Reifegrade Dokumentation
In Audits erlebe ich immer wieder die große Lücke zwischen Dokumentation und Realität. Viele Mitarbeiter sind bei der Entstehung der Management Dokumentation aussen vor. Ein in der TU Aachen entwickeltes Reifegradmodell beschreibt die Interaktivität eines Managementsystems in sieben Schritten.
Im Abschnitt 10.1 Allgemein der ISO 9001 werden Sie aufgefordert, die Leistung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagement Systems zu bewerten. In der Regel erfolgt diese Einschätzung durch die Geschäftsleitung anhand der Wahrnehmung. Durch diese 7 Reifegrade können Sie eine bessere Bewertung des QM Systems durchführen. Siehe auch Beispiel VA Bewertung Reifegrad QM System.
Reifegrad 1
In den meisten Unternehmen besteht die Akzeptanz eines dokumentierten Managementsystems. Kleine Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeiter haben meist nur das notwendigste dokumentiert. Die Kommunikation findet über den Schreibtisch hinweg statt. Die Akzeptanz nach einer ausführlichen Management Dokumentation besteht nicht und ist auch nicht notwendig.
Reifegrad 2
Bis zur Einführung der ISO 9001:2015 war die Dokumentation des Managementsystems in der alleinigen Verantwortung eines QMB bzw. einer Fachkundigen Person. Diese zentrale Stelle erstellte die gesamte Dokumentation und Mitarbeiter wurden eher selten in den Prozess einbezogen. Man angelte sich an den Normforderungen entlang und dokumentierte hemmungslos drauflos. Ziel war alleine die bestandene Zertifizierung (Zertifikat) in den Händen halten zu dürfen.
Reifegrad 3
Im Reifegrad 3 wurde bereits durch den QMB erkannt, dass die Dokumentation abweicht vom Alltagsgeschäft. Es wurde durch den QMB versucht, die Realität (IST:SOLL) einzufangen und zu dokumentieren. Ziel war auch hier in erster Linie eine bestandene Zertifizierung und in kleinen Schritten die Prozessqualität zu verbessern. Die Akzeptanz der Führungskräfte für das dokumentierte Managementsystem war immer noch nicht vorhanden. Ohne Druck einer Zertifizierung oder durch Kunden fallen Managementsysteme wieder auf den Reifegrad 1 zurück.
Reifegrad 4
Durch die Benennung der Prozesseigner dokumentierten die Fachabteilungen ihre Prozesse eigenständig. Die Akzeptanz zum Managementsystem nahm zu. Der QMB diente als Dienstleister und unterstützte die Fachabteilungen in der Dokumentation. In diesen Reifegrad war die Dokumentation eines Managementsystems in der Führungsebene angekommen.
Reifegrad 5
Im Reifegrad 5 übernahmen die Prozesseigner die Dokumentation des Managementsystems eigenständig in die Hand. Sie waren für die Dokumentation verantwortlich. In erster Linie waren die Absicherung der Prozesse und die Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen im Fokus. Mitarbeiter in den Fachabteilungen blieben aber nach wie vor Konsumenten der dokumentierten Information. Ein Mitwirken war nicht ausdrücklich gewünscht.
Reifegrad 6
Der Reifegrad 6 ist erreicht wenn alle Mitarbeiter und Führungskräfte gemeinsam an der Dokumentation arbeiten. Dadurch wird gewährleistet, dass sich die Prozessstruktur am Soll Prozess annähern. Trotzdem werden viele Probleme noch mündlich oder schriftlich kommuniziert.
Reifegrad 7
Im letzten Reifegrad 7 sind alle Mitarbeiter und Führungskräfte in die Gestaltung des dokumentierten Managementsystems eingebunden. Die Dokumentation ist jetzt die Kommunikationsplattform für Vorgaben und Vereinbarungen. Die Realität und die dokumentierte Information haben jetzt einen Level erreicht, wo das Managementsystem für alle Mitarbeiter zu einem wertvollen Informationsportal geworden ist. Realität und Dokumentation haben jetzt ein gemeinsames Niveau erreicht.
