In 6-Schritten zur IATF 16949

Einführung eines gelebten Qualitätsmanagementsystems

Ziel ist die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems, das von den Mitarbeitenden gelebt wird und die Anforderungen aus ISO 9001 und IATF 16949 erfüllt. Damit dieses Vorhaben gelingt, sollte ein externer Experte eingebunden werden, der das Unternehmen mit Beratung, Coaching und Trainings begleitet.

• Kick Off Meeting mit der Führungsebene Gemeinsames Verständnis zu Zielen, Rahmenbedingungen, Zeitplan und Rollen schaffen. Erwartungshaltungen klären und die Bedeutung der IATF 16949 für das Unternehmen erläutern.
• Projektdefinition mit groben Meilensteinen Beschreibung des Projektumfangs, der Ziele, der Erfolgskriterien und der geplanten Phasen. Erste Zeitleiste mit wichtigen Meilensteinen erstellen.
• Ausarbeitung eines Projektplans Detaillierte Planung mit Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Terminen sowie Einbindung der Schlüsselpersonen in allen relevanten Bereichen.

Schritt 1 GAP Analyse

Zu Beginn steht die GAP Analyse auf Grundlage der Forderungen der IATF 16949. Sie zeigt, wo das Unternehmen bereits konform ist und wo Anpassungsbedarf besteht. Die Durchführung erfolgt über Interviews mit Prozesseignern und die Einsicht in vorhandene Prozess und Systemdokumentationen.

Die Ergebnisse werden in einem Auditbericht zusammengefasst und bilden die Basis für die weiteren Projektaktivitäten.

• Anforderungen der IATF 16949 prüfen Abgleich des bestehenden Systems mit den Anforderungen der IATF 16949 und der zugrunde liegenden ISO 9001.
• Ist Zustand ermitteln Aufnahme des aktuellen Stands der Prozesse, Dokumente, Rollen und Kennzahlen im Unternehmen.
• Delta zur Anforderung bestimmen Ermittlung der Abweichungen zwischen Ist Zustand und den Normanforderungen. Diese Deltas werden später in Maßnahmen überführt und priorisiert.

Schritt 2 Projektterminierung und Roadmap

Die Ergebnisse der GAP Analyse werden den relevanten Führungskräften und Schlüsselpersonen vorgestellt und diskutiert. Im Anschluss erfolgt in einem kleineren Kreis die gemeinsame Erarbeitung eines detaillierten Projektplans mit den notwendigen Maßnahmen.

• Ergebnisse vorstellen und diskutieren Präsentation der GAP Analyse, Klärung kritischer Punkte, Priorisierung und Festlegung der nächsten Schritte.
• Projektterminierung mit Meilensteinen Einplanung der Umsetzungsschritte, Audits, Schulungen und Freigaben in einer zeitlichen Roadmap.
• Rollen und Verantwortlichkeiten definieren Projektleitung, Teilprojektleitungen und Prozessverantwortliche benennen und mit klaren Aufgaben versehen.

Schritt 3 Prozesslandschaft erarbeiten

Im Rahmen eines Workshops wird die Prozesslandschaft erstellt oder überarbeitet. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis der Unternehmensprozesse und ihrer Schnittstellen. Für alle Prozesse werden Prozessverantwortliche und Vertretungen festgelegt.

Durch benannte und sensibilisierte Prozessverantwortliche wird das Vorhaben frühzeitig auf eine breite Basis gestellt und die Akzeptanz im Unternehmen deutlich erhöht.

• Prozesslandschaft visualisieren Darstellung der Hauptprozesse, Unterstützungsprozesse und Führungsprozesse inklusive Schnittstellen.
• Prozessverantwortliche definieren Jeder festgelegte Prozess erhält einen Verantwortlichen und einen Stellvertreter, die für Inhalte und Wirksamkeit zuständig sind.
• Basis für weitere Dokumentation Die Prozesslandschaft bildet die Grundlage für Prozessbeschreibungen, Kennzahlen und Auditplanung.

Schritt 4 Qualifikation der Mitarbeitenden

Prozessverantwortliche, Stellvertreter und Prozessbeteiligte müssen die Inhalte und Anforderungen der IATF 16949 verstehen. Dazu sind gezielte Schulungen erforderlich, die sich an Rolle und Aufgaben der Mitarbeitenden orientieren.

Insbesondere die Core Tools der Automobilindustrie spielen eine zentrale Rolle bei der Qualifikation.

• Schulung der Prozessverantwortlichen Interne und externe Trainings zu IATF Anforderungen, Prozessdenken, Kennzahlen und Auditanforderungen.
• Core Tools Trainings Schulungen zu APQP, FMEA, MSA, SPC, Produktionslenkungsplan und Problemlösungsmethoden wie 8D.
• IATF Verständnis für Führungskräfte Führungskräfte erhalten eine fundierte Einführung in Ziele, Aufbau und Inhalte der IATF 16949, um Entscheidungen und Ressourcen zu unterstützen.

Schritt 5 Beratung und Umsetzung im Unternehmen

Die Prozessverantwortlichen und Prozessbeteiligten werden im Rahmen einer regelmäßigen Beratung und eines praxisnahen Coachings vor Ort begleitet. Ziel ist es, die Forderungen der IATF 16949 nachhaltig im Alltag zu verankern.

Dabei werden Prozess und Systemdokumente gemeinsam erarbeitet und auf bewährte Vorlagen zurückgegriffen, die bereits in Audits erfolgreich eingesetzt wurden.

• Unterstützung bei Prozess und Systemdokumenten Erstellung oder Überarbeitung von Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Formularen und Nachweisen gemeinsam mit den Mitarbeitenden.
• Coaching on the job Begleitung direkt im Prozess, Feedback zur Umsetzung und Unterstützung bei der Anwendung der Methoden.
• Nutzung bewährter Vorlagen Verwendung von Dokumenten, die bereits in Zertifizierungs und Transitionsaudits positiv bewertet wurden, anstatt alles neu zu entwickeln.

Schritt 6 Systemaudit und Managementbewertung

Zum Abschluss der Einführung wird ein vollständiges Systemaudit auf Basis der IATF 16949 durchgeführt, um den Umsetzungsgrad zu bewerten. Dieses Audit zeigt, in welchen Bereichen das System bereits wirksam ist und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.

Auf Grundlage der Audit Ergebnisse wird die Managementbewertung erstellt. Notwendige Prozessaudits können im Rahmen der Implementierung ebenfalls geplant und durchgeführt werden.

• Systemaudit vor Zertifizierung Vollständige Prüfung des QM Systems gegen die Anforderungen der IATF 16949 als Generalprobe vor dem Zertifizierungsaudit.
• Erstellung der Managementbewertung Gemeinsame Bewertung der Ergebnisse aus Audits, Kennzahlen, Risiken, Chancen und Maßnahmen im Führungskreis.
• Integration weiterer Themen wie Datenschutz Auf Wunsch kann der Datenschutz gemäß DSGVO in das QM System integriert und als Teil eines integrierten Managementsystems umgesetzt werden.

Anforderungen an den Zertifizierungsprozess

Der Zertifizierungsprozess folgt einem klar strukturierten Ablauf, der sowohl vertragliche Aspekte als auch Auditphasen und Fristen für das Abweichungsmanagement umfasst. Die Zertifizierungsstelle und das Unternehmen tragen gemeinsam Verantwortung für die Einhaltung der vorgegebenen Zeitfenster.

• Vertragliche Grundlage Abschluss einer vertraglichen Vereinbarung zwischen Klient und Zertifizierungsgesellschaft mit definiertem Geltungsbereich und Rahmenbedingungen.
• Festlegung des Auditteams Benennung eines Auditleiters sowie des Auditteams mit passender Kompetenz und Branchenerfahrung.
• Stufe 1 Audit Bereitschaftsbewertung zur Prüfung, ob das Unternehmen für das Stufe 2 Audit vorbereitet ist, inklusive Sichtung von Dokumenten und Strukturen.
• Stufe 2 Audit Durchführung des Erstzertifizierungsaudits mit Prüfung der Umsetzung in den Bereichen, Prozessen und Standorten.
• Abweichungsmanagement Der Klient bearbeitet Abweichungen innerhalb definierter Fristen (zum Beispiel sechzig Tage), die Zertifizierungsgesellschaft bewertet und bestätigt Korrektur und Wirksamkeit.
• Zertifizierungsentscheidung Nach Veto Prüfung und Bewertung aller Informationen erfolgt der Zertifizierungsentscheid und die Ausstellung des Zertifikats in einem festgelegten Zeitrahmen.

Neuerungen und besondere Anforderungen der IATF 16949

Die IATF 16949 baut auf der ISO 9001 auf und erweitert diese um zahlreiche branchenspezifische Anforderungen. Das Dokument enthält keine vollständige Wiederholung der ISO 9001, verweist jedoch auf deren Gültigkeit und ergänzt sie durch zusätzliche Inhalte und Schwerpunkte.

• Neue und erweiterte Anforderungen Mehrere neue Forderungen und eine Vielzahl erweiterter Anforderungen im Vergleich zur vorherigen ISO TS 16949.
• Erweiterte Begriffsdefinitionen Spezifische Begriffe zu Prozessen wie APQP sowie Methoden und Werkzeuge wie Design for Six Sigma oder Fehlerbaumanalyse werden ergänzt.
• Produktsicherheit Zusätzliche Anforderungen in Abschnitt 4.4.1.2 zur Sicherstellung der Produktsicherheit über den gesamten Lebenszyklus.
• Notfallplanung Wesentlich erweiterte Anforderungen an Notfallpläne und Business Continuity in Abschnitt 6.1.2.3.
• Kompetenz von Auditoren Detaillierte Anforderung an Kompetenz von internen Auditoren in Abschnitt 7.2.3.
• Produkte mit integrierter Software Ergänzende Anforderungen für die Entwicklung von Produkten mit Softwareanteilen in Abschnitt 8.3.2.3.
• Lieferantenmanagement Anforderungen an Lieferantenneuauswahl sowie an Second Party Auditoren und Lieferantenüberwachung.
• Reparierte Produkte und Gewährleistungsmanagement Anforderungen an Lenkung reparierter Produkte und an Gewährleistungsmanagementsysteme in Abschnitt 10.2.5.

Kundenspezifische Anforderungen zur IATF 16949

Kundenspezifische Anforderungen sind ein wesentlicher Bestandteil der IATF 16949. Als kundenspezifische Anforderungen gelten nur solche, die ausdrücklich auf die IATF 16949 verweisen und von den OEM oder Kunden dokumentiert sind.

Auf der Webseite der IATF sind die Customer Specific Requirements der in der Task Force vertretenen OEM veröffentlicht. Diese enthalten zusätzliche Forderungen, ergänzende Verweise und mitgeltende Dokumente, die von den Lieferanten zu berücksichtigen sind.

• Klar definierte kundenspezifische Anforderungen Nur Kundenanforderungen mit direktem Bezug zur IATF 16949 gelten als relevante kundenspezifische Anforderungen im Sinne der Norm.
• Zugänglichkeit der Kundenanforderungen Informationen zu Kundenanforderungen müssen den relevanten Mitarbeitenden zugänglich gemacht und in Prozesse und Dokumentation integriert werden.
• Beispiel Volkswagen Group Verweist unter anderem auf Formel Q Dokumente wie Fähigkeit und Konkret, die konkrete Qualitätsanforderungen und Abläufe beschreiben.
• Einbindung in das Managementsystem Kundenspezifische Anforderungen sind im QM System, in Prozessbeschreibungen, Auditprogrammen und Schulungskonzepten zu berücksichtigen.