Stolpersteine Zertifizierungsaudit

Typische Fehlerquellen im Zertifizierungsaudit erkennen und vermeiden

Viele Abweichungen im Zertifizierungsaudit sind vermeidbar und wiederholen sich in zahlreichen Unternehmen. Häufig führen sie zu Nachaudits, zusätzlichem Aufwand und unnötigen Kosten. Eine bewusste Auseinandersetzung mit typischen Stolpersteinen hilft, das Managementsystem auditfest zu machen und Überraschungen im Audit zu vermeiden.

• Unzureichende Identifizierung von Unterstützungsfunktionen Zentrale Bereiche wie Unternehmenszentrale, Entwicklung, IT oder zentrale Beschaffung werden nicht oder nur unvollständig als Unterstützungsfunktionen erfasst und dokumentiert. Die Rollen dieser Einheiten im Managementsystem bleiben unklar und sind in der Dokumentation nicht sauber abgebildet.
• Ausgegliederte Prozesse nicht sichtbar in der Prozesslandschaft Prozesse wie Entwicklung oder Beschaffung werden faktisch ausgelagert, aber in der Prozesslandschaft nicht als ausgegliederte Prozesse markiert. Schnittstellen und Verantwortlichkeiten sind nur vage beschrieben. Für Auditoren sind das typische Ansatzpunkte für Hauptabweichungen.
• Unklare Verantwortungsübernahme der obersten Leitung Die Verantwortung der Geschäftsführung für das QM System ist in der Praxis oft nicht erkennbar. Ein kurzer Vermerk in der Managementbewertung reicht nicht aus. Aufgaben, Entscheidungen und Beiträge der obersten Leitung müssen nachvollziehbar dokumentiert und im Audit belegbar sein.
• Uneinheitliche Nutzung von Risikoanalysen Erkenntnisse aus Risikobewertungen werden von verschiedenen Führungskräften isoliert betrachtet. Eine gemeinsame Bewertung oder Priorisierung erfolgt selten. Damit fehlen einheitliche Entscheidungen und klare Maßnahmenableitungen auf Organisationsebene.
• Formale Wirksamkeitsbewertung von Schulungen Schulungen werden mit Datum und Unterschrift bestätigt, aber eine echte Bewertung der Wirksamkeit findet nicht statt. Es gibt keine Nachweise, ob Mitarbeitende das Gelernte verstanden, umgesetzt und im Alltag angewendet haben.
• Einseitige Betrachtung der Kundenzufriedenheit Die Beurteilung stützt sich häufig nur auf Kundenkennzahlen wie Reklamationen oder Scorecards. Eigene Kennzahlen zur Kundenzufriedenheit, zum Beispiel aus internen Auswertungen oder Rückmeldungen, fehlen oder werden nicht systematisch genutzt.
• Unkritische Bewertung der Wirksamkeit in der Managementbewertung Die Wirksamkeit des QM Systems wird in der Managementbewertung oft als angemessen bewertet, obwohl Kennzahlen, Reklamationen oder Auditfeststellungen ein anderes Bild zeigen. Es fehlt eine ehrliche und datenbasierte Bewertung.
• Unvollständiges Auditprogramm Im Auditprogramm werden nur Termine geplant. Inhalte wie Auditziele, Auditkriterien, Methoden und Umfänge nach ISO 19011 fehlen. Dadurch ist das Auditprogramm weder risikobasiert noch ausreichend strukturiert.
• Unzureichende Behandlung von Reklamationen Bei Reklamationen werden häufig nur Fehler korrigiert, jedoch keine wirksamen Sofortmaßnahmen zur Absicherung der Situation und keine nachhaltigen systematischen Maßnahmen eingeleitet. Ursachenanalysen bleiben oberflächlich.

Wer diese Stolpersteine kennt und systematisch adressiert, erhöht die Auditfähigkeit des Managementsystems deutlich. Ein guter Ansatz ist es, typische Abweichungen bereits im internen Audit aufzuspüren und zu beheben, bevor sie im Zertifizierungsaudit sichtbar werden.