Was versteht die IATF 16949 unter den Begriff Lessons learned? Lessons learned sind gewonnene Erkenntnisse z.B. aus Reklamationen, Risikoanalysen, Ausschuss und Nacharbeit. Auch aus vorausgegangenen Projekten lassen sich gewonnene Erkenntnisse ableiten und bei der Einführung von neuen Produkten verwenden um die Qualität zu verbessern.
Lessons learned soll verhindern, dass immer wieder die gleichen Fehler gemacht werden. Dadurch werden wertvolle Ressourcen, Zeit und Geld verschwendet. In der Reifegradabsicherung VDA finden wir am Ende des Projekts im Schritt RG7 den Verweis auf: “Eine Lessons learned Dokumentation ist erfolgt. Ergebnisse fließen in die betroffenen Produkte und Prozesse ein.”
Der Begriff “Lessons Learned” (übersetzt: gewonnene Erkenntnisse) bezieht sich auf den Prozess, bei dem Unternehmen aus Erfahrungen, Fehlern oder erfolgreichen Abläufen lernen und ihr Qualitätsmanagementsystem kontinuierlich verbessern. Im Kontext der IATF 16949 umfasst dieser Prozess folgende Schritte:
- Identifizierung:
Unternehmen müssen zunächst Ereignisse, Fehler oder Schwachstellen identifizieren, die zu Verbesserungsmöglichkeiten führen. Dies kann beispielsweise durch regelmäßige Audits, Kundenbeschwerden, interne Fehlerberichte oder Prozessüberwachung erfolgen. Die Identifizierung von Lernmöglichkeiten ist ein kontinuierlicher Prozess, der in allen Abteilungen und auf allen Ebenen des Unternehmens stattfinden sollte.
- Analyse:
Nachdem ein Ereignis oder Fehler identifiziert wurde, ist es wichtig, die Ursache des Problems und die Auswirkungen auf das Produkt oder den Prozess zu analysieren. Dies kann durch Methoden wie die 8D-Methode (Eight Disciplines Problem Solving), Root Cause Analysis (RCA) oder Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) erfolgen. Die Analyse hilft dabei, das Problem besser zu verstehen und geeignete Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren.
- Implementierung:
Sobald die Ursachen analysiert wurden und Verbesserungsmaßnahmen identifiziert sind, müssen diese Maßnahmen in den betroffenen Bereichen des Unternehmens umgesetzt werden. Dies kann beinhalten: Änderungen an Prozessen oder Abläufen, Schulungen für Mitarbeiter, Einführung neuer Technologien oder Anpassungen an der Organisationsstruktur. Die Implementierung sollte systematisch und nachvollziehbar erfolgen, um die Effektivität der Maßnahmen sicherzustellen.
- Dokumentation:
Die gewonnenen Erkenntnisse und umgesetzten Maßnahmen müssen dokumentiert werden, um zukünftige Referenzen und kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen. Dies kann durch ein zentrales “Lessons Learned”-Register, Berichte oder interne Kommunikationsplattformen erfolgen. Die Dokumentation sollte klar, verständlich und leicht zugänglich für alle relevanten Mitarbeiter sein.
- Kommunikation:
Damit “Lessons Learned” im gesamten Unternehmen effektiv genutzt werden können, ist eine offene Kommunikation und Informationsweitergabe entscheidend. Unternehmen sollten regelmäßig über gewonnene Erkenntnisse und Verbesserungsmaßnahmen informieren, beispielsweise durch Meetings, Schulungen, Newsletter oder andere interne Kommunikationskanäle. Dies fördert ein gemeinsames Verständnis und eine gemeinsame Verantwortung für die kontinuierliche Verbesserung.
- Überprüfung:
Um sicherzustellen, dass die implementierten Maßnahmen effektiv sind und die gewünschten Ergebnisse erzielen, müssen Unternehmen regelmäßig den Erfolg der “Lessons Learned” überprüfen. Dies kann durch Key Performance Indicators (KPIs), Audits oder die Überwachung von Fehler- und Beschwerderaten erfolgen. Falls erforderlich, können auf Basis dieser Überprüfung weitere Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden.
Der “Lessons Learned“-Prozess ist ein wichtiger Bestandteil der IATF 16949, da er sicherstellt, dass Unternehmen ihr Qualitätsmanagementsystem kontinuierlich verbessern und auf Erfahrungen und Erkenntnissen aus vergangenen Ereignissen aufbauen. Durch die systematische Anwendung des “Lessons Learned”-Prozesses können Unternehmen die Qualität und Zuverlässigkeit ihrer Produkte und Prozesse verbessern, Risiken reduzieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Dies trägt zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit und zum Erfolg des Unternehmens bei.
Lessons Learned sind gewonnene Erkenntnisse aus verschiedenen Quellen, um das Qualitätsmanagementsystem und die Prozesse eines Unternehmens kontinuierlich zu verbessern. Diese Erkenntnisse können aus den folgenden Bereichen stammen:
- Reklamationen:
Kundenbeschwerden und Reklamationen bieten wertvolle Informationen über mögliche Schwachstellen in Produkten oder Prozessen. Unternehmen sollten diese Informationen nutzen, um ihre Qualitätsstandards zu verbessern und zukünftige Probleme zu vermeiden.
- Feldbeanstandungen:
Beanstandungen, die nach der Auslieferung von Produkten an Kunden auftreten, können wichtige Erkenntnisse über die Leistung und Zuverlässigkeit der Produkte im Feld liefern. Die Analyse dieser Beanstandungen hilft Unternehmen, die Ursachen von Problemen zu identifizieren und geeignete Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.
- Risikoanalysen:
Durch systematische Risikoanalysen wie FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) können Unternehmen potenzielle Fehlerquellen und Risiken identifizieren, bevor sie zu Problemen führen. Die gewonnenen Erkenntnisse aus Risikoanalysen ermöglichen es Unternehmen, proaktiv Verbesserungen vorzunehmen und die Produkt- und Prozessqualität zu erhöhen.
- Audits:
Interne und externe Audits bieten eine objektive Beurteilung der Effektivität des Qualitätsmanagementsystems und der Prozesse eines Unternehmens. Die Ergebnisse von Audits liefern wichtige Informationen über Bereiche, die verbessert werden müssen, und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung bei.
- Vorausgegangene Projekte:
Erfahrungen und Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten können wertvolle Informationen für die Planung und Durchführung zukünftiger Projekte liefern. Unternehmen sollten diese Erkenntnisse nutzen, um Best Practices zu entwickeln, Fehler zu vermeiden und die Effizienz ihrer Projekte zu steigern.
Produkte und Prozesse
Im RG7 Reifegradabsicherung verweist der VDA auf einen Erfahrungsrückfluss aus den abgeschlossenen Projekt unter Einbindung vorhandener Daten z.B. Feldausfälle, Rückmeldungen aus dem Kundendienst, Projektdatenbank als Eingabe für Neuprojekte /-Entwicklungen.
Gewonnene Erkenntnisse
Indem Unternehmen gewonnene Erkenntnisse aus diesen verschiedenen Bereichen systematisch erfassen, analysieren und umsetzen, können sie ihr Qualitätsmanagementsystem und Prozesse kontinuierlich verbessern und somit die Kundenzufriedenheit und ihren Markterfolg erhöhen.
Dokumentation
Für die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse sollte eine Datenbank oder ähnliches benutzt werden. Eine regelmäßige und zeitnahe Dokumentation ist ratsam. Im operativen Geschäft ist die Gefahr groß, dass die Themen verloren gehen und in Vergessenheit geraten. Regelmäßige Lessons learned Meetings sind daher anzustreben.
Multidiziplinäres Team
Für die regelmäßigen Meetings sollte ein Multidiziplinäres Team eingesetzt werden. Auch sollte das Meeting als Regelmeeting mit festen Terminen und Teammitglieder seinen Platz im Kalender finden. Das Kernteam sollte bereichsübergreifend zusammengesetzt werden, z.B. Entwicklung, Produktion und Qualitätsmanagement.
Transparente Kommunikation
Wichtig ist auch dafür zu sorgen, dass die gewonnenen Erkenntnisse auch zu Verbesserungen führen. Diese sollten nicht in einen fachbezogenen Kauderwelsch dokumentiert werden sondern für jedermann verständlich. Damit gewährleisten Sie am Ende des Tages, dass alle Mitarbeiter sich an der Umsetzung von Verbesserungen beteiligen können. Das auch die Umsetzungen der Verbesserungen an Ort und Stelle verstanden werden.
Kontinuität
Eine Lesson learned Datenbank muss regelmäßig mit Daten gefüttert werden. Kontinuität ist gefragt! Bei regelmäßiger Dokumentation erhalten Sie früher oder später einen Wissensspeicher, der sie bei der täglichen Projektarbeit unterstützt. Dadurch vermeiden Sie ein Wiederauftreten der selben Fehler in zukünftige Projekte.
