Wofür ein QM Handbuch
In den Anfangsjahren der Norm ISO 9001 in der Version aus dem Jahr 1994 bestand das QM Handbuch vieler Unternehmen aus mehreren vollen Ordnern. Drei volle Leitz Ordner waren damals keine Seltenheit. Diese Handbücher bildeten jede einzelne Forderung der Norm Punkt für Punkt ab und wurden vor allem für Auditoren geschrieben.
Heute würde niemand mehr einen solchen Umfang ernsthaft pflegen. Mit den späteren Revisionen der Norm wurde die dokumentierte Information bewusst auf das Wesentliche reduziert. Die aktuelle ISO 9001 in der Version aus dem Jahr 2015 fordert kein formales Handbuch mehr. Trotzdem bleibt eine zentrale Frage bestehen.
Wofür ist ein QM Handbuch heute noch sinnvoll und wie kann es mit überschaubarem Aufwand einen echten Nutzen für das Unternehmen bringen.
Wofür ein QM Handbuch in der Praxis steht
1 Zentraler Einstieg in das System
Ein QM Handbuch bietet Mitarbeitern, Führungskräften und Auditoren einen gemeinsamen Einstiegspunkt in das Qualitätsmanagement System. Es zeigt auf wenigen Seiten, wie die Organisation aufgebaut ist und wie das System gedacht ist.
Ein QM Handbuch bietet Mitarbeitern, Führungskräften und Auditoren einen gemeinsamen Einstiegspunkt in das Qualitätsmanagement System. Es zeigt auf wenigen Seiten, wie die Organisation aufgebaut ist und wie das System gedacht ist.
2 Orientierung statt Papierarchiv
Das Handbuch ersetzt kein umfassendes Dokumentenarchiv. Es ordnet vielmehr die vorhandene dokumentierte Information, erklärt die Grundstruktur und verweist auf weiterführende Unterlagen.
Das Handbuch ersetzt kein umfassendes Dokumentenarchiv. Es ordnet vielmehr die vorhandene dokumentierte Information, erklärt die Grundstruktur und verweist auf weiterführende Unterlagen.
3 Brücke zwischen Normtext und Alltag
Die Norm bleibt abstrakt. Ein gut geschriebenes Handbuch übersetzt diese Anforderungen in eine Sprache, die Mitarbeiter verstehen und im Alltag anwenden können.
Die Norm bleibt abstrakt. Ein gut geschriebenes Handbuch übersetzt diese Anforderungen in eine Sprache, die Mitarbeiter verstehen und im Alltag anwenden können.
4 Transparenz gegenüber neuen Mitarbeitern
Neue Mitarbeiter erhalten mit dem Handbuch einen strukturierten Überblick über das Unternehmen, die Prozesse und die Verantwortlichkeiten.
Neue Mitarbeiter erhalten mit dem Handbuch einen strukturierten Überblick über das Unternehmen, die Prozesse und die Verantwortlichkeiten.
5 Rahmen für Audit und Managementbewertung
Ein schlankes Handbuch ist eine sinnvolle Grundlage für Audits und Managementbewertungen, da es die Struktur und den Geltungsbereich des Systems klar zusammenfasst.
Ein schlankes Handbuch ist eine sinnvolle Grundlage für Audits und Managementbewertungen, da es die Struktur und den Geltungsbereich des Systems klar zusammenfasst.
Was in einem modernen QM Handbuch stehen sollte
1 Kurze Einleitung zum Unternehmen
Eine knappe Beschreibung der Organisation, der Standorte, der Produkte und Dienstleistungen. Nicht mehr und nicht weniger.
Eine knappe Beschreibung der Organisation, der Standorte, der Produkte und Dienstleistungen. Nicht mehr und nicht weniger.
2 Geltungsbereich des Qualitätsmanagement Systems
Eine klare Formulierung des Anwendungsbereiches des Systems mit Bezug auf Tätigkeiten, Produktgruppen und gegebenenfalls Standorte.
Eine klare Formulierung des Anwendungsbereiches des Systems mit Bezug auf Tätigkeiten, Produktgruppen und gegebenenfalls Standorte.
3 Ausschlüsse der Norm
Die nicht anwendbaren Anforderungen der ISO 9001 werden genannt und kurz begründet. Häufig betrifft dies das Thema Entwicklung, wenn lediglich nach Vorgabe gefertigt wird.
Die nicht anwendbaren Anforderungen der ISO 9001 werden genannt und kurz begründet. Häufig betrifft dies das Thema Entwicklung, wenn lediglich nach Vorgabe gefertigt wird.
4 Prozesslandschaft oder Prozessmatrix
Die für das Unternehmen relevanten Prozesse werden in einer Prozesslandschaft oder in Form einer übersichtlichen Matrix dargestellt. Detaillierte Prozessbeschreibungen werden nicht im Handbuch ausformuliert, sondern sind separat verlinkt.
Die für das Unternehmen relevanten Prozesse werden in einer Prozesslandschaft oder in Form einer übersichtlichen Matrix dargestellt. Detaillierte Prozessbeschreibungen werden nicht im Handbuch ausformuliert, sondern sind separat verlinkt.
5 Organigramm mit Funktionen
Die Aufbauorganisation wird mit Funktionen und Verantwortungsbereichen abgebildet. Namen sind nicht erforderlich und würden nur zusätzlichen Pflegeaufwand erzeugen.
Die Aufbauorganisation wird mit Funktionen und Verantwortungsbereichen abgebildet. Namen sind nicht erforderlich und würden nur zusätzlichen Pflegeaufwand erzeugen.
6 Kontext der Organisation und interessierte Parteien
Ein kurzer Abschnitt beschreibt die wesentlichen internen und externen Einflussfaktoren sowie die wichtigsten interessierten Parteien des Unternehmens.
Ein kurzer Abschnitt beschreibt die wesentlichen internen und externen Einflussfaktoren sowie die wichtigsten interessierten Parteien des Unternehmens.
Was ein gutes QM Handbuch ausmacht
1 Schlank und übersichtlich
Ein wirkungsvolles Handbuch bleibt in der Regel im Umfang von etwa zehn Seiten. Der Fokus liegt auf Orientierung, nicht auf Vollständigkeit jeder einzelnen Forderung der Norm.
Ein wirkungsvolles Handbuch bleibt in der Regel im Umfang von etwa zehn Seiten. Der Fokus liegt auf Orientierung, nicht auf Vollständigkeit jeder einzelnen Forderung der Norm.
2 Klare Sprache statt Fachjargon
Die Formulierungen sind so gewählt, dass Mitarbeiter aus Fertigung, Verwaltung und Führungsebene sie gleichermaßen verstehen. Normtexte werden nicht kopiert, sondern in verständliche Aussagen übersetzt.
Die Formulierungen sind so gewählt, dass Mitarbeiter aus Fertigung, Verwaltung und Führungsebene sie gleichermaßen verstehen. Normtexte werden nicht kopiert, sondern in verständliche Aussagen übersetzt.
3 Verweise statt Wiederholung
Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen werden im Handbuch nur referenziert. Die Inhalte stehen an ihrem jeweiligen Platz in der Dokumentenstruktur.
Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen werden im Handbuch nur referenziert. Die Inhalte stehen an ihrem jeweiligen Platz in der Dokumentenstruktur.
4 Stabile Struktur
Das Handbuch beschreibt die oberste Ebene des Systems und muss nur dann angepasst werden, wenn sich grundlegende Strukturen, der Geltungsbereich oder die Prozesslandschaft ändern.
Das Handbuch beschreibt die oberste Ebene des Systems und muss nur dann angepasst werden, wenn sich grundlegende Strukturen, der Geltungsbereich oder die Prozesslandschaft ändern.
5 Anwenderfreundlicher Aufbau
Eine logische Reihenfolge der Kapitel mit einer einfachen Inhaltsstruktur hilft den Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden.
Eine logische Reihenfolge der Kapitel mit einer einfachen Inhaltsstruktur hilft den Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden.
Typische Fehler beim QM Handbuch
1 Normkapitel werden eins zu eins übernommen
Die Gliederung der ISO 9001 wird oft direkt in das Handbuch übertragen. Das führt zu viel Text ohne praktischen Nutzen und erzeugt nur zusätzlichen Pflegeaufwand.
Die Gliederung der ISO 9001 wird oft direkt in das Handbuch übertragen. Das führt zu viel Text ohne praktischen Nutzen und erzeugt nur zusätzlichen Pflegeaufwand.
2 Zu viele Details auf einer Ebene
Arbeitsanweisungen, Formulare und Checklisten werden in das Handbuch integriert. Damit verliert es seine Übersichtsfunktion und wird zu einem schwerfälligen Sammelwerk.
Arbeitsanweisungen, Formulare und Checklisten werden in das Handbuch integriert. Damit verliert es seine Übersichtsfunktion und wird zu einem schwerfälligen Sammelwerk.
3 Dokumentation für Auditoren statt für Anwender
Wenn Texte nur dafür geschrieben werden, im Audit keine Fragen zu bekommen, entstehen Passagen, die niemand im Alltag liest oder versteht.
Wenn Texte nur dafür geschrieben werden, im Audit keine Fragen zu bekommen, entstehen Passagen, die niemand im Alltag liest oder versteht.
4 Unklare Verantwortung für Pflege und Aktualisierung
Es ist nicht eindeutig geregelt, wer das Handbuch pflegt. Dadurch bleiben veraltete Inhalte lange unentdeckt.
Es ist nicht eindeutig geregelt, wer das Handbuch pflegt. Dadurch bleiben veraltete Inhalte lange unentdeckt.
5 Fehlende Verknüpfung mit der digitalen Dokumentation
Das Handbuch steht isoliert neben der restlichen Dokumentation, statt als Einstieg in ein digitales, verlinktes System genutzt zu werden.
Das Handbuch steht isoliert neben der restlichen Dokumentation, statt als Einstieg in ein digitales, verlinktes System genutzt zu werden.
Ziel und Zweck eines QM Handbuches
1 Leitfaden für das gesamte System
Das Handbuch beschreibt die Grundprinzipien, die Struktur und den Rahmen des Qualitätsmanagement Systems und bildet damit die oberste Ebene der Dokumentation.
Das Handbuch beschreibt die Grundprinzipien, die Struktur und den Rahmen des Qualitätsmanagement Systems und bildet damit die oberste Ebene der Dokumentation.
2 Einstieg in die digitale Dokumentation
In einer webbasierten Umgebung kann das Handbuch als Startseite dienen. Von hier aus sind Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Formulare über Verlinkungen erreichbar.
In einer webbasierten Umgebung kann das Handbuch als Startseite dienen. Von hier aus sind Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Formulare über Verlinkungen erreichbar.
3 Unterstützung für Schulung und Einarbeitung
Neue Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten einen strukturierten Überblick über Aufbau und Abläufe des Unternehmens, ohne sich durch zahlreiche Einzelanweisungen arbeiten zu müssen.
Neue Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten einen strukturierten Überblick über Aufbau und Abläufe des Unternehmens, ohne sich durch zahlreiche Einzelanweisungen arbeiten zu müssen.
4 Grundlage für Managementbewertung und Audit
Das Handbuch fasst die wesentlichen Aussagen zu Geltungsbereich, Prozessen, Verantwortlichkeiten und Kontext zusammen und ist damit eine stabile Basis für Managementbewertungen und Audits.
Das Handbuch fasst die wesentlichen Aussagen zu Geltungsbereich, Prozessen, Verantwortlichkeiten und Kontext zusammen und ist damit eine stabile Basis für Managementbewertungen und Audits.
Unsere Dienstleistung
1 Erstellung eines schlanken QM Handbuches
Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein kompaktes Handbuch, das den Anforderungen der ISO 9001 entspricht und die Struktur Ihres Unternehmens präzise beschreibt.
Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein kompaktes Handbuch, das den Anforderungen der ISO 9001 entspricht und die Struktur Ihres Unternehmens präzise beschreibt.
2 Überarbeitung bestehender Handbücher
Umfangreiche und historisch gewachsene Handbücher werden analysiert, gestrafft und auf eine zeitgemäße Struktur gebracht. Überholte Inhalte werden entfernt oder in untergeordnete Dokumente überführt.
Umfangreiche und historisch gewachsene Handbücher werden analysiert, gestrafft und auf eine zeitgemäße Struktur gebracht. Überholte Inhalte werden entfernt oder in untergeordnete Dokumente überführt.
3 Verknüpfung mit webbasierten Systemen
Auf Wunsch wird das Handbuch so aufgebaut, dass es sich nahtlos in eine webbasierte Dokumentation oder ein Intranet integrieren lässt und als zentrale Einstiegsseite genutzt werden kann.
Auf Wunsch wird das Handbuch so aufgebaut, dass es sich nahtlos in eine webbasierte Dokumentation oder ein Intranet integrieren lässt und als zentrale Einstiegsseite genutzt werden kann.
4 Unterstützung bei Zertifizierung und Audit
Das von uns erstellte Handbuch bildet die Grundlage für Stufe eins und Stufe zwei Audits und unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von Zertifizierungen.
Das von uns erstellte Handbuch bildet die Grundlage für Stufe eins und Stufe zwei Audits und unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von Zertifizierungen.
Best Practice QM Handbuch ISO 9001
praxisbewährt · vollständig · sofort einsetzbar
Enthält alle relevanten Prozesse der ISO 9001
inkl. Prozesslandschaft und Prozessmatrix
inkl. Prozesslandschaft und Prozessmatrix
Beispiel Managementbewertung
Kennzahlen und Formularpaket
Kennzahlen und Formularpaket
Kundenzufriedenheitsbewertung
Lieferantenbewertung (Excel)
Lieferantenbewertung (Excel)
Rechtskataster (Basis) und Risikobewertung
Prozessbeschreibungen im Turtle-Layout
+ Workflow Ausführungen
+ Workflow Ausführungen
Wissen Organisation · Kontext · Stakeholder
Verfahrensanweisungen (Basis)
Verfahrensanweisungen (Basis)
👉 Interesse am Best Practice QM Handbuch?
Schreiben Sie uns: info@smct-management.de
oder per Mobil: 0151 16593132
Schreiben Sie uns: info@smct-management.de
oder per Mobil: 0151 16593132
Handbuch ISO 9001
Mit unseren QM Handbuch ISO 9001 haben Sie alle Normforderungen erfüllt. Die Vorlagen können individuell angepasst werden. Sie erhalten die Vorlagen in verschiedenen Formaten:
- Microsoft® Office (Word, Excel und Powerpoint
- Interaktives Excelhandbuch
- Microsoft® Visio ab Version 2010
Struktur des QM Systems – Aufbau des QM Handbuches
Das QM Handbuch bildet die oberste Ebene des Qualitätsmanagement Systems. Es beschreibt den Rahmen, die Struktur und die wichtigsten Prozesse und verweist auf die detaillierten Dokumente wie Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Formulare.
1 Ebene Handbuch
Geltungsbereich, Ausschlüsse, Prozesslandschaft, Organigramm und Kontext der Organisation. Diese Ebene erklärt das System und dient als Einstieg in alle weiteren Dokumente.
Geltungsbereich, Ausschlüsse, Prozesslandschaft, Organigramm und Kontext der Organisation. Diese Ebene erklärt das System und dient als Einstieg in alle weiteren Dokumente.
2 Ebene Prozessbeschreibungen
Darstellung der Abläufe im Unternehmen, inklusive Verantwortlichkeiten und Kennzahlen. Jeder Kernprozess ist hier strukturiert beschrieben und mit dem Handbuch verknüpft.
Darstellung der Abläufe im Unternehmen, inklusive Verantwortlichkeiten und Kennzahlen. Jeder Kernprozess ist hier strukturiert beschrieben und mit dem Handbuch verknüpft.
3 Ebene Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
Genaue Regelungen für wiederkehrende Tätigkeiten, Prüfungen, Freigaben und Schnittstellen. Diese Ebene unterstützt die einheitliche Umsetzung im Alltag.
Genaue Regelungen für wiederkehrende Tätigkeiten, Prüfungen, Freigaben und Schnittstellen. Diese Ebene unterstützt die einheitliche Umsetzung im Alltag.
4 Ebene Formulare, Nachweise und Aufzeichnungen
Formulare zur Erfassung von Daten und die daraus entstehenden Nachweise, zum Beispiel Reklamationen, Prüfprotokolle, Kennzahlenberichte und Managementbewertung.
Formulare zur Erfassung von Daten und die daraus entstehenden Nachweise, zum Beispiel Reklamationen, Prüfprotokolle, Kennzahlenberichte und Managementbewertung.
Vorteile unseres Muster QM Handbuches
1 Sofort einsatzbereit
Das Musterhandbuch enthält alle grundlegenden Inhalte und ist direkt anpassbar für jedes Unternehmen.
Das Musterhandbuch enthält alle grundlegenden Inhalte und ist direkt anpassbar für jedes Unternehmen.
2 Schlank und verständlich
Kompakte Struktur, klare Sprache, kein überflüssiger Ballast und abgestimmt auf die ISO 9001.
Kompakte Struktur, klare Sprache, kein überflüssiger Ballast und abgestimmt auf die ISO 9001.
3 Professionelles Layout
Prozesslandschaft, Organigramm und Aufbau sind bereits grafisch strukturiert für eine schnelle Implementierung.
Prozesslandschaft, Organigramm und Aufbau sind bereits grafisch strukturiert für eine schnelle Implementierung.
4 Ideal für Zertifizierung
Alle Kernbestandteile sind auditgerecht aufgebaut und erleichtern eine erfolgreiche Vorbereitung.
Alle Kernbestandteile sind auditgerecht aufgebaut und erleichtern eine erfolgreiche Vorbereitung.
5 Digitale Nutzung
Für Wiki, SharePoint, Website oder Intranet geeignet und in moderne QM Plattformen integrierbar.
Für Wiki, SharePoint, Website oder Intranet geeignet und in moderne QM Plattformen integrierbar.
6 Praxisbewährt
Basierend auf realen Projekten aus zahlreichen Branchen und optimiert für kleine und mittelständische Unternehmen.
Basierend auf realen Projekten aus zahlreichen Branchen und optimiert für kleine und mittelständische Unternehmen.
