Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine zentrale Rolle innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation, die sicherstellt, dass die Datenschutzanforderungen der DSGVO erfüllt werden. Besonders in der Europäischen Union ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich vorgeschrieben, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Grundlage ist Artikel 37 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
📘 Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten
Nach Artikel 37 der DSGVO ist ein Datenschutzbeauftragter immer dann Pflicht, wenn:
- Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Behörde oder Körperschaft erfolgt (außer Gerichte in ihrer justiziellen Tätigkeit).
- Die Kerntätigkeit des Unternehmens die regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen in großem Umfang umfasst, z. B. bei Unternehmen, die Profiling oder Standortüberwachung durchführen.
- Die Kerntätigkeit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten in großem Umfang beinhaltet – dazu gehören sensible Daten wie Gesundheitsdaten, biometrische Informationen oder politische Meinungen.
⚖️ Was bedeutet „großer Umfang“?
Der Begriff „großer Umfang“ ist in der DSGVO nicht exakt definiert, wird aber anhand verschiedener Faktoren bewertet:
- Die Anzahl der betroffenen Personen, deren Daten verarbeitet werden
- Die Menge und Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten
- Die Dauer oder Häufigkeit der Datenverarbeitung
- Die geografische Reichweite der Datenerhebung (z. B. lokal, national, international)
Typische Beispiele sind Banken, Versicherungen, Krankenhäuser oder große Online-Plattformen, die Daten vieler Nutzer regelmäßig verarbeiten.
🏢 Wann ist ein Datenschutzbeauftragter freiwillig sinnvoll?
Auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, kann ein freiwilliger Datenschutzbeauftragter viele Vorteile bringen:
- Stärkung des internen Datenschutzbewusstseins
- Vermeidung von Bußgeldern und rechtlichen Risiken
- Klare Verantwortlichkeiten im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Positives Signal an Kunden und Geschäftspartner durch nachweislich gelebten Datenschutz
In Deutschland gilt zusätzlich das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Hier ist festgelegt, dass bereits ab 20 Mitarbeitenden, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten, ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist – unabhängig von der Art der Daten. Unternehmen sollten daher prüfen, ob sie zur Bestellung verpflichtet sind, um Bußgelder und Haftungsrisiken zu vermeiden.
Bestellung und Aufgaben des Datenschutzbeauftragten (DSB)
📄 Bestellung des Datenschutzbeauftragten
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) ist in vielen Ländern, insbesondere innerhalb der Europäischen Union, gesetzlich vorgeschrieben. In Deutschland müssen Unternehmen gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Auch außerhalb der EU existieren entsprechende Regelungen, deren Anforderungen je nach Land variieren können.
🧭 Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften sicherzustellen und das Unternehmen in allen Fragen des Datenschutzes zu beraten. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO, des BDSG und interner Datenschutzrichtlinien
- Beratung des Unternehmens und der Fachabteilungen in Datenschutzfragen
- Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Zusammenarbeit mit den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden
- Unterstützung bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
⚖️ Unabhängigkeit und Ressourcen
Der Datenschutzbeauftragte muss unabhängig agieren und über das notwendige Fachwissen im Datenschutzrecht verfügen. Unternehmen sind verpflichtet, ihm die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit er seine Aufgaben effektiv erfüllen kann. Dazu gehören:
- Zugang zu relevanten Informationen, Dokumenten und IT-Systemen
- Teilnahme an Schulungen und Weiterbildungen
- Technische Unterstützung bei der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen
- Einbindung in alle Projekte, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden
Wichtig: Der Datenschutzbeauftragte trägt keine rechtliche Verantwortung für Datenschutzverstöße – diese liegt stets beim Unternehmen selbst.
💡 Einbindung des DSB in betriebliche Prozesse
Damit der Datenschutzbeauftragte seine Aufgaben effektiv wahrnehmen kann, sollte er in alle relevanten Entscheidungs- und Entwicklungsprozesse eingebunden werden – insbesondere bei neuen Produkten, Dienstleistungen oder Verarbeitungstätigkeiten, die personenbezogene Daten betreffen. Dazu gehören:
- Teilnahme an regelmäßigen Management-Meetings
- Beratung bei der Konzeption neuer Datenverarbeitungsprozesse
- Beteiligung an internen Audits und Compliance-Prüfungen
- Überwachung der Umsetzung datenschutzrechtlicher Maßnahmen
🏆 Nutzen eines Datenschutzbeauftragten
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, kann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für Unternehmen äußerst vorteilhaft sein. Ein DSB hilft dabei, Datenschutzrisiken zu reduzieren, die Compliance sicherzustellen und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu stärken. Durch die Integration eines kompetenten DSB wird Datenschutz zur gelebten Unternehmenskultur.
Abschließend gilt: Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob sie gesetzlich verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Selbst wenn dies nicht erforderlich ist, trägt ein erfahrener DSB maßgeblich zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften und zum langfristigen Schutz personenbezogener Daten bei.
FAQ – Datenschutzbeauftragter (DSB)
1. Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Nach Artikel 37 DSGVO und §38 BDSG ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) verpflichtend, wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten regelmäßig und systematisch in großem Umfang verarbeitet oder besondere Kategorien von Daten (z. B. Gesundheitsdaten) nutzt. In Deutschland besteht zusätzlich eine Pflicht, sobald mindestens 20 Personen dauerhaft mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
2. Wer darf Datenschutzbeauftragter sein?
Der DSB kann sowohl intern (Mitarbeiter des Unternehmens) als auch extern (z. B. spezialisierte Datenschutzberatung) bestellt werden. Wichtig ist die Unabhängigkeit der Person sowie ausreichendes Fachwissen im Datenschutzrecht und in der IT-Sicherheit. Führungskräfte mit Interessenskonflikten, wie IT-Leiter oder Personalverantwortliche, sind ausgeschlossen.
3. Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte?
Zu den zentralen Aufgaben gehören die Überwachung der DSGVO-Compliance, die Schulung von Mitarbeitern, die Beratung des Managements, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) sowie die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden. Der DSB fungiert als Bindeglied zwischen Unternehmen, Betroffenen und Behörden.
4. Welche Qualifikationen benötigt ein Datenschutzbeauftragter?
Ein DSB sollte über fundierte Kenntnisse der Datenschutzgesetze (insbesondere DSGVO & BDSG), IT-Sicherheitsgrundlagen und organisatorische Abläufe im Unternehmen verfügen. Weiterbildungen und Zertifikate – etwa nach TÜV oder DEKRA – sind hilfreich, aber nicht zwingend vorgeschrieben.
5. Wie unabhängig muss der Datenschutzbeauftragte sein?
Der DSB darf keine Interessenkonflikte haben und muss seine Aufgaben weisungsfrei ausüben. Er berichtet direkt an die Geschäftsführung und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt oder abberufen werden.
6. Wann lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer DSB ist besonders sinnvoll für Kleinunternehmen und KMU, die keine internen Datenschutz-Experten haben. Er bringt Fachwissen, aktuelle Gesetzeskenntnis und Erfahrung aus verschiedenen Branchen mit – meist zu kalkulierbaren monatlichen Kosten.
7. Wie wird der Datenschutzbeauftragte bestellt?
Die Bestellung sollte schriftlich erfolgen – intern per Benennungsdokument, extern über einen Vertrag mit dem Dienstleister. Die Kontaktdaten des DSB müssen der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet und auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht werden.
8. Was kostet ein Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten variieren stark: Ein interner DSB verursacht vor allem Personal- und Schulungskosten. Ein externer DSB kostet je nach Unternehmensgröße meist zwischen 150 € und 500 € pro Monat. Die genaue Summe hängt von Branche, Datenverarbeitung und Betreuungsumfang ab.
9. Wie lange ist ein Datenschutzbeauftragter im Amt?
Es gibt keine gesetzlich festgelegte Amtszeit. In der Praxis wird der DSB für mehrere Jahre bestellt, um Kontinuität zu gewährleisten. Eine Abberufung ist nur aus wichtigem Grund möglich (z. B. grobe Pflichtverletzung).
10. Was passiert, wenn kein DSB bestellt wird?
Wird trotz gesetzlicher Verpflichtung kein Datenschutzbeauftragter bestellt, drohen Bußgelder von bis zu 10 Mio. € oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes gemäß Artikel 83 DSGVO. Zudem kann dies das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern erheblich beeinträchtigen.
Praxisorientierte Tipps zur Arbeit eines Datenschutzbeauftragten
Die Arbeit eines Datenschutzbeauftragten (DSB) erfordert nicht nur rechtliches Wissen, sondern auch Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und technisches Verständnis. Nachfolgend finden Sie fünf bewährte Praxistipps, die Ihre tägliche Arbeit erleichtern und die Wirksamkeit des Datenschutzmanagements erhöhen.
1️⃣ Struktur schaffen und dokumentieren
Ein erfolgreiches Datenschutzmanagementsystem beginnt mit klaren Strukturen. Legen Sie ein zentrales Datenschutzhandbuch an, das Richtlinien, Prozesse und Zuständigkeiten bündelt. So stellen Sie sicher, dass Dokumentation, Nachweise und Meldepflichten jederzeit abrufbar sind.
2️⃣ Regelmäßige Kommunikation mit der Geschäftsleitung
Der DSB ist beratend tätig, nicht operativ. Suchen Sie regelmäßig das Gespräch mit dem Top-Management, um Risiken zu adressieren und Entscheidungsgrundlagen bereitzustellen. Ein gut informierter Vorstand oder Geschäftsführer stärkt Ihre Position und unterstützt notwendige Maßnahmen.
3️⃣ Frühzeitige Einbindung in Projekte
Datenschutz sollte nicht erst am Ende eines Projekts betrachtet werden. Werden Sie frühzeitig in IT-Projekte, Produktentwicklungen oder Marketingmaßnahmen eingebunden. So können Risiken früh erkannt und Datenschutz-by-Design und -by-Default effektiv umgesetzt werden.
4️⃣ Schulungen und Awareness-Kampagnen
Mitarbeitende sind der wichtigste Faktor im Datenschutz. Führen Sie regelmäßige Awareness-Trainings durch, sensibilisieren Sie für Phishing, Passwortschutz und sichere Datenverarbeitung. Kleine, praxisnahe Lerneinheiten (Micro-Trainings) zeigen meist große Wirkung.
5️⃣ Zusammenarbeit mit IT und HR
Datenschutz ist Teamarbeit. Kooperieren Sie eng mit der IT-Abteilung bei Themen wie Datensicherheit, Löschkonzepte und Zugriffskontrollen, sowie mit der Personalabteilung bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten oder Bewerbungsunterlagen. Gemeinsame Abstimmungen vermeiden doppelte Arbeit und sorgen für reibungslose Prozesse.
Diese praxisorientierten Tipps helfen Datenschutzbeauftragten, ihre Rolle effizienter und strategischer wahrzunehmen – mit messbarem Mehrwert für Compliance, Sicherheit und Unternehmenskultur.
Häufige Fehler beim Datenschutz im Unternehmen
Trotz klarer gesetzlicher Vorgaben der DSGVO passieren in Unternehmen immer wieder vermeidbare Datenschutzfehler. Diese gefährden nicht nur die Compliance, sondern auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden. Nachfolgend finden Sie die häufigsten Fehler – und wie Sie sie vermeiden.
1️⃣ Fehlende Datenschutzorganisation
Viele Unternehmen verfügen über keine klaren Zuständigkeiten im Datenschutz. Lösung: Definieren Sie Verantwortlichkeiten – vom Datenschutzbeauftragten bis zur IT-Administration – und halten Sie diese in einem Datenschutz-Organigramm fest.
2️⃣ Fehlende oder veraltete Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten
Ohne aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) riskieren Sie Bußgelder. Lösung: Aktualisieren Sie regelmäßig alle Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, und dokumentieren Sie diese nachvollziehbar.
3️⃣ Keine Schulung der Mitarbeiter
Unwissenheit ist die häufigste Ursache für Datenschutzverstöße. Lösung: Führen Sie regelmäßig Schulungen zu Datenschutz und Informationssicherheit durch – mindestens einmal jährlich, am besten digital dokumentiert.
4️⃣ Unklare Prozesse bei Datenpannen
Wenn Datenschutzverletzungen nicht rechtzeitig gemeldet werden, drohen hohe Bußgelder (Art. 33 DSGVO). Lösung: Etablieren Sie einen klaren Incident-Response-Prozess mit Meldewegen, Fristen und Verantwortlichkeiten.
5️⃣ Keine Kontrolle über Dienstleister
Externe Partner (z. B. Cloud-Anbieter, Agenturen) verarbeiten oft personenbezogene Daten im Auftrag. Lösung: Schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab und prüfen Sie regelmäßig deren Einhaltung.
6️⃣ Fehlende Löschkonzepte
Daten werden oft länger gespeichert, als erlaubt – ein häufiger DSGVO-Verstoß. Lösung: Entwickeln Sie ein Löschkonzept mit festen Fristen und dokumentierten Routinen, insbesondere für Bewerber-, Kunden- und Mitarbeiterdaten.
7️⃣ Fehlende Integration mit IT-Sicherheit
Datenschutz und IT-Sicherheit müssen Hand in Hand gehen. Lösung: Stimmen Sie Richtlinien ab, verknüpfen Sie Datensicherheitsmaßnahmen (z. B. ISO 27001) mit Datenschutzprozessen und vermeiden Sie Schnittstellenprobleme.
Durch die Vermeidung dieser typischen Fehler schaffen Sie eine solide Basis für einen rechtskonformen, gelebten Datenschutz. Damit senken Sie nicht nur das Risiko von Bußgeldern, sondern stärken zugleich Ihre digitale Resilienz und Markenreputation.
Weiterführende Themen zum Datenschutz
Vertiefen Sie Ihr Wissen rund um Datenschutz, DSGVO und Informationssicherheit. Diese Artikel helfen Ihnen, ein ganzheitliches Datenschutzkonzept im Unternehmen aufzubauen.
📞 Jetzt kostenloses Erstgespräch anfragen
Wir unterstützen Sie bei allen Fragen rund um Datenschutz, DSGVO und betriebliche Compliance. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch – telefonisch oder per E-Mail.
✉️ Erstgespräch vereinbaren