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Ein Datenschutzmanagement ist vom Aufbau und der Struktur wie andere Managementsysteme zu behandeln. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt von den Unternehmen die Erfüllung der Rechenschaftspflicht. Damit ist das Unternehmen verantwortlich für den Datenschutz und seine Beachtung. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden ist ein Datenschutzmanagement sinnvoll – natürlich abhängig von der Größe des Unternehmens, der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, und der Menge und der Qualität der Daten. Auch in kleineren und mittleren Unternehmen muss ein Mindestmaß an Dokumentation vorhanden sein, um die Einhaltung des Datenschutzes nachweisen zu können. Denn die Verletzung der Datenschutzpflichten zieht empfindliche Bußgelder nach sich: bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes können von den Aufsichtsbehörden verhängt werden.
Verwaltung und Bewertung von Kundenforderungen
Unsere Vier Bausteine (Module)
CSR+SYS – Verwaltung und Bewertung von Kundenanforderungen und Normen
CSA+SYS – Verwaltung und Bewertung der Kundenzufriedenheit (IATF 16949 + ISO 9001)
LIB+SYS – Verwaltung und Bewertung der Lieferanten (Lieferantenbewertung)
Recht + SYS – Verwaltung und Bewertung der gesetzlichen & behördlichen Anforderungen
Weitere Informationen zu unseren Best Practice Handbüchern erhalten Sie über nebenstehenden Link.
Was verlangt ein Datenschutzmanagement?
Planung und Konzeption
Die Risiken, die sich aus der Datenverarbeitung in dem Unternehmen ergeben, müssen hinsichtlich Art, Umfang, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit von Verletzungen und Schäden beachtet werden. Insbesondere geht es um die Risiken für die persönlichen Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. Das Unternehmen muss seine „Datenschutzpolitik“ beschreiben, also folgendes festlegen:
die Zuständigkeiten für den Datenschutz im Unternehmen. Dies beinhaltet die Einbindung und Aufgabenstellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten, die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter, Verpflichtung auf das Datengeheimnis (gesetzlich nicht mehr gefordert aber zu empfehlen) alternativ muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter, die personenbezogenen Daten verarbeiten, dies nur entsprechend ihrer Aufgabenerfüllung tun.
die Durchführung von Kontrollen bezüglich der Einhaltung der getroffenen Regelungen / Anweisungen
die Verwendung von datenschutzfreundlichen Technologien nach Stand der Technik bezüglich der IT-Sicherheit
die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
den Prozess zur Umsetzung der Betroffenenrechte und der Transparenz der Datenverarbeitung
den Prozess zur Durchführung einer Risikobewertung
den Prozess zur Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und einer eventuellen Meldung an die Aufsichtsbehörde
den Prozess zur Meldung von Verletzungen des Datenschutzes (Datenpannen)
Die im vorherigen Punkt benannten Maßnahmen müssen konkretisiert und in die Praxis umgesetzt werden. Dazu gehört eine ausreichende Dokumentation sowie die Umsetzung geeigneter technisch-organisatorischer Maßnahmen.
Erfolgskontrolle und Überwachung
Die Planung und Konzeption sowie ihre Umsetzung müssen stetig auf ihre Wirksamkeit hin kontrolliert werden. Folgende Dokumente müssen im Zuge der Umsetzung eines DSGVO Datenschutzmanagementsystems beschrieben werden:
Datenschutz Politik zum Schutz von personenbezogenen Daten
Datenschutzerklärung
Verzeichnis der Datenschutzerklärungen
Politik der Datenspeicherung
Tätigkeits- bzw. Aufgabenbeschreibung des Datenschutzbeauftragten
Richtlinien für das Datenverzeichnis und die Zuordnung von Verarbeitungstätigkeiten
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Einverständniserklärung betroffener Personen
Widerrufung der Einverständniserklärung betroffener Personen
Vereinbarung über die Datenverarbeitung mit Lieferanten
Reaktion auf eine Datenschutzverletzung und Meldeverfahren
Meldeformular der Datenschutzverletzung an die Aufsichtsbehörde
Meldeformular der Datenschutzverletzung an die betroffene Person
Verzeichnis der Datenschutzverletzung
Optimierung und Verbesserung
Sollten im vorherigen Punkte festgestellt werden, dass Anpassungen notwendig sind, müssen diese entsprechend umgesetzt werden. Hierzu gehört auch die Erfüllung des angemessenen Stands der Technik bei den technischen IT-Sicherheitsmaßnahmen, denn die DSGVO verlangt die Anpassung an entsprechende technische Entwicklungen. Insgesamt muss sichergestellt werden, dass die Rechtskonformität der Verarbeitung von Daten gemäß DSGVO in rechtlicher, technischer und organisatorischer Hinsicht jederzeit nachweisbar ist.
Consulting Qualitätsmanagement ISO 9001 | IATF 16949 Personenzertifizierter IATF 16949 und VDA 6.3 Auditor | Dozent IMB Integrations Modell Bayreuth | Mitglied DGQ - Deutsche Gesellschaft für Qualität | Lead Auditor ISO 14001 u. ISO 45001
