Turtle Diagramm
Prozessorientierte Audits sollen sich auch an den aktuellen Unternehmens- und Prozesszielen ausrichten und überprüfen, ob die bestehenden Prozesse und Abläufe noch angemessen und geeignet sind, um die Zielsetzungen zu erreichen. Mit einer Turtle Analyse (Modell Schildkröte) nutzen Sie die Vorteile der Prozessorientierung im Audit.
Sie lösen sich von starren Fragelisten und bewegen sich entlang der Prozesse durch das Audit. Ein prozessorientiertes Managementsystem lässt sich nur mit prozessorientierten Audits sinnvoll überwachen. Um die Prozesse fortlaufend auf ihre Effektivität zu überprüfen (Audits), sollte auch die „richtige“ Fragestellung angewendet werden. Siehe Beispiel: Kopf und Schwanz stellen die Eingabe (Input) sowie das Ergebnis (Output) des Prozesses dar. Die vier Beine stellen die Stützen des Prozesses dar.
Was ist ein Turtle Diagramm
Ein Turtle-Diagramm, auch als Schildkrötendiagramm bekannt, ist ein visuelles Hilfsmittel, das in Qualitätsmanagementprozessen verwendet wird, um die verschiedenen Elemente eines Prozesses oder Systems zu analysieren und zu visualisieren. Es erhält seinen Namen aufgrund seiner Form, die an eine Schildkröte erinnert, wenn es vollständig ausgefüllt ist.
Das Turtle-Diagramm hilft, die Wechselwirkungen innerhalb eines Prozesses zu verstehen und zu präsentieren, indem es die Eingaben (Input), den Prozess selbst, die Ausgaben (Output), sowie die unterstützenden Ressourcen und Mechanismen berücksichtigt. Es umfasst in der Regel fünf Hauptkomponenten: Was (Aktivitäten des Prozesses), Wer (verantwortliche Personen), Womit (benötigte Ressourcen und Ausstattung), Wie (Prozessanweisungen oder Methoden) und Welche (Messgrößen oder Kennzahlen zur Leistungsbewertung).
Das Turtle-Diagramm ist ein hervorragendes Werkzeug zur Prozessanalyse und -verbesserung und kann zur Unterstützung von Qualitätsmanagementsystemen, wie sie in Standards wie ISO 9001 beschrieben sind, verwendet werden. Es ermöglicht Organisationen, ihre Prozesse besser zu verstehen und zu steuern, was zur Steigerung der Effizienz und Qualität der Ergebnisse beiträgt.
Turtle Analyse
Die Turtle Analyse findet nicht nur bei Automotiven Standards Anwendung, sondern ist eine Methodik um Branchenneutral die Geschäftsprozesse auf einfache Weise zu analysieren. Gerade bei Qualitätsmanagement Systemen die eine prozessorientierte Ausrichtung beinhalten, ist die Turtle Analyse als Definition der späteren Prozessbeschreibung hilfreich.
In einiger meiner letzten Artikel habe ich beschrieben wie eine Prozessanalyse durchgeführt werden kann. Der Prozesssteckbrief und die Prozessbeschreibung bilden somit eine Einheit. Die DiN EN ISO 9001:2015 fordert neben dem prozessorientierten Ansatz auch das Risikobasierte Denken – beides ist im Prozesssteckbrief abzubilden.
Die identifizierten Risiken werden in einer Matrix übernommen und nach Prioritäten sortiert und bewertet. Somit haben sie auch das Thema Risiken und Chancen mit der Turtle Analyse bewältigt.
Turtle (Schildkröte)
Im Turtle lassen sich auch die Prozessrisiken darstellen. Das risikobasierte Denken in der neuen ISO 9001:2015 fordert, dass sie die Risiken im Prozess bestimmen und bewerten.
Input | Output
Für alle Geschäftsprozesse einen Prozesssteckbrief zu erstellen ist auch Arbeit. Aber der Kosten-Nutzen Effekt liegt eindeutig beim „Prozesssteckbrief“. Warum? Sie haben durch diese Methode eine saubere Definition für die Geschäftsprozesse erstellt. Sie wissen was der Prozess benötigt (Input), was der Prozess leistet (Output), wie sie den Prozess messen (Prozesskennzahl) und welche Ressourcen und Qualifikationen der Prozesseigner benötigt.
Und sie können beim Zertifizierungsaudit oder Kundenaudit auch die Herleitung der Prozessaktivitäten darlegen – ohne grossen Diskussionsbedarf. Das Modell Turtle oder Schildkröte können Sie wie bereits in der Einleitung bei der Durchführung von Prozess- und System Audits anwenden. Auditieren Sie einfach den Prozesssteckbrief anhand der Eingaben – leichter kann man ein internes Audit nicht durchführen.
Prozessmanagement
Die Mitarbeiter in der Produktion bekommen anhand des Turtle wichtige Informationen für die Ausübung ihrer Tätigkeit. Welche Ergebnisse, Tätigkeiten, Dokumente müssen vor dem Start seiner Tätigkeit vorliegen?
Ein Blick auf das Turtle und schon ist dem Mitarbeiter bewusst was er an Ressourcen und Materialien benötigt um seinen Prozess starten zu können. Diese wichtigen Informationen sind Bestandteil eines guten Prozessmanagement und eine einfache Methode den Mitarbeiter an der Maschine, an der Montage effektiv ein Prozessmanagement an die Hand zu geben.
Umsetzung Turtle
Die ISO 9001:2015 fordert so gut wie keine Dokumentation und auch kein Qualitätsmanagement Handbuch. Entscheidend sind die Nachweise, dass die Prozesse die gewünschte Effektivität und Effizienz erreichen. Nach meinen Erfahrungen sollten zumindest die Management Prozesse sowie die Wertschöpfenden Prozesse dokumentiert werden. Das kann man sehr gut mit einer Matrix darstellen die nachfolgende Normforderungen enthalten:
Was gehört zu einem Turtle?
Die nebenstehenden Normforderungen werden über eine Matrix dokumentiert und mindestens zweimal jährlich zum internen Audit und zur Managementbewertung durch den Prozesseigner aktualisiert. Die Aktualisierung dient auch als Vorbereitung zur Managementbewertung. Z.B.:
Prozessanalyse Turtle
Durch diese Methode werden die Schnittstellen, Abhängigkeiten und Schwachstellen in den Prozessen transparent gemacht. Das Ziel der Prozessbeherrschung wird für die Mitarbeiter anhand von Messwerten (Prozesskennzahlen) transparent. Durch die Prozessanalyse bekommen Sie ein klares Bild der Unternehmensprozesse. Mit dem Modell Schildkröte haben Sie eine Methode um durch Fakten die Prozesse „sichtbar und greifbar“ zu machen. Sie haben Ihre Prozesse identifiziert und stehen vor der Herausforderung der Analyse. Die Schildkröten (Turtle) Methode hat sich in der Praxis bewährt. Diese Methode der Analyse umfasst in verständlicher Form die Fakten und erleichtert Ihnen den Einstieg bei den Mitarbeitern. Ausserdem bildet die Prozessanalyse nach dem Modell Schildkröte die Basis für ein systematisches Risikomanagement in Ihrem Unternehmen.
Modell Schildkröte
Die gemeinsame Analyse der Prozesse durch die Prozessbeteiligten erleichtert nicht nur die Vermittlung des Prozessgedankens, sondern führt auch zu einem besseren Verständnis für Schnittstellen, Abhängigkeiten und der Risiken im Prozess. Durch eine strukturierte Vorlage (Formblatt Prozessanalyse) lässt sich die Schildkröten Methode am einfachsten umsetzen. Durch die übersichtliche Darstellung können selbst komplexe Prozesse transparent und überschaubar dargestellt werden. Die Prozessrisiken lassen sich einfach in den Formblatt integrieren.
Das Formblatt ist aufgeteilt in: Prozessbezeichnung und -eigner, Womit?, Wer?, Wie? sowie den Leistungsindikatoren und Risiken. Je nach Prozess werden die Einflussfaktoren wie Infrastruktur, Maschinen, Material sowie Ausrüstung jeglicher Art festgelegt. Die Frage nach der Qualifikation der am Prozess beteiligten Mitarbeiter werden genauso betrachtet wie welche Anweisungen, Methoden und Techniken eingesetzt werden müssen. Die Steuerung des Prozesses erfolgt anhand der festgelegten Leistungsindikatoren (Prozesskennzahle(n). Mit dem Formblatt können auch die systematischen Risiken im Prozess erfasst werden und nach der neuen ISO 9001:2015 kann diese Darstellung der Risiken auch die Grundlage der prozessorientierten Betrachtung von Risiken sein.
