Was ist ein internes Audit
Was ist ein internes Audit? Interne Audits werden in der Regel eingeteilt in Prozess-, System-, und Produktaudits. Wobei es noch andere Auditarten gibt, wie zum Beispiel die GAP- oder Delta-Analyse. Externe Audits sind spezielle Kundenaudits, meistens nach VDA Standard und Zertifizierungsaudits, sogenannte Konformitätsbewertungen. Durch ein Audit werden Prozesse und/oder Anforderungen an Standards wie zum Beispiel der IATF 16949 und ISO 9001 bewertet. Die interne Überprüfung bezeichnet man auch als First Party oder ein Ein Parteien Audit. Oft wird es auch als QM Systemaudit bezeichnet. Ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen überprüft die Umsetzung der Normforderungen, beispielsweise aus der ISO 9001.
Er muss unabhängig sein, dass bedeutet er darf seinen eigenen Zuständigkeitsbereich nicht auditieren. Ansonsten ist er entsprechend den Anforderungen qualifiziert und weiß wie man als Auditleiter durch einen Audittagesplan führt. Weitere Informationen bietet der Leitfaden für das auditieren von Managementsystemen ISO 19011.
Durchführung interner Audits
Für die Durchführung der internen Audits muss ein Auditprogramm erstellt werden. Dieses muss so geplant werden, dass alle Normforderungen der ISO 9001 innerhalb eines 3-Jahres-Zyklus auditiert werden. Das ist kein Märchen, sondern die Realität der ISO 9001. Man kann auch mit Podcasts irreführende Behauptungen aufstellen.
Was fordert die ISO 9001 im internen Audit
Was fordert die ISO 9001 im internen Audit bzgl. Umsetzung von Normforderungen? “Die Organisation plant, erstellt, implementiert und pflegt ein oder mehrere Auditprogramme, einschließlich Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten, Planungsanforderungen und Berichterstattung, wobei die Bedeutung der betreffenden Prozesse, Änderungen, die sich auf die Organisation auswirken, und die Ergebnisse vorausgegangener Audits zu berücksichtigen sind”. Durch die Anwendung risikobasierten Denkens soll diese Anforderung das interne Auditprogramm auf jene Prozesse und Bereiche konzentrieren, in denen in der Vergangenheit Probleme aufgetreten sind oder in denen Probleme andauern oder auftreten können.
Das können zum Beispiel: interne und externe Themen, Prozessfähigkeit, Messempfindlichkeit, sich ändernde Kundenanforderungen, Änderungen in der Arbeitsumgebung usw. sein. Die Prozesse mit höherem Risiko oder höheren Abweichungen sollten im internen Auditprogramm Vorrang haben. Besondere Aufmerksamkeit sollte Prozessen gewidmet werden, bei denen das Risiko durch Faktoren wie Folgendes beeinflusst wird:
Auditunterstützung
Exkurs ISO 9004 Abschnitt 10.5
“Interne Audits sind ein wirksames Instrument um festzustellen, inwieweit das Managementsystem der Organisation den ausgewählten Kriterien entspricht. Sie liefern wertvolle Informationen zum Verständnis, zur Analyse und zur Verbesserung der Unternehmensleistung. Interne Audits sollten die Implementierung, Wirksamkeit und Effizienz der Managementsysteme der Organisation bewerten. Dies kann die Prüfung anhand mehrerer Managementsystemstandards sowie die Berücksichtigung spezifischer Anforderungen in Bezug auf interessierte Parteien, Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder bestimmte Probleme umfassen”.
Um effektiv zu sein, sollten interne Audits von kompetenten Personen in Übereinstimmung mit der Auditplanung der Organisation auf konsistente Weise durchgeführt werden. Audits sollten von Personen durchgeführt werden, die nicht an der untersuchten Aktivität beteiligt sind, um einen unabhängigen Überblick über die durchgeführten Aktivitäten zu erhalten.
Das interne Audit ist ein wirksames Instrument zur Ermittlung von Problemen, Abweichungen, Risiken und Chancen sowie zur Überwachung des Fortschritts bei der Lösung zuvor festgestellter Probleme und Abweichungen. Die interne Audits kann sich auch auf die Ermittlung bewährter Verfahren und auf Verbesserungsmöglichkeiten konzentrieren. “ (Hinweis: Diese ISO 9004-Anleitung ist keine überprüfbare Anforderung für ein ISO 9001-Audit.)
Auditleitfaden
Unsere Dienstleistungen
Einer unserer Kernkompetenzen sind die Durchführung von Audits im Auftrag des Unternehmens. Egal ob System- oder Prozessaudit VDA 6.3, Datenschutz oder Umwelt. Wir verstehen uns als Partner und unsere Audits sind ein Dialog mit den Menschen, den Prozessen und den Systemen. Audits durch uns werden nicht durch hierarchisch sondern durch eine intelligente und vertrauensbildende Auseinandersetzung stattfinden.
Überzeugen sie sich selbst davon. Die Betriebsblindheit, die in vielen Unternehmen vorherrscht, wird durch eine externe Beauftragung der internen Audits eliminiert. Unsere langjährige Erfahrung im durchführen von Audits ermöglicht Ihnen eine andere Sichtweise und Priorität in der Auditplanung.
Wir planen für Sie, ihre internen und externen Audits auf Basis der ISO 19011. Aufgrund der langjährigen Erfahrung in der Automobilzulieferindustrie haben wir sowohl auf Unternehmer als auch auf der Lieferanten Seite die Erfahrung um für Sie unternehmerisch zu handeln. Auf Wunsch übernehmen wir die gesamte Auditplanung und Durchführung sowie das Reporten und das Abweichungsmanagement für Sie.
Durchführung interner Audits
ISO 9001 | IATF 16949 | ISO 14001 | ISO 45001 | Prozessaudit VDA 6.3
Preis auf Anfrage
Audits Corona-Krise
Ab Juli 2020 werden wir wie bisher interne Audits durchführen. Für die Durchführung der QM Systemaudits werden wir auf alle Hygiene Standards einen großen Wert legen. Haben sich während der Corona Zeit die Überprüfungen überwiegend auf die Dokumentation konzentriert, werden wir ab Juli 2020 wieder damit beginnen, die Durchführung vor Ort zu leisten.
Audits im Qualitätsmanagement
Überprüfungen im Qualitätsmanagement sind in vielen Unternehmen mehr „Last als Hilfe“. Zum einem fehlt es an ausgebildeten Auditoren, zum anderen ist eine gewisse Betriebsblindheit vorhanden, die mit zunehmender Dauer, die Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagement Systems hemmt. Abhilfe schafft man nur, wenn man für die Auditdurchführung externe Auditoren einsetzt oder gerade bei klein- und mittelständischen Unternehmen, die sich aus mehreren Unternehmen einen Art Auditorenpool schaffen, um sich gegenseitig zu auditieren.
Ein Interessenskonflikt gegenüber eigenen Mitarbeitern oder der Geschäftsleitung könnte man so umschiffen. Viele Auditoren im Qualitätsmanagement auditieren nach wie vor mit Checklisten. Warum? Beim auditieren eines Prozesseigners überprüfe ich in der Regel die vorhandenen Dokumentationen, beispielsweise das Prozess Turtle oder die Prozessbeschreibung. Hieraus ergeben sich viele Fragen, die ich mit der Normforderung abgleichen kann. Arbeitet er gemäß Normforderung oder nicht?
Auditdurchführung ist keine Prüfung
Eine Überprüfung des SOLL:IST-Zustandes ist für das Unternehmen keine Prüfung sondern eine zusätzliches Tool zur Verbesserung von Management Systemen oder zur Prozessverbesserung. Jedes durchgeführte QM Systemaudit bringt dem Unternehmen einen Mehrwert. Mit jedem Systemaudit werden Verbesserungspotenziale und Abweichungen zu definierten Standards festgestellt, die das Unternehmen auf lange Sicht zu einer gesteigerten Wertschöpfung führen.
Audit-Stichprobe
Ein Audit (audire) ist eine Stichprobe aus der Rückschlüsse auf die Gesamtheit gezogen werden. Es ist also keine 100% Prüfung. Was ist ein Audit nun? Das audire dient als Nachweis, dass die Normforderungen bzw. Kundenforderungen wirksam umgesetzt werden. Beispielsweise beim Zertifizierungsaudit (Third Party Audit) stellen die Auditoren anhand einer Stichprobe fest, ob die Forderungen der Norm durch das Unternehmen umgesetzt werden.
Oder etwa durch Kundenaudits (Second Party Audits), die die wirksame Umsetzung ihrer Kundenforderungen überprüfen. Auch für die Überprüfung von internen Standards werden Systemaudits eingesetzt. Ein Systemaudit dient immer als Nachweis für die Umsetzung von Standards sowie die Umsetzung gesetzlichen und behördlichen Forderungen – siehe Compliance Audit.
Der Begriff audire stammt aus den lateinischen und bedeutet soviel wie hören/zuhören. Die Bedeutung liegt auf dem Fokus, das die geforderten Standards, Richtlinien, Normforderungen und gesetzliche Vorgaben (Compliance) eingehalten werden. Als Nachweis dient zum einem das Interview (hören/zuhören) und zum anderen der dokumentierte Nachweis, dass die Forderungen eingehalten werden.
Häufigkeit interner Audits
Die Häufigkeit von internen Audits richtet sich nach:
Anforderungen Regelwerke
Die Anforderungen sind Bestandteil der meisten Regelwerke, beispielsweise der ISO 9001, 14001, IATF 16949. Als Mindestforderungen sehen diese Regelwerke vor, dass mindestens einmal im Jahr ein internes Audit durchgeführt werden muss. Bei Nichterfüllung werden sie spätestens beim Zertifizierungsaudit eine Hauptabweichung bekommen.
Es kann aber auch sein, dass es zu einen Auditabbruch kommt, da ein systematischer Fehler im QM System vorliegt. Um die Frage „Was ist ein internes Audit oder First Party Audit“ abschliessend zu beantworten – Ein First Party Audit ist eine Überprüfung eines IST-Zustandes gegenüber einem Soll-Zustand durch Befragen und zuhören, um zu entscheiden, ob der Soll-Zustand erreicht worden ist.
Wer darf Audits durchführen
First Party Audits können von eigenen Mitarbeitern oder beauftragten Personen (Berater) durchgeführt werden. Bei den internen Audits sind das in der Regel eigene Mitarbeiter, die über die notwendige Kompetenz verfügen. Für die Kompetenz von internen Auditoren sollte am besten die ISO 19011 (Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen) herangezogen werden.
Entscheidend für den Erfolg von First Party Audits, ist eine wirksame Unterstützung durch die oberste Leitung (Führung Abschnitt 5 ISO 9001). Zeit und Dauer der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen sollte im Vorfeld mit dem Management besprochen werden. Im Unternehmen sollte ein Auditorenpool vorhanden sein um Interessenskonflikte mit dem eigenen Verantwortungsbereich gegenzusteuern.
Auditoren Qualifikation
Eingesetzte Auditoren müssen neben der Objektivität und Neutralität auch eine Auditoren Ausbildung, zumindest sollten sie ein Zertifikat vorweisen können, dass das auditierte Regelwerk abdeckt. Damit meine ich, dass eingesetzte Auditoren zumindest eine ISO 9001 Schulung vorweisen können. Bei der IATF 16949 müssen grundlegende Auditoren Qualifikationen als Nachweis vorliegen.
Anforderungen an Auditoren sind beispielsweise die Audittechniken und -methoden gemäß dem „Leitfaden für das auditieren von Managementsystemen“. Am besten ist, wenn man die Auditoren Ausbildung zum 1st und 2nd Party Auditor ISO 9001 bzw. IATF 16949 absolviert. Dann sind sie auch bei Kundenaudits, wenn es um die Aufrechterhaltung von Auditoren Qualifikationen geht, auf der richtigen Seite. Bewertung der Kompetenz der internen Auditoren der Organisation. Es sollte Nachweise dafür geben, dass die Organisation:
Was macht ein Auditor?
Was macht ein Auditor? Der Auditor überprüft anhand der relevanten dokumentierten Informationen, ob diese dokumentierten Prozesse, Verfahren, die Forderungen aus einem Regelwerk, beispielsweise ISO 9001 umgesetzt werden. Durch „hören und befragen“ analysiert der Auditor die Strukturen und Arbeitsabläufe im Unternehmen. Er vergleicht den Soll-Zustand mit den im Unternehmen vorgefundenen IST-Zustand. Daraus ergeben sich Abweichungen bzw. Verbesserungspotenziale. Die Aufgaben von Auditoren sind:
Aufgaben Auditor
ISO 19011 Leitfaden
Die DIN EN ISO 19011 ist ein Leitfaden für das auditieren von Managementsystemen. Gleichwohl ob es sich um ein Umwelt-, Qualität- oder Arbeitsschutzmanagement System handelt. Der Leitfaden ISO 19011 beschreibt die wesentlichen Aufgaben von der Begriffserklärung über das Erstellen eines Auditprogramms bis hin zur Qualifikation von Auditoren.
Es handelt sich hier um einen Leitfaden und somit sind die dort in der ISO 19011 beschriebenen Standards keine Pflicht für Organisationen die nach ISO 9001 zertifiziert sind. Wenn Sie aber auf diesen Standard, etwa im Auditprogramm oder in einer Prozessbeschreibung verweisen, machen Sie den Leitfaden zur Vorgabe. Bitte immer daran denken! Bei IATF 16949 zertifizierten Organisationen muss dieser Leitfaden angewendet werden.
Interne Audits
Wir überprüfen auf Wunsch ihre durchgeführten internen Audits auf Wirksamkeit, Angemessenheit und Effektivität. Das „Durchführen“ von Audits gehört zu unseren Kernkompetenzen. Dazu gehört auch die Schulung Ihrer internen Auditoren.
Risikobasierter Ansatz im internen Audit
Die Organisation sollte in der Lage sein, den Einsatz verfügbarer Ressourcen während der Durchführung der internen Audits zu maximieren. Dies kann durch die Annahme eines risikobasierten Ansatzes für die Planung interner Audits erleichtert werden. Die Ergebnisse dieses risikobasierten Ansatzes ermöglichen es der Organisation, das Auditprogramm, die Häufigkeit, Dauer und den Umfang der internen Audits zu definieren, da 9001 diese Kriterien nicht spezifiziert.
Es sollte festgestellt werden, ob die Organisation im Rahmen ihres internen Auditprogramms die Verwendung eines risikobasierten Ansatzes bei der Entwicklung der internen Auditplanung in Betracht gezogen hat, um den effektiven und effizienten Einsatz von Ressourcen sicherzustellen. Dies sollte auch sicherstellen, dass die inhärenten Risiken eines Prüfungsfehlers im Prüfungsprozess und die Prüfungsergebnisse minimiert werden. Die Organisation sollte über einen Prozess verfügen, mit dem vergangene Prüfungsergebnisse bei der Planung künftiger interner Audits verwendet werden können.
Auditprogramm
Die Organisation muss ein oder mehrere Auditprogramme planen, aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten. Bei der Überprüfung des Auditprogramms im internen Audit, sollte überprüft werden, ob die Organisation ein wirksames internes Auditprogramm implementiert hat. Unter Berücksichtigung der oben genannten risikobasierten Ansatzes und durch Prüfung, ob das interne Auditprogramm zu spürbaren Verbesserungen des QMS führt. Es sollte der Auditor in der Lage sein, sich ein Urteil darüber zu bilden, ob die Organisation ein wirksames internes Auditprogramm durchgeführt hat Das Ergebnis der internen Audits liefert Belege für die Analyse der Wirksamkeit des QMS. Ein interner Auditor aus dem Qualitätsmanagement kann aufgrund der Unabhängigkeit nicht die Wirksamkeit des Auditprogramms überprüfen!
Bei Prüfungen durch Dritte empfiehlt es sich, die internen Prüfungsprozesse der Organisation gegen Ende der Prüfung durch Dritte zu prüfen. Die Prüfer können die Ergebnisse des internen Audits mit ihren eigenen Ergebnissen vergleichen und so die Wirksamkeit dieses Prozesses und die daraus resultierenden Korrekturmaßnahmen bewerten.
Auditchecklisten
Checklisten können nützlich sein, wenn sie für ein bestimmtes Audit entwickelt und korrekt angewendet werden:
Was verstehen wir unter Mehrwert?
Wir hören so viel über die Bedeutung des „Mehrwerts“ bei Audits von Qualitätsmanagementsystemen (QMS), aber was bedeutet das wirklich? Ist es möglich, einen Mehrwert zu schaffen, ohne die Integrität des Audits zu beeinträchtigen oder Beratung anzubieten? Grundsätzlich sollten alle Audits einen Mehrwert bieten, dies ist jedoch nicht immer der Fall. “Mehrwert“ bedeutet, etwas nützlicher zu machen. Einige Unternehmen haben die ISO 9000-Normenreihe verwendet, um Qualitätsmanagementsysteme zu entwickeln, die in ihre Geschäftsabläufe integriert sind und ihnen bei der Erreichung ihrer strategischen Geschäftsziele helfen. Mit anderen Worten, sie bieten einen Mehrwert für das Unternehmen. Umgekehrt haben andere Organisationen möglicherweise einfach eine bürokratische Reihe von Verfahren und Aufzeichnungen erstellt, die nicht die Realität der tatsächlichen Arbeitsweise der Organisation widerspiegeln und lediglich Kosten hinzufügen, ohne nützlich zu sein. Mit anderen Worten, sie “schaffen keinen Mehrwert”
Wie kann das interne Audit einen Mehrwert erzielen?
Um einen “Mehrwert” zu erzielen, sollte das interne Audit behilflich sein:
Zusammenfassung
QM Systemaudits sollten keine Last für Unternehmen sein, sondern das Qualitätsmanagement System voranbringen. Deshalb ist es wichtig qualifizierte Auditoren einzusetzen, die auch einmal in das sogenannte „Wespennest“ stochern. Versteckte Fehler aufdecken und vor allem an die Verschwendung im Unternehmen denken.
Jede Art von Verschwendung kostet dem Unternehmen Geld, dass wieder an anderen Ecken fehlt. Investieren sie als Unternehmen in eine mannigfaltige Ausbildung ihrer Auditoren. Schauen sie über den Tellerrand und nehmen sie interne Audits als Führungsinstrument. Die Qualität wird es ihnen danken.
