Ein interner Auditor hat die Aufgabe, die internen Prozesse, Systeme und Kontrollen einer Organisation zu überprüfen, um die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, Normen und internen Richtlinien sicherzustellen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Planung und Durchführung von internen Audits, die Identifizierung von Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten, die Kommunikation der Audit-Ergebnisse an das Management und die Unterstützung bei der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen. Darüber hinaus trägt der interne Auditor dazu bei, das Risikomanagement und die Kontrollumgebung der Organisation zu stärken und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu fördern.
- Verstehen der Normen und Anforderungen:
Der interne Auditor sollte sich gründlich mit den relevanten Normen (z. B. ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 27001) und den internen Anforderungen des Unternehmens vertraut machen, um die Managementsysteme effektiv zu bewerten. - Planung von Audits:
Der interne Auditor entwickelt einen Auditplan, der die zu auditierenden Managementsysteme, den Umfang, die Ziele und den Zeitplan festlegt. - Durchführung von Audits:
Der interne Auditor führt Audits durch, um festzustellen, ob die Managementsysteme des Unternehmens wirksam und normkonform sind. Dies beinhaltet die Überprüfung von Prozessen, Dokumentationen, Schulungen und anderen Aspekten, die für die Konformität und Wirksamkeit der Managementsysteme relevant sind. - Identifizierung von Abweichungen und Verbesserungspotenzialen:
Während des Audits identifiziert der interne Auditor Abweichungen von den Normen, Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb der Managementsysteme. - Dokumentation und Berichterstattung:
Der interne Auditor dokumentiert die Ergebnisse der Audits und erstellt Berichte, die die Feststellungen, Empfehlungen und Maßnahmen zur Verbesserung enthalten. Diese Berichte werden an das Management weitergeleitet, um Maßnahmen zur Behebung von Abweichungen und zur Verbesserung der Managementsysteme zu ergreifen. - Nachverfolgung und Überwachung:
Der interne Auditor ist auch dafür verantwortlich, die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen zu überwachen und sicherzustellen, dass die festgestellten Abweichungen und Schwachstellen behoben werden. In manchen Fällen kann dies die Durchführung von Nachaudits erfordern, um die Effektivität der umgesetzten Maßnahmen zu bewerten.
Die Planungsphase – Wie bereite ich ein Audit vor?
Die Planungsphase ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung eines Audits. Eine gründliche Planung hilft, den Auditprozess effizient und effektiv zu gestalten. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten, um ein Audit vorzubereiten:
- Festlegung der Auditziele:
Definieren Sie die Ziele des Audits, die die Erwartungen und den Zweck des Audits klar darlegen. Dies kann die Überprüfung der Einhaltung von Normen, Gesetzen oder internen Richtlinien, die Bewertung der Wirksamkeit von Prozessen oder die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten beinhalten. - Bestimmung des Auditumfangs:
Legen Sie den Umfang des Audits fest, indem Sie die zu auditierenden Bereiche, Prozesse oder Abteilungen sowie die relevanten Normen oder Anforderungen bestimmen. - Auswahl des Auditteams:
Wählen Sie ein Auditteam aus, das über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt, um das Audit durchzuführen. Dies kann interne Auditoren, externe Auditoren oder beides beinhalten. - Erstellung eines Auditplans:
Entwickeln Sie einen detaillierten Auditplan, der die geplanten Auditaktivitäten, den Zeitplan und die zu besuchenden Standorte umfasst. Der Plan sollte auch Informationen über die zu befragenden Personen, die zu prüfenden Dokumente und Nachweise sowie die Methoden für die Datenerhebung enthalten. - Kommunikation mit den auditierten Bereichen:
Informieren Sie die betroffenen Abteilungen oder Personen über das bevorstehende Audit, seine Ziele, den Umfang und den Zeitplan. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über den Auditprozess und ihre Rolle darin informiert sind. - Vorbereitung der Auditunterlagen:
Sammeln Sie alle notwendigen Unterlagen, wie z. B. frühere Auditberichte, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Nachweise und andere relevante Dokumente, die während des Audits geprüft werden sollen. - Vorabprüfung:
Führen Sie eine Vorabprüfung durch, um ein grundlegendes Verständnis der zu auditierenden Prozesse und Systeme zu erlangen. Dies kann die Überprüfung von Dokumenten, die Analyse von Leistungsindikatoren oder die Durchführung von Interviews mit Schlüsselpersonen beinhalten. - Entwicklung von Prüffragen oder Checklisten:
Erstellen Sie Prüffragen oder Checklisten, die den Auditoren helfen, die relevanten Aspekte des Auditumfangs systematisch zu überprüfen und die Auditnachweise zu sammeln.
Interne Audits
Als Leadauditor für ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 führe ich in Kundenauftrag Interne Audits, sogenannte Systemaudits durch. Kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Angebot
Wie wird ein internes Audit durchgeführt?
Ein interner Auditor hat die Aufgabe, das interne Audit gemäß Planung durchzuführen. Ein internes Audit wird in mehreren Schritten durchgeführt, um die Effektivität und Einhaltung von Prozessen, Systemen und internen Kontrollen innerhalb einer Organisation zu bewerten. Hier sind die Hauptphasen eines internen Audits:
- Planungsphase:
Wie bereits erwähnt, beginnt das interne Audit mit der Planung. Hier werden die Auditziele, der Umfang, das Auditteam, der Zeitplan und die benötigten Ressourcen festgelegt. - Eröffnungsbesprechung:
Zu Beginn des Audits wird eine Eröffnungsbesprechung mit den Verantwortlichen der auditierten Bereiche abgehalten. Dabei werden die Ziele und der Umfang des Audits, der Zeitplan sowie die Erwartungen und Vorgehensweise während des Audits besprochen. - Datenerhebung:
In dieser Phase sammeln die Auditoren Informationen und Nachweise durch verschiedene Methoden, wie z. B.:
- Dokumentenprüfung: Die Auditoren prüfen relevante Dokumente, wie Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen, Aufzeichnungen und Berichte, um die Einhaltung von Anforderungen und die Wirksamkeit der Prozesse zu bewerten.
- Beobachtung: Die Auditoren beobachten die tatsächliche Durchführung von Prozessen und Tätigkeiten, um festzustellen, ob sie den festgelegten Verfahren und Anforderungen entsprechen.
- Interviews: Die Auditoren führen Interviews mit Mitarbeitern, Managern und anderen Beteiligten, um ihre Kenntnisse, Verantwortlichkeiten und das Verständnis der Prozesse und Anforderungen zu beurteilen.
- Analyse und Bewertung:
Die gesammelten Informationen und Nachweise werden von den Auditoren analysiert, um die Einhaltung der Anforderungen, die Wirksamkeit der Prozesse und das Vorhandensein von Verbesserungsmöglichkeiten zu bewerten. Dabei werden Abweichungen und Schwachstellen identifiziert. - Berichterstattung:
Die Auditoren erstellen einen schriftlichen Bericht, der die Ergebnisse des Audits zusammenfasst. Der Bericht enthält die festgestellten Abweichungen, Schwachstellen, Verbesserungsmöglichkeiten und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen. Der Bericht wird dem Management und gegebenenfalls anderen relevanten Parteien präsentiert. - Abschlussbesprechung:
Eine Abschlussbesprechung wird mit den Verantwortlichen der auditierten Bereiche abgehalten, um die Ergebnisse des Audits zu besprechen, offene Fragen zu klären und die nächsten Schritte festzulegen. - Nachverfolgung:
Nach dem Abschluss des Audits überwachen die Auditoren die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen, um sicherzustellen, dass die festgestellten Schwachstellen und Abweichungen behoben werden. Dies kann durch Nachaudits oder regelmäßige Berichterstattung erfolgen.
Durch die systematische Durchführung eines internen Audits können Organisationen ihre Geschäftsprozesse und internen Kontrollen kontinuierlich überwachen, verbessern und sicherstellen, dass sie den gesetzlichen und internen Anforderungen entsprechen.
Die Nachbereitungsphase – was passiert nach einen internen Audit
Ein interner Auditor hat die Aufgabe nach dem Audit eine Wirksamkeitsprüfung durchzuführen. In der Nachbereitungsphase eines internen Audits werden die Ergebnisse analysiert, Maßnahmen geplant und umgesetzt sowie der Erfolg dieser Maßnahmen überprüft. Hier sind die wichtigsten Schritte, die nach einem internen Audit erfolgen:
- Berichterstattung und Kommunikation:
Stellen Sie sicher, dass der Auditbericht, der die Ergebnisse, festgestellten Abweichungen, Verbesserungsmöglichkeiten und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen enthält, an die relevanten Stakeholder, einschließlich des Managements, weitergeleitet wird. - Korrekturmaßnahmen planen:
Das Management und die verantwortlichen Abteilungen sollten gemeinsam einen Plan zur Umsetzung der empfohlenen Korrekturmaßnahmen entwickeln. Dieser Plan sollte klare Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Ressourcen für die Umsetzung der Maßnahmen festlegen. - Umsetzung von Maßnahmen:
Die verantwortlichen Abteilungen setzen die geplanten Korrekturmaßnahmen um, um die festgestellten Abweichungen und Schwachstellen zu beheben. Dies kann die Anpassung von Prozessen, Schulungen von Mitarbeitern, Änderungen in der Dokumentation oder die Einführung neuer Kontrollmechanismen beinhalten. - Überwachung und Nachverfolgung:
Die Auditoren oder das Management überwachen die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen und stellen sicher, dass die festgelegten Zeitpläne eingehalten werden. Regelmäßige Berichte über den Fortschritt der Umsetzung können dazu beitragen, mögliche Verzögerungen oder Hindernisse frühzeitig zu erkennen und anzugehen. - Wirksamkeitsprüfung:
Nach der Umsetzung der Korrekturmaßnahmen sollte eine Überprüfung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen stattfinden. Dies kann durch Nachaudits, die Analyse von Leistungsindikatoren oder die Bewertung von Prozessänderungen erfolgen. Diese Überprüfung stellt sicher, dass die Maßnahmen erfolgreich waren und die identifizierten Schwachstellen und Abweichungen behoben wurden. - Kontinuierliche Verbesserung:
Die Ergebnisse des internen Audits und die Erfahrungen aus der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen sollten als Input für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Organisation dienen. Dies kann dazu beitragen, zukünftige Audits effektiver zu gestalten, die Einhaltung von Anforderungen zu gewährleisten und das Qualitätsniveau der Organisation kontinuierlich zu erhöhen.
Die Nachbereitungsphase eines internen Audits ist entscheidend für den Erfolg des Auditprozesses, da sie sicherstellt, dass die festgestellten Probleme angegangen und behoben werden und dass die Organisation aus den Ergebnissen des Audits lernt und sich kontinuierlich verbessert.
Welche Kompetenzen benötigt ein interner Auditor zur Erfüllung seiner Aufgaben?
Ein interner Auditor benötigt verschiedene Kompetenzen, um seine Aufgaben effektiv zu erfüllen. Dazu gehören:
- Fachwissen:
Der Auditor sollte über Kenntnisse in den relevanten Normen, Gesetzen und internen Richtlinien verfügen, die für die Organisation gelten, sowie über die Grundsätze des jeweiligen Managementsystems, wie Qualitäts-, Umwelt- oder Informationssicherheitsmanagement. - Analytische Fähigkeiten:
Auditoren müssen in der Lage sein, komplexe Informationen und Daten zu analysieren, um Abweichungen, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu erkennen. - Kommunikationsfähigkeiten:
Auditoren müssen sowohl schriftlich als auch mündlich klar und präzise kommunizieren können, um die Ergebnisse des Audits verständlich und überzeugend zu präsentieren. - Interpersonelle Fähigkeiten:
Auditoren sollten gute Beziehungen zu den auditierten Personen aufbauen können und in der Lage sein, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern auf verschiedenen Hierarchieebenen zusammenzuarbeiten. - Objektivität und Unabhängigkeit:
Ein interner Auditor sollte unvoreingenommen und unparteiisch sein, um eine faire und genaue Beurteilung der auditierten Bereiche sicherzustellen. - Organisationsfähigkeiten:
Auditoren müssen in der Lage sein, Audits effektiv zu planen, zu organisieren und durchzuführen, um den zeitlichen und inhaltlichen Anforderungen gerecht zu werden. - Problemlösungsfähigkeiten:
Auditoren sollten in der Lage sein, praktikable Lösungen und Empfehlungen für die Behebung von festgestellten Abweichungen und Verbesserungspotenzialen zu entwickeln. - Anpassungsfähigkeit:
Da sich Organisationen, Branchen und gesetzliche Anforderungen ständig ändern, sollten Auditoren in der Lage sein, sich an neue Situationen und Anforderungen anzupassen und kontinuierlich dazuzulernen. - Diskretion und Vertraulichkeit:
Auditoren müssen vertrauliche Informationen schützen und die Privatsphäre der auditierten Organisation und ihrer Mitarbeiter wahren.
Audits haben Mehrwert für Mitarbeiter
Audits bieten auch für Mitarbeiter, insbesondere für neue Mitarbeiter, zahlreiche Vorteile und Möglichkeiten, die ihnen dabei helfen, das Unternehmen besser kennenzulernen und sich in ihrer Rolle zu entwickeln. Einige der Vorteile von Audits für Mitarbeiter sind:
