Fallbeispiel: Aufbau eines QM-Systems in einem Montagebetrieb
Im März 2019 startete in Hessen ein Projekt zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 in einem Montagebetrieb mit 70 Mitarbeitenden. Beteiligt waren ein externer Berater sowie die relevanten Mitarbeiter des Unternehmens. Ziel war es, innerhalb von nur acht Wochen ein vollständiges QM-System aufzubauen und erfolgreich zertifizieren zu lassen.
Das Fallbeispiel zeigt, dass es mit einer klaren Struktur und gezielten Hilfsmitteln möglich ist, ein solches Projekt in kurzer Zeit zu realisieren. Eingesetzt wurde das Projektmanagement-Tool OpenProject mit vordefinierten Arbeitspaketen und Musterlösungen. Diese Vorgehensweise gab den Mitarbeitenden einen klaren roten Faden und erhöhte die Motivation erheblich.
Durch die strukturierte Projektsteuerung und den Einsatz geeigneter Softwarelösungen konnte die Einführung des QM-Systems innerhalb von acht Wochen abgeschlossen werden. Der erfolgreiche Projektabschluss wurde mit der Zertifizierung nach ISO 9001 bestätigt.
Grundsätzliche Vorgehensweise
Fallbeispiel: Aufbau eines QM-Systems in einem Montagebetrieb
Im März 2019 startete in Hessen ein Projekt zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 in einem Montagebetrieb mit 70 Mitarbeitenden. Beteiligt waren ein externer Berater sowie die relevanten Mitarbeiter des Unternehmens. Ziel war es, innerhalb von nur acht Wochen ein vollständiges QM-System aufzubauen und erfolgreich zertifizieren zu lassen.
Das Fallbeispiel zeigt, dass es mit einer klaren Struktur und gezielten Hilfsmitteln möglich ist, ein solches Projekt in kurzer Zeit zu realisieren. Eingesetzt wurde das Projektmanagement-Tool OpenProject mit vordefinierten Arbeitspaketen und Musterlösungen. Diese Vorgehensweise gab den Mitarbeitenden einen klaren roten Faden und erhöhte die Motivation erheblich.
Durch die strukturierte Projektsteuerung und den Einsatz geeigneter Softwarelösungen konnte die Einführung innerhalb von acht Wochen abgeschlossen werden. Der erfolgreiche Projektabschluss wurde mit der Zertifizierung nach ISO 9001 bestätigt.
1. Kick-Off-Meeting
Projektvorstellung, Meilensteine definiert, Aufgaben im Tool OpenProject verteilt und Verantwortlichkeiten festgelegt.
2. GAP-Analyse
Lückenanalyse bestehender Dokumentation im Abgleich mit ISO 9001. Delta festgestellt und Varianten vorgestellt.
3. Schulung
Basisschulung zu ISO 9001 für alle Beteiligten: Kontext, Ziele, Prozesse, Kennzahlen und risikobasiertes Denken.
4. Vision & Mission
Strategische Ausrichtung, Definition von Vision, Mission und Qualitätspolitik. Stakeholderanalyse abgeschlossen.
5. Prozesslandkarte
Führungs-, wertschöpfende und unterstützende Prozesse visualisiert, Schnittstellen definiert.
6. Prozessdokumentation
Prozesssteckbriefe (Turtle) erstellt, Workflows skizziert und mit Visio professionell umgesetzt.
7. Risiken & Chancen
Alle Risiken und Chancen in einer Matrix bewertet, Verfahrensanweisung erstellt, Maßnahmen definiert.
8. Mitgeltende Unterlagen
Erstellung relevanter Verfahrensanweisungen, Kommunikationsmatrix und diverser Arbeitsanweisungen.
9. Maßnahmenplan
Zentraler Maßnahmenplan erstellt – inkl. Risiken, Chancen, Audits und Managementbewertung.
10. Internes Audit
Systemaudit durchgeführt, Bericht nach ISO 19011 erstellt, offene Punkte in Maßnahmenplan überführt.
11. Managementbewertung
Bewertung durch oberste Leitung und Prozessverantwortliche, Ergebnisse dokumentiert und Maßnahmen abgeleitet.
12. Abschluss
Alle Projektziele erreicht, Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen, Audit durch Zertifizierungsgesellschaft bestanden.
13. Nachhaltigkeit
QM-System wird gelebt, Follow-up-Audits bestätigen Wirksamkeit und kontinuierliche Verbesserung.
Fazit
Das Fallbeispiel zeigt, dass mit klarer Struktur, engagierten Mitarbeitenden und gezieltem Einsatz von Projektmanagement-Tools wie OpenProject auch komplexe Vorhaben innerhalb kurzer Zeit erfolgreich umgesetzt werden können.
Besonders hervorzuheben sind die Motivation des Teams, die schlanke Dokumentationsstrategie und der pragmatische Umgang mit Risiken und Chancen. Für andere Unternehmen kann dieses Beispiel als Inspiration dienen, ein Qualitätsmanagementsystem fokussiert und in einem straffen Zeitrahmen einzuführen – vorausgesetzt, Führung und Mitarbeitende ziehen gemeinsam an einem Strang.
Ergebnis (Abschluss)
Das Fallbeispiel Einführung eines QM-Systems zeigt, wie man in 11 Schritten die Einführung strukturiert in Arbeitspaketen durchführen kann. Bei der Einführung war der Berater sowohl Moderator als auch aktiver Mitarbeiter. Durch die enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Mitarbeitern konnten die Arbeitspakete zielgerichtet umgesetzt werden.
Die strukturierte Vorgehensweise im Projektmanagement-Tool OpenProject ermöglichte es, die Aufgabenpakete mit kurzen Überschneidungen innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters zu bearbeiten. Einen wesentlichen Anteil hatten auch die vom Berater bereitgestellten Musterlösungen. Diese mussten lediglich geringfügig an die Unternehmenssituation angepasst werden.
Nach Abschluss der Einführung wurde eine zweimonatige Erprobungsphase im Tagesgeschäft eingeplant. Hier konnten die Prozesse auf ihre Praxistauglichkeit getestet und bei Bedarf von den Prozesseignern eigenständig angepasst werden.
Der Montagebetrieb mit 70 Mitarbeitern konnte bereits drei Monate nach Projektstart das Zertifikat durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle in den Händen halten. Zu Beginn hielt kaum jemand dies für realistisch. Im darauffolgenden Jahr wurde das Unternehmen zweimal auditiert und die Nachhaltigkeit in Form eines gelebten QM-Systems bestätigt.
Fallbeispiel: Aufbau eines QM-Systems – Timeline (13 Schritte)
Strukturierter Projektablauf in 13 Schritten – von Kick-off bis Zertifizierung. Managementbewertung erfolgt vor dem internen Audit.
Projektstart & Aufgabenmanagement
Vorstellung, Meilensteine, OpenProject eingerichtet, Verantwortlichkeiten und Termine festgelegt; Team aus zukünftigen Prozesseignern.
Lücken zum ISO-9001-Soll ermitteln
Eintägige Analyse der bestehenden QM-Dokumentation; System deckt vieles ab, Dokumentationslayout wird überarbeitet.
Basiswissen ISO 9001 für das Projektteam
Kontext, Stakeholder, Kennzahlen/Ziele, Politik, prozessorientierter Ansatz, RB-Denken, Planung, Prüfmittel, interne Audits, Managementbewertung.
Vision, Mission, Qualitätspolitik & Ziele
Strategische Ausrichtung fixiert, >80 % bestehender Ziele übernommen; Kontext & Stakeholder beschrieben/bewertet.
Prozesslandschaft & Schnittstellen
Führungs-, Kern- und Supportprozesse definiert; Schnittstellen im „kleinen Haus“ abgestimmt.
Turtle-Steckbriefe & Workflows
Steckbriefe mit Inputs/Outputs, Rollen, Risiken, KPIs; Workflows durch Prozesseigner skizziert, in Visio umgesetzt.
Matrix & Verfahrensanweisung
RB-VA geschrieben; Risiken/Chancen bewertet (Ausmaß × Eintritt); Maßnahmen punktuell, strategisch entschieden.
VA/PW, Kommunikation, Montage-AAs
VA „Wissen der Organisation“, Organisations-VA (Scope, Ausschlüsse, Portfolio), Matrix Regelkommunikation, Arbeitsanweisungen.
Zentrale Steuerung & Termine
Alle Maßnahmen (Risiken/Chancen, Audits, MB) zentral geplant, bewertet und terminiert; OpenProject Fortschritt „grün“.
Dokustatus & Auditvorbereitung
Dokumentation vollständig; Zert-Termine & Auditoren (branchenrelevanter Scope) bestätigt; Start der Auditvorbereitung.
Bewertung im multidisziplinären Team
Obere Leitung + Prozesseigner nach ISO-Vorgaben; Ergebnisse & Maßnahmen in den zentralen Maßnahmenplan überführt.
Systemaudit nach ISO 19011
Auditbericht erstellt, Restpunkte in Maßnahmenplan; Dokumentation deckt Normanforderungen ab, keine nennenswerten Abweichungen.
Externe Prüfung bestanden
Zertifikat nach 8 Wochen Projekteinführung; Folgeaudits im darauffolgenden Jahr bestätigen gelebtes, wirksames QM-System.
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