationen helfen Ihrem Compliance-Team, die Effizienz bei der Kontaktaufnahme mit allen Lieferanten zu steigern
- Wenn ein Lieferant die Informationen zur Verfügung gestellt hat, muss dies vermerkt werden, damit derselbe Lieferant nicht mehrmals nach Informationen gefragt wird, die er bereits gegeben hat
- Sehen Sie sich automatisierte Lösungen für Lieferketten mit mehr als 100 Lieferanten an
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess problemlos repliziert werden kann, falls es neue Vorschriften oder Stoffe gibt, die unter die Compliance fallen
- Umgang mit Antworten auf Informationsanfragen: Die Antworten auf Informationsanfragen lassen sich typischerweise in die folgenden Kategorien unterteilen:
- Der Lieferant antwortet angemessen: Die Daten und ein Prozess zur Replikation dieser Datenerhebungsmittel sollten gespeichert werden. Sie können beispielsweise festhalten: „Bei der Firma arbeiten wir im Bereich der Compliance mit Dave zusammen. Zukünftig eine E-Mail an Dave schicken, der sich mit dem Compliance- Programm auskennt und weiß, wie man angemessen reagiert.“ Sie sollten dies in Ihrer Datenerfassungsplattform zu vermerken.
- Der Lieferant antwortet, gibt aber keine Informationen weiter: Dies kommt häufig in der Anfangsphase bei neuen kontrollierten Stoffen vor. Es sollte festgehalten werden, dass mit diesem Lieferanten ein gemeinsamer Termin vereinbart werden muss. Wenn es der richtige Ansprechpartner ist, sollte auch dies für zukünftige Compliance-Anfragen festgehalten werden.
- Der Lieferant antwortet nicht: Das bedeutet, dass Sie entweder den falschen Kontakt haben, die E-Mail nicht durchgegangen ist (Spamfilter) oder dass an der Suche nach den Informationen zwar gearbeitet wird, aber noch keine Antwort vorliegt.
- Der Lieferant antwortet nicht (zweite Anfrage): Nachdem eine Frist abgelaufen ist und ein zweiter Kontakt hinzugefügt wurde, werden diese Lieferanten in der Regel innerhalb Ihres Prozesses eskaliert. Die Antworten sollten in einem Compliance-Management-System verfolgt werden, mit dem Notizen über Lieferanten und deren Status erstellt werden können.
- Überfällig: Wenn drei E-Mails an mehrere Kontakte gesendet wurden und keine Antwort vorliegt, wird ein Lieferant normalerweise „überfällig“. Hier muss eine unternehmerische Entscheidung getroffen werden, ob weiterhin bei diesem Lieferanten eingekauft wird, die Daten alternativ beschafft werden (Überprüfung der Website, Data-Mining) oder ob das Risiko eingegangen wird, dass im Programm eine Lücke besteht.
- Analysieren und Berichten von Daten: Es ist effizienter, Ihre Daten zu überwachen und zu analysieren, während sie gesam¬melt werden, als am Ende des Prozesses. Am besten wird die Analyse mit einem Daten Aggregator durchgeführt, der alle Antworten auf Ihre Umfrage oder Fragen auf einmal anzeigt und eine schnellere Antwort ermöglicht. Wenn Sie nicht über diesen Mechanismus verfügen, muss ein manueller Überprüfungs-, Tracking- und Analyseprozess eingerichtet werden.
- Nach der Datenerhebung treten die Unternehmen in die Berichtsphase ein, um den Prozess für das erste Jahr abzuschließen
