Eine Vorlage für einen Maßnahmenplan erstellen Sie am einfachsten mit Excel. Maßnahmen ergeben sich aus internen Audits, der Managementbewertung, aus Korrekturmaßnahmen und nicht zuletzt aus der kontinuierlichen Verbesserung. Unternehmen sollten nicht zuviele einzelne Maßnahmenpläne erstellen, sondern alle Maßnahmen aus den o.g. Beispielen beispielsweise in einem zentralen Maßnahmenplan zusammenführen. Dadurch ist eine Verfolgung der Maßnahmen für alle beteiligten übersichtlicher. Zum anderen haben Sie alles auf einen Blick. In Excel besteht die Möglichkeit, Filter zu setzen und die Maßnahmen auf einen bestimmten Prozess oder nach Kriterien zu filtern. Die Vorlage Maßnahmenplan sollte folgende Kriterien beinhalten:
Erstellen Sie die Maßnahmenpläne im Team. Dadurch ist gewährleistet, dass die Verantwortlichen Personen ggf. ein Veto einlegen können, wenn Sie fälschlicherweise als Verantwortliche benannt werden. Die ISO 9001 fordert in vielen Normkapitel, dass bei Abweichungen bzw. Korrekturmaßnahmen ein Maßnahmenplan zur Verfolgung der Umsetzung erstellt werden muss. Dieser sollte auch regelmäßig aktualisiert werden. Darum sollte eine verantwortliche Person benannt werden, der den „Hut“ aufhat und bei Terminüberschreitungen oder „missglückten Maßnahmen“ eine Korrektur einfordern darf.
Kennzahl Maßnahmenplan
Auch eine Kennzahl kann dazu führen, dass die Umsetzung der Maßnahmenpläne im vorgegebenen Zeitfenster umgesetzt werden. Zum Beispiel Anzahl Maßnahmen / offene Maßnahmen < 2%. Oder Anzahl Maßnahmen im vorgegebenen Zeitfenster bearbeitet. Die Kennzahl ist dann eine Eingabe für die Managementbewertung.
Wirksamkeitsbewertung
Eine Wirksamkeitsbewertung von Maßnahmen kann beispielsweise in einem Produktaudit überprüft werden. Bei Maßnahmen, die sich auf Tätigkeiten beziehen, kann die betreffende Person auch im Interview auf die Wirksamkeit der Umsetzung befragt werden. Wenn möglich, sollte dann auch ein Protokoll über die Befragung als Nachweis dokumentiert werden.
