Fallbeispiel Aufbau QM System bei einem Montagebetrieb vom März 2019 bis Mitte April 2019 in Hessen. Beteiligt am Projekt war 1 Berater und die relevanten Mitarbeiter des Unternehmens. Das Fallbeispiel soll aufzeigen, wie man mit einer strukturierten Vorgehensweise ein Projekt zur Einführung eines Qualitätsmanagement Systems ISO 9001 innerhalb von 8 Wochen bewerkstelligen kann. Das Projekt wurde mit der Zertifizierung abgeschlossen.
Das Fallbeispiel Einfuehrung QM System in einem Montagebetrieb mit 70 Mitarbeitern zeigt, dass es nicht unmöglich ist ein Qualitätsmanagementsystem innerhalb von 8 Wochen einzuführen. Mit Hilfe des Projektmanagement OpenProject und den vordefinierten Arbeitspaketen sowie den Musterlösungen hatten die Mitarbeiter in kürzester Zeit den roten Faden gefunden. Durch die strukturierte Vorgehensweise waren die Mitarbeiter sehr motiviert und waren sich einig, dass es mit den genannten Softwarelösungen das Projekt nicht in 8 Wochen realisiert werden konnte.
Grundsätzliche Vorgehensweise
Aufgabenstellung
Die Aufgabenstellung war die Einführung eines nachhaltigen QM Systems ISO 9001 und die Zertifizierung mit Zertifikatsausstellung. Fallbeispiel in 11 Schritten gemäß der Roadmap.
Vorgehensweise
1. Schritt: Kick-Off Meeting
Oberste Leitung und die relevanten Führungskräfte wurde das Projekt vorgestellt. Die Meilensteine definiert und das Aufgabenmanagement im Projekt Tool Open Project angelegt, Verantwortlichkeiten zugeteilt und Termine vereinbart. Das Team für die Einführung QM System des Montagebetriebes bestand in der Hauptsache aus den zukünftigen Prozesseignern (Prozessverantwortlichen). Es wurde vereinbart sich bei Bedarf, aber mindestens nach Durchschreiten eines Meilensteins zu treffen.
2. Schritt: GAP-Analyse
Im Rahmen einer eintägigen GAP Analyse (Lückenanalyse) wurden das Delta’s der bestehenden QM Dokumentation zu den Anforderungen der neuen ISO Norm ermittelt. Es zeigte sich, dass das vorhandene QM System bereits viele der ISO 9001 Anforderungen abdeckte. Nur die Art und Weise der Dokumentation musste überarbeitet werden. Dazu wurden den Teilnehmern vom Berater verschiedene Varianten (Layouts) vorgestellt.
3. Schritt: Schulung
Die am Projektbeteiligten Mitarbeiter erhielten eine Basischulung der ISO 9001. Die Schulung beinhaltete die wichtigsten Themenbereiche der ISO 9001.
4. Schritt: Vision, Mission, Q-Politik und Ziele festlegen
In diesen Schritt wurden die äusseren Rahmenbedingungen festgelegt. Die Definition der Vision und Mission sowie die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Ferner wurde eine Qualitätspolitik entworfen und der obersten Leitung zur Freigabe vorgelegt. Bei den Kennzahlen konnten über 80% der bereits bestehenden Qualitätsziele übernommen werden.
Zusammen mit der obersten Leitung wurde der Kontext der Organisation beschrieben sowie die Stakeholder definiert. Die Vorlagen wurden durch den Berater bereitgestellt. Die Stakeholder waren in kurzer Zeit definiert und nach festgelegten Kriterien bewertet. Hier konnte man schnell die Definition der interessierten Parteien abschliessen, da es sich im weitestgehenden Fall immer um die gleichen „Täter“ handelt.
5. Schritt: Erstellung der Prozesslandkarte
In Zusammenarbeit mit dem benannten Team wurde die Prozesslandkarte sehr schnell erstellt. Das Prozessmodell enthält alle Führungs-, wertschöpfenden und unterstützende Prozesse. In einem „kleinen Haus“ und den jeweiligen Prozessen wurden die Schnittstellen definiert. Alles in allen verlief das Meeting innerhalb weniger Stunden und man konnte sich letztendlich auf eine Prozesslandkarte einigen in der sich alle Mitarbeiter wiederfinden konnten.
6. Schritt: Erstellung der Prozess Dokumentationen
Für alle Prozesse der Prozesslandschaft wurden zuerst die Prozesssteckbriefe entworfen. Diese enthalten unteranderem die In- und Outputs, die Zuständigkeiten, die Befugnisse, die Kompetenzen, die Verarbeitung (der spätere Workflow), die Prozessrisiken und die Prozesskennzahlen.
Beim nächsten Treffen wurden die durch die Prozesseigner skizzierten Prozess Workflows (Ablaufdiagramme) diskutiert, überarbeitet und mit Visio durch den Berater dargestellt. Somit hatte jeder Prozess einen Prozesssteckbrief (Turtle) sowie einen Workflow mit Teilprozesse, In- und Output und Teilprozessverantwortlichen
7. Schritt: Risiken und Chancen definieren
Die Risiken und Chancen wurden bereits in den Prozesssteckbriefen (Turtle) definiert und dokumentiert. Jetzt ging es darum diese in einer Matrix zusammenfassend darzustellen, zu bewerten und Maßnahmen festzulegen. Zu erst wurde eine Verfahrensanweisung erstellt und darin erläutert wie im Unternehmen mit Risiken und Chancen umzugehen ist.
Dann wurden alle identifizierten Risken und Chancen in die Matrix übernommen und nach Schadensausmaß und der Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Maßnahmen wurden nur punkturell eingefügt, da es aus Sicht der obersten Leitung keine weitere Veranlassung dazu gab – Maßnahmen sind eine strategische Entscheidung!
8. Schritt: Mitgeltende Unterlagen
In diesen Schritt wurden die mitgeltenden Unterlagen wie beispielsweise die Verfahrensanweisung Wissen der Organisation, Umgang mit der internen und externen Kommunikation (Regelkommunikation) und weitere Dokumente, Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen erstellt.
9. Schritt: Verbesserungen – Maßnahmenplan
Maßnahmen und Verbesserungen die sich aus der Matrix Risikobewertung, der interessierten Parteien, des Kontextes und so weiter ergeben haben, wurden in einen zentralen Maßnahmenplan erfasst, bewertet und terminiert. Dieser zentrale Maßnahmenplan enthält alle weiterführenden Maßnahmen aus der Einführung QM System Montagebetrieb und wird ergänzt um die Maßnahmen aus den internen Audits und der Managementbewertung.
Zwischenbewertung durchführen
Die Dokumentation zur Einführung QM System in einem Montagebetrieb wurde fertiggestellt. Die erforderliche Dokumentation gemäß den Anforderungen der ISO 9001 umgesetzt. Der Projektplan ist bis auf das interne Audit und die Managementbewertung mit Grün bewertet und die einzelnen Aufgaben im Projektmanagement OpenProject abgeschlossen.
Termine mit der Zertifizierungsgesellschaft wurden bestätigt und die Auditoren ausgewählt (Scope für die Branche). But not least wird jetzt das interne Audit zeigen, ob die in den letzten Wochen erstellten Dokumente und Verfahren alle Anforderungen der ISO 9001 abdecken
10. Schritt: Internes Audit
Das interne Audit (Systemaudit) wurde durch den Berater durchgeführt und mit einem Auditbericht nach ISO 19011 dokumentiert. Die noch vorhandenen Schwachstellen wurden in einem Auditbericht aufgeführt und in den zentralen Maßnahmenplan übernommen. Es waren keine nennenswerten Abweichungen feststellbar.
Das Team hat während der Einführung gut gearbeitet und alle Beteiligten haben an einem Strang gezogen. Das bereits im Vorfeld erstellte Auditprogramm enthält auch die Qualifikationen der internen Auditoren. Die im Tagesplan aufgeführten Prozesse konnten ohne Probleme im vorgegebenen Zeitfenster bearbeitet werden.
11. Schritt: Managementbewertung
Die Managementbewertung wurde in einem Multisiziplinären Team, bestehend aus der obersten Leitung und den Prozessverantwortlichen durchgeführt gemäß den Vorgaben aus der ISO 9001. Abschliessend wurden die erforderlichen Maßnahmen in den zentralen Maßnahmenplan überführt.
Ergebnis (Abschluss)
Das Fallbeispiel Einfuehrung QM System zeigt, wie man in 11 Schritten die Einführung strukturiert in Arbeitspaketen durchführen kann. Bei der Einführung war der Berater Moderator und aktiver Mitarbeiter in einer Person.
Der Berater arbeitete hands-on bei diversen Themen mit den beteiligten Mitarbeitern zusammmen. Aufgrund der strukturierten Vorgehensweise im Projektmanagement OpenProject konnten die Aufgabenpakete mit kurzen Überschneidungen im vorgegebenen Zeitfenster bearbeitet werden.
Auch die vom Berater bereitgestellten Musterlösungen haben einen Anteil daran, dass das Projekt innerhalb von 8 Wochen durchgeführt werden konnte. Viele dieser Musterlösungen mussten nur geringfügig an das Unternehmen angepasst werden. Nach der Einführungsphase waren dann 2 Monate Zeit, die neuen Prozesse im Tagesgeschäft auf die Umsetzbarkeit zu prüfen und bei Bedarf konnten Anpassungen an der Dokumentation in Eigenregie durch die Prozesseigner durchgeführt werden.
Das Unternehmen mit 70 Mitarbeiter konnte nach 3 Monaten nach Abschluss der Einführung das Zertifikat durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle in den Händen halten. Es hätte vorher niemand daran geglaubt, dass man in wenigen Monaten ein QM System auf die Beine stellen kann. Der Montagebetrieb wurde auch durch uns im darauffolgenden Jahr zweimal auditiert. Die Nachhaltigkeit wurde an einem gelebten QM System bescheinigt.
