Bevor eine Erstzertifizierung (Stage 2 Audit) stattfinden kann, muss durch eine Dokumentenprüfung, das sogenannte Stage 1 Audit (Bereitschaftsbewertung) festgestellt werden, ob das Qualitätsmanagement alle Vorgaben der IATF 16949 erfüllt. Dazu wird im Vorfeld einer Erstzertifizierung (Stage 2 Audit) eine Dokumentenprüfung durch den Auditor einer Zertifizierungsstelle durchgeführt.
Definition und Begriffe
Nach dem Betriebsrundgang startet die Bereitschaftsbewertung damit, dass ein offizielles Organigramm vorgelegt werden muss. Das Organigramm sollte auch die Beauftragungen der IATF 16949 beinhalten. Danach werden die bestehenden Zertifikate ISO 9001 und der Anwendungsbereich (Scope) auf dem Zertifikat geprüft. Die IATF kennt keinen Vertrieb und keine Produktion (Herstellung). Deshalb muss ggf. das Scope geändert werden. Beispielsweise von “Herstellung und Vertrieb von Spritzgussteilen aus Thermoplasten” in “Herstellung von Spritzgussteilen aus Thermoplasten”. Im englischen wird der Begriff Manufacturing für Produktion bzw. im deutschen für Herstellung verwendet.
Danach erfolgt die Prüfung von ausgegliederten Prozessen. Das sind beispielsweise Prozesse der Oberflächenbearbeitung, Härten, Beschichten und Wärmebehandlung innerhalb der Wertschöpfungskette. Alle Unternehmensteile (z.B. Produktion, IT, Logistik, Vertrieb, Beschaffung etc. müssen unter der gleichen Anschrift (Adresse) gemeldet sein. Befinden sich beispielsweise Unternehmensteile gegenüber auf der anderen Straßenseite und sind unter einer anderen Anschrift zu erreichen, handelt es sich um eine Remote Location.
Als nächstes wird die Prozesslandschaft durch den Auditor eingesehen. Alle auf der Prozesslandschaft aufgeführten Prozesse sowie die Prozesseigner werden in das Auditprogramm der Zertifizierungsstelle eingetragen, inklusive der KPIs (Leistungskennzahlen) der Prozesse. Wertschöpfende Prozesse sind in der Regel Vertrieb, Entwicklung (Prozessentwickung), Arbeitsdisposition, Einkauf und Produktion. Auf der Prozesslandschaft sollte auch die IT-Abteilung als Unterstützungsprozess aufgeführt werden. Der IT Notfallplan muss auch Maßnahmen zur Cyperabwehr beinhalten.
Die IT-Abteilung muss auch die Sanktionierte Interpretation Nr. 22 beachten: “Das Wissen der Mitarbeiter ist ein wichtiger Faktor, um zu verhindern, dass Probleme bedeutsam werden. Dies schließt die Erkennung potenzieller Ausfälle von Einrichtungen ein und die Erkennung von Cyberangriffen.” Hier fordert die IATF 16949 eine Unterweisung und Sensibilisierung der Mitarbeiter.
Im nächsten Schritt werden die Kunden hinsichtlich bestehender CSR und Kundenportale eingesehen, z.B. ZF QD 83, Ausgabe 2018, Lieferantennummer und die Kundenportale z.B. Supplier On. Beim anschliessenden Betriebsrundgang wurde auch stichprobenartig die Dokumentation an den Maschinen überprüft. Beispielsweise die Freigabe der Erststückprüfung sowie Aushänge von Dokumenten.
Die Bereitschaftsbewertung variiert zwischen den einzelnen Zertifizierungsstellen. Es muss überprüft werden, ob alle Normforderungen implementiert wurden. Je nach Auditor und Zertifizierungsstelle kann es hier zu unterschiedlichen Abläufen kommen. Die aufgeführten Dokumente sollten auf jeden Fall vorhanden sein.
Eingesehene Dokumente bei der Bereitschaftsbewertung
Auditzyklus*: Nachweis eines vollständigen internen Auditzyklus nach IATF 16949 sowie einer darauf basierenden Managementbewertung. Eine durchgeführte GAP-Analyse (Bestandsaufnahme) mit darauffolgenden Systemaudit basiert auf einen abgeschlossenen Auditzyklus. Der Auditzyklus muss im Auditprogramm definiert werden.
Beachten*: Zertifizierungsvorgaben der Automobilindustrie, Seite 66, 6.5.1 f).
Beachten**: 7.2.3 Kompetenz interner Auditoren Punkt f) die Durchführung einer Mindestanzahl an Audits pro Jahr – wie von der Organisation festgelegt. In der Qualifikationsmatrix für interne Auditoren aufnehmen als Kriterium.
Eingesehene Pflichtprozesse IATF 16949
Die aufgeführten Prozesse können als Einzelprozesse oder soweit möglich in einem Prozess zusammengefasst werden. Z.B. Lenkung reparierter und Lenkung nachgearbeiteter Produkte kann als ein Prozess erstellt werden.
Sinnvoller ist jedoch, jeden Prozess als Einzelprozess darzustellen.
Jeder Ausschluss der IATF 16949 muss begründet werden. In der Regel können Sie nur die Produktentwicklung 8.3 ausschliessen. Begründung: Herstellung von Produkten auf Basis von Kundenzeichnungen und Spezifikationen.
Projektmanagement
Nach der Überprüfung der Pflichtprozesse wurde der Prozess Projektmanagement eingesehen. Insbesondere die Reifegrade (Meilensteine) und deren Bewertungskriterien. Das Projektmanagement kann auch über ein Projekthandbuch definiert werden. Als nächstes wurde die P-FMEA überprüft, zu einen Artikel, der beim Betriebsrundgang eingesehen wurde.
Einsicht in Prüfergebnisse
Es wurde bei einem Artikel die Prüfergebnisse der Laufkontrolle überprüft. Überwiegend die SPC Merkmale. Zu beachten ist die Einhaltung der geforderten Prüffähigkeit des Kunden bzw. die internen Vorgaben (z.B. Cpk > 1,33) und die Kennzeichnung als SPC Merkmal im Prüfplan.
Stage 1 Audit
Stage 1 Audit = (Bereitschaftsbewertung) Dokumentenprüfung ob alle Vorgaben der IATF 16949 und ISO 9001 erfüllt werden.
Stage 2 Audit
Stage 2 Audit = Erstzertifizierungsaudit nach bestandener Dokumentenprüfung (Stage 1 Audit)
Eingesetzte Auditoren
Der eingesetzte Auditor für das Audit muss der gleiche sein, der später das Stage 2 Audit durchführt. Für das Stage Audit bekommen Sie in der Regel von der Zertifizierungsstelle eine Checkliste mit den Hauptforderungen aus der IATF 16949 und ISO 9001. In dieser Checkliste sind von Ihnen die Nachweise einzutragen mit dem Sie die einzelnen Vorgaben der beiden Normen im Unternehmen umgesetzt haben. Beispiele der eingereichten Nachweise werden dann noch in einem Voraudit Vorort durch den Auditor überprüft.
Bereitschaftsbewertung
Erst wenn Sie erfolgreich das Stage 1 Audit durchgeführt haben, kann die eigentliche Erstzertifizierung stattfinden. Mit der erfolgreichen Dokumentenprüfung (Bereitschaftsbewertung) haben Sie im Prinzip schon die IATF 16949 Zertifizierung bestanden. Im Erstzertifizierungsaudit geht es dann eigentlich nur noch darum, mit wie vielen Abweichungen das Audit beendet wurde. Jede Hauptabweichung NC (gross NC) muss mit der 5Why Methodik beantwortet werden. Bei Nebenabweichungen nc (klein nc) wird ebenfalls die 5Why Methodik gefordert.
Nonkonformität NC
Nonkonformität NC = Hauptabweichung IATF 16949 mit 5Why
Nonkonformität nc
Nonkonformität nc = Nebenabweichung IATF 16949 mit 5Why
Auditor Leitfaden
Im IATF Auditor Leitfaden, 3. Ausgabe 2017, Abschnitt 1 finden Sie unter Punkt 5 die Forderung: „zu beschreiben, wie der Klient den Nachweis erbringen kann, dass seine Prozesse alle Anforderungen der IATF 16949 erfüllen (z. B. in einer Matrix).“ Diese Forderung ist im eigentlichen Sinne nichts anderes wie das Stage 1 Audit. Wie kann so eine Matrix aussehen? Hier finden Sie ein Beispiel wie Sie diese Forderung umsetzen können. Setzen Sie in der rechten Spalte noch die dafür gültigen CSR (Kundenspezifischen Forderungen) ein und schon haben Sie eine weitere Forderung der IATF 16949 mit einem Dokument normgerecht umgesetzt.
Zusammenfassung
Nach erfolgreicher Bereitschaftsbewertung werden die Score Cards der Kunden (soweit vorhanden), Organigramm und Prozesslandschaft an den Auditor übergeben. Auf Basis der Bereitschaftsbewertung erstellt der Auditor den Auditplan für das Zertifizierungsaudit (Stage 2). Werden in der Bereitschaftsbewertung IATF 16949 Abweichungen festgestellt, muss das Audit wiederholt werden.
Wir unterstützen Sie auch bei der Dokumentenprüfung. Dazu überprüfen wir die gesamte Dokumentation auf Einhaltung der Richtlinien und Anforderungen der IATF 16949 und deren mitgeltenden Unterlagen auf konforme Umsetzung. Alles was wir dazu benötigen ist ein Zugang zu ihren Dokumenten. Der Dokumenten Check muss nicht vor Ort durchgeführt werden.
Mitgeltende Unterlagen
QM Handbuch IATF 16949
Unser QM Handbuch IATF 16949 beinhaltet alle notwendigen Vorlagen sowie die Einarbeitung der Sanktionierten Interpretationen (Stand Dez. 2021), FAQs (iatfglobaloversight.org) und die Vorgaben aus dem IATF Band Zertifizierungsvorgaben (5. Ausgabe 2016). Des Weiteren enthält unser Handbuch auch ein Projekthandbuch. Ebenso die Pflichtprozesse und darüber hinaus die Führungs-, wertschöpfenden- und unterstützende Prozesse. Viele Verfahrensanweisungen und Formulare. Ein vollumfängliches Handbuch für die Implementierung der IATF 16949 – Zertifizierungserprobt!
