Turtle – Modell Schildkröte

Prozessorientierte Audits und Turtle Analyse

Prozessorientierte Audits sollen sich an den aktuellen Unternehmens und Prozesszielen ausrichten und überprüfen, ob bestehende Abläufe noch geeignet sind, um diese Ziele zu erreichen. Mit einer Turtle Analyse nutzen Sie die Vorteile der Prozessorientierung im Audit. Sie lösen sich von starren Fragelisten und bewegen sich entlang der Prozesse durch das Audit.

Ein prozessorientiertes Managementsystem lässt sich nur mit prozessorientierten Audits sinnvoll überwachen. Das Turtle Diagramm liefert eine strukturierte Basis für die richtigen Fragen und zeigt Eingaben, Abläufe, Ressourcen, Kennzahlen und Ergebnisse in einer einheitlichen Darstellung.

• Fokus auf Prozesse statt Normkapitel Audits folgen der Prozesskette, nicht nur der Reihenfolge der Normforderungen.
• Kopf und Schwanz der Schildkröte Eingaben (Input) und Ergebnisse (Output) bilden Anfang und Ende des betrachteten Prozesses.
• Vier Beine als Stützen des Prozesses Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Methoden und Kennzahlen stützen den Prozess und werden beim Audit gezielt hinterfragt.

Was ist ein Turtle Diagramm

Ein Turtle Diagramm ist ein visuelles Hilfsmittel zur Analyse und Darstellung eines Prozesses. Es hilft, die Wechselwirkungen im Prozess zu verstehen, indem es Inputs, den eigentlichen Prozess, Outputs sowie unterstützende Ressourcen und Steuerungsmechanismen sichtbar macht.

Typischerweise werden folgende Fragen beantwortet: Was passiert im Prozess, wer ist beteiligt, womit wird gearbeitet, wie wird gearbeitet und welche Kennzahlen werden genutzt, um die Leistung zu bewerten. Damit eignet sich das Turtle Diagramm ideal zur Unterstützung von Qualitätsmanagementsystemen nach ISO 9001.

• Was Beschreibung der Aktivitäten und Prozessschritte, die durchgeführt werden.
• Wer Verantwortliche Personen, Rollen, Prozessowner und beteiligte Abteilungen.
• Womit Ressourcen wie Maschinen, Material, Infrastruktur, IT Systeme und Hilfsmittel.
• Wie Prozessanweisungen, Methoden, Checklisten, Prüfpläne und verwendete Techniken.
• Welche Kennzahlen Messgrößen, mit denen Prozessleistung und Wirksamkeit bewertet werden.
• Input und Output Welche Eingaben der Prozess benötigt und welche Ergebnisse er liefert.

Turtle Analyse und Prozesssteckbrief

Die Turtle Analyse ist eine branchenneutrale Methodik, um Prozesse strukturiert zu beschreiben. Gerade bei Qualitätsmanagementsystemen mit prozessorientierter Ausrichtung ist sie eine wertvolle Grundlage für Prozessbeschreibungen und Prozesssteckbriefe.

Prozesssteckbrief und Prozessbeschreibung bilden dabei eine Einheit. Die ISO 9001 fordert neben dem prozessorientierten Ansatz auch risikobasiertes Denken. Beides kann in einem Prozesssteckbrief abgebildet werden, der auf dem Turtle Modell basiert.

• Prozesssteckbrief als Basis Kurze, strukturierte Zusammenfassung wichtiger Prozessdaten wie Zweck, Input, Output, Kennzahlen und Verantwortliche.
• Integration von Risiken und Chancen Identifizierte Risiken und Chancen werden im Steckbrief dokumentiert und in einer Matrix bewertet.
• Verknüpfung zu Normforderungen Prozesssteckbrief bildet die Brücke zwischen praktischer Prozessbeschreibung und den Anforderungen der ISO 9001.

Input Output und Nutzen für Audits

Für alle relevanten Geschäftsprozesse einen Prozesssteckbrief zu erstellen ist Arbeit, zahlt sich jedoch aus. Sie erhalten eine saubere Definition Ihrer Prozesse und können bei Audits die Herleitung der Prozessaktivitäten klar darlegen.

Sie wissen, was der Prozess benötigt, was der Prozess liefert, wie Sie ihn messen und welche Ressourcen und Qualifikationen notwendig sind. Damit können interne und externe Audits zielgerichtet und nachvollziehbar durchgeführt werden.

• Input definieren Welche Informationen, Materialien, Freigaben oder Daten müssen vorliegen, damit der Prozess starten kann.
• Output beschreiben Welche Produkte, Dienstleistungen oder internen Ergebnisse der Prozess erzeugt und an wen diese übergeben werden.
• Prozesskennzahlen festlegen Wie die Leistung des Prozesses gemessen wird, zum Beispiel über Ausschuss, Termintreue oder Durchlaufzeiten.
• Auditfreundliche Darstellung Der Prozesssteckbrief ermöglicht es, Audits entlang klar definierter Punkte durchzuführen, ohne auf starre Fragelisten angewiesen zu sein.

Prozessmanagement und Unterstützung für Mitarbeitende

Ein gut aufbereitetes Turtle Diagramm gibt Mitarbeitenden an Produktion, Montage oder im Dienstleistungsbereich eine klare Orientierung. Auf einen Blick ist erkennbar, welche Ergebnisse erwartet werden, welche Tätigkeiten notwendig sind und welche Ressourcen bereitstehen müssen.

So wird Prozessmanagement greifbar und ermöglicht es den Mitarbeitenden, eigenständig zu prüfen, ob alle Voraussetzungen für die Ausführung ihrer Aufgaben erfüllt sind.

• Klare Vorgaben vor Prozessstart Welche Dokumente, Prüfungen, Materialien und Freigaben vor Beginn der Tätigkeit vorliegen müssen.
• Unterstützung im Alltag Mitarbeitende nutzen das Turtle als Orientierung für ihre tägliche Arbeit direkt am Arbeitsplatz.
• Schnelles Verständnis Komplexe Abläufe werden durch eine übersichtliche Darstellung verständlich und nachvollziehbar.
• Integration in das Prozessmanagement Turtle Diagramme sind ein zentraler Bestandteil eines praxistauglichen Prozessmanagements.

Umsetzung des Turtle Modells und Normforderungen

Die ISO 9001:2015 fordert nur wenige konkrete Dokumente, legt aber viel Wert auf wirksame Prozesse. Eine Matrix, die Prozessziele, Kennzahlen und relevante Normforderungen enthält, kann Management und wertschöpfende Prozesse praxisnah abbilden.

Über die Turtle Analyse lassen sich zentrale Anforderungen wie Kontext, interessierte Parteien, Risiken und Chancen sowie Managementbewertung auf Prozessebene herunterbrechen.

• Unternehmens und Qualitätsziele Ziele aus der Unternehmensstrategie werden auf Prozessebene heruntergebrochen und über Kennzahlen überwacht.
• Stakeholder und Kontext Einfluss von Kunden, Behörden, Lieferanten, Mitarbeitenden und weiteren interessierten Parteien berücksichtigen.
• Risiken und Chancen Ermittlung und Bewertung von Prozessrisiken und Chancen einschließlich Maßnahmen und Wirksamkeitsbewertung.
• Ressourcen und Wissen Eignung der materiellen und personellen Ressourcen sowie Wissen der Organisation für die Aufrechterhaltung des Systems prüfen.
• Managementbewertung vorbereiten Aktualisierte Prozessinformationen und Kennzahlen dienen als Input für die Managementbewertung.

Was gehört zu einem Turtle Diagramm

Ein vollständiges Turtle Diagramm umfasst alle relevanten Informationen zu einem Prozess. Dazu gehören allgemeine Prozessdaten, Ressourcen, Eingaben, Ausgaben, Risiken, Chancen und die Verknüpfung zu Normforderungen.

• Prozessname und Prozesseigner eindeutige Benennung und Verantwortlichkeit.
• Wechselwirkung mit anderen Prozessen Bezug auf vor und nachgelagerte Prozesse.
• Interne Themen und Stärken Schwächen Einflüsse aus dem Kontext der Organisation.
• Materielle Ressourcen Maschinen, Infrastruktur, Arbeitsumgebung.
• Personelle Ressourcen und Kompetenz Qualifikation und Schulungen der Mitarbeitenden.
• Verantwortung und Befugnisse klare Zuordnung von Aufgaben und Entscheidungsbefugnissen.
• Eingaben und Verarbeitung Inputdaten und Beschreibung der Prozessschritte.
• Ergebnisse und Prozesskunden Output und Empfänger im Unternehmen oder beim Kunden.
• Ziele, Kennzahlen, Dokumente Prozessziele, Messgrößen, Methoden und relevante Unterlagen.
• Risiken und Chancen identifizierte Risiken, Chancen und zugehörige Maßnahmen.
• Bewertung, Änderungen, Verbesserungen regelmäßige Überprüfung, Anpassungen und Optimierung.

Prozessanalyse und Nutzen des Modells Schildkröte

Die gemeinsame Analyse von Prozessen mit der Turtle Methode macht Schnittstellen, Abhängigkeiten und Schwachstellen sichtbar. Gleichzeitig wird der Prozessgedanke bei den Beteiligten verankert und das Verständnis für Risiken im Prozess geschärft.

Durch eine strukturierte Vorlage wie ein Formblatt Prozessanalyse lassen sich auch komplexe Abläufe übersichtlich darstellen. Die Prozessrisiken können direkt im Formblatt dokumentiert und für die risikobasierte Betrachtung nach ISO 9001 genutzt werden.

• Vorbereitung von Audits Turtle Diagramme helfen, interne und externe Audits gezielt vorzubereiten und entlang der Prozesse zu führen.
• Durchführung von Audits Auditoren nutzen das Turtle, um Fragen zu Input, Output, Ressourcen, Methoden und Kennzahlen zu stellen.
• Risikoidentifikation Risiken werden sichtbar und können systematisch analysiert und bewertet werden.
• Schnittstellen klären Die Darstellung der vor und nachgelagerten Prozesse vereinfacht die Analyse von Übergabepunkten und Verantwortlichkeiten.
• Transparenz schaffen Mitarbeitende erkennen ihren Beitrag zum Gesamtprozess und verstehen Abhängigkeiten besser.
• Basis für Risikomanagement Das Modell Schildkröte bildet eine solide Grundlage für ein systematisches, prozessorientiertes Risikomanagement.