Integriertes Managementsystem (IMS)
Unternehmen stehen heute vor einer Vielzahl von Anforderungen: Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz, Energie, Informationssicherheit und zunehmend auch Nachhaltigkeit. Oft wurden diese Themen historisch in getrennten Managementsystemen organisiert. Das führt zu Doppelarbeit, parallelen Dokumentationen und unnötiger Komplexität.
Ein integriertes Managementsystem (IMS) bündelt diese Regelwerke in einer gemeinsamen Struktur. Prozesse werden nur einmal beschrieben, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt und der Aufwand für Audits, Dokumentation und Pflege sinkt deutlich. Die Einführung der High Level Structure (HLS) durch die ISO erleichtert diese Integration erheblich.
Geschichte des integrierten Managementsystems
Die Wurzeln integrierter Managementsysteme reichen in die 1990er Jahre zurück. Zuerst wurde mit der ISO 9000 ein internationaler Standard für Qualitätsmanagement eingeführt. Kurz darauf folgten weitere Normen wie ISO 14001 für Umweltmanagement, OHSAS 18001 (später ISO 45001) für Arbeits- und Gesundheitsschutz und später ISO 50001 für Energiemanagement.
Viele Organisationen führten diese Systeme zunächst parallel ein. In der Praxis zeigte sich schnell: Die Managementsysteme greifen auf dieselben Prozesse, Daten und Ressourcen zu. Mehrfachprüfungen, separate Dokumentensätze und verschiedene Verantwortlichkeiten führten zu Mehraufwand und Schnittstellenproblemen.
Die logische Konsequenz war der Schritt zu einem integrierten Managementsystem, das diese Normen auf einer gemeinsamen Prozesslandschaft abbildet. Die Einführung der High Level Structure ab 2015 hat diese Entwicklung weiter beschleunigt.
Was ist ein integriertes Managementsystem (IMS)
Ein IMS ist ein Managementsystem, das mehrere Normen und Anforderungen in einem einheitlichen Rahmen vereint. Typische Kombinationen sind:
Qualität – ISO 9001
Aufbau, Steuerung und Verbesserung von Prozessen, um Kundenanforderungen konsistent zu erfüllen. ISO 9001 legt die Grundlage für Struktur, Dokumentation und prozessorientiertes Denken.
Umwelt – ISO 14001
Systematische Identifikation und Bewertung von Umweltaspekten, Festlegung von Umweltzielen, Einhaltung bindender Verpflichtungen und kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung.
Arbeits- und Gesundheitsschutz – ISO 45001
Schutz der Beschäftigten durch Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmenplanung, Überwachung und Einbindung der Mitarbeitenden in ein wirksames Arbeitsschutzmanagement.
Energiemanagement – ISO 50001
Strukturierte Erfassung von Energieflüssen, Ableitung von Effizienzmaßnahmen und messbare Reduktion des Energieverbrauchs in Prozessen, Gebäuden und Anlagen.
Weitere Regelwerke
Ebenso lassen sich branchenspezifische Standards wie IATF 16949 für die Automobilindustrie oder Informationssicherheit nach ISO 27001 in ein IMS integrieren, sofern sie auf der gleichen Grundstruktur aufbauen.
Gemeinsam ist allen Systemen: Sie nutzen Prozesse, Daten und Ressourcen der Organisation. Ein IMS sorgt dafür, dass diese Anforderungen konsistent, schlank und widerspruchsfrei umgesetzt werden.
Vorteile eines integrierten Managementsystems
Die Einführung eines IMS ist mehr als ein formaler Zusammenschluss. Richtig umgesetzt ergeben sich messbare Vorteile in Effizienz, Transparenz und Steuerbarkeit.
Effizienz und Ressourcenschonung
Statt mehrfacher Prozessbeschreibungen, paralleler Handbücher und getrennter Audits werden Anforderungen in einem einheitlichen System abgebildet. Dokumente, Kennzahlen und Verantwortlichkeiten gelten gleichzeitig für mehrere Normen. Das reduziert administrativen Aufwand und spart Zeit bei Audits, Schulungen und Pflege.
Kosteneinsparungen
Durch konsolidierte Prozesse und gemeinsame Zertifizierung (Kombi-Zertifizierung) sinken die direkten Kosten für Zertifizierungsstellen. Gleichzeitig werden interne Aufwände für Vorbereitung, Auditbegleitung und Nacharbeit deutlich reduziert.
Verbesserte Compliance
Ein IMS unterstützt die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen über alle Themenfelder hinweg. Rechtspflichten aus Umweltrecht, Arbeitsschutz, Energieeffizienz und Produktsicherheit können im selben Rechtskataster und denselben Prozessen gesteuert und überwacht werden.
Stärkeres Risikomanagement
Risiken aus Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Energie werden im gleichen Rahmen betrachtet. Dadurch lassen sich Wechselwirkungen besser erkennen und übergreifende Maßnahmen planen. Risiken werden nicht isoliert behandelt, sondern in ihrer Gesamtauswirkung auf das Unternehmen bewertet.
Höhere Transparenz und Akzeptanz
Mitarbeitende sehen nicht mehr mehrere parallel existierende Systeme, sondern ein klar strukturiertes Managementsystem. Schnittstellen und Verantwortlichkeiten werden transparent. Das erleichtert den Alltag, reduziert Verwirrung und steigert die Akzeptanz für Vorgaben und Prozesse.
Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
Der Verbesserungsprozess (PDCA) betrifft nicht nur ein Teilgebiet, sondern alle relevanten Themen. Verbesserungsideen aus Qualität, Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz werden in einem gemeinsamen System gesammelt, bewertet und nachverfolgt. So entsteht eine einheitliche Verbesserungsplattform.
Anforderungen an ein integriertes Managementsystem
Damit ein IMS wirklich funktioniert, braucht es mehr als das Zusammenheften einzelner Handbücher. Einige Anforderungen sind besonders wichtig:
Einheitlicher Ansatz und gemeinsame Struktur
Die Prozesse der Organisation werden einmal beschrieben und enthalten alle relevanten Anforderungen. Die High Level Structure (HLS) mit Kapiteln wie Kontext, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Bewertung und Verbesserung bildet den gemeinsamen Rahmen für alle Normen.
Einbindung der obersten Leitung
Führungskräfte müssen das integrierte System aktiv tragen. Unternehmensstrategie, Politik und Ziele werden so formuliert, dass sie die Anforderungen aller berücksichtigten Normen adressieren. Ohne gelebte Führung bleibt das IMS ein Papiertiger.
Ausreichende Ressourcen und klare Verantwortlichkeiten
Rollen wie Qualitätsmanagement, Umweltkoordination, Arbeitsschutzfachkraft oder Energiemanagement müssen abgestimmt sein. Doppelrollen sind möglich, aber Verantwortungen müssen sauber dokumentiert und im Alltag spürbar sein.
Messbare Ziele und Kennzahlen
Ziele sollen die Themen Qualität, Umwelt, Energie, Arbeitssicherheit und weitere relevante Aspekte angemessen abdecken. Eine gemeinsame Kennzahlenmatrix unterstützt die Übersicht. Zielerreichung wird regelmäßig in Managementbewertungen geprüft.
Schulung und Bewusstsein
Mitarbeitende müssen die Anforderungen und Hintergründe verstehen. IMS Schulungen sollten nicht als zusätzliche Belastung wahrgenommen werden, sondern als Hilfe, den eigenen Arbeitsbereich sicher und effizient zu gestalten.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
Änderungen in Gesetzen, Kundenanforderungen oder Normrevisionen müssen zeitnah in das IMS einfließen. Die Systemdokumentation ist kein statisches Werk, sondern wird im Rahmen von Audits, Managementbewertungen und Verbesserungsprojekten fortlaufend angepasst.
Ziele eines integrierten Managementsystems
Ein IMS verfolgt mehrere Ziele, die sich je nach Organisation unterschiedlich gewichten, aber im Kern immer ähnlich sind.
Steigerung von Effizienz und Effektivität
Doppelarbeit wird vermieden, Abläufe werden harmonisiert, Schnittstellen werden klar. Dadurch sinken Reibungsverluste, Entscheidungen werden schneller und Prozesse laufen stabiler.
Erhöhung der Rechts- und Normenkonformität
Ein IMS bündelt rechtliche und normative Anforderungen und sorgt für strukturierte Umsetzung. Das senkt das Risiko von Bußgeldern, Haftungsfällen und Zertifikatsproblemen.
Ganzheitliches Risikomanagement
Risiken aus Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Energie werden nicht isoliert betrachtet, sondern als Teil eines gemeinsamen Bildes. Das ermöglicht bessere Priorisierung und risikoorientierte Maßnahmenplanung.
Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
Ein gemeinsames System mit klaren Prozessen und Begriffen fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Alle sprechen über dieselben Kennzahlen, Methoden und Anforderungen.
Stärkung von Image und Kundenzufriedenheit
Ein wirksam zertifiziertes IMS zeigt Kunden, Behörden und Partnern, dass das Unternehmen Verantwortung übernimmt. Das stärkt Vertrauen, verbessert Ausschreibungschancen und unterstützt langfristige Geschäftsbeziehungen.
Typische Stolpersteine bei der Einführung eines IMS
Die Einführung eines IMS ist ein strategisches Projekt. Ohne klare Steuerung können typische Fehler dazu führen, dass der Mehrwert nicht erreicht wird.
Mangelndes Engagement der Führungskräfte
Wenn das Top Management das IMS nur als Pflichtübung sieht, wird es schwer, Ressourcen und Akzeptanz zu gewinnen. Mitarbeitende orientieren sich am Verhalten ihrer Führung. Fehlt das Vorbild, bleibt das IMS Theorie.
Unzureichende Einbindung der Mitarbeitenden
Prozesse werden im Büro entworfen, statt vor Ort gemeinsam entwickelt. Folge sind Widerstände, Umgehungslösungen und „Schattenprozesse“. Gute IMS Projekte holen betroffene Bereiche früh an den Tisch.
Überkomplexe Dokumentation
Wenn jedes Normkapitel eins zu eins in Papierform abgebildet wird, entsteht ein schwerfälliges System. Ziel muss eine schlanke, verständliche und für die Praxis nutzbare Dokumentation sein.
Fehlende Integration der Prozesse
Ein IMS ist mehr als eine Ordnerstruktur. Prozesse müssen tatsächlich integriert sein. Wenn Qualitätsprozesse, Umweltprozesse und Arbeitsschutz weiterhin getrennt gelebt werden, bleibt der Synergieeffekt aus.
Unklare Verantwortlichkeiten
Ohne klare Prozessverantwortliche und Rollenbeschreibungen kommt es zu Lücken und Überschneidungen. Gerade im IMS ist es wichtig, Zuständigkeiten über Normgrenzen hinweg zu definieren.
Mangelnde Überwachung und Bewertung
Einmal eingeführt und nie wieder angefasst – so scheitern viele Systeme. Ohne wirksame interne Audits, Kennzahlen und Managementbewertung stagniert das IMS und veraltet schleichend.
Kombi-Zertifizierung und High Level Structure
Die Ergänzung der ISO 9001 um weitere Standards hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Die Automobilindustrie setzt mit der IATF 16949 auf eine Erweiterung der ISO 9001 und fordert immer öfter zusätzlich ein Umwelt- oder Arbeitsschutzmanagement.
Durch die High Level Structure besitzen viele Normen einen identischen Aufbau. Beispiele:
ISO 9001 – Qualitätsmanagement
Basisnorm für prozessorientiertes Management, Kundenorientierung, risikobasiertes Denken und kontinuierliche Verbesserung.
ISO 14001 – Umweltmanagement
Ergänzt die Struktur von ISO 9001 um Umweltaspekte, bindende Verpflichtungen und Bewertung der Umweltleistung.
ISO 45001 – Arbeits- und Gesundheitsschutz
Fokussiert auf sichere und gesunde Arbeitsplätze, Gefährdungsbeurteilungen und Beteiligung der Beschäftigten.
ISO 50001 – Energiemanagement
Verknüpft energiebezogene Themen mit derselben Struktur und ermöglicht eine saubere Integration in bestehende Systeme.
IATF 16949 – Automobilindustrie
Setzt auf der ISO 9001 auf und ergänzt sie um branchenspezifische Anforderungen. In vielen Unternehmen ist IATF integraler Bestandteil des IMS.
Über Kombi-Zertifizierungen lassen sich mehrere Normen in einem Auditzyklus prüfen. Zertifikate werden zeitlich synchronisiert, Auditzeiten werden effizienter genutzt und die Auditbelastung im Betrieb sinkt.
Integration und Prozessmanagement im IMS
Ein wirksames IMS ist immer prozessorientiert aufgebaut. Nicht die Normkapitel, sondern die Abläufe im Unternehmen stehen im Mittelpunkt.
Prozessbeschreibungen statt Normkapitel
Prozesse werden so beschrieben, wie sie im Unternehmen tatsächlich ablaufen. Die Anforderungen aus den verschiedenen Normen werden im jeweiligen Prozess zugeordnet. So entsteht eine für Mitarbeitende verständliche Darstellung.
Prozesssteckbriefe und Kennzahlen
Jeder Hauptprozess erhält einen Steckbrief mit Input, Output, Aktivitäten, Kompetenzen, Befugnissen, Risiken und Kennzahlen. Qualitäts-, Umwelt-, Energie- oder Arbeitsschutzanforderungen werden an den passenden Stellen ergänzt.
Gemeinsame Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte zeigt das integrierte System auf einen Blick: Führungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Alle Normen spiegeln sich in derselben Struktur wider.
Eine Managementbewertung für alles
Anstatt getrennte Managementbewertungen zu erstellen, werden alle Themenfelder in einer integrierten Managementbewertung betrachtet. So lassen sich Wechselwirkungen besser erkennen und Prioritäten im Sinne des Unternehmens setzen.
Ein gut aufgebautes IMS führt zu einem schlanken, transparenten System, das Mitarbeitende im Alltag unterstützt statt belastet. Dokumentierte Informationen liegen an einer Stelle vor und widersprüchliche Vorgaben werden vermieden.
Unterstützung beim Aufbau eines integrierten Managementsystems
Die Einführung eines integrierten Managementsystems ist ein strategischer Schritt, der Planung, Erfahrung und ein gutes Gefühl für die Organisation braucht.
Unser Ansatz
Wir unterstützen Sie bei der Konzeption, dem Aufbau und der Weiterentwicklung eines IMS bis zur Zertifizierungsreife. Dabei achten wir darauf, bestehende Strukturen zu nutzen, statt alles neu zu erfinden.
Typische Leistungen
Gap-Analysen, Moderation von Prozessworkshops, Erstellung integrierter Prozessdokumentation, Schulung von Führungskräften und Mitarbeitenden, Vorbereitung auf Kombi-Zertifizierungen sowie Begleitung von System- und Prozessaudits.
Ihr Mehrwert
Ein praxisnahes, gelebtes Managementsystem, das Ihren Alltag erleichtert, Audits souverän bestehen lässt und die Grundlage für nachhaltige Unternehmensentwicklung bildet.
Kostenfreies Erstgespräch – Integriertes Managementsystem (IMS)
Sie planen ein integriertes Managementsystem oder möchten bestehende Standards wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 oder IATF 16949 zusammenführen? In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir Ihre Ziele, Anforderungen und die mögliche Vorgehensweise.
Individuelle Bedarfsanalyse
Wir betrachten Ihren aktuellen Stand, bestehende Managementsysteme und mögliche Synergien. So erhalten Sie eine klare Einschätzung, welche Schritte für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Konkrete Handlungsempfehlungen
Sie erhalten eine praxisorientierte Roadmap, wie Sie Ihr IMS effizient aufbauen oder optimieren können – ideal zur internen Planung und Budgetierung.
Kosten- und Ressourcenabschätzung
Wir besprechen realistische Aufwände, Zeithorizonte und mögliche Kosteneinsparungen, insbesondere bei geplanten Kombi-Zertifizierungen.
Integriertes Managementsystem in 10 Schritten erfolgreich einführen
Mit dieser strukturierten Vorgehensweise schaffen Unternehmen eine solide Basis für ein wirksames integriertes Managementsystem. Jeder Schritt wurde so gewählt, dass er pragmatisch, realistisch und in kleinen Organisationen ebenso umsetzbar ist wie im Konzernumfeld.
Schritt 1 – Ausgangslage analysieren
Ermitteln Sie den Status der bestehenden Systeme, Prozesse, Rollen und Risiken. Sichtbar wird, was bereits genutzt werden kann und welche Lücken für ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 oder ISO 27001 bestehen.
Schritt 2 – IMS Zielsetzung und Strategie festlegen
Was soll das IMS bewirken? Effizienz steigern, Compliance sicherstellen, Risiken reduzieren, Zertifizierungskosten senken oder Prozesse vereinheitlichen? Klarheit schafft Commitment.
Schritt 3 – IMS Struktur definieren
Festlegung der Prozesslandschaft, Rollen, Verantwortlichkeiten, Leitlinien, Dokumentationsstruktur und Kommunikationswege.
Schritt 4 – High Level Structure (HLS) nutzen
Die gemeinsame Struktur aller modernen ISO Standards erleichtert die Integration. Nutzen Sie die identischen Kapitel für eine einheitliche Dokumentation.
Schritt 5 – Prozesse harmonisieren
Prozesse aus Qualität, Umwelt, Sicherheit, Energie oder Information vereinheitlichen. Ziel ist ein einziger schlanker Prozess je Thema, statt fünf paralleler Varianten.
Schritt 6 – Dokumentation integrieren
Prozessbeschreibungen, Formulare, Risiken, Chancen, KPIs und Vorgaben werden in ein gemeinsames Handbuch überführt.
Schritt 7 – Schulungen und Kommunikationsplan
Ein IMS funktioniert nur, wenn Mitarbeitende es verstehen. Ein Schulungskonzept ist Pflicht.
Schritt 8 – Internes Audit IMS
Überprüfung der Wirksamkeit, der Prozessintegration und der Harmonisierung. Schwachstellen werden sichtbar und Maßnahmen definiert.
Schritt 9 – Managementbewertung
Das Management bewertet Leistung, Risiken, Ziele und Ressourcen und entscheidet über Optimierungen.
Schritt 10 – Kombi Zertifizierung
Durch die Nutzung der HLS kann eine Zertifizierungsstelle mehrere Normen in einem Audit prüfen. Das spart Kosten und minimiert Aufwand.
Kombizertifizierung
Eine Kombi-Zertifizierung reduziert den Zertifizierungsaufwand um ca. 20%. Würde man die Regelwerke mit unterschiedlichen Zertifizierungsstellen und Audits durchführen, müsste das Top Management mehrfach die gleichen Fragen beantworten.
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FAQ – Integriertes Managementsystem (IMS)
Was ist ein integriertes Managementsystem (IMS)?
Ein integriertes Managementsystem bündelt verschiedene Managementsysteme wie Qualität (ISO 9001), Umwelt (ISO 14001), Arbeits- und Gesundheitsschutz (ISO 45001) und Energie (ISO 50001) in einer gemeinsamen Struktur. Prozesse, Dokumente, Ziele und Kennzahlen werden zusammengeführt, sodass Anforderungen mehrerer Normen über ein System gesteuert werden können, statt isoliert nebeneinander zu laufen.
Welche Vorteile bietet ein integriertes Managementsystem?
Ein IMS reduziert Doppelarbeit und schafft klare Strukturen. Unternehmen profitieren unter anderem von:
- gemeinsamen Prozessen und Dokumenten statt paralleler Systeme
- geringerem Aufwand bei internen Audits und Zertifizierungsaudits
- besserer Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte
- einheitlichen Zielen, Kennzahlen und Managementbewertungen
- geringeren Kosten durch Kombi Zertifizierungen
Welche Normen lassen sich gut in ein IMS integrieren?
Besonders gut integrierbar sind Normen mit der High Level Structure (HLS), etwa:
- ISO 9001 Qualitätsmanagement
- ISO 14001 Umweltmanagement
- ISO 45001 Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement
- ISO 50001 Energiemanagement
- IATF 16949 auf Basis der ISO 9001
Weitere Normen oder Branchenstandards (zum Beispiel TISAX, ISO 27001) können über gemeinsame Prozesse und abgestimmte Dokumentation ebenfalls eingebunden werden.
Eignet sich ein integriertes Managementsystem auch für kleine und mittlere Unternehmen?
Ja, gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren von einem schlanken IMS. Statt mehrere Normen getrennt zu verwalten, werden Anforderungen zusammengeführt und in wenigen, klar beschriebenen Prozessen umgesetzt. Wichtig ist, das System bewusst einfach zu halten und an die tatsächliche Unternehmensgröße anzupassen, statt Musterlösungen unreflektiert zu übernehmen.
Was sind typische Stolpersteine bei der Einführung eines IMS?
Häufige Probleme sind:
- fehlendes Engagement der Führung, das System bleibt Theorie
- zu komplexe Dokumentation, die niemand liest oder nutzt
- unterschiedliche Begriffswelten in Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz
- keine klare Zuordnung von Rollen und Verantwortlichkeiten
- fehlende Zusammenführung von Kennzahlen und Managementbewertung
Ein praxisnahes, moderat gehaltenes Vorgehen mit klaren Zuständigkeiten und einem gemeinsamen Prozesshaus vermeidet diese Stolpersteine.
Wie wirkt sich ein integriertes Managementsystem auf Audits aus?
Im Idealfall werden Systemaudits, Prozessaudits und Compliance Audits gemeinsam geplant und durchgeführt. Das reduziert Auditaufwand, vermeidet Wiederholungen und erhöht die Aussagekraft der Ergebnisse.
Zertifizierungsstellen bieten zudem Kombi Zertifizierungen an, bei denen mehrere Normen (zum Beispiel ISO 9001, 14001, 45001, 50001) in einem Auditprogramm bewertet werden. Damit lassen sich externe Kosten und interne Ressourcen deutlich optimieren.
