Im Zeitalter der Digitalisierung ist ein starres QM nicht mehr zeitgemäß. Die ISO 9001 hat einen großen Spielraum der Interpretation. Das führt dazu, dass Unternehmen eine Dokumentation erstellen, die weit über die Grenzen der Normanforderungen hinaus gehen. Eine Art Selbstbefriedung von Zertifizierungsauditoren, Qualitätsmanager und schlechten Beratern. Viele ISO Auditoren leben noch in der Vergangenheit, als man die Norm sinnbildlich in vielen Aktenordnern dokumentierte. Als Beispiel die Normforderung 7.4 Kommunikation. Diese fordert:
- Worüber sie kommunizeren
- Wann kommuniziert wird
- Wie kommuniziert wird
- Wer kommuniziert
Die Normforderung bezieht sich auf die 4 wesentlichen Punkte einer internen und externen Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Die alte Version der Norm aus 2008 forderte hierzu, dass „geeignete Prozesse der Kommunikation innerhalb der Organisation eingeführt werden und dass eine Kommunikation über die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems stattfindet.“
Im Zuge der Umstellung wurden die vorherigen Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen durch die Unternehmen überarbeitet und ergänzt. Das führte dazu, dass aus vier Seite Dokumentation jetzt sechs Seiten Dokumentation erstellt bzw. ergänzt wurden. Was bleibt, ist ein starres QM, dass gerade die älteren Semester von Beratern und Auditoren bis zur Schmerzgrenze ausformuliert haben wollten. Im Bild ein Beispiel, wie man mit einer einfachen Matrix die Kommunikation darstellen kann.
Starres QM – weitere Fehler
Das QM Handbuch, obwohl nicht mehr gefordert, ist und bleibt das zentrale Dokument in vielen Unternehmen. Aufgrund der vielen Anpassungen und Überarbeitungen ist es mittlerweile ein „Ort des Grauens“. Wenn man es genauer betrachtet, ist es ein Sammelsurium der ISO Normen 2000, 2008 und 2015. Selbst die Qualitätsmanager des eigenen Unternehmens steigen nicht mehr durch und so wird beim Audit die meiste Zeit mit „Suchen“ vergeudet. Die grössten Fehler sind:
- Das QM Handbuch beinhaltet alle Norm- und Unterkapitel
- Die Qualitätspolitik ist kein separates Dokument, sondern im QM Handbuch beschrieben
- Managementbericht durch den QMB erstellt und nicht durch die Unternehmensleitung
- Qualitätsziele, die keinen Nutzen bringen
Zweckdienliche Dokumentation
Kleine und mittlere Unternehmen können die Dokumentation der ISO Norm auf das wesentliche konzentrieren. Das ist sogar gewünscht. Inhalte und Normforderungen auf den Punkt bringen. Weg vom starren QM zu einem agilen Managementsystem. Gerade bei sehr kleinen Unternehmen mit einer maximalen Mitarbeiteranzahl von 50 Mitarbeitern und keine speziellen Prozesse, beschränkt sich die Dokumentation auf folgende Dokumente:
- QMH – Beschreibung des Unternehmens und seine Prozesse (Auflistung) und nichtanwendbare Ausschlüsse der Norm
- Qualitätspolitik
- Verfahrensanweisung Risiken und Chancen
- Matrix Risikobewertung
- Verfahrensanweisung Wissen der Organisation
- Matrix interessierter Parteien und deren Erwartungen
- Matrix interne und externe Themen (Kontext)
- Kommunikation – Matrix Regelkommunikation
- Relevante Prozessbeschreibungen und Prozesslandschaft
- Matrix gesetzliche Anforderungen (wesentliche Gesetze und behördliche Forderungen)
- Schulungsplanung
- Auditplanung
- Lieferantenbewertung
- Kundenzufriedenheitsbewertung
- Relevante Qualitätsziele
- Internes Audit
- Managementbewertung
Mit den o.g. Dokumenten haben Sie alle Punkte der Norm ausgiebig beschrieben. Für jeden Punkt haben Sie ein oder mehrere Nachweise erstellt. Diese werden beim Audit eingesehen und geprüft.
Anwendungsbereich
Um Kosten zu sparen, werden in vielen Unternehmen Prozesse nicht in den Anwendungsbereich einbezogen. Es erfolgt aber keine Absicherung der Systemgrenzen! Im wesentlichen handelt es sich dabei um Prozesse mit weniger als 3 Mitarbeiter. Die Kosten der Zertifizierung werden dadurch nicht wesentlich erhöht. Es ist ein viel grösserer Aufwand die Systemgrenzen abzusichern, als das Unternehmen vollumfänglich in den Anwendungsbereich einzubeziehen.
Vorstellung der Vorgehensweise
In einer MS Teams® Sitzung, zeige ich Ihnen gerne die Dokumentation und erkläre Ihnen den Aufbau und die Vorzüge “Weg vom starren QM” zu einer zeitgemäßen Umsetzung der Norm. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und lassen Sie sich überzeugen.
