Ein Datenschutzmanagement ist vom Aufbau und der Struktur wie andere Managementsysteme zu behandeln. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt von den Unternehmen die Erfüllung der Rechenschaftspflicht. Damit ist das Unternehmen verantwortlich für den Datenschutz und seine Beachtung. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden ist ein Datenschutzmanagement sinnvoll – natürlich abhängig von der Größe des Unternehmens, der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, und der Menge und der Qualität der Daten. Auch in kleineren und mittleren Unternehmen muss ein Mindestmaß an Dokumentation vorhanden sein, um die Einhaltung des Datenschutzes nachweisen zu können. Denn die Verletzung der Datenschutzpflichten zieht empfindliche Bußgelder nach sich: bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes können von den Aufsichtsbehörden verhängt werden.
Unsere Vier Bausteine (Module)
Weitere Informationen zu unseren Best Practice Handbüchern erhalten Sie über nebenstehenden Link.
Was ist Datenschutzmanagement?
Unter Datenschutzmanagement versteht man die systematische Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle sämtlicher Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Ziel ist es, sowohl die gesetzlichen Vorgaben – insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – als auch interne Richtlinien einzuhalten und in den Geschäftsalltag zu integrieren. Dazu gehört es, die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten zu überwachen und den verantwortungsvollen Umgang damit in allen Unternehmensprozessen zu verankern.
Wesentliche Bestandteile eines Datenschutzmanagements
Ein effizientes Datenschutzmanagement besteht aus mehreren Bausteinen, die nahtlos ineinandergreifen:
- Datenschutzorganisation: Hier geht es um klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. Dazu gehört meist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (intern oder extern) sowie das Einrichten interner Arbeitsgruppen, die sich mit Datenschutzfragen befassen.
- Prozesserfassung: Ein zentraler Schritt ist das Erfassen aller Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dabei werden unter anderem die Zwecke der Verarbeitung, die Speicherdauer und die Empfänger der Daten dokumentiert.
- Risikobewertung: Anhand der erfassten Prozesse werden mögliche Gefahren identifiziert – beispielsweise durch unbefugte Zugriffe oder Datenlecks. Darauf basierend lassen sich geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) definieren.
- Umsetzung von Maßnahmen: Dazu zählen beispielsweise Verschlüsselungen, Zugriffsberechtigungen, Schulungen der Mitarbeiter oder die Implementierung eines Löschkonzepts.
- Überwachung und Optimierung: Datenschutzmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess. Regelmäßige Audits, interne Kontrollen und die Aktualisierung von Richtlinien stellen sicher, dass der Datenschutz stets auf dem aktuellen Stand bleibt.
Was verlangt ein Datenschutzmanagement?
Planung und Konzeption
Die Risiken, die sich aus der Datenverarbeitung in dem Unternehmen ergeben, müssen hinsichtlich Art, Umfang, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit von Verletzungen und Schäden beachtet werden. Insbesondere geht es um die Risiken für die persönlichen Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. Das Unternehmen muss seine „Datenschutzpolitik“ beschreiben, also folgendes festlegen:
Unsere Best Practice Handbücher
Vorteile eines strukturierten Datenschutzmanagements
Ein konsequentes Datenschutzmanagement beugt zum einen Rechtsverstößen und den damit verbundenen Bußgeldern oder Schadenersatzforderungen vor. Zum anderen steigert es das Vertrauen bei Kunden und Partnern, da es Professionalität und Verantwortungsbewusstsein signalisiert. Auch intern schafft ein solches Management Klarheit über Abläufe und Zuständigkeiten, was wiederum zu effizienteren Prozessen führt. Zudem können Unternehmen durch einen klaren Datenschutzfahrplan auf mögliche Sicherheitsvorfälle schneller und koordinierter reagieren.
Herausforderungen bei der Implementierung
Die Umsetzung eines Datenschutzmanagements ist oft zeit- und ressourcenintensiv. Es bedarf einer genauen Abstimmung mit verschiedenen Fachbereichen und einer klaren Kommunikationsstrategie, um alle Mitarbeiter einzubinden. In vielen Fällen empfiehlt es sich, Expertenwissen hinzuzuziehen – sei es in Form eines internen Datenschutzbeauftragten oder durch externe Fachleute.
Erfolgskontrolle und Überwachung
Die Planung und Konzeption sowie ihre Umsetzung müssen stetig auf ihre Wirksamkeit hin kontrolliert werden. Folgende Dokumente müssen im Zuge der Umsetzung eines DSGVO Datenschutzmanagementsystems beschrieben werden:
Optimierung und Verbesserung
Sollten im vorherigen Punkte festgestellt werden, dass Anpassungen notwendig sind, müssen diese entsprechend umgesetzt werden. Hierzu gehört auch die Erfüllung des angemessenen Stands der Technik bei den technischen IT-Sicherheitsmaßnahmen, denn die DSGVO verlangt die Anpassung an entsprechende technische Entwicklungen. Insgesamt muss sichergestellt werden, dass die Rechtskonformität der Verarbeitung von Daten gemäß DSGVO in rechtlicher, technischer und organisatorischer Hinsicht jederzeit nachweisbar ist.
Fazit
Datenschutzmanagement ist in der heutigen Zeit ein essenzieller Bestandteil jeder Organisation, die personenbezogene Daten verarbeitet. Nur durch ein durchdachtes, systematisches Vorgehen können Unternehmen die Vielzahl an gesetzlichen Anforderungen einhalten, potenzielle Risiken minimieren und das Vertrauen ihrer Kunden wahren. Wer frühzeitig investiert und alle Beteiligten einbezieht, profitiert nicht nur von erhöhter Rechtssicherheit, sondern auch von einer besseren Organisation und einer positiven Außendarstellung.
FAQ – Datenschutzmanagement
Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden – sei es von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern – sollte ein Datenschutzmanagement etabliert sein. Selbst kleine Unternehmen profitieren davon, frühzeitig klare Strukturen zu schaffen, um Risiken zu minimieren.
Die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regeln, ab wann ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss. In Deutschland ist das zum Beispiel ab 20 regelmäßig mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeitern der Fall oder bei der Verarbeitung besonders sensibler Daten. Es empfiehlt sich jedoch auch unterhalb dieser Schwelle, einen Verantwortlichen für den Datenschutz zu bestimmen.
Die Kosten hängen stark von der Größe und Komplexität des Unternehmens ab. Dabei spielen Faktoren wie technische Ausstattung, Schulungen, Arbeitsaufwand und ggf. externe Beratungs- oder Auditkosten eine Rolle. Langfristig ist ein strukturiertes Datenschutzmanagement aber kosteneffizienter, weil es teure Bußgelder und Imageschäden vorbeugt.
Ein jährliches Audit ist gängige Praxis, um sicherzustellen, dass der Datenschutz den aktuellen Anforderungen entspricht. Bei umfangreichen Änderungen (z. B. neue IT-Systeme oder Geschäftsmodelle) kann jedoch auch eine außerplanmäßige Prüfung sinnvoll sein.
Die IT-Abteilung ist maßgeblich an der Umsetzung und Überwachung technischer Schutzmaßnahmen beteiligt. Sie trägt dazu bei, dass Daten sicher gespeichert und übertragen werden, und stellt zudem die Infrastruktur bereit, um den Datenschutz im Tagesgeschäft zu gewährleisten.
