Betrieblicher Datenschutz
Der betriebliche Datenschutz ist ein zentraler Bestandteil jedes Managementsystems und wird regelmäßig im Rahmen interner Audits auf die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen überprüft. Viele Unternehmen beauftragen einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) und verlassen sich darauf, dass dieser alle Pflichten erfüllt. In der Praxis zeigen sich jedoch häufig Defizite, insbesondere im On- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitenden.
Fehlende Regelungen bei Mitarbeiterwechseln
In vielen Organisationen existieren keine klaren Vorgaben zum Datenschutz beim Eintritt oder Austritt von Mitarbeitenden. Das führt dazu, dass Zugänge zu IT-Systemen oder vertraulichen Daten nicht rechtzeitig entzogen werden – ein erhebliches Risiko für Datenschutzverstöße.
Schulungen und Sensibilisierung
Regelmäßige Datenschutzschulungen und Awareness-Maßnahmen sind essenziell, werden jedoch oft nur sporadisch durchgeführt. Mitarbeitende müssen die EU-DSGVO-Grundlagen kennen und verstehen, wie sie personenbezogene Daten sicher verarbeiten. Nur durch eine fortlaufende Sensibilisierung lässt sich Datenschutz im Arbeitsalltag verankern.
Datenschutz im Bewerbungsprozess
Bewerberinnen und Bewerber müssen über ihre Datenschutzrechte gemäß DSGVO informiert werden. Löschfristen von 6 Monaten nach Eingang der Bewerbung werden in der Praxis jedoch häufig nicht eingehalten – insbesondere in Backups oder Archivsystemen, in denen personenbezogene Daten weiter gespeichert bleiben. Diese Versäumnisse stellen ein erhebliches Compliance-Risiko dar.
Audit-Feststellungen und Handlungsempfehlungen
In internen Audits werden diese Defizite regelmäßig als Abweichungen festgestellt. Unternehmen sollten daher ein standardisiertes Datenschutz-Management etablieren, das u. a. verbindliche Prozesse für On- und Offboarding, Schulungsnachweise, Löschkonzepte und interne Datenschutzkontrollen umfasst. Nur so lassen sich gesetzliche Vorgaben langfristig erfüllen und Bußgelder nach DSGVO vermeiden.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) – Risikoanalyse für sensible Prozesse
Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein zentrales Instrument für Unternehmen, um Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu bewerten. Sie ist immer dann erforderlich, wenn eine Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Betroffenen birgt – etwa bei der Videoüberwachung, Profilbildung durch KI oder biometrischen Datenverarbeitung.
Eine DSFA besteht aus vier Schritten: Beschreibung der Verarbeitung, Bewertung der Risiken, Definition von Gegenmaßnahmen und anschließender Wirksamkeitsprüfung. Unternehmen sollten standardisierte Vorlagen der Datenschutzaufsichtsbehörden nutzen, um Auditfähigkeit sicherzustellen. Eine gut dokumentierte DSFA zeigt Professionalität und schafft Vertrauen bei Kunden, Aufsichtsbehörden und Partnern.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Die sogenannten TOMs gemäß Artikel 32 DSGVO bilden die Sicherheitsbasis jedes Unternehmens. Dazu zählen Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backup-Strategien, Zutrittsregelungen und Mitarbeiterschulungen. Entscheidend ist, dass die Maßnahmen risikobasiert gewählt werden – also dem tatsächlichen Schutzbedarf entsprechen.
Moderne Organisationen kombinieren ihre TOMs häufig mit Frameworks wie ISO 27001 oder TISAX®. Dadurch entsteht ein integriertes Sicherheitskonzept, das Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance miteinander vereint.
Datenpannen und Meldepflichten – Reaktion zählt
Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen kann es zu Datenschutzverletzungen kommen. Nach Artikel 33 DSGVO müssen Unternehmen innerhalb von 72 Stunden eine Meldung an die Aufsichtsbehörde vornehmen, sofern ein Risiko für Betroffene besteht. Bei schwerwiegenden Vorfällen ist zusätzlich eine Benachrichtigung der Betroffenen vorgeschrieben.
Ein funktionierendes Incident-Response-Management mit klaren Kommunikationswegen, Checklisten und Notfallübungen stellt sicher, dass im Ernstfall schnell und professionell gehandelt wird. Jede Datenpanne ist auch eine Chance, Schwachstellen zu erkennen und das System weiter zu verbessern.
Datenschutz im Marketing und auf Websites
Im digitalen Marketing gilt: Datenschutz ist Pflicht. Unternehmen müssen bei der Nutzung von Cookies, Tracking-Tools oder Formularen klare Einwilligungen einholen. DSGVO-konforme Cookie-Banner, eine vollständige Datenschutzerklärung und verschlüsselte Kontaktformulare sind essenziell.
Auch im Newsletter-Marketing gilt das Double-Opt-in-Verfahren als Standard. Verstöße gegen diese Regeln führen häufig zu Bußgeldern oder Abmahnungen. Wer Datenschutz als Bestandteil seiner Markenkommunikation begreift, stärkt langfristig Kundenbindung und Vertrauen.
Datenschutz in der Cloud & beim Einsatz von KI
Cloud-Dienste und Künstliche Intelligenz (KI) bieten enorme Chancen, stellen aber hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Prüfen Sie, ob Ihr Cloud-Anbieter DSGVO-konform arbeitet, Daten in der EU speichert und Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) bereitstellt.
Beim Einsatz von KI-Systemen sind Transparenz, Datenminimierung und Nachvollziehbarkeit entscheidend. Mitarbeitende sollten keine vertraulichen Daten in öffentliche KI-Systeme eingeben. Mit dem EU AI Act wird die Regulierung künftig noch stärker – wer frühzeitig handelt, sichert sich einen Wettbewerbsvorteil.
Externer Datenschutzbeauftragter
Wir bieten als externer Datenschutzbeauftragter einen umfassenden betrieblichen Datenschutz. Dabei unterstützen wir Sie bei der Erstellung sämtlicher Dokumente. Z.B. Auftragsbearbeitung, Verarbeitungsverzeichnis, TOMs, regelmäßige Schulungen usw.
E-Learning Plattform – Datenschutz
Als externer Datenschutzbeauftragter übernehmen wir die Schulung ihrer Mitarbeiter direkt über unsere E-Learning Plattform mit multiple-choice Prüfung und Zertifikat.
Datenschutzbeauftragter (DSB)
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) wird erforderlich, sobald ein Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet. Die rechtlichen Grundlagen dafür finden sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) §4f. Ab einer Unternehmensgröße von 20 Mitarbeitenden besteht eine gesetzliche Verpflichtung, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?
Laut BDSG §4f muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, wenn im Unternehmen mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dazu zählen Tätigkeiten wie die Pflege von Kundendaten, Personalakten, Lieferanten- oder Stammdaten. Auch Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden sind verpflichtet, einen DSB zu benennen, wenn sie automatisierte oder besonders sensible Daten verarbeiten, etwa Gesundheits- oder Finanzinformationen.
Ausnahmen und Sonderfälle
Ein Datenschutzbeauftragter kann auch dann erforderlich sein, wenn die Schwelle von 20 Mitarbeitenden nicht erreicht wird, sofern geschäftsmäßig personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, die einer Vorabkontrolle nach §4d Abs. 5 BDSG unterliegen. Diese Regelung betrifft insbesondere Unternehmen, die sensible Kundendaten erheben oder über IT-Systeme verarbeiten.
Aufgaben und Bedeutung des DSB
Der Datenschutzbeauftragte ist Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des BDSG. Er überwacht interne Prozesse, berät die Geschäftsleitung und Mitarbeitenden und trägt zur rechtssicheren Verarbeitung personenbezogener Daten bei. Darüber hinaus ist er Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und Betroffene.
Prüfung im internen Audit
Im Rahmen eines internen Audits wird regelmäßig überprüft, ob die Vorgaben des betrieblichen Datenschutzes eingehalten werden. Diese Prüfung ist besonders relevant, wenn keine separaten Compliance-Audits stattfinden. Häufig werden im Audit Schwachstellen im On- und Offboarding-Prozess oder bei der Schulung der Mitarbeitenden festgestellt.
Externer Datenschutzbeauftragter – Ihre Vorteile
Viele Unternehmen setzen auf einen externen Datenschutzbeauftragten, um Fachwissen, Unabhängigkeit und Effizienz zu sichern. Wir beraten Sie umfassend bei der Bestellung eines externen DSB und unterstützen bei der Erstellung der erforderlichen Dokumentation sowie bei Schulungen und Auditvorbereitungen. Fordern Sie jetzt Ihr unverbindliches Angebot an.
FAQ – Datenschutzbeauftragter (DSB)
Häufige Fragen rund um die Bestellung, Aufgaben und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten gemäß DSGVO und BDSG. Diese FAQ richtet sich insbesondere an Unternehmen, die prüfen möchten, ob sie zur Benennung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind.
1Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
2Was unterscheidet einen internen von einem externen DSB?
3Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte?
4Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
5Welche Risiken bestehen ohne Datenschutzbeauftragten?
6Muss der DSB bei der Datenschutzaufsichtsbehörde gemeldet werden?
7Wie oft sollte der Datenschutz überprüft werden?
8Kann der Datenschutzbeauftragte gekündigt werden?
9Wie kann der DSB Mitarbeitende sensibilisieren?
10Wie unterstützt SMCT MANAGEMENT beim Datenschutz?
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SMCT MANAGEMENT ist Ihr kompetenter Partner für Informationssicherheit (ISO 27001, TISAX®), Datenschutz (DSGVO / BDSG) und integrierte Managementsysteme. Wir begleiten Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bei der Einführung, Auditierung und Zertifizierung von Sicherheits- und Qualitätsstandards.
Unsere Leistungen umfassen Beratung, interne Audits, GAP-Analysen, Schulungen sowie die Vorbereitung auf externe Zertifizierungen. Als erfahrene Berater verstehen wir die Anforderungen mittelständischer Betriebe und entwickeln praxisnahe, wirtschaftliche Lösungen.
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