Compliance Management System

Compliance Management System als Ergänzung zum QM System

Ein Compliance Management System lässt sich wirkungsvoll in ein bestehendes Qualitätsmanagement integrieren. Ziel ist es, keine zwei parallel laufenden Systeme aufzubauen, sondern Compliance Anforderungen sinnvoll in die vorhandenen Strukturen zu integrieren. Grundlage ist die klare Verpflichtung der obersten Leitung und der Führungskräfte zur Einhaltung von gesetzlichen und behördlichen Forderungen sowie der eigenen Unternehmensstandards.

Als Basis für das Compliance Management wird ein Compliance Beauftragter benannt, der die Themen koordiniert und als Schnittstelle zu allen Bereichen des Unternehmens agiert.

• Integration statt Parallel System Compliance Anforderungen werden in das vorhandene QM System eingebunden, anstatt ein eigenständiges System neben dem Qualitätsmanagement aufzubauen.
• Verpflichtung der Unternehmensleitung Die oberste Leitung bekennt sich zur Einhaltung aller relevanten Anforderungen und schafft die organisatorischen Voraussetzungen.
• Benennung eines Compliance Beauftragten Eine verantwortliche Person mit dokumentierter Beauftragung überwacht das Compliance Management System und koordiniert die Umsetzung.

Wesentliche Bausteine eines Compliance Management Systems

Die Ergänzung eines Compliance Management Systems ist mit einer klaren Struktur und pragmatischen Bausteinen umsetzbar. Viele Elemente sind in QM Systemen bereits bekannt, etwa Rechtskataster, Risikoanalysen oder interne Audits. Diese Bausteine werden nun gezielt auf Compliance Themen ausgerichtet und ergänzt.

• Aufstellung von Zielen Festlegung von Zielen für das Compliance Management System, zum Beispiel Vermeidung von Verstößen, Erhöhung der Rechtssicherheit oder Stärkung der Unternehmenskultur.
• Definition eines Beauftragten Offizielle Bestellung eines Compliance Beauftragten, einschließlich Aufgabenbeschreibung und notwendigen Befugnissen.
• Erstellung erforderlicher Prozesse Beschreibung der wesentlichen Compliance Prozesse, etwa zur Bewertung von rechtlichen Anforderungen, zum Umgang mit Verstößen oder zur Meldung von Hinweisen.
• Ethik und Antikorruptionspolitik Festlegung einer unternehmensweiten Richtlinie zu Integrität, Ethik und Umgang mit Korruptionsrisiken, vergleichbar mit bekannten Anforderungen aus der Automobilindustrie.
• Verbindliches Rechtskataster Aufbau und Pflege eines Rechtskatasters mit Handlungsanweisungen, das alle relevanten gesetzlichen und behördlichen Forderungen abbildet.
• Compliance Audits Planung und Durchführung von Audits, die sich gezielt mit der Einhaltung von rechtlichen und internen Vorgaben befassen.
• Geführte Nachweise Dokumentierte Informationen dienen als Entlastungsnachweis, falls es trotz aller Vorsorge zu Verstößen kommen sollte.
• Risikoanalyse und Maßnahmen Ermittlung von Compliance Risiken, Festlegung von Präventionsmaßnahmen und Überwachung der Wirksamkeit.
• Compliance Schulungen Schulung der Mitarbeitenden und Führungskräfte zu relevanten Themen wie Verhaltensregeln, Meldewege und Konsequenzen bei Verstößen.
• Kontinuierliche Verbesserung Regelmäßige Überprüfung des Compliance Management Systems und Anpassung von Prozessen und Maßnahmen an neue Anforderungen.

Aufgaben des Compliance Beauftragten im Managementsystem

Der Compliance Beauftragte überwacht die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorgaben sowie der internen Standards. Für diese Aufgabe ist ein aktuelles Rechtskataster von zentraler Bedeutung. Die dort hinterlegten Anforderungen werden über Compliance Audits regelmäßig überprüft.

Handlungsvorgaben aus dem Rechtskataster sind in relevanten Prozessbeschreibungen zu integrieren. Falls notwendig, werden zusätzliche Prozesse eingeführt, um kritische Handlungen eindeutig zu steuern.

• Überwachung der Einhaltung Laufende Kontrolle, ob gesetzliche, behördliche und interne Vorgaben im Tagesgeschäft umgesetzt werden.
• Pflege des Rechtskatasters Sicherstellen, dass das Rechtskataster vollständig, aktuell und verständlich ist und Handlungsbedarfe klar beschreibt.
• Risikobewertung kritischer Handlungen Bewertung kritischer Handlungen und Prozesse aus rechtlicher Sicht und Einleitung von Verbesserungsmaßnahmen bei Bedarf.
• Überwachung von Präventions und Verbesserungsmaßnahmen Kontrolle, ob geplante Maßnahmen umgesetzt und ihre Wirksamkeit bewertet werden.
• Schnittstelle zu anderen Abteilungen Zusammenarbeit mit Bereichen wie Recht, Personal, Einkauf, Qualität, Umwelt oder Finanzen, um Compliance Themen umfassend zu behandeln.
• Wissensvermittlung und Schulung Sicherstellen, dass Mitarbeitende das notwendige Wissen zu Compliance Standards besitzen und wissen, wie sie sich verhalten sollen.
• Durchführung von Compliance Audits Planung, Durchführung und Dokumentation von Audits zu relevanten Compliance Themen und Berichterstattung an die Leitung.

Vorgehensweise beim Aufbau eines Compliance Management Systems

Der Aufbau eines Compliance Management Systems folgt einem klaren Vorgehen, das sich gut in die Struktur eines bestehenden QM Systems einfügen lässt. Die Schritte reichen von Schulungen und Aufbau des Rechtskatasters über Risikoanalysen bis hin zu Audits und Managementberichten.

• Schulung des Compliance Beauftragten Vermittlung von Grundlagen zum Compliance Management, zum Aufbau des Rechtskatasters, zu Audits und zur Berichterstattung.
• Erstellung eines Rechtskatasters Erfassung aller verbindlichen gesetzlichen und behördlichen Forderungen, die für das Unternehmen relevant sind.
• Einbindung von Kundenanforderungen Integration von Kundenforderungen, soweit diese rechtliche Aspekte wie Gewährleistung oder Produkthaftung betreffen.
• Schulung von Mitarbeitenden und Führungskräften Information über Handlungsbedarfe aus dem Rechtskataster, klare Erläuterung von Verantwortlichkeiten und Meldewegen.
• Dokumentation zusätzlicher Prozesse Ergänzung der vorhandenen Prozesse durch spezifische Compliance Prozesse, sofern diese nicht sinnvoll in das bestehende QM integriert werden können.
• Ethik und Antikorruptionspolitik erstellen Formulierung einer verbindlichen Richtlinie zu ethischem Verhalten, Transparenz und Umgang mit Korruptionsrisiken.
• Risikoanalyse durchführen Identifizierung und Bewertung von Compliance Risiken und Festlegung von Präventions und Verbesserungsmaßnahmen.
• Regeltermine vereinbaren Festlegung von Terminen für Audits, Bewertung der Risiken, Schulungen und Berichte an die Leitung.
• Compliance Audits durchführen Planung und Durchführung von Audits mit abschließendem Bericht an die oberste Leitung, inklusive Bewertung der Wirksamkeit.
• Jährlicher Bericht und Managementbewertung Der Compliance Beauftragte berichtet jährlich an die Leitung. Die Ergebnisse fließen in die Managementbewertung ein und bilden die Basis für weitere Verbesserungen.