Aufwand für QM Projekt – Anfrage ISO 9001

Wie hoch sind die Kosten einer Vorbereitung zur Zertifizierung ISO 9001? Und wie hoch ist der Aufwand im QM Projekt? Solche oder ähnliche Anfragen bekomme ich täglich. Bei Kleinunternehmen, die nur das Zertifikat ISO 9001 an der Wand haben müssen, sind ca. 4 – 6 Beratungstage ohne Begleitung der Zertifizierung realistisch. 

Das gilt für Kleinunternehmen die sich schon in den QM Themen einigermaßen zurechtfinden. Schwieriger wird es bei Kunden, die auch durch die Einführung der ISO 9001 einen Nutzen erwarten und trotzdem sofort eine Projekteinschätzung fordern. Hier muss man erstmal eine Lückenanalyse (GAP Analyse) anbieten, aus der sich dann der Rest des Projektumfanges ergibt.

Das ist aber für viele Kunden unbefriedigend. Als Orientierung für den Aufwand des QM Projekts dient die Grösse des Unternehmens, die Anzahl der Mitarbeiter, die Produkte und die Anzahl der Prozesse, soweit diese schon vorhanden sind. Ansonsten beruht der Aufwand für das QM Projekt anhand von Annahmen. D.h., ein produzierendes Unternehmen hat in der Regel folgende Prozesse:

  • Vertrieb
  • Prozessentwicklung
  • Auftragsdisposition
  • Produktion
  • Versand
  • Wareneingang
  • Instandhaltung & Wartung
  • Kompetenzen (Qualifikation Mitarbeiter)
  • Interne Audits
  • Reklamationsmanagement
  • Lieferantenbewertung

Diese Prozesse sind Bestandteil des Angebots, sofern noch keine Prozesslandschaft bzw. Prozesse definiert worden sind. Danach kann auch ein Angebot für das QM Projekt erstellt werden. Wenn der Kunde bereits ein bestehendes QM System etabliert hat und nur eine Prozessanalyse wünscht, werden in der Regel 2 -3 Prozesse pro Beratungstag aufgenommen und analysiert  inklusive Verbesserungspotenziale.

Bei grösseren mittelständischen Unternehmen in der Größenordnung von 100 bis 200 Mitarbeiter veranschlagt eine Zertifizierungsvorbereitung schon erheblich mehr Manntage Vorort. In der Regel rechnet man hier durchschnittlich eine Beraterkapazität von 12 bis 20 Manntagen, je nach interner Bereitschaft aktiv am Prozess mitzuwirken. Was natürlich die Beratungskosten senken würde.

Beispiel Prozess Lieferantenauswahl

Man startet mit den Normforderungen – was fordert das Regelwerk explizit zum Thema Lieferantenauswahl. Verfügt der Kunde bereits über eine Lieferantenauswahl, die in Teilen noch überarbeitet werden muss,  dann lässt sich so ein Prozess innerhalb von 4 – 6 Stunden überarbeiten. Dazu gehört auch die Dokumentation und deren späteren Nachweise (Formulare, Bewertungen).

Hat der Kunde noch überhaupt keine Idee wie er seine Lieferantenauswahl gestalten möchte, dann wird das ganze schon merklich aufwendiger. Auch hier ist die Frage, wieweit soll die Unterstützung durch den externen Berater gehen? Ist er nur Ideengeber und den Rest macht dann die verantwortliche Stelle im Unternehmen. Oder möchte das Unternehmen, dass die verantwortliche Stelle durch den externen Berater moderiert und unterstützt wird? 

Dadurch ergeben sich dann wiederum andere Kosten und auch ein anderer Projektumfang. Bei einen mittelständischen Unternehmen sind das geschätzt 2 – 3 Manntage. Es können auch 7 Manntage werden, je nach Projektumfang. Das ist dann aber schon eine tiefergehende Analyse und das Unternehmen erwartet eine aktive Mitarbeit im Projekt vom Berater mit intensiver Schulung der Mitarbeiter.

Mustervorlagen

Natürlich kann man auch die eine oder andere Musterdokumentation erwerben – auch ein komplettes QM Handbuch ISO 9001 und/oder IATF 16949 – diese sind aber Beispiele wie man einen Prozess bzw. Verfahren dokumentieren kann. Diese Musterdokumentation muss aber auf jedenfalls an das Unternehmen angepasst werden. Ich biete auch ein Musterhandbuch an. Es ist eine Musterdokumentation und beinhaltet Best Practice Vorlagen, die sich bereits in diversen Zertifizierungsaudits bewert haben. Viele meiner Kunden erwerben die Musterdokumentation und beauftragen mich diese dem Unternehmen anzupassen. In der Regel fordert das je nach Regelwerk 5 – 12 Manntage.

Fortlaufende Verbesserung

Ziel der Beratung ist natürlich auch, dass der Kunde später die fortlaufende Verbesserung des QM Systems selber in die Hand nehmen kann und eine kontinuierliche Verbesserung des QM Systems in Eigenregie fortzusetzen. Gleichzeitig zeigt die Erfahrung, dass das operative Geschäft immer dazwischen kommt und man eigentlich keine Zeit hat, die fortlaufende Verbesserung nachhaltig anzuwenden.

Auch hier habe ich gemerkt, dass die Unternehmen Dankbar sind für jeden Input und Ideen, Dinge umzusetzen und zu verbessern. Ein Berater ist auch als Ideengeber gefragt. In der Regel unterstütze ich durchschnittlich 4 Manntage im Jahr das Unternehmen als Ideengeber. Auch Unterstützung für das interne Audit oder die Erstellung der Managementbewertung wird oft nachgefragt. Auch hier muss man in der Regel mit 2 – 3 Beratertagen rechnen. 

Bei grösseren Organisationen gibt es auch hin und wieder Veränderungen, wo sich Prozesse oder ganze Standorte verändern. Auch hier fordern mich Unternehmen an, zu unterstützen bzw. Veränderungen zu moderieren. Hier können sich die Beratertage dann schon auf mehrere Manntage belaufen. Je nach Größe der Veränderung und das gewünschte Mitwirken meinerseits.

Auch Schulungen werden oft angefragt. Je nach Schulungsart und Regelwerk muss man auch hier 1 – 3 Manntage einplanen. Es kommt auch hier auf die Mitarbeiteranzahl an. Schulungen mit mehr als 12 Mitarbeiter machen in der Regel keinen Sinn. Dann müssen die Mitarbeiter in Gruppen aufgeteilt werden und das erhöht auch wieder die Manntage und den Aufwand. Dazu gehören interne Audits mit Zeit für Feedback an angehende Auditoren oder Schulungen in den Core Tools, 8D Methodik und so weiter. Jede Schulung ist individuell gestaltet und ausgerichtet auf das Unternehmen und als Anhaltspunkt rechnet man pro Schulung mit 1 -3 Manntagen Vorort.

Zusammen mit einer Erstzertifizierung ISO 9001 in einem mittelständischen Unternehmen wie oben erwähnt ergeben sich 12 – 20 Manntagen für die Zertifizierungsvorbereitung und weitere 4 – 8 Manntagen für die fortlaufende Verbesserung hinsichtlich Auditoren, QM Methoden und Training von Mitarbeiter.

Zertifizierungsaudit

Um die Frage vorweg zunehmen. Nein, als Berater darf ich das Unternehmen in dem ich beratend tätig bin, nicht nach ISO 9001 zertifizieren. Aber der Berater kann beim Zertifizierungsaudit dabei sein und das Audit begleiten. Die Norm hat hierzu keine K.O Kriterien. Anders als bei der IATF 16949, wo keine Berater beim Zertifizierungsaudit zugelassen sind. Bei ISO 9001 Unternehmen ist es aber gerne gesehen, wenn der Berater beim Audit dabei ist.

Zum einen ist eventuell der QMB noch nicht so Sattelfest mit der Norm oder auch einfach nur als Übersetzer zwischen Auditor und Mitarbeiter. Manchmal kann es vorkommen, dass beim Audit auch mehrere Auditoren der Zertifizierungsstelle anwesend sind. Gerade in grösseren Unternehmen ist es Vorteilhaft zwei Auditoren zu haben um dadurch die Auditzeit zu verkürzen. Da sich der QMB immer nur einen Auditor zuwenden kann, werde ich dann auch gebeten den anderen Auditor zu begleiten.

Auch kann es vorkommen, dass sich die beiden Auditoren die Regelwerke teilen. Der eine auditiert die ISO 9001 der andere die ISO 14001 in einem integrierten Managementsystem. Dann begleite ich einen der beiden Auditoren im Audit. Sinnvoll ist auch, dass der Berater durch die Begleitung des Zertifizierungsaudits an Ort und Stelle die Abweichungen bzw. Empfehlungen direkt aus dem Munde des Auditors erfährt. Dadurch lassen sich spätere fehlerhafte Interpretationen beim Abweichungsmanagement vermeiden.

Budget und Kosten

Wie überall ist es auch hier eine Frage des Geldes. Wie bereit ist das Unternehmen Budget und Beratungskosten in eine Erstzertifizierung und begleitende Beratertage bzgl. Verbesserung des QM Systems, Schulungen, Begleitung Zertifizierungsaudit etc. zu Investieren? Für kleine Unternehmen mit max. 10 Mitarbeiter, die wirklich nur die das Zertifikat an der Wand brauchen, empfehle ich den Aufwand so gering wie möglich zu halten. Hier fallen im Durchschnitt nicht mehr als 8 Beratertage an. Mann muss sich aber auch dazu bekennen, dass so ein QM System keinen Nutzen für das Unternehmen hat. Wichtig ist hier nur, dass das QM System auch einer Zertifizierung standhält – nicht mehr und nicht weniger. 

In größeren Organisationen, die Wert auf ein nachhaltiges QM System legen, wo man tiefere Prozessanalysen durchführt, wo die Messlatte deutlich höher liegt als beim Kleinunternehmen, in der Schulungen und Trainings durchgeführt werden sollen, wo interne und externe Audits begleiten werden, wo die fortlaufende Verbesserungen mit Berater als Ideengeber durchgeführt werden, erhöhen sich der Aufwand des QM Projekts bezüglich der Beratertage deutlich. Aber eine Verbesserung führt auch immer wieder zu Senkung von Kosten. Wenn 30 Ideen des Beraters pro Idee zu einer Einsparung von 100 EUR führt, dann amortisieren sich dadurch die Beratungskosten und am Ende verbleiben noch Einsparungen beim Unternehmen. Die Investionen in ein QM System machen hier natürlich am meisten Sinn. 

Alleine ohne eine externe Beratung werden im Durchschnitt pro IATF 16949 Vorbereitung zur Erstzertifizierung 75 Manntage (interne Ressourcen) angegeben. Durch einen externen Berater halbieren sich die Manntage auf ca. 35 Beratertage. Sie sparen hierdurch 40 Manntage und vor allem auch Zeit und Nerven bei der Einführung. Der Berater ist auch Moderator und hat immer einen roten Faden um eine zielgerichtete Einführung des QM System voranzutreiben.

Beratungskosten

Sobald ich vom Unternehmen die erforderlichen Informationen erhalte, bekommen Sie ein Angebot mit den geschätzten Manntagen und meinen Tagessatz. D.h., wenn ich einen oder mehrere Tage am Stück bei Ihnen im Unternehmen bin, erhalten Sie hierüber eine Rechnung. Mit dieser Art der Beratung kann das Unternehmen jederzeit die Beratung beenden. Es wird dadurch kein Anspruch auf die geschätzten Manntage fällig. Das ist eine faire Art und Weise miteinander umzugehen. Gleiches Recht auch für den Berater. Sollte dieser aufgrund der kulturellen oder des sozialen Umfelds im Unternehmen nicht zurecht kommen, kann er auch jederzeit die Beratung beenden. 

Bei der Unterstützung für Schulungen, Workshops und Trainings werden immer Festpreise abgegeben. Das gleiche gilt für die Durchführung von internen Audits, System- oder Prozessaudits VDA 6.3. Oftmals lassen die Unternehmen offen, ob ich das Zertifizierungsaudit begleiten soll. Das ist soweit mein Terminkalender es zulässt auch kein Problem das zu einen späteren Zeitpunkt zu klären. 

Natürlich erhalten Sie auch auf Wunsch einen Festpreis bei der Einführung der ISO 9001 und/oder 14001 mit oder ohne Zertifizierungsbegleitung. Dieser Festpreis bleibt dann auch bestehen, falls ich mich verkalkuliere und mehr Manntage Vorort investieren muss als eigentlich vorgesehen. Natürlich kann das auch in die andere Richtung gehen und ich weniger als die veranschlagten Manntage Vorort sein muss. Ziel meiner Beratung gemäß meinen Slogan „Qualitätsmanagement mit System“ ist eine hohe Kundenzufriedenheit und Akzeptanz meiner Kunden.

Angebot QM Projekt

Viele Anfragen bezüglich eines Aufwandes für ein QM Projekt sind nicht eindeutig formuliert. Ich erhalte eine Mail ohne weiteren Angaben und soll den Aufwand und die Kosten am besten auf den Euro genau abgeben. Das funktioniert aber nicht. Um ein anständiges und plausibles Angebot abgeben zu können, benötige ich mindestens diese Informationen:

  • Welches Regelwerk (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IATF 16949)
  • Angaben zum Produktportfolio
  • Prozesse
  • Mitarbeiteranzahl
  • Mit oder ohne Produktentwicklung
  • Kundenforderungen (VW, Daimler, BMW etc. genügt für’s erste)
  • Standorte

Mit diesen Angaben lässt sich das Angebot erstellen. Bei ISO Regelwerken auch gerne als Festpreis. Sie erhalten das Angebot immer mit Tagessatz und alternativ als Festpreis (gilt nur für ISO Regelwerke).

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Stefan Stroessenreuther

Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB IntegrationsModell Bayreuth