Einführung Qualitätsmanagementsystem
Viele Unternehmen müssen sich früher oder später mit der Einführung eines Qualitätsmanagement Systems (QMS) befassen. Zum einen wird der Druck der Kunden immer höher nach der Forderung eines zertifizierten QMS, zum anderen steigt auch der interne Druck in den Unternehmen, die vorhandenen Prozesse zu optimieren und eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung zu erzielen. Diese zwei Faktoren sollten miteinander verknüpft werden. Auf der einen Seite die Kundenforderung, auf der anderen Seite der interne Anspruch an die Qualitätsverbesserung. Mit dieser Zielvorgabe gehen sie den ersten Schritt in Richtung zertifiziertes Qualitätsmanagement System.
Einführung QMS
Um das Projekt einen Rahmen zu geben, sollten neben einer Projektdefinition, auch Projektziele (Meilensteine), Projektteilnehmer (Kernteam) und ein Projektleiter mit der Durchführung beauftragt werden. Die Meilensteine sollten so gewählt werden, dass genügend Zeit besteht die Aufgaben neben dem laufenden Geschäft zu bewältigen.
Ist ein Meilenstein durchschritten, so sollte man auch etwas zum Feiern haben. Jeder abgearbeitete Meilenstein sollte auf der Projektkarte abgehakt werden und das Team sollte darauf anstoßen dem großen Ziel der „Einführung Qualitätsmanagement System“ wieder einen Schritt näher zu kommen.
Unternehmensstrategie
Die Unternehmensstrategie ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement System. Forderungen aus dem Regelwerk sind zweitrangig und treten in den Hintergrund. Ob das QMS nur den Normforderungen gerecht wird entscheiden Sie als Unternehmensleitung.
Ein QMS und deren Einführung kann nachhaltig nur dann erfolgreich sein, wenn das Qualitätsmanagement auf der Unternehmensstrategie aufbaut.
Schritt 1: Formulierung Unternehmensstrategie
Die Unternehmensstrategie ist die Basis bei der Einführung eines Qualitätsmanagement Systems. Nach erfolgreicher Definition der Unternehmensstrategie formulieren Sie im nächsten Schritt die Vision und Mission und leiten daraus die Unternehmensziele ab. Diese liefern mit der Strategie den Input für die Formulierung der Qualitätspolitik.
Mögliche Unternehmensziele
Prozesslandkarte
Welche Anforderungen ergeben sich für die Prozessnachbarn? Welche Forderungen bestehen zwischen Vertrieb und der Produktentstehung? Welche Forderungen bestehen zwischen Produktion und der Produktionssteuerung? Ein Prozess auf sich alleine gestellt kann nicht nachhaltig und erfolgreich arbeiten.
Beide Prozesseigner, der Vorgänger- und Nachfolgeprozess müssen die jeweiligen Anforderungen formulieren und die Ziele (Zielvereinbarung) regelmäßig bewerten. Auch benötigen die Prozesseigner das notwendige Wissen, um die Anforderungen umsetzen zu können.
Schritt 2: Welches Wissen wird benötigt?
Die Anforderungen der Prozessnachbarn sind in Zielvereinbarungen definiert und werden regelmäßig verfolgt. Welches Wissen benötigt der Prozesseigner, um seinen und den Prozessnachbarn zu verstehen? Das geforderte Wissen muss innerhalb der Prozesse durch Qualifikation der Mitarbeiter erarbeitet und dokumentiert werden. Beispielsweise in der Prozessbeschreibung oder in einer Wissensdatenbank. Die Zielvereinbarungen erfolgreich zu gestalten gelingt nur dann, wenn die Anforderungen bekannt sind.
Schritt 3: Kontext Organisation
Welche Stakeholder (interessierte Parteien) sind für die Umsetzung der Unternehmensstrategie von Bedeutung? Welche internen und externen Themen ergeben sich daraus? Die Formulierung des Kontextes der Organisation ist eng mit der Strategie verknüpft. Um die Strategie nachhaltig umzusetzen benötige ich Mitarbeiter, Kunden, Geldgeber, Vertrieb, Kapital, Gesellschafter usw. Welche Erwartungen haben die Stakeholder an der Strategie des Unternehmens? Welche internen und externen Themen ergeben sich für die Organisation daraus?
Schritt 4: Risiken und Chancen
Bei der Einführung eines QMS fordert das Regelwerk die Definition von Risiken und Chancen. Jeder Unternehmen sollte seine Risiken kennen. Diese müssen nur noch dokumentiert werden. Entscheidend ist aber welche Risiken und Chancen entstehen hinsichtlich der Umsetzung der Unternehmensstrategie? Welche Risiken und Chancen habe ich bei der Umsetzung meiner Vision und Mission zu beachten?
Schritt 5: Mitarbeiter
Mitarbeiter sind das grösste Gut eines Unternehmens. Nur mit ausreichend Qualifikation und Einbindung in eine gute Kommunikation kann ich diese Mitarbeiter motivieren. Deshalb sollten Unternehmensziele, Strategien auch bis auf die unterste Ebene kommuniziert werden. Nur dann können sich Mitarbeiter auch entfalten und ihren Input liefern für die Erreichung der gesteckten Ziele.
Einführung QMS
Zusammenfassung
Man kann das jetzt weiter fortführen. Letztendlich möchte ich mit diesen 5 Schritten aufzeigen, dass die Einführung eines Qualitätsmanagement System nicht von den Normforderungen abhängig ist, sondern inwieweit es dazu dient, die Unternehmensstrategie umzusetzen. Je weiter Sie im Einführungsprozess vorankommen, merken Sie, dass die Normforderungen der ISO ganz von alleine umgesetzt werden – wie von Zauberhand.
Externer Berater
Bevor sie mit dem Projekt starten, sollte die Frage geklärt werden ob sie mit einem externen Berater die Einführung des Qualitätsmanagement Systems bewerkstelligen oder das alleine mit dem vorhandenen Know-How und Ressourcen schaffen. Ein externer Berater hat aufgrund seiner Erfahrung bereits etliche solcher Projekt abgearbeitet.
Er bringt das Know-How mit, dass sie sich eventuell erst aneignen müssen durch Schulungen. Auch bietet der Berater Lösungen und Vorlagen für die einzelnen Aufgaben. Der Berater fungiert als Moderator zwischen den einzelnen Projektmitglieder und weisst ihnen den richtigen Weg. Wenn der Berater auch noch „Hands-on“ die Aufgaben mit übernimmt wird sich ein schneller Erfolg einstellen.
Einbindung der Mitarbeiter
Die Einbindung der Mitarbeiter sollte selbstverständlich sein. Hierzu bietet sich ein Kick-Off Meeting an um das Projekt vorzustellen. Dadurch haben alle Mitarbeiter den gleichen Wissenstand. Für das Kick-Off Meeting sollte eine kurze Präsentation erstellt werden um die wesentlichen Punkte der ISO Norm vorzustellen sowie die daraus resultierenden Aufgaben. Bei der Dokumentation sind die Mitarbeiter dabei, wenn bei der Einführung des Qualitätsmanagement Systems deren Mitarbeit benötigt wird. Etwa bei der Erstellung von Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz.
Haben Sie weitere Fragen zur Einführung eines Qualitätsmanagement Systems nach ISO Regeln? Oder zur Zertifizierung? Benötigen sie Unterstützung bei der Einführung können sie mich gerne kontaktieren.
