Turtle

Turtle Prozessanalyse - Input und Output Prozesse
Turtle Prozessanalyse

Turtle Diagramm

Prozessorientierte Audits sollen sich auch an den aktuellen Unternehmens- und Prozesszielen ausrichten und überprüfen, ob die bestehenden Prozesse und Abläufe noch angemessen und geeignet sind, um die Zielsetzungen zu erreichen. Mit einer Turtle Analyse (Modell Schildkröte) nutzen Sie die Vorteile der Prozessorientierung im Audit.

Sie lösen sich von starren Fragelisten und bewegen sich entlang der Prozesse durch das Audit. Ein prozessorientiertes Managementsystem lässt sich nur mit prozessorientierten Audits sinnvoll überwachen. Um die Prozesse fortlaufend auf ihre Effektivität zu überprüfen (Audits), sollte auch die „richtige“ Fragestellung angewendet werden. Siehe Beispiel: Kopf und Schwanz stellen die Eingabe (Input) sowie das Ergebnis (Output) des Prozesses dar. Die vier Beine stellen die Stützen des Prozesses dar.

Turtle Analyse

Die Turtle Analyse findet nicht nur bei Automotiven Standards Anwendung, sondern ist eine Methodik um Branchenneutral die Geschäftsprozesse auf einfache Weise zu analysieren. Gerade bei Qualitätsmanagement Systemen die eine prozessorientierte Ausrichtung beinhalten, ist die Turtle Analyse als Definition der späteren Prozessbeschreibung hilfreich.

In einiger meiner letzten Artikel habe ich beschrieben wie eine Prozessanalyse durchgeführt werden kann. Der Prozesssteckbrief und die Prozessbeschreibung bilden somit eine Einheit. Die DiN EN ISO 9001:2015 fordert neben dem prozessorientierten Ansatz auch das Risikobasierte Denken – beides ist im Prozesssteckbrief abzubilden.

Die identifizierten Risiken werden in einer Matrix übernommen und nach Prioritäten sortiert und bewertet. Somit haben sie auch das Thema Risiken und Chancen mit der Turtle Analyse bewältigt.

Im Turtle lassen sich auch die Prozessrisiken darstellen. Das risikobasierte Denken in der neuen ISO 9001:2015 fordert, dass sie die Risiken im Prozess bestimmen und bewerten.

Input | Output

Für alle Geschäftsprozesse einen Prozesssteckbrief zu erstellen ist auch Arbeit. Aber der Kosten-Nutzen Effekt liegt eindeutig beim „Prozesssteckbrief“. Warum? Sie haben durch diese Methode eine saubere Definition für die Geschäftsprozesse erstellt. Sie wissen was der Prozess benötigt (Input), was der Prozess leistet (Output), wie sie den Prozess messen (Prozesskennzahl) und welche Ressourcen und Qualifikationen der Prozesseigner benötigt.

Und sie können beim Zertifizierungsaudit oder Kundenaudit auch die Herleitung der Prozessaktivitäten darlegen – ohne grossen Diskussionsbedarf. Das Modell Turtle oder Schildkröte können Sie wie bereits in der Einleitung bei der Durchführung von Prozess- und System Audits anwenden. Auditieren Sie einfach den Prozesssteckbrief anhand der Eingaben – leichter kann man ein internes Audit nicht durchführen.

Prozessmanagement

Die Mitarbeiter in der Produktion bekommen anhand des Turtle wichtige Informationen für die Ausübung ihrer Tätigkeit. Welche Ergebnisse, Tätigkeiten, Dokumente müssen vor dem Start seiner Tätigkeit vorliegen?

Ein Blick auf das Turtle und schon ist dem Mitarbeiter bewusst was er an Ressourcen und Materialien benötigt um seinen Prozess starten zu können. Diese wichtigen Informationen sind Bestandteil eines guten Prozessmanagement und eine einfache Methode den Mitarbeiter an der Maschine, an der Montage effektiv ein Prozessmanagement an die Hand zu geben.

Prozessmanagement Teamwork - Input und Output Prozesse
Prozessmanagement Teamwork

Umsetzung Turtle

Die ISO 9001:2015 fordert so gut wie keine Dokumentation und auch kein Qualitätsmanagement Handbuch. Entscheidend sind die Nachweise, dass die Prozesse die gewünschte Effektivität und Effizienz erreichen. Nach meinen Erfahrungen sollten zumindest die Management Prozesse sowie die Wertschöpfenden Prozesse dokumentiert werden. Das kann man sehr gut mit einer Matrix darstellen die nachfolgende Normforderungen enthalten:

  • Matrix der Unternehmensziele / Qualitätsziele erstellen und auf Prozessebene herunterbrechen (Schnittstelle ISO – IATF)
  • Ermittlung der Stakeholder mit Einfluss auf das Qualitätsmanagement System
  • Ermittlung der Risiken und Chance
  • Wissen der Organisation
  • Managementbewertung Forderungen der DIN EN ISO 9001
  • Veränderungen bei internen/externen Themen (Kontext der Organisation)
  • Themen bzgl. externer Anbieter und relevante interessierte Kreise (Stakeholder)
  • Eignung der Ressourcen für die Aufrechterhaltung QM System (setzt einen dokumentierte Ressourcenplanung voraus)
  • Wirksamkeitsbewertung der Maßnahmen aus Risiken und Chancen
  • Prozessleistung und Konformität von Produkten und Dienstleistungen (Prozessleistung = alle Prozesse)
  • Schulung Mitarbeiter hinsichtlich der Prozessdokumentation und den Anforderungen der ISO 9001

Die nebenstehenden Normforderungen werden über eine Matrix dokumentiert und mindestens zweimal jährlich zum internen Audit und zur Managementbewertung durch den Prozesseigner aktualisiert. Die Aktualisierung dient auch als Vorbereitung zur Managementbewertung.

  • Prozessname
  • Prozesseigner
  • Wechselwirkung 4.4.1 b
  • Interne Themen 4.1
  • Materielle Ressourcen 7.1.1, 7.1.3, 7.1.4, 8.1 c
  • Personelle Ressourcen 7.1.2, 4.4.1 d, 8.1 c
  • Kompetenz 7.2, 7.5
  • Verantwortung, Befugnisse 4.4.1 e, 5.3
  • Eingaben Prozess 4.4.1 a, 8.2.3
  • Verarbeitung 4.4.1 b
  • Ergebnisse 4.4.1 a, 8.1 b
  • Prozesskunde (nachgeschalteter Prozess)
  • Stärken, Schwächen 4.1
  • Ziele, Kennzahlen Prozess 4.4.1 c
  • Dokumente, Methoden 4.4.1 c
  • Risiken 6.1
  • Chancen 4.4.1 f
  • Bewertung 4.4.1 g, 9.1.3, 9.3
  • Änderungen 4.4.1 g, 6.3
  • Verbesserungen 4.4.1 h
  • Wissen 7.5, 7.1.6
  • Management Review 9.3.2 c 3

Prozessanalyse Turtle

Durch diese Methode werden die Schnittstellen, Abhängigkeiten und Schwachstellen in den Prozessen transparent gemacht. Das Ziel der Prozessbeherrschung wird für die Mitarbeiter anhand von Messwerten (Prozesskennzahlen) transparent. Durch die Prozessanalyse bekommen Sie ein klares Bild der Unternehmensprozesse.

Mit dem Modell Schildkröte haben Sie eine Methode um durch Fakten die Prozesse „sichtbar und greifbar“ zu machen. Sie haben Ihre Prozesse identifiziert und stehen vor der Herausforderung der Analyse. Die Schildkröten (Turtle) Methode hat sich in der Praxis bewährt.

Diese Methode der Analyse umfasst in verständlicher Form die Fakten und erleichtert Ihnen den Einstieg bei den Mitarbeitern. Ausserdem bildet die Prozessanalyse nach dem Modell Schildkröte die Basis für ein systematisches Risikomanagement in Ihrem Unternehmen.

Modell Schildkröte

  • Vorbereitung zu einem Audit
  • Durchführung von internen und externen Audits,
  • Risikoidentifikation und -zuordnung der Risiken
  • Klärung von Schnittstellen
  • Schaffung von Transparenz

Die gemeinsame Analyse der Prozesse durch die Prozessbeteiligten erleichtert nicht nur die Vermittlung des Prozessgedankens, sondern führt auch zu einem besseren Verständnis für Schnittstellen, Abhängigkeiten und der Risiken im Prozess.

Durch eine strukturierte Vorlage (Formblatt Prozessanalyse) lässt sich die Schildkröten Methode am einfachsten umsetzen. Durch die übersichtliche Darstellung können selbst komplexe Prozesse transparent und überschaubar dargestellt werden. Die Prozessrisiken lassen sich einfach in den Formblatt integrieren.

Das Formblatt ist aufgeteilt in: Prozessbezeichnung und -eigner, Womit?, Wer?, Wie? sowie den Leistungsindikatoren und Risiken. Je nach Prozess werden die Einflussfaktoren wie Infrastruktur, Maschinen, Material sowie Ausrüstung jeglicher Art festgelegt.

Die Frage nach der Qualifikation der am Prozess beteiligten Mitarbeiter werden genauso betrachtet wie welche Anweisungen, Methoden und Techniken eingesetzt werden müssen. Die Steuerung des Prozesses erfolgt anhand der festgelegten Leistungsindikatoren (Prozesskennzahle(n).

Mit dem Formblatt können auch die systematischen Risiken im Prozess erfasst werden und nach der neuen ISO 9001:2015 kann diese Darstellung der Risiken auch die Grundlage der prozessorientierten Betrachtung von Risiken sein.

Prozessanalyse Turtle
Prozessanalyse Turtle
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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth