Qualitätsmanagement einfach erklärt
Was bedeutet Qualitätsmanagement?
Qualitätsmanagement umfasst alle Methoden, Maßnahmen und Prozesse, die sicherstellen, dass Produkte und Dienstleistungen die Anforderungen der Kunden erfüllen. Es verbindet Planung, Lenkung, Sicherung und Verbesserung der Qualität in einem geschlossenen System.
Ohne Leistungskennzahlen, definierte Prozesse und geeignete QM-Methoden kann ein Unternehmen Qualität weder sicherstellen noch verbessern.
Warum ist Qualitätsmanagement wichtig?
Qualität wirkt direkt auf Kundenzufriedenheit, Unternehmensimage und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit. Ein gutes QM-System steigert die Prozessstabilität, reduziert Fehler und schafft Vertrauen beim Kunden.
Fehlerqualität führt zu Verkaufsverlusten, später zu Imageverlusten und dann zu Kundenverlusten – daher ist ein QM-System existenziell.
Historischer Wandel der Qualitätssicherung
Früher lag der Fokus auf der Endprüfung: Konforme Produkte wurden ausgeliefert, nicht-konforme nachgearbeitet oder verworfen. Heute steht die Prozessbeherrschung im Mittelpunkt – Fehler sollen gar nicht erst entstehen.
Moderne QM-Systeme setzen auf vorbeugende Maßnahmen wie SPC, FMEA oder Prozessüberwachung statt reiner Endkontrolle.
Qualitätssteuerung & -sicherung
Seit den 1960er Jahren gilt: Ein stabiler Fertigungsprozess führt automatisch zu qualitätskonformen Produkten. Durch statistische Steuerung und Prozessregelkarten können Abweichungen frühzeitig erkannt und korrigiert werden.
Dies ist bis heute die Grundlage für ISO- und IATF-konforme QM-Systeme.
Der Irrsinn im QM – wenn Systeme nur Papier erzeugen
Viele QM-Systeme existieren nur für Audits und erzeugen Dokumente ohne Mehrwert. Das führt zu Bürokratie, aber nicht zu Qualität. Ein wirksames QM muss Nutzen stiften, Prozesse verbessern und die Organisation unterstützen – nicht belasten.
Die entscheidenden Fragen betreffen Schnittstellen, Anforderungen, Messgrößen und Risiken zwischen Prozessen – nicht nur Normtexte.
Wesentliche Fragen für ein funktionierendes QM-System
Das QM-System muss klar benannte Ziele haben – z. B. Fehlerreduzierung, Liefertermintreue, Kundenzufriedenheit. Ohne definierte Ziele fehlt der Maßstab für Erfolg oder Misserfolg.
Nicht jede Abteilung ist automatisch ein Prozess. Entscheidend ist, welche Abläufe zur Strategie und zur Erfüllung von Kundenanforderungen beitragen – nur diese gehören in die Prozesslandschaft.
Prozessnachbarn (interne Kunden) und externe Kunden stellen Erwartungen an Qualität, Lieferzeit, Informationen und Dokumentation. Diese müssen ausdrücklich geklärt, vereinbart und gemessen werden.
Risiken entstehen u. a. durch fehlende Ressourcen, instabile Prozesse, unklare Verantwortlichkeiten oder schwankende Lieferqualität. Sie müssen erkannt, bewertet und mit Maßnahmen hinterlegt werden.
Ohne das passende Wissen können Anforderungen nicht erfüllt werden. Schulungen, Einarbeitungspläne und Wissenssicherung sind Kernelemente eines wirksamen QM-Systems.
Kennzahlen (KPIs) wie Reklamationsquote, Ausschuss, On-time-Delivery oder Auditfeststellungen machen die Wirksamkeit des QM-Systems sichtbar und ermöglichen eine faktenbasierte Steuerung.
Kontext der Organisation (ISO 9001:2015)
Der Kontext bildet das Fundament jedes QM-Systems: interne Faktoren, externe Einflüsse, Marktbedingungen, Stakeholder-Anforderungen und strategische Ausrichtung.
Diese Themen müssen regelmäßig überwacht und aktualisiert werden – sie steuern das gesamte Managementsystem.
Scope & kundenspezifische Anforderungen
Der Geltungsbereich (Scope) des QM-Systems muss klar dokumentiert sein, inklusive zulässiger Ausschlüsse. Kundenspezifische Anforderungen müssen bewertet, priorisiert und in Prozesse integriert werden.
Prozessorientierter Ansatz
Die ISO 9001 verlangt, dass Unternehmen in Prozessen – nicht in Abteilungen – denken. Prozesse definieren Inputs, Outputs, Verantwortlichkeiten, KPIs und Risiken.
Erst ein strukturiertes Prozessmodell schafft Transparenz und Steuerbarkeit.
Führung & Verantwortung
Die oberste Leitung ist verantwortlich für Strategie, Ressourcen, Ziele, Risiken und die Kommunikation der Qualitätspolitik. Führung ist ein Pflichtteil des Qualitätsmanagements – nicht delegierbar.
Risiken & Chancen
Risiken sind alle Faktoren, die die Zielerreichung behindern. Chancen sind Gegebenheiten, die die Zielerreichung verbessern. Die ISO 9001 fordert eine systematische Bewertung, Maßnahmenplanung und Wirksamkeitskontrolle.
Qualitätsziele
Ziele müssen messbar sein und sich aus der Unternehmensstrategie und den Kundenanforderungen ableiten. Sie sind das zentrale Element, um Qualität objektiv zu bewerten.
Rollen & Befugnisse
Die ISO 9001:2015 sieht vor, dass alle Führungskräfte Verantwortung tragen. Der traditionelle QMB ist nicht mehr alleiniger Verantwortlicher. Mitarbeitende müssen ihre Rolle verstehen und aktiv zur Qualität beitragen.
Interne Audits
Interne Audits prüfen Prozesse, Leistungen, Normanforderungen und Zielerreichung. Sie identifizieren versteckte Fehler, fördern Transparenz und stärken die kontinuierliche Verbesserung.
QM-Methoden
Viele KMU nutzen QM-Methoden kaum, obwohl sie entscheidend sind: FMEA, 8D, SPC, Ishikawa, Pareto, Fähigkeitsanalysen und Produktionslenkungspläne reduzieren Fehlerkosten erheblich.
Dokumentierte Information im QM-System
Dokumentierte Informationen bilden das Rückgrat eines nachvollziehbaren Qualitätsmanagementsystems. Sie machen Abläufe wiederholbar und auditfähig.
Legt fest, wie das Unternehmen Qualität versteht, welche Ziele verfolgt werden und welchen Stellenwert Qualität in der Gesamtstrategie hat.
Beschreiben, wie Prozesse ablaufen, wer verantwortlich ist und welche Kennzahlen zur Steuerung genutzt werden.
Stellen sicher, dass Tätigkeiten einheitlich, sicher und normkonform ausgeführt werden – unabhängig von der jeweiligen Person.
Unterstützen Mitarbeitende im Alltag und sorgen dafür, dass keine wesentlichen Punkte vergessen werden.
Belegen, dass Prozesse wie geplant durchgeführt wurden und Ziele sowie Anforderungen tatsächlich erfüllt sind.
Qualitätsinformationen
Leistungsdaten wie Ausschuss, Reklamationen, Prozessfähigkeiten oder Auditquoten bilden die Grundlage für faktenbasierte Verbesserungen. Ohne Daten kann kein QM-System wirksam funktionieren.
CAQ-Systeme
Moderne CAQ-Systeme unterstützen Prüfmittelverwaltung, Prozessfähigkeit, Reklamationsmanagement und Rückverfolgbarkeit. Sie ersetzen kein QM-System, erhöhen aber Effizienz und Transparenz im Alltag der Qualitätssicherung.
Was bedeutet Qualität
„Qualität ist der Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale Anforderungen erfüllt.“ Die Hauptforderung eines Qualitätsmanagements ist, Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung bereitzustellen und umzusetzen.
Die Planung eines Qualitätsmanagements beinhaltet neben den risikobasierten Ansatz auch die Planung der Qualitätsziele.
Was bedeutet Qualität?
Qualität entsteht, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung die Erwartungen der Kunden erfüllt oder übertrifft. Sie ist kein Zufall, sondern das Ergebnis geplanter, beherrschter und verbesserter Prozesse. Qualität bedeutet deshalb nicht „möglichst perfekt“, sondern „konstant das liefern, was vereinbart wurde“ – zuverlässig, nachvollziehbar und messbar.
Die ISO 9000 definiert Qualität als den Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale die Anforderungen erfüllt. Diese Anforderungen stammen von Kunden, Markt, Gesetzgeber, internen Prozessen und strategischen Unternehmenszielen.
Qualität ist immer aus Sicht des Kunden definiert – nicht aus Sicht des Herstellers. Sie entsteht, wenn Bedürfnisse, Anforderungen und Spezifikationen eingehalten werden.
Hochwertige Qualität bedeutet nicht, dass einzelne Produkte zufällig gut sind, sondern dass ein Prozess dauerhaft stabile Ergebnisse liefert.
Qualität muss objektiv messbar sein, z. B. durch Reklamationsquoten, Prozessfähigkeiten, Fehleranteile, Liefertermintreue oder Kundenzufriedenheit.
Moderne Qualität entsteht im Prozess – nicht am Ende durch Sortieren. Fehlervermeidung ist zentraler Bestandteil eines wirksamen QM-Systems.
Qualität schließt die Einhaltung aller gesetzlichen, normativen und regulatorischen Vorgaben ein. Nur so können Produkte sicher und rechtskonform bereitgestellt werden.
Qualität bedeutet nicht „Maximalstandard um jeden Preis“, sondern ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kundenanforderung, Wirtschaftlichkeit und Unternehmenszielen.
Das Qualitätsmanagement (QM) wird in der DIN EN ISO 9000 definiert als: „Management bezüglich Qualität“ und Management als „aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Führen und Steuern einer Organisation“
Wie definiert die DIN EN ISO 9000 Qualität?
Die DIN EN ISO 9000:2015 definiert Qualität als:
„Der Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale eines Objekts Anforderungen erfüllt.“
Diese Definition macht deutlich, dass Qualität nicht „Perfektion“ bedeutet, sondern die Erfüllung festgelegter oder erwarteter Anforderungen. Qualität entsteht also dann, wenn Kundenforderungen, gesetzliche Vorgaben und interne Standards zuverlässig erreicht werden.
Eigenschaften eines Produkts, Prozesses oder Systems, die dem Objekt fest zugeordnet sind — z. B. Material, Funktion, Haltbarkeit, Präzision, Toleranzen.
Erwartungen oder Vorgaben von Kunden, Markt, Gesetzgeber oder internen Prozessen, die erfüllt werden müssen. Qualität heißt: Diese Anforderungen werden sicher eingehalten.
Qualität kann hoch, mittel oder niedrig sein — sie ist ein messbarer Zustand, kein Gefühl. Kennzahlen wie Reklamationsquote, Ausschuss, Liefertermintreue oder Fehleranteile machen sie sichtbar.
Qualität entsteht nicht am Ende eines Prozesses, sondern durch konsistente, beherrschte Abläufe. Nur stabile Prozesse liefern dauerhaft stabile Qualität.
Das QM umfasst dabei die Festlegung der Qualitätspolitiken sowie der Qualitätsziele, die Qualitätsplanung, die Qualitätssicherung, die Qualitätssteuerung und die Qualitätsverbesserung. Die Aufgaben des QM können wie in nebenstehender Abbildung mit Hilfe des PDCA-Zyklus (Plan Do Check Act) veranschaulicht werden.
Aufgaben des Qualitätsmanagements anhand des PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) beschreibt die grundlegende Logik eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems. Er sorgt dafür, dass Prozesse geplant, umgesetzt, überprüft und nachhaltig verbessert werden. Alle QM-Aufgaben lassen sich diesem Zyklus klar zuordnen.
In der Planungsphase werden Qualitätsziele, Kundenanforderungen sowie regulatorische Vorgaben ermittelt und in die Prozesslandschaft übertragen. Dazu gehört auch das Identifizieren von Risiken und Chancen, die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Erstellung von Verfahrensanweisungen und die Definition von Kennzahlen (KPIs). Ohne solide Planung scheitert jedes QM-System im Alltag.
Die geplanten Maßnahmen, Prozesse und Arbeitsanweisungen werden eingeführt und im Tagesgeschäft umgesetzt. Mitarbeitende werden geschult, Ressourcen bereitgestellt, Produktions- und Dienstleistungsprozesse durchgeführt und dokumentiert. Ziel ist eine stabile und wiederholbare Prozessleistung.
In dieser Phase prüft das Unternehmen, ob Prozesse funktionieren und ob die Qualitätsziele erreicht werden. Dazu gehören interne Audits, Messungen, Datenanalysen, Kundenfeedback, Lieferantenbewertungen und das Monitoring der KPIs. Abweichungen werden erkannt und systematisch bewertet.
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse werden Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt. Dazu gehört die nachhaltige Beseitigung von Ursachen, die Anpassung von Prozessen, die Überarbeitung von Dokumenten sowie die kontinuierliche Optimierung des gesamten Systems, um die Wirksamkeit langfristig sicherzustellen.
Sowohl das Verständnis als auch die Aufgaben im Qualitätswesen haben sich über die Zeit weiterentwickelt. Das Bewusstsein wandelte sich von einem reaktiven QM, bei dem das Produkt im Fokus steht, hin zu einem unternehmensübergreifenden und strategischen QM, bei dem Verschwendungen im Voraus zu vermeiden sind.
Schatten-QM – wenn Qualitätsmanagement nur auf dem Papier existiert
Ein „Schatten-QM“ entsteht, wenn ein Unternehmen zwar ein formales Qualitätsmanagementsystem besitzt (z. B. ISO 9001), dieses jedoch nur für Audits gepflegt wird – nicht für die tatsächlichen Abläufe im Alltag. Es existiert also ein offizielles QM-System und daneben ein zweites, informelles, in dem die echte Arbeit stattfindet.
Die Folgen sind gravierend: Prozesse werden nicht gelebt, Ziele nicht erreicht, Mitarbeiter nicht einbezogen und das System verliert massiv an Wirksamkeit. Das QM existiert nur im „Schatten“ der Norm – ohne Einfluss auf die Wertschöpfung.
Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formulare sind zwar vorhanden, jedoch nur für das Zertifizierungsaudit erstellt worden. Mitarbeitende kennen sie nicht oder orientieren sich nicht daran. Die reale Arbeitsweise weicht deutlich von der offiziellen Dokumentation ab.
Wenn die Unternehmensleitung das QM nicht als Steuerungswerkzeug nutzt, entsteht ein isoliertes System. QM wird dann als Pflicht, nicht als Nutzen verstanden. Dadurch verliert es seine Wirkung im Alltag.
Unternehmen mit Schatten-QM bereiten sich nur kurzfristig auf Audits vor. Prozesse werden „zurechtgelegt“, statt strukturiert verbessert. Zwischen Audits fällt das System wieder in alte Muster zurück.
Anforderungen zwischen Prozessnachbarn sind unklar. Übergaben funktionieren nur durch Improvisation. Statt messbarer Prozesse gibt es informelle Lösungen („Wir machen das immer so“), die nicht dokumentiert und nicht beherrschbar sind.
Ohne KPIs kann ein Unternehmen nicht messen, ob Ziele erreicht werden. Schatten-QM-Organisationen haben selten definierte Qualitätsziele und keine systematische Leistungsüberwachung.
Risiken entstehen durch unklare Prozesse, ineffiziente Abläufe, wechselnde Arbeitsweisen, fehlende Schulungen und knappe Ressourcen. Diese werden im Schatten-QM weder erkannt noch behandelt.
Mitarbeitende übernehmen Qualität nicht als eigene Aufgabe. Der Qualitätsgedanke wird nicht gelebt, sondern an die „QM-Abteilung“ delegiert.
Das Dokumentationssystem erfüllt zwar die Norm, bewirkt aber keinen Mehrwert für Qualität, Prozessstabilität oder Kundenzufriedenheit. Es entsteht ein System, das nur auf dem Papier existiert.
FAQ – Qualitätsmanagement
Was versteht man unter Qualitätsmanagement?
Qualitätsmanagement (QM) umfasst alle Methoden, Werkzeuge und Prozesse, die sicherstellen, dass Produkte und Dienstleistungen die festgelegten Anforderungen erfüllen. Es beinhaltet Planung, Lenkung, Sicherung und Verbesserung der Qualität – systematisch und messbar.
Warum ist ein Qualitätsmanagementsystem wichtig?
Ein QM-System erhöht Kundenzufriedenheit, Prozessstabilität und Wirtschaftlichkeit. Es reduziert Fehlerkosten, verbessert Lieferfähigkeit und stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Stakeholdern.
Was ist der Unterschied zwischen Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement?
Qualitätssicherung (QS) konzentriert sich auf Prüfungen, Tests und Kontrollen. Qualitätsmanagement (QM) umfasst zusätzlich Planung, Risiken, Prozesse, Organisation, Kennzahlen und kontinuierliche Verbesserung – ein viel umfassenderer Ansatz.
Wofür steht der PDCA-Zyklus im Qualitätsmanagement?
Der PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) ist das Grundprinzip eines wirksamen QM-Systems. Er beschreibt das systematische Vorgehen zur Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen – kontinuierlich und nachvollziehbar.
Was bedeutet „Qualität“ nach DIN EN ISO 9000?
Qualität ist nach DIN EN ISO 9000 „der Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale eines Objekts Anforderungen erfüllt“. Qualität bedeutet also: Anforderungen werden zuverlässig, messbar und reproduzierbar erfüllt.
Welche Rolle spielen Kennzahlen im QM?
Kennzahlen (KPIs) wie Reklamationsquote, Ausschuss, Prozessfähigkeit oder Liefertermintreue machen Qualität messbar. Ohne Kennzahlen kann ein QM-System nicht gesteuert oder bewertet werden.
Was ist der Nutzen eines ISO-9001-Systems?
Ein ISO-9001-System schafft stabile Prozesse, klare Verantwortlichkeiten, geringere Fehlerkosten, bessere Nachvollziehbarkeit und stärkt die Kundenbindung. Es ist Grundlage für professionelles Qualitätsmanagement und Voraussetzung für viele Branchen.
Wann benötigt ein Unternehmen ein formales QM-System?
Ein QM-System ist nötig, wenn Kunden es verlangen, gesetzliche Vorgaben bestehen, Lieferketten Anforderungen stellen oder ein Unternehmen wachsen und stabiler arbeiten möchte. Auch bei steigender Komplexität oder wiederkehrenden Fehlern ist ein QM-System unverzichtbar.
