Prozessmodellierung und Prozesslandschaft nach ISO 9001

Prozessorientierung als Grundprinzip der ISO 9001

Die ISO 9001 legt großen Wert auf die Prozessorientierung. Prozesse werden nicht nur als Einzeltätigkeiten verstanden, sondern als verknüpfte Abläufe, die gemeinsam die Qualität von Produkten und Dienstleistungen bestimmen. Prozessmodellierung und Prozesslandschaft sind zentrale Instrumente, um diesen Ansatz sichtbar und steuerbar zu machen.

Wer Prozesse klar beschreibt, analysiert und in einer Prozesslandschaft abbildet, schafft die Grundlage für Transparenz, Wirksamkeit und kontinuierliche Verbesserung im Qualitätsmanagementsystem.

Prozessorientierung verstehen Fokus auf Abläufe und ihre Wechselwirkungen statt auf einzelne Abteilungen oder isolierte Tätigkeiten.
Systematischer Ansatz Prozesse werden geplant, gelenkt, überwacht und regelmäßig verbessert.
Grundlage für Audits Prozessmodelle und Prozesslandschaft dienen als Einstiegspunkt für interne und externe Audits.

Was ist Prozessmodellierung

Prozessmodellierung ist ein systematischer Ansatz zur Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, Abläufe so zu visualisieren, dass Zusammenhänge, Abhängigkeiten und Schwachstellen klar erkennbar werden. Häufig werden dazu Flussdiagramme, Turtle Diagramme, SIPOC Darstellungen oder Swimlane Diagramme genutzt.

Visualisierung der Abläufe Prozesse werden nicht nur beschrieben, sondern grafisch dargestellt, damit Mitarbeitende sie schnell verstehen.
Transparenz der Schnittstellen Schnittstellen zwischen Abteilungen, Systemen und Lieferanten werden deutlich sichtbar.
Grundlage für Verbesserung Prozessmodelle bilden die Basis, um gezielt Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Ziele der Prozessmodellierung

Die Prozessmodellierung dient nicht nur der Dokumentation, sondern ist ein Werkzeug zur Analyse und Steuerung. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse effizienter und robuster zu gestalten.

Prozesse visualisieren Mitarbeitende erkennen Abläufe, Abfolgen und ihre eigene Rolle im Gesamtsystem, zum Beispiel über Flussdiagramme oder Turtle Modelle.
Prozesse analysieren Engpässe, Doppelarbeiten, Wartezeiten und Risiken werden sichtbar und können gezielt behandelt werden.
Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern Visuelle Prozessmodelle unterstützen das gemeinsame Verständnis über Abteilungsgrenzen hinweg.
Standardisierung und Kontrolle Gemeinsam definierte Abläufe fördern einheitliches Arbeiten und erleichtern die Überwachung im Rahmen von Audits.

Was ist eine Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft ist die grafische Gesamtübersicht der wichtigsten Unternehmensprozesse und ihrer Beziehungen. Sie zeigt, wie Management, wertschöpfende und unterstützende Prozesse miteinander verbunden sind und wie sie die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.

Überblick über das gesamte System Alle Hauptprozesse werden in einer Darstellung zusammengeführt, häufig in Form einer Prozesslandkarte.
Verknüpfung von Prozessen Eingaben, Ausgaben und Abhängigkeiten zwischen Prozessen werden sichtbar und nachvollziehbar.
Steuerungsinstrument für Führung Management erkennt auf einen Blick, wo Steuerung, Kennzahlen und Ressourcen ansetzen müssen.

Erstellung einer Prozesslandschaft

Um eine Prozesslandschaft aufzubauen, müssen zuerst die Hauptprozesse der Organisation identifiziert, beschrieben und in ihrer Wirkung zueinander dargestellt werden. Dabei werden Geschäftsprozesse systematisch strukturiert.

Hauptprozesse identifizieren Kernprozesse, die direkt mit Produkten oder Dienstleistungen zusammenhängen, sowie unterstützende Prozesse und Managementprozesse bestimmen.
Prozesseigenschaften definieren Für jeden Hauptprozess Verantwortlichkeiten, Inputs, Outputs, Ressourcen und Kennzahlen festlegen.
Beziehungen visualisieren Darstellung der Prozessabfolge und der Abhängigkeiten, etwa durch Prozesslandkarten oder Swimlane Diagramme.
Schnittstellen und Risiken erkennen Übergabepunkte zwischen Prozessen analysieren und mögliche Risiken identifizieren.

Integration der Prozesslandschaft in das Qualitätsmanagementsystem

Die Prozesslandschaft ist kein separates Bild, sondern Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems. Sie sollte mit Dokumentation, Verantwortlichkeiten und Kennzahlen verknüpft werden und als Arbeitsinstrument im Alltag dienen.

Verknüpfung mit Dokumenten Jede Prozesskachel in der Prozesslandschaft verweist auf entsprechende Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder Turtle Diagramme.
Einbindung in Rollen und Verantwortlichkeiten Prozesseigner werden benannt und in der Prozesslandschaft sichtbar zugeordnet.
Verbindung zu Kennzahlen Zu jedem Hauptprozess werden Kennzahlen hinterlegt, die in der Managementbewertung betrachtet werden.
Unterstützung des systematischen Ansatzes Die Prozesslandschaft macht deutlich, dass das Qualitätsmanagement alle Prozesse umfasst und nicht nur einzelne Dokumente.

Kontinuierliche Verbesserung der Prozesslandschaft

Eine Prozesslandschaft ist kein statisches Schaubild, sondern ein dynamisches Instrument. Sie sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, damit sie Veränderungen in Organisation, Markt oder Gesetzgebung widerspiegelt.

Regelmäßige Überprüfung Anpassung der Prozesslandschaft bei neuen Produkten, neuen Standorten, veränderten Kundenanforderungen oder organisatorischen Änderungen.
Einbindung von Auditergebnissen Erkenntnisse aus internen und externen Audits fließen in die Weiterentwicklung der Prozesslandschaft ein.
Nutzung in Workshops Prozesslandschaft in Teamworkshops nutzen, um Verständnis, Verantwortung und Ideen zur Verbesserung zu fördern.
Lebendiges Dokument Prozesslandschaft als laufend gepflegtes Arbeitsmittel und nicht nur als Anlage im QM Handbuch verstehen.

Fazit Prozessmodellierung und Prozesslandschaft

Prozessmodellierung und Prozesslandschaft sind tragende Säulen eines prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001. Sie unterstützen Unternehmen dabei, Abläufe zu verstehen, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern.

Klarheit und Struktur Die Darstellung von Prozessen und ihrer Beziehungen schafft Transparenz für Führungskräfte und Mitarbeitende.
Verbesserungsbasis Prozessmodelle und Prozesslandschaft ermöglichen eine systematische Analyse von Schwachstellen und Potenzialen.
Unterstützung der Normanforderungen Die Anforderungen der ISO 9001 zu Prozessorientierung, Risiken und Chancen sowie kontinuierlicher Verbesserung werden sichtbar und auditierbar umgesetzt.
Mehr Qualität und Kundenzufriedenheit Strukturierte Prozesse führen zu stabilen Abläufen, besseren Produkten und zufriedeneren Kunden.

Best Practice zur Prozessmodellierung und Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft ist das zentrale Navigationsinstrument eines prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems. Eine professionell modellierte Prozesslandschaft erleichtert nicht nur interne Abläufe, sondern sorgt auch dafür, dass interne und externe Audits strukturiert, transparent und ohne unnötigen Aufwand durchgeführt werden können. Die folgenden Best-Practice-Ansätze helfen dabei, eine nachhaltige, auditfeste und in der Praxis gelebte Prozesslandschaft zu erstellen.

1. Weniger ist mehr – Übersicht statt Detailflut Die Prozesslandschaft soll die Struktur des Unternehmens zeigen, nicht jeden einzelnen Prozessschritt. Details gehören in Prozessbeschreibungen, Workflows, Turtle Diagramme und SIPOC Modelle und nicht in die Prozesslandkarte.
2. Prozesse klar trennen: Management, Wertschöpfung, Unterstützung Die ISO 9001 unterscheidet diese drei Hauptgruppen und das sollte auch in der Prozesslandschaft sichtbar sein. Diese Struktur erleichtert Audits und sorgt für klare Verantwortlichkeiten.
3. Prozesslandschaft mit Prozesszielen und Kennzahlen verknüpfen Jeder Hauptprozess sollte definierte Ziele, KPIs und Verantwortliche haben. Über die Prozesslandschaft kann direkt zu den zugehörigen Prozesskennzahlen und Ergebnissen der Managementbewertung verlinkt werden.
4. Schnittstellen klar sichtbar machen Übergänge zwischen Prozessen sind typische Fehlerquellen. Die Prozesslandschaft sollte die wichtigsten Übergabepunkte und Verantwortlichkeiten sichtbar machen.
5. Prozesslandschaft muss „gelebtes Werkzeug“ sein Eine Prozesslandschaft gehört nicht ins Archiv. Sie muss regelmäßig aktualisiert werden, Teil von Schulungen sein und aktiv im Tagesgeschäft verwendet werden und nicht nur im Zertifizierungsaudit.
6. Prozesslandschaft digital pflegen Die beste Variante ist eine digitale, klickbare Struktur in Wiki.js, SharePoint oder im internen QM Portal. So können Prozessverantwortliche direkt zu Turtle Diagrammen, Workflows, Checklisten oder Schulungsunterlagen springen.
7. Prozessverantwortliche früh einbinden Die besten Prozesslandschaften entstehen, wenn Prozesseigner aktiv mitarbeiten. Sie kennen die Abläufe, Risiken, Dokumente und Kennzahlen am besten.
8. In Audits auf Prozesslandschaft starten Jede auditbasierte Prozessprüfung beginnt optimal mit der Prozesslandschaft. Sie zeigt Aufbau, Wechselwirkungen und Prioritäten für die Auditoren erwarten diese Struktur.
9. Prozesslandschaft als Basis für Risikoanalyse nutzen Jede Prozesskachel kann direkt mit Risiken und Chancen gemäß ISO 9001:2015 verknüpft werden. So entsteht ein risikobasiertes, auditstabiles Prozessmodell.
10. Einheitliche grafische Darstellung nutzen Einheitliche Symbole, Farben, Formen und Strukturen verbessern Lesbarkeit und Wiedererkennung und erleichtern die interne Kommunikation.

Typische Fehler in der Prozesslandschaft

Eine Prozesslandschaft ist nur dann hilfreich, wenn sie klar, verständlich und praxistauglich ist. In der Realität sieht man häufig Darstellungen, die mehr verwirren als helfen. Die folgenden typischen Fehler sollten bei der Erstellung einer Prozesslandschaft vermieden werden.

Zu komplexe Darstellung Wenn zu viele Details in eine einzige Grafik gepackt werden, verlieren Führungskräfte und Mitarbeitende den Überblick. Eine Prozesslandschaft soll Struktur zeigen, keine Prozessschritte im Detail.
Keine Trennung der Prozesstypen Managementprozesse, wertschöpfende Prozesse und unterstützende Prozesse werden nicht getrennt dargestellt. Das erschwert die Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Kennzahlen.
Fehlende Schnittstellen Übergänge zwischen Prozessen sind nicht erkennbar. Dadurch bleiben typische Fehlerquellen an Schnittstellen unsichtbar.
Unklare Benennung der Prozesse Abstrakte oder kryptische Prozessnamen erschweren das Verständnis. Prozesse sollten so benannt werden, wie Mitarbeitende sie im Alltag kennen.
Keine Verknüpfung zu Dokumenten und Kennzahlen Die Prozesslandschaft wird als isoliertes Bild geführt, ohne Bezug zu Prozessbeschreibungen, Turtles, Kennzahlen oder Auditnachweisen.
Einmal erstellt, nie wieder angepasst Die Prozesslandschaft wird nicht aktualisiert. Neue Produkte, neue Standorte oder organisatorische Änderungen sind nicht sichtbar. Eine veraltete Prozesslandkarte ist für Audits wenig hilfreich.

Fünf Schritte zur Erstellung der Prozesslandschaft

Mit einem klaren Vorgehen lässt sich eine Prozesslandschaft effizient und auditfest aufbauen. Die folgenden fünf Schritte haben sich in der Praxis für ISO 9001 und IATF 16949 bewährt.

Schritt 1 Prozesse sammeln und clustern Alle wesentlichen Prozesse des Unternehmens sammeln und in Gruppen einteilen. Unterscheidung in Managementprozesse, wertschöpfende Prozesse und unterstützende Prozesse.
Schritt 2 Hauptprozesse definieren Klar festlegen, welche Prozesse als Hauptprozesse in der Prozesslandschaft erscheinen. Doppelnennungen und sehr detaillierte Unterprozesse vermeiden.
Schritt 3 Prozessbeziehungen skizzieren Aufzeigen, wie die Hauptprozesse zusammenhängen. Typischer Aufbau: Führung oben, Wertschöpfung in der Mitte, Unterstützung unten. Ein- und Ausgänge der Wertschöpfung identifizieren.
Schritt 4 Verantwortlichkeiten und Kennzahlen zuordnen Zu jedem Hauptprozess Prozessverantwortliche, Ziele und Kennzahlen definieren. Diese Informationen werden zur späteren Verlinkung mit Prozessbeschreibungen genutzt.
Schritt 5 Prozesslandschaft digital pflegen Die finale Prozesslandschaft in einem digitalen QM System wie Wiki, SharePoint oder DMS hinterlegen. Verlinkungen zu Prozessen, Turtles, Workflows und Kennzahlen einbauen und regelmäßige Reviews einplanen.

Prozesslandschaft als Beispielgrafik

Eine gut gestaltete Prozesslandschaft zeigt auf einen Blick, wie das Unternehmen aufgebaut ist, welche Hauptprozesse existieren und wie diese miteinander verknüpft sind. Die folgende Grafik kann als Beispiel und Inspiration dienen, wie eine Prozesslandschaft visuell umgesetzt werden kann.

Prozesslandschaft Beispielgrafik SMCT MANAGEMENT

Struktur von oben nach unten Ganz oben die Managementprozesse, in der Mitte die wertschöpfenden End to End Prozesse, darunter die unterstützenden Prozesse. Dadurch entsteht ein klares, nachvollziehbares Bild.
Visuelle Gruppierung Prozesse werden durch Farben, Symbole oder Rahmen gruppiert. Dies erleichtert das Verständnis für Mitarbeitende in allen Bereichen.
Verknüpfung zu Detailinformationen Unter der Grafik können Links zu Prozessbeschreibungen, Turtle Diagrammen, Kennzahlen und relevanten Dokumenten hinterlegt werden.

FAQ zur Prozessmodellierung und Prozesslandschaft

Braucht jedes Unternehmen eine Prozesslandschaft ›

Ja. Die ISO 9001 fordert, dass alle wesentlichen Prozesse identifiziert, beschrieben und gelenkt werden. Eine Prozesslandschaft ist dafür das geeignetste Werkzeug und gleichzeitig Grundlage für auditsichere Prozessorientierung.

Wie detailliert muss ein Prozessmodell sein ›

Eine Prozesslandschaft sollte übersichtlich bleiben. Detailtiefe ist erst auf Ebene der Prozessbeschreibungen, Turtles oder Workflows nötig. Die Prozesslandschaft zeigt nur die Struktur – nicht alle Prozessschritte.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessmodell und Prozessbeschreibung ›

Das Prozessmodell (Prozesslandschaft) zeigt die Struktur und Beziehungen aller Hauptprozesse. Eine Prozessbeschreibung hingegen zeigt detailliert, wie ein einzelner Prozess im Ablauf funktioniert, inklusive Input, Output, Kennzahlen und Verantwortlichkeiten.

Welche Darstellung eignet sich am besten für Prozessmodellierung ›

Für Prozesslandschaften eignen sich Prozesslandkarten oder Swimlane Darstellungen. Für Prozessmodellierung im Detail sind Turtle Diagramme, SIPOC Modelle und Flussdiagramme besonders wirksam und auditfreundlich.

Wie oft muss eine Prozesslandschaft aktualisiert werden ›

Mindestens einmal jährlich sowie immer bei organisatorischen Änderungen, neuen Produkten, Prozessanpassungen oder Auditabweichungen. Die Prozesslandschaft ist ein lebendes Dokument und muss mit dem Unternehmen „mitwachsen“.

Reicht eine Prozesslandschaft für das Zertifizierungsaudit ›

Nein. Die Prozesslandschaft ist der Einstiegspunkt für das Audit, ersetzt aber keine Prozesskennzahlen, Risikoanalysen, Turtles, Workflows oder Prozessbeschreibungen. Sie dient als Struktur, die übrigen Dokumente belegen die Wirksamkeit der Prozesse.

Prozessmodellierung und Prozesslandschaft in der ISO 9001