So gelingt eine erfolgreiche Einführung
Die 5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung beschreiben einen strukturierten Ablauf, mit dem Unternehmen ihr Qualitätsmanagement (QM) effizient aufbauen und verbessern können. Ein zertifiziertes QM-System erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern, sondern bringt auch klare Abläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten im betrieblichen Alltag mit sich. Nachfolgend finden Sie zusätzliche, praxisnahe Informationen zu jedem Schritt, damit Sie von Anfang an auf dem richtigen Kurs sind. Viele Unternehmensleiter verwerfen diesen Gedanken – zu kostspielig, zu viele gebundene Ressourcen, fehlendes Know-How. Was bringt uns eine ISO Zertifizierung ausser viel Papier, Kosten und Bürokratie? Wenn sie sich Gedanklich schon mal damit beschäftigt haben, dann sind sie gar nicht mehr soweit davon entfernt eine ISO 9001 Zertifizierung durchführen zu lassen.
ISO 9001 Zertifikate
In Deutschland sind 47.482 Unternehmen nach der ISO Norm 9001:2015 zertifiziert (Stand 2018). Die höchste Dichte bzgl. der ISO Zertifizierungen liegt in China mit 295.703 gefolgt von Italien mit 87.794 Zertifizierungen.
Weltweit wurden bis 2018 878.664 Zertifikate ausgestellt. Der Stellenwert einer ISO 9001 Zertifizierung ist gegenüber anderen ISO Normen die am weit verbreiteste ISO Norm. Und dann fragen, Sie warum soll ich mein Unternehmen zertifizieren lassen?Nutzen Sie die Chance ihre Wettbewerber abzuhängen. Das Zünglein an der Waage ist oftmals das fehlende ISO Zertifikat.
Klare Botschaft
Senden Sie eine klare Botschaft an ihre Kunden und Wettbewerber. Auf der Suche nach potenziellen Kunden sind vielen Einkäufern die Hände gebunden. Die Aufnahme in das Lieferanten Portfolio des Kunden ist abhängig von einer ISO 9001 Zertifizierung. Zumindest von einer Absichtserklärung, dass sie in den nächsten 12 Monaten diesen Schritt tun. An die großen Fleischtöpfe ihrer Kunden haben sie nur Anteil, wenn sie diesen Schritt umsetzen.
Ausserdem gewinnen sie dadurch auch andere Vorteile. Beispielsweise weisen sie nach, dass sie nach einem zertifizierten Qualitätsmanagement Standard arbeiten. Ihre Prozesse sind dokumentiert, Befugnisse und Rollen klar definiert, notwendige Kompetenzen bedarfsgerecht angewendet und nicht zuletzt, haben sie durch ein transparentes Qualitätsmanagement System weniger Konflikte bei den Mitarbeitern. „Heute gehen wir links herum und morgen rechts herum“.
Anwendung Audit
5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung beinhaltet auch die richtige Anwendung der verschiedensten Auditarten. Die ISO 9001 fordert von ihnen lediglich, dass sie interne Audits durchführen – siehe Schritt 3: Interne Audits.
Ein Systemaudit (Audit ISO 9001) deckt hier alle Forderungen der ISO Norm ab. Durch das QM Systemaudit werden die Forderungen der ISO 9001 gegenüber den IST Zustand des Qualitätsmanagement Systems überprüft. Beim Prozessaudit VDA 6.3 geht es darum, die Produktionsprozesse zu auditieren und anders als beim Systemaudit, tauchen sie tiefer in die Prozesse ein. Hierfür gibt es einen speziellen Fragenkatalog.
Beim Produktaudit überprüfen sie, ob das hergestellte Produkt mit den Qualitätsanforderungen übereinstimmt (kleiner Stichprobenumfang, Momentaufnahme).
In 5 Schritten zur Zertifizierung – ISO 9001
In 5 Schritten zur Zertifizierungsvorbereitung ISO 9001. Durch unsere strukturierte Vorgehensweise erhalten Sie das ISO 9001 Zertifikat stressfrei und zum Festpreis. Sie erhalten eine vollständige Dokumentation abgestimmt auf Ihre Organisation. Praxisnah, auf das wesentliche konzentriert und das alles zum garantierten Festpreis ohne Zusatz Kosten.
1. Schritt: Dokumentation – die Basis für transparente Prozesse
Eine solide Dokumentation ist das Herzstück eines funktionierenden QM-Systems. Dabei geht es nicht um das Erstellen von möglichst vielen Dokumenten, sondern um das passgenaue Erfassen aller wesentlichen Prozesse. Erstellen Sie zunächst eine Prozesslandschaft, die alle betrieblichen Bereiche abbildet (Management-, wertschöpfende und unterstützende Prozesse). Darauf aufbauend lassen sich Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Formblätter definieren.
Tipp: Achten Sie darauf, dass die Dokumente leicht verständlich sind und echte Mehrwerte für die Mitarbeitenden bieten..
2. Schritt: Einführung – Mitarbeiter einbinden und Akzeptanz schaffen
Nachdem die Prozesse und Abläufe in Schritt 1 dokumentiert wurden, ist es entscheidend, Ihr Team aktiv ins Boot zu holen. Die 5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung haben nur dann Erfolg, wenn alle Mitarbeitenden den Sinn und Zweck des QM-Systems verstehen und es im Alltag leben.
3. Schritt: Audit & Managementbewertung – Kontinuierliche Optimierung
Ein weiterer wichtiger Punkt innerhalb der 5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung ist das interne Audit. Hier wird überprüft, inwieweit die zuvor dokumentierten Prozesse in der Praxis tatsächlich umgesetzt werden. Dabei geht es nicht nur um das Aufdecken von Abweichungen, sondern vor allem um das Erkennen von Verbesserungspotenzialen
Die Managementbewertung (M-Review) sollte nach dem internen Audit durchgeführt werden. Verantwortlich für die Durchführung des M-Review ist die oberste Leitung zusammen mit den Führungskräften. Zu Beginn der Managementbewertung sollten alle ZDF aktuell vorliegen auch die Ergebnisse aus dem internen Audit.
Die Eingaben der Managementbewertung finden Sie im Kapitel 9.3 bzw. 9.3.2 und 9.3.3. Der M-Review bildet somit den eigentlichen betrieblichen Abschluss der „5-Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung“. Maßnahmen sollten in einem Maßnahmenplan geführt werden um eine transparente Fortschrittskontrolle zu gewährleisten. Eine Terminierung der Maßnahmen, auch mit Verantwortlichkeiten sollte hierbei selbstverständlich sein.
4. Schritt: Zertifizierung
Das Zertifizierungsaudit ist der Meilenstein, auf den alle Aktivitäten hinarbeiten. Eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft prüft hier, ob alle 5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung umgesetzt sind und das QM-System den Normanforderungen entspricht. Im Idealfall verläuft das Audit reibungslos und Sie erhalten Ihr ISO-9001-Zertifikat.
4.1 Auditdauer
Die Auditdauer ist in der Regel abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, Standorte und Entwicklung. Letzteres kann die Auditdauer erhöhen sofern sie eine Produktentwicklung haben. Die Zertifizierung gliedert sich über einen 3-Jahreszyklus mit Erstzertifizierung, Überwachungsaudit und der RE-Zertifizierung. Sie bekommen von der Zert.-Gesellschaft ein Angebot über alle 3 Jahre. Damit sind auch die Kosten kalkulierbar.
5. Schritt: Nachhaltigkeit – Das QM-System langfristig erfolgreich machen
Die Implementierung eines QM-Systems ist kein Einmalprojekt. Vielmehr geht es darum, die 5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung kontinuierlich fortzuschreiben. Regelmäßige Schulungen, interne Audits und das konsequente Schließen von Abweichungen sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen die Qualität dauerhaft hochhält.
5.1 Datenschutz
Auf Wunsch können wir den Datenschutz in das QM System integrieren. Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsverzeichnis, IT-Sicherheitskonzept, Reaktionsplan(e) und die notwendigen Kompetenzen der Führungskräfte schaffen Rechtssicherheit. Wir integrieren den Datenschutz schon beim Aufbau des QM Systems und schaffen damit auch im Datenschutz im Sinne der EU-DSGVO und BDSG-Neu den rechtlichen Rahmen.
Warum sich die 5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung lohnen
Häufige Fragen zur ISO 9001 Zertifizierung
Die Dauer hängt maßgeblich von der Unternehmensgröße und den bereits etablierten Prozessen ab. Ein kleineres Unternehmen kann oftmals in wenigen Monaten zertifiziert werden, während größere Organisationen bis zu einem Jahr oder länger benötigen.
Eine externe Beratung ist nicht vorgeschrieben, kann aber sinnvoll sein, um typische Stolpersteine zu vermeiden und das Projekt effizienter zu gestalten. Experten bringen Erfahrung und Best Practices mit, die den Zertifizierungsprozess beschleunigen.
Systemaudit: Überprüft das gesamte Qualitätsmanagementsystem auf Normkonformität.
Prozessaudit: Geht tiefer in einzelne Abläufe, z. B. Produktionsprozesse, um deren Wirksamkeit zu bewerten.
Produktsaudit: Stellt fest, ob das Endprodukt die definierten Qualitätsanforderungen erfüllt
Fazit
Die 5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung geben Ihrem Unternehmen einen klaren Handlungsrahmen. Von der Dokumentation über die Einführung bis zur Auditierung – jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf und führt zu einer nachhaltigen Qualitätskultur. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Qualitätsmanagementsystem kontinuierlich zu optimieren und damit langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wie wir Sie auf dem Weg zur ISO 9001 unterstützen
Um die 5 Schritte zur ISO 9001 Zertifizierung effizient und sicher zu meistern, ist eine professionelle Begleitung von großem Vorteil. Wir bei SMCT MANAGEMENT helfen Ihnen bei der Bestandsaufnahme, Dokumentation, Umsetzung und Auditbegleitung. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und erhalten eine ISO 9001 Zertifizierung ganz ohne unnötige Umwege.
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