Was sind externe Audits? Wie kann man diese erfolgreich bestehen? Kundenaudits werden in der Regel durch die Mitarbeiter als lästig empfunden. Dazu kommt die Unkenntnis darüber, was passiert eigentlich im externen Audit? Viele Mitarbeiter sind unvorbereitet im Audit und werden dadurch verunsichert auf Fragen falsche Antworten zu geben.
Was sind externe Audits
Externe Audits werden durch interessierte Parteien durchgeführt. Häufigste Auditart ist in der Regel das Lieferantenaudit. Der Kunde A auditiert den Lieferanten B. Deshalb nennt man diese Auditart auch Zweiparteienaudit oder Second Party Audit. Ein Audit durch eine Zertifizierungsstelle oder Behörde nennt man auch Dreiparteienaudit oder Third Party Audit.
Audits erfolgreich bestehen
Wer Vertrauen schenkt, gewinnt. Es gibt Situationen im beruflichen Alltag die wir nicht kontrollieren können. Vor kurzem habe ich einen Artikel gelesen von Martin Beims: “Vertrauen ist der intelligente Umgang mit der Unfähigkeit zu kontrollieren”. Ein Auditor lässt sich in den wenigsten Fällen kontrollieren. In den meisten Fällen versuchen die Auditoren möglichst viele Abweichungen zu finden.
Wichtig ist konstruktiv mit den Auditoren zusammenzuarbeiten und sich an der Sache zu orientieren. Wenn möglich sollte zwischen den Parteien ein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden. Das gelingt aber nicht wenn bei jeder Abweichung versucht wird, diese weg zu diskutieren. Lassen sie die Abweichung erstmal setzen und entscheiden Sie später ob es sich lohnt nochmal darüber zu sprechen. Zuviel Widerspruch beim Audit erzeugt bei den Auditoren das Gegenteil.
Nur wenn sich das Vertrauensverhältnis zwischen den beiden Parteien aufgebaut hat, lässt sich ein Auditor durch das Audit “führen“. Dadurch wird ein angespanntes Verhältnis, beispielsweise bei einem Kundenaudit, vertrauensbildend auswirken. Wichtig ist auch, dass sich das Unternehmen auf das externe Audit vorbereitet. Die Auditvorbereitung sollte alle relevanten Mitarbeiter einbeziehen.
Ein wesentlicher Faktor bei externen Audits ist die Vorbereitung. Unwissende Mitarbeiter, die am Tage des Audits damit konfrontiert werden, reagieren oft anders als man erwartet. Deshalb ist es enorm wichtig die Mitarbeiter schon einige Tage vorher über das Audit zu informieren. Die beste Vorbereitung ist, wenn Sie das Kundenaudit simulieren.
Machen Sie bereits einige Wochen im Vorfeld eine Simulation des Kundenaudits. Die Mitarbeiter werden durch das Audit geschult und wissen dadurch mit welchen Fragen sie konfrontiert werden. Und Sie bekommen Antworten die noch abgestimmt werden können. Die Mitarbeiter fühlen sich mitgenommen und Sie brauchen keine Ängste haben, dass Mitarbeiter etwas falsches antworten.
Positiv Denken
Viele Mitarbeiter und Führungskräfte haben eine negative Haltung zu externe Audits entwickelt. Es gibt zwei Phasen – Hektische Betriebsamkeit vor dem Audit oder die Tiefenentspannung. Bei vielen Unternehmen herrscht eine hektische Betriebsamkeit wenn ein Kundenaudit angekündigt worden ist. Wenn die Hausaufgaben gemacht worden sind, kann man auch tiefenentspannt in ein Audit gehen. Andernfalls herrscht Hektik und das wird dann auch in das Audit übertragen. Bereiten Sie sich in Ruhe auf das Audit vor – positiv Denken. Man kann nicht alles kontrollieren aber vieles.
Die erfahrenen Qualitätsmanager kennen ihre Schwachstellen und sollten diese auch den übrigen Mitarbeitern vermitteln. Ist die Zeit zu kurz um diese noch abzustellen, dann sollte zumindest ein Plan B erarbeitet werden. Ein Plan B kann sein, dass man mit den Auditoren offensiv darüber spricht. Und zumindest einen Maßnahmenplan parat hat oder eine Bestellung bereits ausgelöst hat – man spricht dann auch von einer Mittelfristigen Lösung, die nicht in einigen Tagen umzusetzen ist.
Audit Beispiele vorbereiten
Das Audit ist immer eine Stichprobe und keine 100% Prüfung. Man kann sich geschickt auf ein Audit vorbereiten indem man Beispiele vorbereitet. Ist bei einen Kundenaudit fast nicht möglich, da der Auditor meistens einen Bezug zu seinen Produkt auditieren möchte. Beim Zertifizierungsaudit kann ich aber sehr wohl einige Beispiele vorbereiten.
Zum Beispiel ein Projekt, dass von der Anfrage bis zum Projekt Review alle elementaren Projektschritte enthält mit Nachweisen. Am besten wenn man davon zwei bis drei Beispiele parat hat. Informieren Sie im Vorfeld alle Mitarbeiter darüber welches Projekt beim Audit eventuell herangezogen wird. Natürlich nur wenn sich der Auditor von ihnen führen lässt.
Zeitmanagement
Das Zeitmanagement wird in Audits oft strapaziert. In der Regel bekommen Sie vor dem Audit einen Audittagesplan. Dieser sollte mit den internen Team und mit den externen Auditor nochmals abgestimmt werden. Sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Mitarbeiter gemäß dem Audittagesplan verfügbar sind. Sprechen Sie im Audit konstruktiv an, wenn die Zeitplanung überschritten wird. Vermeiden Sie Endlos Diskussionen. Schalten Sie einen Gang zurück und sprechen sie nochmal in Ruhe mit den Auditoren darüber beispielsweise vor dem Abschlussgespräch oder beim Abendessen.
Unsere Erfahrung mit externen Audits
Unsere Erfahrungen mit externen Audits zeigen, dass die Unternehmen im Vorfeld der Auditierung keine Kommunikation mit den relevanten Parteien (Mitarbeiter) durchführen. Oft fehlt es an der Ansprache und Vorbereitung.
